Oficina de Protección de Datos y Cumplimiento Normativo Procedimiento de declaración de ficheros ante la AEPD Madrid, 2017

Procedimiento de declaración de ficheros ante la AEPD Notificación : Aceptación o Denegación de cambios en las declaraciones de ficheros. Dentro del proceso de adecuación que se sigue desarrollando en el CORPME para el cumplimiento de la LOPD, se aborda en estos momentos la actualización de los ficheros privados de los registradores ante la AEPD. Por tanto, esto implica la NOTIFICACIÓN, Y ACEPTACIÓN O DENEGACIÓN (en su caso), DE LOS CAMBIOS EN LAS DECLARACIONES DE FICHEROS INSCRITOS EN EL REGISTRO GENERAL DE PROTECCIÓN DE DATOS, de tal manera que dicha aceptación se realice del modo más cómodo, rápido y seguro. Posteriormente, el Colegio de Registradores, actuando como presentante en nombre de los Registros, remitirá a la Agencia Española de Protección de Datos los cambios en las declaraciones de los ficheros.

Procedimiento de declaración de ficheros ante la AEPD Índice 1. Proceso general de Notificación de cambios en las Declaraciones de Ficheros 2. Procedimiento de Aceptación 3. Procedimiento de Denegación

Procedimiento de declaración de ficheros ante la AEPD Índice 1. Proceso general de Notificación de cambios en las Declaraciones de Ficheros 1. Proceso general de Notificación y Aceptación de cambios en las Declaraciones de Ficheros 2. Procedimiento de Aceptación 2. Procedimiento de Aceptación Expresa (Firma) 3. Procedimiento de Denegación

Procedimiento de declaración de ficheros ante la AEPD 1. Proceso general de notificación de los cambios en las Declaraciones de Ficheros. Desde el Colegio de Registradores se propondrán cambios en las declaraciones, lo cual requiere la previa revisión y aceptación del Registrador como Responsable del Fichero. Es importante señalar que para poder aceptar y/o denegar los cambios propuestos, es necesario que se acceda mediante los mecanismos de identificación y autenticación que disponga el Registrador en el acceso a la intranet colegial. Así, se ha actualizado el sistema de notificación a través de la herramienta SYGILO, a través de un procedimiento que cuenta con las siguientes fases: Recepción del correo electrónico de notificación de cambios en las declaraciones de ficheros. Una vez que se han detectado los cambios, el Registro recibirá una notificación para la revisión y aceptación de los mismos. Este comunicado dará comienzo al proceso de declaración. Revisión de los cambios notificados. Todos los cambios podrán ser revisados durante los 10 días naturales siguientes a la recepción del correo de notificación, de tal manera que se pueda proceder a realizar la: Aceptación de los cambios. El Registrador dispondrá de 10 días para aceptar los cambios en las declaraciones. En caso de no aceptar, no se realizará la declaración a la Agencia Española de Protección de Datos asumiendo el Registro por su cuenta esta obligación legal. Denegación de los cambios en las declaraciones de ficheros, lo que supone trasladar el estado de la declaración de los mismos a la situación inicial antes de los cambios. Los casos de denegación se explican más adelante, si bien en caso de no querer que el CORPME asuma la declaración, deberá ser el Registro el que realice por su cuenta este trámite legal ante la AEPD. Presentación de los cambios en las declaraciones de ficheros de los Registros por parte del CORPME a la AEPD. Desde el CORPME se iniciará el procedimiento para dar traslado a la AEPD de los cambios realizados sobre los ficheros notificados y aceptados

Procedimiento de declaración de ficheros ante la AEPD Índice 1. Proceso general de Notificación de cambios en las Declaraciones de Ficheros 1. Proceso general de Notificación y Aceptación de cambios en las Declaraciones de Ficheros 1. Proceso general de Notificación y Aceptación de cambios en las Declaraciones de Ficheros 2. Procedimiento de Aceptación 2. Procedimiento de Aceptación Expresa (Firma) 2. Procedimiento de Aceptación Expresa (Firma) 3. Procedimiento de Denegación

Procedimiento de declaración de ficheros ante la AEPD 2. Procedimiento de Aceptación Expresa. Una vez que se ha modificado el estado de la declaración de los ficheros, se remitirá un comunicado a los Registros a efectos de informar del proceso de declaración, así como de la existencia de cambios que será preciso aceptar, o en su caso, denegar. Se disponen de 10 DÍAS NATURALES para aceptar los cambios propuestos en las declaraciones de ficheros Así, al acceder a SYGILO (es necesario hacerlo a través del usuario o certificado del Registrador en la intranet), se podrá ver un aviso de los cambios pendientes de revisión y aceptación. En este punto, se puede acceder a aceptar/denegar los cambios, o proceder a REVISAR dichos cambios (a través del botón “VER FICHEROS”). Por tanto, Si se pulsa el botón “VER FICHEROS” será posible acceder a la siguiente menú para revisar los cambios:

Procedimiento de declaración de ficheros ante la AEPD 2. Ver la propuesta de los cambios en los ficheros Para poder acceder al contenido de los cambios, se deberá pulsar en la opción “abrir documento” de cada fichero:

Procedimiento de declaración de ficheros ante la AEPD 2. Procedimiento de Aceptación Expresa. Revisión de los cambios propuestos Para revisar los cambios propuestos (con ESPECIAL ATENCIÓN A LOS CAMBIOS EN “RESPONSABLE DEL FICHERO” “CIF/NIF” y “DOMICILIO”), se deberá hacer “click” con el ratón en las siguientes pantallas:

Procedimiento de declaración de ficheros ante la AEPD 2. Aceptación o denegación de los cambios Una vez revisados los cambios, se deberá volver para aceptar o denegar los mismos a través del menú principal (módulo INICIO) o a través del menú “Ficheros LOPD – Aceptaciones”:

Procedimiento de declaración de ficheros ante la AEPD 2. Procedimiento de Aceptación Expresa. Tras lo cual, aparecerá la siguiente pantalla, y para ACEPTAR pulsaremos en ACEPTAR NOTIFICACIONES:

Procedimiento de declaración de ficheros ante la AEPD 2. Procedimiento de Aceptación Expresa A continuación, aparecerá la siguiente información, debiendo hacer “click” en ACEPTAR El proceso se habrá completado correctamente si aparece la siguiente pantalla:

Procedimiento de declaración de ficheros ante la AEPD 1. Proceso general de Notificación de cambios en las Declaraciones de Ficheros 1. Proceso general de Notificación y Aceptación de cambios en las Declaraciones de Ficheros 2. Procedimiento de Aceptación Expresa (Firma) 2. Procedimiento de Aceptación Expresa (Firma) 3. Procedimiento de Denegación

Procedimiento de declaración de ficheros ante la AEPD 4. Procedimiento de Denegación. Al pulsar el botón “Denegación de Notificaciones” se procederá a denegar los cambios propuestos en las declaraciones de ficheros. En la siguiente pantalla, se deberán incluir los motivos de realizar esta denegación. Para ello, en primer lugar, se deberá escribir en el cuadro diseñado al efecto dichos motivos, siendo un campo obligatorio de cumplimentar para poder continuar con el proceso de denegación. Estos motivos pueden ser: Porque el Registro no desee declarar los ficheros → En este caso la gestión la obligación de declarar sería asumida por el propio Registro. Porque el Registro detecte errores en la declaración → Se deberán indicar estos errores para que el CORPME pueda subsanarlos, y volver a incluir al Registro en el ciclo de declaración. En segundo lugar, se develará pulsar en el botón “DENEGAR Y ENVIAR”:

Procedimiento de declaración de ficheros ante la AEPD 4. Procedimiento de Denegación. En todo momento del proceso puede ponerse en contacto con Atención al Cliente LOPD 1º   2º 3º

Procedimiento de declaración de ficheros ante la AEPD SOPORTE TELEFÓNICO CONTÍNUO AL PROCESO DE DECLARACIÓN DE FICHEROS. Recuerde que en todo momento del proceso puede ponerse en contacto con Atención al Cliente LOPD en los números de teléfono 91 270 16 99 / 902 181 442 o a través del correo electrónico soporte.lopd@corpme.es

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