Gestión del proyecto Equity-LA II Impacto de las estrategias de integración de la atención en el desempeño de las redes integradas de servicios de salud de América Latina Gestión del proyecto Equity-LA II I Encuentro de Investigadores Principales Bogotá, 24 de agosto 2013

Contenido Informes a presentar a la CE y al CSC Informes de resultado (deliverables/productos) Informes de progreso: informe técnico y informe financiero Informes finales del proyecto Informes internos Aspecto importantes de la financiación Contribución financiera comunitaria Otros aspectos importantes de la gestión Presentación del presupuesto Algunos puntos sueltos

1. Informes a presentar a la CE y al CSC Informes de resultado (deliverables / productos) Informes de progreso (informes periódicos) Informes finales del proyecto CSC Informes internos Cada 6 meses para el control Informe técnico y informe financiero

Informe de resultados (deliverables/productos) Nombre del producto WP Líder Fecha entrega D1.1 Plan de investigación y marco de análisis 1 6 D1.2 Aprobación ética por los comités de los países participantes D2.1 Plan de análisis final del estudio cualitativo 2 14 D2.2 Resultados del estudio de base cualitativo 19 D2.3 Resultados del estudio de base cuantitativo 24 D3.1 Diseño de las intervenciones y plan de implementación 3 22 D3.2 Informe sobre el proceso de las intervenciones 31 D4.1 Plan comparativo por países 4 38 D4.2 Resultados finales sobre la evaluación de las intervenciones por países 45 D5.1 Plan analítico comparativo entre países 5 50 D5.2 Resultados de los análisis entre países 57 D6.1 Página web del proyecto D6.2 Estrategias de capacity building D6.3 Informe sobre las actividades de capacity building 27 D6.4 Guía para formuladores de políticas nacionales e internacionales 58 D6.5 Informe de buenas prácticas D6.6 Artículos en publicaciones revisadas por pares 60 Producto D2.1 Aprobación ética  entrega en enero 2013!

Informes de progreso (técnico y financiero) 15 ago. 2018 60 55 4 15 feb. 2018 54 37 3 30 sept. 2016 15 ago. 2016 36 19 2 31 marzo 2015 18 1 Período del mes al Fecha límite entrega al coordinador Fecha lí mite entrega a la CE * 15 feb. 2015 31 marzo 2018 31 sept. 2018 * Reporting period: 60 días Informe técnico: envío por los coordinadores Informe financiero (Form C): envío por cada socio (firma digital)

Informe técnico Es la descripción del trabajo realizado y las desviaciones del Anexo I Contenido: Resultados específicos obtenidos; progreso realizado Si hay desviaciones del programa  explicación de las razones y posible impacto en otras actividades, en recursos y en planificación, y soluciones previstas Entregar los informes redactados en un muy buen inglés, precisos y cortos, y con puntualidad

Informe financiero Es el informe en el que el Beneficiario declara los costes en la realización del proyecto en el periodo al que hace referencia Form C – Anexo VI Incluye la explicación del uso de recursos empleados y el certificados de auditoría firmados (cuando aplique)

Certificado de auditoría ¿Cuándo es obligatorio? Cada vez que los gastos acumulativos superen los 375.000 € (todos los socios menos UPE) o cuando la CE solicite una auditoría Recomendación: Contratar diferentes visitas a lo largo del proyecto; ello da pautas de seguimiento y permite corregir fallas identificadas ¿Son financiables? Sí, en caso de sea obligatorio; bajo la actividad de Management; pero no se puede consignar el IVA Importante: Crear archivos físicos y electrónicos de todo lo que maneje el proyecto para efectos de la auditoría (contratos, hojas de vida, gastos de nomina, facturas, cuentas de cobro, etc.) Indagar en sus países cuáles son las empresas que están registradas ante la CE

Informes finales del proyecto Informe final del proyecto Entrega dentro de los 60 días de la finalización del proyecto Contenido: Informe resumen para su publicación Plan para el uso y difusión de los resultados Informe con las implicaciones sociales (cuestionario) Informe sobre la distribución de la contribución financiera entre socios Entrega: 30 días después de la transferencia del pago final

Contenido Informes a presentar a la CE y al CSC Informes de resultados (deliverables/productos) Informes de progreso: informe técnico y informe financiero Informes finales del proyecto Informes internos Aspecto importantes de la financiación Contribución financiera comunitaria Otros aspectos importantes de la gestión Presentación del presupuesto Algunos puntos sueltos

2. Aspecto importantes de la financiación Leer la Guía Financiera para los proyectos del 7º PM Incluir únicamente los costes elegibles Tener actualizadas las time-sheet; con ellas se justifican los gastos de personal Para justificar los gastos de los viajes se deben guardar las tarjetas de embarque y las facturas de los gastos realizados (hotel, restaurante, billetes aéreos, tickets taxis) Los gastos del trabajo de campo deben justificarse mediante facturas bien diferenciadas que incluyan gastos solo del proyecto Guardar las facturas de cada uno de los gastos realizados dentro del proyecto (durante los 5 años posteriores a la finalización del proyecto), para su justificación  

Criterios de elegibilidad de los costes directos Ser gastos reales Incurridos por el beneficiario Incurrido durante el periodo de ejecución del proyecto Determinados de acuerdo con los principios habitualmente empleados por el beneficiario Se han generado exclusivamente para lograr los objetivos del proyecto Empleando unos principios de economía, eficiencia y efectividad Se han registrado en la contabilidad del beneficiario Aparecen en el presupuesto incluido en el Anexo I

Gastos no elegibles Impuestos indirectos identificables (incluido el IVA) Intereses Costes incurridos en relación con otros proyectos Gastos excesivos o extravagantes Provisiones Pérdida de cambio (del Return on investment) Pago de dividendos

Timesheets = Registro de tiempos con una periodicidad diaria Deberá permitir la conciliación de todas las horas dedicadas al proyecto

2. Aspecto importantes de la financiación Leer la Guía Financiera para los proyectos del 7º PM Incluir únicamente los costes elegibles Tener actualizadas las time-sheet; con ellas se justifican los gastos de personal Para justificar los gastos de los viajes se deben guardar las facturas de los gastos realizados (hotel, restaurante, billetes aéreos, tickets taxis) y las tarjetas de embarque Los gastos del trabajo de campo deben justificarse mediante facturas bien diferenciadas que incluyan gastos solo del proyecto Guardar las facturas de cada uno de los gastos realizados dentro del proyecto (durante los 5 años posteriores a la finalización del proyecto), para su justificación  

Contenido Informes a presentar a la CE y al CSC Informes de resultados (deliverables/productos) Informes de progreso: informe técnico y informe financiero Informes finales del proyecto Informes internos Aspecto importantes de la financiación Contribución financiera comunitaria Otros aspectos importantes de la gestión Presentación del presupuesto Algunos puntos sueltos

3. Contribución financiera comunitaria Contribución financiera máxima comunitaria: 5.926.937 € Tipo de pago Cantidad Fecha pago Pre-financiación 1.629.908 € Pre-financiación neto + 296.347 € Fondo de Garantía (= 32,5 % del la contribución máxima o un 130% de la financiación media por periodo)  Recibido en julio 2013  Liquidación al final del proyecto Pagos intermedios: primer pago segundo pago tercer pago Depende de los costes directos aceptados en el período 1, período 2 y período 3 Todos los pagos anteriores no pueden superar el 85 % de la contribución financiera total (= 4.000.682 €) Hasta 90 días después del envío del informe (entre marzo – mayo 2015; entre sept. – nov. 2016; entre marzo – mayo 2018) Pago final Contribución financiera total – pago realizado Hasta 90 días después del envío del informe (entre sept. – nov. 2018) Payment: 90 days after EC accepts and sign off reports; changed from 105 days to 90 days El 5 % del Fondo de Garantía ya se ha pagado a los beneficiarios pero está en una libreta y se devuelve con el pago final; se devuelvo por lo menos un 80%, o sea un 4% del Fondo de Garantía Un 10% de la contribución financiera máxima es el importe es la Retención El importe máx. CE durante la vida del proyecto se calcula: Contribución financiera máxima - Prefinanción neta (recibida) - Fondo de garantía - Retención del 10%

Contenido Informes a presentar a la CE y al CSC Informes de resultados (deliverables/productos) Informes de progreso: informe técnico y informe financiero Informes finales del proyecto Informes internos Aspecto importantes de la financiación Contribución financiera comunitaria Otros aspectos importantes de la gestión Presentación del presupuesto Algunos puntos sueltos

4. Otros aspectos importantes de la gestión Garantizar el apoyo institucional efectuar la socialización del proyecto a los tomadores de decisión Los socios que tienen presupuestado un 60% de costes indirectos = overhead: negociar con las instituciones que una parte substancial sea efectivamente ejecutado por el proyecto (lo normal sería máx. 20%) Intranet como medio de comunicación entre socios para el envío de los informes técnicos y financieros al CSC para compartir bibliografía, informes, productos

Contenido Informes a presentar a la CE y al CSC Informes de resultados (deliverables/productos) Informes de progreso: informe técnico y informe financiero Informes finales del proyecto Informes internos Aspecto importantes de la financiación Contribución financiera comunitaria Otros aspectos importantes de la gestión Presentación del presupuesto Algunos puntos sueltos

5. Presentación del presupuesto Pestaña: Costes&PM Todos los gastos directos de cada Work Package por mes, sumando el total gastos directos y acumulados

5. Presentación del presupuesto Pestaña: Costes&PM: Capacity building (1) Este presupuesto explicita los gastos de Capacity Building usando diferentes colores y mediante una tabla de resumen

5. Presentación del presupuesto Pestaña: Costes&PM (2)

5. Presentación del presupuesto Pestaña: (Institución) Presupuesto RTD = Research and technological development activities El 25% del RTD es la contrapartida, o sea es lo que contribuye la institución/universidad debido al principio de la co-financiación (= el coste del proyecto es asumido de manera conjunta por el beneficiario y por la CE). MGT: Management activities: preparation of the financial statement OTHER: Mainly dissemination activities ¿Cómo se llega al total EC contribution? A todos los gastos directos de RTD (WP1 – WP5) de OTHER (WP6) y de MGMT (WP7) se suman los gastos indirectos que son, depende del beneficiario, un 10, 20 o 60% La suma de los gastos directos es el TOTAL “nombre socio” que es el total de los gastos directos y gastos indirectos imputados al proyecto De la suma de gastos directos y indirectos de RTD se resta un 25% que es la contrapartida de la universidad (por el principio de la co-financiación).

5. Presentación del presupuesto Pestaña: (Institución) Presupuesto

Contenido Informes a presentar a la CE y al CSC Informes de resultados (deliverables/productos) Informes de progreso: informe técnico y informe financiero Informes finales del proyecto Informes internos Aspecto importantes de la financiación Contribución financiera comunitaria Otros aspectos importantes de la gestión Presentación del presupuesto Algunos puntos sueltos

6. Algunos puntos sueltos Asignar roles en el Participant Portal: Participant contact (max. 5)  por el CSC Task manager Team member Financial Statement Authorised Signatory (FSIGN)  concedido por LEAR (Legal Entity Appointment Representative); persona autorizada para firmar el Form C Designar una persona del equipo económico financiero que se haga cargo de la administración de los fondos y conozca la normativa Establecer un comité de seguimiento administrativo-financiero del proyecto para la evaluación periódica de su desarrollo Usar Endnote para compartir las referencias y los artículos?

Endnote EndNote basic (gratuito): EndNote (ca. 300 USD) Disponible en línea Almacenamiento de hasta 50.000 referencias Los 20 estilos bibliográficos más populares 2 GB de almacenamiento de archivos EndNote (ca. 300 USD) Accesible en computadora de escritorio y en línea Almacenamiento de referencias ilimitado Más de 5.000 estilos bibliográficos 5 GB de almacenamiento de archivos

¡MUCHAS GRACIAS!