Software de Aplicación Especializado (Ejemplos)

Introducción La administración de proyectos, en su forma moderna, comenzó a afianzarse hace sólo unas décadas. A partir de principios de los años sesenta del siglo pasado, las empresas y otras organizaciones comenzaron a observar las ventajas de organizar el trabajo en forma de proyectos. En la actualidad, los preceptos básicos de la administración de proyectos están representados por el triángulo del proyecto (triángulo del proyecto: interrelación del trío formado por tiempo, dinero y ámbito en un proyecto. Si ajusta cualquiera de estos elementos, los otros dos se ven afectados.

Microsoft Project

1. introducción ¿Que es Microsoft Project? Es un programa de la suite Microsoft office usado para la gestión de proyectos. Ayuda al usuario a crear, desarrollar planes de proyectos, establecer la asignación de recursos a tareas, hacer un seguimiento al progreso, administrar el presupuesto y analizar cargas en el trabajo.

¿Qué es un proyecto? Un proyecto es una planificación de actividades que se encuentran íntegramente relacionadas y persiguen un mismo objetivo claro y conciso

Ciclo de un proyecto Idea del proyecto Diseño Ejecución Evaluación

Elementos de un proyecto Tareas: Se requieren para completar un proyecto y definen el ámbito del objetivo mismo. Hitos: Representan un evento o condición, que marca la finalización de un grupo de tareas relacionadas o la finalización de una fase del proyecto. Recursos: los constituye cualquier espacio o elemento para llevar a cabo el proyecto.

objetivos de ms Project Crear un plan de Proyecto Real y Eficaz. Gestionar el proyecto y ajustarlo a los cambios durante su proceso Evaluar el Proyecto Diagrama de Gantt Diagrama de Red

2. Características principales Planeamiento y administración guiados Ayuda cuando la necesita Crear planes de proyecto de forma eficaz

Realizar un seguimiento de los planes y evaluarlos Asignar recursos Comparar versiones de planes de proyecto Evaluar los cambios Realizar un seguimiento del rendimiento

Comunicar de manera eficaz Generar informes predefinidos Dar formato a los informes personalizados e imprimirlos Presentar los datos de proyecto en otros programas Compartir planes de proyecto

3. Funcionalidad Gestión de proyectos -Utilización de calendarios -Asignación de recursos Diferentes diagramas de Microsoft Project -Utilización de calendarios

Asignación de recursos *Cada tarea necesita tener asignados todos los recursos necesarios para llevarla a cabo.

UTILIZACIÓN DE CALENDARIO Mediante un calendario se puede Crear o modificar días laborables o no laborables en un calendario estándar  Crear nuevos calendarios base  Asignar calendarios base distintos a los recursos

DIAGRAMAS DE MS PROJECT Diagrama de Gantt

Diagrama de Red

4.utilización Opciones de Menu Tabla de Tareas Barra de Herramientas Escala Temporal Guía de Proyectos Vistas de Project Barras de Desplazamiento

VISTAS Escala temporal Barra herramientas

Vistas Guía de proyectos Menú tareas

vistas Tabla de tareas Área del gráfico de Gantt

VISTAS Menú recursos Menú seguimiento

vistas Vista Calendario Vista diagrama de Gantt

Representan cantidades de trabajo Guía de Proyectos Tareas Representan cantidades de trabajo Tareas y Subtareas Funciones más importantes Establecer Duraciones Asignación de Recursos Establecer Dependencias

Organización de tareas en un esquema Tarea de Resumen: Normalmente estas tareas representan los capítulos en los que se compone el proyecto Subtareas: Son tareas que figuran por debajo de las tareas de resumen Aplicar sangría: Se aplicará la subtarea a la tarea de resumen y la tarea se colocara en negrilla Anular sangría: Se desprenderá la subtarea de la tarea de resumen y la tarea no estará en negrilla

Establecer dependencias Dependencia Fin a comienzo: El final de la tarea marca el principio de otra. Aumenta la duración del proyecto Dependencia Comienzo a comienzo: Reduce la duración ya que las tareas se solapan Dependencia Fin a fin: Reduce la duración Dependencia fin a comienzo: Es la menos utilizada ya que el comienzo de una tarea marca el final de otra

recursos Factores Disponibilidad Costos Tipos Trabajo Material

información Fecha de comienzo y fin Programar a partir de Fecha actual Fecha de estado Calendario Información estadística

5.Casos prácticos Creación de tareas

Creación de Recursos

Visualización de Informes

GanttProject GanttProject es una herramienta gratuita para crear una completa planificación de un proyecto de forma muy visual. Todo queda bajo control en GanttProject, desde los recursos necesarios en forma de personal, los días festivos, hasta dividir el proyecto en un árbol de tareas y asignar a cada uno los recursos oportunos. Un punto interesante es que permite establecer dependencias entre las tareas, de esta forma, una tarea no podrá empezar hasta que esté acabada la anterior. Puede ser ejecutado en Windows, Linux y MacOSX.

¿Para que sirve GanttProject? Creación de Diagramas de Gantt. Asigna los recursos humanos para trabajar en las tareas a realizar. Creación de Diagramas PERT. Guardar Gráficos como imágenes PGN y generar informes PDF y HTML.

Uso del Programa Gantt Project Presentación A continuación aprenderás varias cosas relacionadas con el uso de Gantt Project, que es una aplicación de ayuda a la gestión de proyectos. En particular, aprenderás a:

Especificar las tareas en que se descompone un proyecto Asignar recursos a las tareas (en particular, asignar fechas de inicio y final de cada tarea, y especificar qué miembro del grupo va a realizarla) Establecer precedencias entre las tareas Generar informes relativos a la gestión del proyecto (diagrama de Gantt, diagrama de recursos, diagrama PERT, etc.)

La gestión de proyectos La gestión de proyectos es el conjunto de tareas que hay que realizar para garantizar que el proyecto se lleva acabo con los recursos previstos y con los resultados esperados.

Las tareas de gestión de proyectos son muy variadas y algunas muy complejas. En nuestro caso, nos centraremos en un conjunto de tareas muy simple pero esencial para la gestión de proyectos. Estas tareas son:

Descomponer el proyecto Consiste en una serie de tareas y subtareas. Estas tareas normalmente tendrán unas precedencias entre ellas, de forma que algunas tareas no podrán empezar hasta que hayan acabado otras previas.

Asignar recursos a las tareas En concreto, establece las fechas de inicio y final de cada tarea y especifica qué miembro o miembros del grupo deben realizarla.

Generar informes y diagramas Aqui se reflejan las decisiones tomadas que permiten realizar un seguimiento efectivo del proyecto.

Gestión de un proyecto con Gantt Project A continuación, iniciaremos la planificación del proyecto del Video Cajero usando Gantt Project. Abre el programa Gantt Project. Verás una imagen como la siguiente:

En el menú de proyecto pulsamos Nuevo y aparece un Wizard o asistente En el menú de proyecto pulsamos Nuevo y aparece un Wizard o asistente. Rellenamos los campos básicos:

Elegimos nuestro tipo de proyecto Elegimos nuestro tipo de proyecto. Aunque no lo veáis marcado, yo he elegido de software, donde aparecen pre-seleccionado los roles que participarían (esto debería ser indicativo de que una sola persona raramente puede ser eficaz haciendo de todos los roles)

Elegimos la jornada de trabajo y el idioma... y ya estamos

Con esto, solo tenemos que empezar a añadir tareas y endentarlas (con las flechas amarillas). Si pulsamos el botón derecho sobre los títulos de la tabla de la izquierda, podemos elegir las columnas a mostrar. Una de las más útiles que no viene por defecto es la duración.

Si, hay una lengüeta de recursos: esto vale para indicar quién se ocupará de cada tarea.

Si hacemos doble click o damos a las propiedades de una tarea, podemos elegir los recursos existentes.

Ahora bien, para que salgan en los diagramas de Gantt como en Microsoft Project, hay que decirlo en las propiedades.

Podemos ver la representación del diagrama PERT

Si nos fijamos bien, podemos representar el camino crítico (aquellas tareas que si se retrasan retrasarán todo el proyecto... marcadas en azul oscuro). Es un botón en la barra a la derecha del todo.

Luego imprimimos el documento y asi es como queda nuestro proyecto:

Y en el menú de exportación tenemos opciones más útiles Y en el menú de exportación tenemos opciones más útiles... como es hacerlo a una imagen o HTML para meterlo en el informe de seguimiento de un proyecto.

Elegimos el trayecto y tenemos un Web navegable con la información del proyecto.

Y tenemos un Web navegable con la información del proyecto.

Ahora probamos la exportación a Microsoft Project Ahora probamos la exportación a Microsoft Project. Elegimos el trayecto y ya en MS Project seleccionamos ficheros XML

Y vemos que lo hace