FASE FINAL DE LA AUDITORÍA domingo, 11 de noviembre de 2018

Análisis de las alegaciones Análisis de plan de medidas correctoras PROCEDIMIENTO HASTA 2016 (Fases de comunicaciones de resultados y seguimiento) Informe provisional Alegaciones Análisis de las alegaciones Informe definitivo Plan de medidas correctoras Análisis de plan de medidas correctoras Seguimiento domingo, 11 de noviembre de 2018

PROCEDIMIENTO A PARTIR DE 2017 (por la certificación QA) (Comunicaciones de resultados y seguimiento) Informe provisional domingo, 11 de noviembre de 2018

Las OBSERVACIONES suponen que: OBSERVACIONES Y PLAN DE ACCIÓN (MEDIDAS CORRECTORAS) DE LA UNIDAD AUDITADA Una vez analizado el informe provisional por la unidad auditada (en adelante UA), ésta elaborará un documento con las observaciones y/o medidas correctoras efectuadas para cada una de las recomendaciones comunicadas en el citado informe de resultados. Las OBSERVACIONES suponen que: No se acepta la recomendación, por tanto no se propone medida correctora alguna. Se acepta parcialmente. Por tanto, para la parte aceptada, se propone una acción correctora. Se acepta la recomendación con comentarios de la UA. domingo, 11 de noviembre de 2018

El PLAN DE ACCIÓN supone que: OBSERVACIONES Y PLAN DE ACCIÓN (MEDIDAS CORRECTORAS) DE LA UNIDAD AUDITADA Una vez analizado el informe provisional por la unidad auditada (en adelante UA), ésta elaborará un documento con las observaciones y/o medidas correctoras efectuadas para cada una de las recomendaciones comunicadas en el citado informe de resultados. El PLAN DE ACCIÓN supone que: Se acepta la recomendación. Se propone medida correctora. Se establece un plazo para la implantación de la medida correctora domingo, 11 de noviembre de 2018

Análisis de las OBSERVACIONES: ANÁLISIS DE LAS OBSERVACIONES Y DEL PLAN DE ACCIÓN (MEDIDAS CORRECTORAS) Con anterioridad a la reunión de cierre con la UA, el equipo de auditoría remite a ésta un documento con el análisis de sus observaciones y plan de acción. Dicho documento se elabora añadiendo a cada observación o medida correctora, efectuadas sobre las recomendaciones del informe provisional, el comentario del equipo auditor. Análisis de las OBSERVACIONES: Aceptación, total o parcial, de la observación de la UA, lo que supone la modificación o eliminación de la conclusión y recomendación del informe final. No aceptación de la observación, y en consecuencia, en principio, se mantendría la recomendación en el informe final, pero sería objeto de debate en la reunión de cierre de la auditoría. domingo, 11 de noviembre de 2018

Análisis de las MEDIDAS CORRECTORAS: ANÁLISIS DE LAS OBSERVACIONES Y DEL PLAN DE ACCIÓN (MEDIDAS CORRECTORAS) Análisis de las MEDIDAS CORRECTORAS: Aceptación de la medida correctora propuesta, lo que podría suponer que: Se implante, de conformidad, antes de la firma del informe final y se elimine la recomendación del mismo. Se posponga el cierre de la recomendación hasta la puesta en marcha de la medida correctora, una vez cumplido el plazo de implantación de la misma. No aceptación, total o parcial, de la medida correctora: será objeto de debate en la reunión de cierre de la auditoría. domingo, 11 de noviembre de 2018

Ejemplo 1: OBSERVACIÓN a una de las recomendaciones incluidas en una auditoría efectuada por la SGAIE en 2010. Se trata de una recomendación no aceptada por la unidad auditada: Recomendación del equipo auditor: “Disponer de los certificados bancarios u otro documento que acredite la titularidad de las cuentas de los beneficiarios”. Observación de la unidad auditada: “Consideramos que compete a la unidad gestora de las ayudas, por ser la que autoriza los pagos y cumplimenta los requerimientos necesarios en la aplicación correspondiente, disponer de los certificados bancarios que acrediten la titularidad de las cuentas de los beneficiarios o la emisión de la certificación en tal sentido”. domingo, 11 de noviembre de 2018

Ejemplo 1, continuación: Análisis del equipo de auditoría: “Lo alegado no contradice el contenido de la recomendación aludida. La unidad responsable de la medida auditada debería asegurar que los pagos se abonan únicamente en cuentas bancarias pertenecientes al beneficiario o a su cesionario, bien mediante certificados bancarios originales, bien con certificaciones de la unidad responsable de la autorización, o por cualquier otro medio que se considere oportuno y del cual se pueda dejar evidencia. En cualquier caso, será la SGEF y las demás unidades que realizan las tareas de autorización del pago, las que deban ponerse de acuerdo para arbitrar un procedimiento al respecto.” Medida correctora: “La SGEF indica que se trasladará la propuesta, a las unidades gestoras correspondientes, para que se incluya en el documento “Autorización de pago” una mención de que los beneficiarios a los que se hacen las transferencias han acreditado ser titulares de las cuentas respectivas.” Análisis de la medida correctora No es posible valorar la adecuación y oportunidad de la medidas formuladas, en tanto no se aplique de forma efectiva. domingo, 11 de noviembre de 2018

Ejemplo 2: MEDIDA CORRECTORA, aceptada, a una de las recomendaciones incluidas en una auditoría del año 2013. Se trata de una recomendación aceptada por la unidad auditada: Recomendación del equipo auditor: “Introducir en el encabezamiento de los modelos de actas de control la referencia a la normativa comunitaria en función de la cual deben realizarse los controles.” Medida correctora propuesta por la unidad auditada: “La SGRM incluirá en los modelos de actas de control incluidos en la Instrucción General correspondiente al Plan 2014 la normativa (comunitaria o nacional, en caso de no existir norma comunitaria) en base a la cual se realicen dichos controles. Se prevé que esta Instrucción General esté elaborada antes del comienzo del primer suministro del Plan 2014 (junio 2014).” Análisis de la medida correctora “La medida se considera adecuada, pero la recomendación permanece abierta a la espera de su implantación.” domingo, 11 de noviembre de 2018

Recomendación del equipo auditor: Ejemplo 3: MEDIDA CORRECTORA, no aceptada, a una de las recomendaciones incluidas en una auditoría del año 2013. Se trata de una recomendación aceptada por la unidad auditada: Recomendación del equipo auditor: “Dejar evidencia por escrito de las instrucciones explícitas a las unidades de control sobre el plazo de preaviso que se considere adecuado en los controles a centros de almacenamiento y distribución (CAD) y a las entidades benéficas (EEBB).” Medida correctora: “La SGRM reflejará en la Instrucción General del Plan 2014 un plazo de preaviso en los controles a CAD y EEBB de al menos 5 días. Se prevé que esta Instrucción General esté elaborada antes del comienzo del primer suministro del Plan 2014 previsto para el mes de junio del mismo año.” Análisis de la medida correctora: La medida propuesta por la SGRM prevé incluir un plazo de preaviso mínimo de 5 días, esta SGAIE considera que dicho plazo debe ser el máximo aceptado para notificar los controles a los CAD y EEBB. Por tanto la medida correctora no se considera adecuada y la recomendación permanece abierta. domingo, 11 de noviembre de 2018

REUNIÓN DE CIERRE CON LA UNIDAD AUDITADA La SGAIE propondrá una reunión de cierre de la auditoría con la UA, que se implanta a partir de la certificación QA, para debatir las discrepancias, si las hubiera, sobre los resultados del trabajo realizado por el equipo auditor. En definitiva, se lleva a debate el documento de análisis de observaciones y el plan de acción. No obstante, en las últimas auditorías realizadas se ha venido celebrando una reunión de cierre en los casos que las unidades auditadas estuvieran de acuerdo con ello. Esta reunión constituye una ocasión para debatir y resolver, en su caso, algunas de las incidencias observadas durante la auditoría, incluso se pueden aportar evidencias que supongan la eliminación de recomendaciones. Sobre las recomendaciones debatidas y para las que no se ha llegado a un acuerdo, ambas posturas se recogerán en el informe definitivo. Se elaborará un documento que incluya los resultados de la reunión de cierre, y sus repercusiones en la redacción del informe definitivo, que se incorporará al mismo. domingo, 11 de noviembre de 2018

INFORME DEFINITIVO Una vez celebrada la reunión de cierre de la auditoría, se elabora el informe definitivo. Sobre la estructura Introducción. Normativa. Objetivos y alcance del trabajo. Resultados del trabajo, conclusiones y recomendaciones. Anexo I. Documento de observaciones y plan de acción. Anexo II. Análisis de las observaciones y plan de acción. Anexo III. Resultado de la reunión: repercusión sobre el informe definitivo Sobre la comunicación del informe Se envía al Presidente del FEGA, que decidirá si remite copia a la unidad auditada. domingo, 11 de noviembre de 2018

SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES La unidad de auditoría interna mantiene un proceso de seguimiento para asegurar la implantación de las medidas correctoras o, en su caso, que la dirección haya aceptado el riesgo derivado de no tomar dichas medidas. Elaboración de fichas de seguimiento de recomendaciones, con el siguiente contenido: Identificación de la auditoría Ámbito de la medida correctora (procedimientos escritos, aplicaciones informáticas, controles...) Descripción de la medida correctora Fecha prevista de implantación domingo, 11 de noviembre de 2018

SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES Estado actual (evaluación de la medida correctora y la decisión tomada sobre la recomendación), con la siguiente clasificación: Adecuada/Comprobada su implantación/Recomendación cerrada Adecuada/Seguimiento de su implantación/Recomendación abierta No adecuada/Recomendación abierta No adecuada/Recomendación cerrada (ha perdido su vigencia o se subsanó la incidencia que la provocó) Sin respuesta/Recomendación abierta Sin respuesta/Recomendación cerrada (ha perdido su vigencia o se subsanó la incidencia que la provocó) Decisión de la Comisión de Seguimiento de los Sistemas de Gestión y Control Interno del FEGA: se reúne cada tres meses e incluye, entre otros aspectos, el seguimiento regular de las recomendaciones de las auditorías, por tanto será un punto fijo del orden del día. domingo, 11 de noviembre de 2018

domingo, 11 de noviembre de 2018