PROCESO DE LEGALIZACIÓN -RAISE- AIESEC EN COLOMBIA IGIP

CONTENIDO 1. Generación de Convenio Físico 2. Generación de Convenio por START

General Normal Raise Process https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0AlTfAQqxWOyTcERfZzYzV3RMZldnWDI4VjBtamJvVGc Docs Raise TN Form Writting Standard Generate TN-ID Upload TN and Docs LC LC LC Complete the Gdoc. Agreement Upload Invoice filed TN Available Send Docs to the MC Sign agreement and sending to the LC MC Upload Invoice LC Docs to the MC Update Send Date Upload JQ, Agreement,RUT

GENERACIÓN DE CONVENIO FÍSICO

Generación de Convenio Físico 1. La empresa debe estar en PODIO ya que se debe crear previamente cuando se llama como "Pista" y "Cita". 2. Firmar en la Empresa el JQ y pedir RUT.

Generación de Convenio Físico 2. Antes de pedir el Convenio: El miembro del LC debe Subir JQ y generar TN ID en MyAiesec. Para esto Recordemos que el éxito de un intercambio depende de la claridad de la Información que se coloque en la TN FORM. (Se debe colocar información básica que se encuentra en el documento "TN Form Writing Standard " en PODIO IGIP Knowledge)

Generación TN Form: Tener en cuenta Aclarar expectativas del intercambio en términos de: JD, condiciones de vida, legalidad en Colombia, pagos extras para EVITAR problemas de calidad. Adicionar la siguiente información en la parte que dice: Additional information a potential candidate may require for the Internship 1.Please check all the Visa process in this link: http://www.myaiesec.net/content/viewwiki.do?contentid=10219640#show 2.Please read with attention the letter to trainee that is in the link. 3.According to Colombian law, you must be registered under local health services. AIESEC will provide you with all the information and support on this topic since we have national agreement with insurance company. The cost is a monthly payment of $90.000 COP ($45 USD) and must be paid by the trainee. 4.Regarding the Colombian law, you must get the Foreign ID Card in order to be registered in Colombia during your internship. The cost is a unique payment of $149.650 COP (75USD) and must be paid by the trainee. 5.In the event of having to renew your VISA, you will pay the cost of it.

Generación de Convenio Físico *Crear TN form en PODIO en la herramienta Raising y Legalidad con la información básica. 3. Luego el VP o Account Manager debe Completar la información del sig GDOC para generar Convenio: https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key= 0AlTfAQqxWOyTcERfZzYzV3RMZldnWDI4V jBtamJvVGc

Generación de Convenio Físico *El Documento en PDF será subido directamente a PODIO desde la oficina Nacional por medio del usuario "VISAS AIESEC" en la TN form correspondiente.

Generación de Convenio Físico 4. Enviar Documentos Físicos al MC. Colocar el sobre a nombre de AIESEC en Colombia. Dirección: Crr 11 # 78-73. Para confirmar Tel: 5400330 Ext. 3375. Rut, JQ, 3 Copias con Firma Original del Convenio.

Generación de Convenio Físico Cuando se haga el envío por correspondencia, favor relacionar la notificación del envío en PODIO: herramienta "Recepción y Envío de Documentos". *El MC se encargará de completar la Información cuando se reciba el documento en la Oficina Nacional.

Generación de Convenio Físico 5.Luego de tener los documentos listos el VP debe Subirlos Escaneados en PODIO: (JQ, Convenio Firmado, RUT).

Generación de Convenio Físico 6. Cuando se tiene toda la documentación legalizada con Firmas y soportes el MC genera la factura. (Se subirá a Podio en la Herramienta "Raising y Legalidad") 7. Corresponde al VP subir el Escaner del soporte de pago del 50 % de la CUA. 8. Después de verificar el pago el MC pasará la TN a status Available.

Generación de Convenio Físico 9. Completar el perfil de la TN en PODIO en la herramienta "TN Supply Colombia".

Claves para agilizar el Proceso¡¡¡ Si el TN Taker ya Firmo el Convenio, y los documentos están listos para enviar a la oficina Nacional. Se puede enviar Vía Email el Scan del convenio Firmado, RUT y JQ a la MCVP y así se agilizara el proceso de Facturación. Si ya se genero Factura y fue Radicada en la Empresa, pueden enviar el Scan de la Factura Radicada para colocar más rápido la Forma en Available.

GENERACIÓN DE CONVENIO POR START

General START Raise Process http://co.aiesec.org/start/ Automáticamente se genera el convenio general en el sistema Docs Raise «TN Form Writting Standard» New Invoice Upload Docs LC Ask for Invoice Generate TN-ID LC LC LC Assign TN-ID y/o EP-ID to JQ Sign Agreement MCX-MCF-MCP CUA, MA, CSM

Generación de Convenio START 1. La empresa debe estar en PODIO ya que se debe crear previamente cuando se llama como "Pista" y "Cita". 2. Ir a http://co.aiesec.org/start/ para iniciar la generación del convenio.

A continuación encontrarán el Link de Diferentes tutoriales que explican como hacer los procesos a nivel local por parte de VPs y Trainees: A. Registro Organización: http://www.youtube.com/watch?v=6Fm1dzUbXL4 lA Para que el proceso sea más ágil, la empresa debe tener en un Archivo Digital Formato el Escáner del Certificado de Cámara y Comercio de la organización. La plataforma los registra y para ingresar deben digitar el NIT como USUARIO y la contraseña que crearon.

1 2 B. Crear y Firmar JQ (Lo hace el TN Taker) http://www.youtube.com/watch?v=39G53S8qpWo La empresa entra a la Plataforma, y en compañía con el Vendedor crea el JQ. Cuando se confirma la creación del JQ inmediatamente busquen el Icono para que la empresa pueda firmarlo. 1 2

C. Ver TN ID y EP ID (Lo hace el LC) http://www.youtube.com/watch?v=ZExJRTi95Hw Si el TN Taker ya firmó el JQ, el VP debe subir la Forma a la plataforma MyAiesec para generar el TN ID y asignarlo al JQ.

D. Editar Convenio (Lo hace el LC) http://www. youtube. com/watch El VP debe entrar a modificar el Convenio y colocar los datos de Precios (CUA, Margen Administrativo y Subsidio de Manutención) con los cuales se cerró la Negociación. TENGAN CUIDADO A LA HORA DE INGRESAR CIFRAS, DEBEN IR SIN PUNTOS NI COMAS (1400000).

E. Firmar Convenio (Lo hace el TN TAKER Y MC) http://www. youtube Cuando se genera el Convenio Corresponde a la Empresa Revisar el convenio y Firmarlo, para que luego sea firmado por el MC)

F. Generación de Pago Factura (Lo hace TN Taker) http://www. youtube Finalmente cuando todo el MC halla firmado el Convenio se generará la Factura para realizar el pago por medio de PagosOnline. *Si la empresa no va a pagar Vía ONLINE, el VP debe enviar un correo a administrativo@co.aiesec.org y a la MCVP IGIP solicitando Factura. La factura será subida a PODIO en el espacio de Rasing y Legalidad.

Generación de Convenio START 3.Luego de la generación de documentos en START, los archivos Subirlos Escaneados en PODIO: (JQ, Convenio Firmado, RUT) en el espacio de Raising y Legalidad .

Generación de Convenio START 4. Corresponde al VP subir el pantallazo del pago del 50 % de la CUA o el soporte de pago. 5. Después de verificar el pago, el MC pasará la TN a status Available. 6. Completar los datos en PODIO de la TN en la herramienta TN Supply Colombia.

Cualquier duda por favor comunicarse con: Julieth Perdono Manager de Estandarización visas.aiesec@gmail.com GRACIAS...