SISTEMA Y CLASIFICACIÒN DE ARCHIVO República Bolivariana de Venezuela Universidad Pedagógica Experimental Libertador Instituto Pedagógico “Luís Beltrán Prieto Figueroa” Subdirección de Investigación y Postgrado Maestría en Educación Técnica SISTEMA Y CLASIFICACIÒN DE ARCHIVO PARTICIPANTE: Elida Mendoza CI: 13269147 Sección: 538 Asignatura: Tecnología y Creatividad Prof.: Nelcar Camacho Barquisimeto, Mayo 2009

ARCHIVO Según Zavarce (2000). Es el resultado de un proceso que nos permite guardar en un orden sistemático diversos objetos, elementos y documentos relacionados con las actividades que se realizan en determinadas entidades.

IMPORTANCIA El archivo es de vital importancia ya que permite conservar ordenadamente documentos, que pueden ser consultados en un momento dado, así como también facilitar su localización. Por otra parte, el archivo protege los documentos del deterioro y pérdida.

FUNCIONES DEL ARCHIVO Asegurar la máxima rapidez Organizar los Documentos Adecuación de las Instalaciones donde se conservan los documentos Asegurar la perfecta Conservaciòn FUNCIONES DEL ARCHIVO Valorar los documentos para su conservaciòn o destrucción Descripción para Facilitar el acceso

Equipos y Materiales Para Archivar Archivadores Verticales Archivador Horizontal Fichero Computadora Cinta Magnética Diskette CD Carpetas Equipos y Materiales Para Archivar

Pendrive Índices Carpetas Acordeón Tarjetas Guías y Subguìas Disco duro Bandeja de Escritorio

PROCEDIMIENTOS PARA ARCHIVAR 5. GUARDAR 1. INSPECCIONAR PROCEDIMIENTOS PARA ARCHIVAR 4. DISTRIBUIR 2. CLASIFICAR 3. CODIFICAR

Clasificación Alfabética Según Silva (2002) Es aquel que sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el alfabeto; muy similar al utilizado en los diccionarios. Y las guías telefónicas. Nombre de Individuos Se debe invertir el orden de los nombres de cada individuo para luego clasificarlo y separarlo por unidades (entiéndase por unidad cada palabra de un nombre), considerando en primer lugar el apellido paterno, en segundo lugar el nombre de pila, y en tercer lugar el segundo nombre o la inicial, si la hubiera.

Nombres de Individuos (Ejemplos) 1era. Unidad 2da. Unidad 3era. Unidad Carmen Andrade Bautista Andrade Bautista Carmen Manuel D. sierra Sierra Manuel D. Isabel Carrillo Carrillo Isabel _________

ORDEN ALFABÈTICO Ya clasificados los nombres por unidades, hay que arreglarlos en orden alfabético comparando las unidades semejantes de cada nombre. Si las primeras unidades son iguales se comparan las segundas y si éstas también son iguales, se comparan las terceras hasta encontrar la desigualdad. Ejemplo en el cuadro siguiente.

Orden alfabético (Ejemplos) Nombres 1era. Unidad 2da. Unidad 3era. Unidad Germàn Armas Armas Germàn ______ Ramón Eduardo Barrios Barrios Ramón Eduardo Ramón Emiro Barrios Emiro

SISTEMA NUMÈRICO Según Zavarse (2000) Consiste en asignar un números consecutivos a las personas o empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico.

Sistema Numérico Es más sencillo encontrar las carpetas VENTAJAS DESVENTAJAS Es más sencillo encontrar las carpetas Las fichas pueden utilizarse para otros fines El archivo se puede aumentar indefinidamente. Los números de la carpeta se pueden utilizar para cartas Necesita índice auxiliar alfabético ( puede ser tarjeta o una base de datos ) para determinar el número de códigos que corresponde el tema del documento.

SISTEMA GEOGRÀFICO Según Zavarse (2000). Consiste en agrupar las carpetas en orden geográfico, por países, regiones, territorios entre otros. Este es un sistema indispensable en una oficina de exportación o en un departamento de ventas.

Sistema Geográfico VENTAJAS DESVENTAJAS Se puede encontrar más rápido ya que esta ubicado por países, regiones, o territorios. Las actividades no siempre se desarrollan en territorios específicos y otro inconveniente sería que se necesita un amplio conocimiento del desplazamiento y emplazamiento de todos los pueblos y ciudades.

FIN MUCHAS GRACIAS