Jurídico y Registros Públicos SIPREF Circular Externa 5 del 30 de Mayo de 2014 SIC Jurídico y Registros Públicos

Espacio para el titulo OBJETIVO: Prevenir y evitar fraudes en los registros públicos que administran las Cámaras de Comercio, en procura de garantizar seguridad y confiabilidad de la información que reposa en los mismos, tanto para los clientes del servicio de registro, como para los terceros a los que le son oponibles dichos actos. El SIPREF aplica por regla general a todos los registros del RUES, exceptuando el Registro Nacional de Turismo y el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza.

Espacio para el titulo EXCEPCIONES: Se exceptúan del SIPREF las solicitudes y órdenes provenientes de las autoridades judiciales y administrativas: Embargos Inscripciones de demandas Medidas cautelares Registro Nacional de Turismo RUNEOL Libros electrónicos PQR´S

Espacio para el titulo GENERALIDADES: 1. ACTIVOS: Personas naturales o jurídicas que han realizado actualización de sus datos a través de la renovación anual o la radicación de cualquier otro trámite durante los 3 últimos años. 2. INACTIVOS: Personas naturales o jurídicas que NO han realizado actualización de sus datos porque han incumplido con su deber legal de renovar el registro o no han radicado ningún tipo de trámite durante los 3 últimos años.

Espacio para el titulo RENOVACIÓN, INSCRIPCIÓN DE ACTOS Y DOCUMENTOS, MODIFICACIÓN INFORMACIÓN Validar identidad mediante mecanismo de validación biométrica (trámites presenciales) Verificación del documento de identidad de las personas nombradas en el documento (representantes legales, miembros de órganos de administración, revisores fiscales) En los trámites de renovación de matriculados o inscritos activos no se realizará la validación de identidad de quien presenta físicamente el trámite, pero sí se debe enviar la alerta respectiva, a excepción de los inscritos inactivos.

Cuando se radique la solicitud de renovación, inscripción o petición de modificar información de los registros públicos, se debe enviar alerta al último correo electrónico reportado y al número de celular informado en el formulario RUES. Si el trámite implica la modificación del correo electrónico del inscrito, la alerta se enviará a los dos últimos correos electrónicos reportados. La alerta también se debe enviar cuando la Cámara proceda a realizar la renovación, inscripción o modificación de información o si se abstiene de ello.

ABSTENCIÓN DE REGISTRO Espacio para el titulo DESISTIMIENTO Y ABSTENCIÓN DE REGISTRO El titular de la información tiene el derecho de desistir del trámite cuando advierta que el acto o documento que pretende modificar su registro, no es de su procedencia. Cuando la persona que aparece firmando la petición de modificación de información, el acta o documento del cual se solicita su registro, concurre a la Cámara de Comercio y manifiesta no haberlo suscrito, la Cámara se abstendrá de efectuar de realizar la inscripción o modificación.

ACTIVOS: QUIÉNES PUEDEN Espacio para el titulo ACTIVOS: QUIÉNES PUEDEN RADICAR TRÁMITES? Para trámites de renovación de matrículas activas, no se requiere efectuar la validación biométrica del solicitante al momento de radicar los formularios, sin embargo, es necesario remitir las alertas sobre la radicación del trámite al número de celular y al correo electrónico reportado. Los trámites en las matrículas activas pueden ser radicados por cualquier persona facultada para tal efecto. Para la viabilidad de la aplicación del SIPREF, los campos de correo electrónico y correo electrónico de notificación serán de obligatorio diligenciamiento. (CIRCULAR 5 DE 2014).

ACTIVOS: QUIÉNES PUEDEN Espacio para el titulo ACTIVOS: QUIÉNES PUEDEN RADICAR TRÁMITES? En el caso de constituciones y nombramientos, es OBLIGATORIO allegar con el trámite de registro la fotocopia del documento de identificación de los socios, administradores, revisores fiscales o miembros de órganos colegiados designados, excepto cuando en el acta, además del nombre completo se indican los datos correspondientes al número de documento de identidad, lugar y fecha de expedición. La obligatoriedad de este requisito debe ser advertida al usuario en el momento en el que se radica el trámite.

INACTIVOS: QUIÉNES PUEDEN RADICAR TRÁMITES ? PERSONAS NATURALES TITULAR DEL REGISTRO (COMERCIANTE) REPRESENTANTE LEGAL INSCRITO SOCIEDADES DE PERSONAS Y EMPRESAS UNIPERSONALES REVISOR FISCAL INSCRITO MIEMBRO DE ÓRGANO COLEGIADO INSCRITO SOCIOS 2. PERSONAS JURIDICAS REPRESENTANTE LEGAL INSCRITO SOCIEDADES DE CAPITALES Y ESALES REVISOR FISCAL INSCRITO MIEMBRO DE ÓRGANO COLEGIADO INSCRITO

SIPREF FRENTE A SERVICIOS VIRTUALES: Rige en lo pertinente, a las peticiones registrales presentadas a través del intercambio electrónico de mensajes de datos. En los casos de matriculados o inscritos inactivos, la petición de inscripción, renovación o modificación, se puede formular a través de mecanismos electrónicos. Se deben enviar las alertas respectivas en los mismos casos que se realiza para el trámite presencial.

CASOS DE VALIDACIÓN BIOMÉTRICA: TRÁMITE NORMAL:   Se puede validar la huella de cualquier dedo de las dos manos, Resultados: Decisión: AUTORIZADO - Estado: VIGENTE Decisión: AUTORIZADO - Estado: Baja por pérdida o suspensión de derechos políticos.

CASOS DE VALIDACIÓN BIOMÉTRICA:

CASOS DE VALIDACIÓN BIOMÉTRICA: CASOS EN LOS QUE NO SE RECIBE EL TRÁMITE:   Valida la huella de cualquier dedo de las dos manos pero el resultado es el siguiente: Decisión: NO AUTORIZADO - Estado: VIGENTE Decisión: NO AUTORIZADO - Estado: Baja por pérdida o suspensión de derechos políticos Decisión: NO AUTORIZADO - Estado: FALLECIDO Decisión: AUTORIZADO – Estado: Cancelado por doble cedulación

CASOS QUE DEBEN SER AUTORIZADOS POR EL DIRECTOR O COORDINADOR CAE: CASOS DE VALIDACIÓN BIOMÉTRICA: CASOS QUE DEBEN SER AUTORIZADOS POR EL DIRECTOR O COORDINADOR CAE:   No valida la huella por impedimentos físicos: no genera información. En este caso, se genera la validación por la página de la Registraduría.