EL CONTROL EN LAS OPERACIONES DE ALIMENTOS Y BEBIDAS 1.6 Inventarios.

Definición e importancia de los inventarios El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes. Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance General, el inventario a menudo es el activo corriente mas grande. En el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de mercancías disponibles para la venta y así poder determinar el costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado.

Tipos de inventarios Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, varia ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composición de esta parte del activo es una gran variedad de artículos, y es pro eso que se han clasificado de acuerdo a su utilización en los siguientes tipos: Inventarios de materia prima Inventarios de producción en proceso Inventarios de productos terminados Inventarios de materiales y suministros

Inventarios de materia prima Comprende los elementos básicos o principales que entran en la elaboración del producto. En toda actividad industrial concurren una variedad de artículos (materia prima) y materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al final un articulo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado en la producción se les considera “Materia Prima”, ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto acabado. La materia prima, es aquel o aquellos artículos sometidos a un proceso de fabricación que al final se convertirá en un producto terminado.

Inventarios de Productos en Proceso El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos que se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de producción en un momento dado. Una de las características del inventarios de producto en proceso es que va aumentando el valor a medida que se es transformado de materia prima en le producto terminado como consecuencia del proceso de producción.

Inventarios de Productos Terminados Comprenden estos, los artículos transferidos por el departamento de producción al almacén de productos terminados por haber estos; alcanzado su grado de terminación total y que a la hora de la toma física de inventarios se encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos. El nivel de inventarios de productos terminados va a depender directamente de las ventas, es decir su nivel esta dado por la demanda.

Inventarios de Materiales y Suministros En el inventario de materiales y suministros se incluye: Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de industria, un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el tratamiento de agua. Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la industria, dentro de estos artículos de consumo los mas importantes son los destinados a las operaciones, y están formados por los combustibles y lubricantes, estos en las industria tiene gran relevancia. Los artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos, los artículos de reparación por su gran volumen necesitan ser controladores adecuadamente, la existencia de estos varían en relación a sus necesidades.

Inventario de Seguridad Este tipo de inventario es utilizado para impedir la interrupción en el aprovisionamiento causado por demoras en la entrega o por el aumento imprevisto de la demanda durante un periodo de reabastecimiento, la importancia del mismo está ligada al nivel de servicio, la fluctuación de la demanda y la variación de las demoras de la entrega.

Valoración de los inventarios Las empresas deben valorar sus mercancías, para así valorar sus inventarios, calcular el costo, determinar el nivel de utilidad y fijar la producción con su respectivo nivel de ventas. Actualmente se utilizan los siguientes métodos para valorar los inventarios: Valoración por identificación específica Valoración a costo estándar Valoración a precio de costo

Valoración por identificación específica En las empresas cuyo inventario consta de mercancías iguales, pero cada una de ellos se distingue de los demás por sus características individuales de número, marca o referencia y un costo determinado, los automóviles son un claro ejemplo de este tipo de valoración, ya que estos aunque aparentemente idénticos, se diferencian por su color, número de motor, serie, modelo etc.

Valoración a costo estándar Este método facilita el manejo del auxiliar de mercancías "Kárdex" por cuanto sólo requiere llevarse en cantidades por unidades homogéneas.

Valoración a precio de costo Valorar el inventario a precio de costo significa que la empresa relaciona las mercancías al precio de adquisición.

Que método de valoración utilizar? Las empresas deben elegir el sistema de valuación que se adapte mejor a sus necesidades y le permita ejercer un control permanente de ellos.

Métodos para la fijación del costo Los métodos más utilizados para fijar el costo de las mercancías de la empresa son: El promedio ponderado PEPS o FIFO UEPS o LIFO

Método del promedio ponderado Este método consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los artículos que hay en el inventario final cuando las unidades son idénticas en apariencia, pero no en el precio de adquisición, por cuanto se han comprado en distintas épocas y a diferentes precios. Para fijar el valor del costo de la mercancía por este método se toma el valor de la mercancía del inventario inicial y se le suman las compras del periodo, después se divide por la cantidad de unidades del inventario inicial más las compradas en en el periodo.

Método PEPS o FIFO Aplicándolo a las mercancías significa que las existencias que primero entran al inventario son las primeras en salir del mismo, esto quiere decir que las primeras que se compran, son las primeras que se venden.

Método UEPS o LIFO Este método tiene como base que la última existencia en entrar es la primera en salir. Esto es que los últimos adquiridos son los primeros que se venden.

Aplicación de los métodos Con el siguiente ejemplo se pretende explicar la aplicación de cada uno de los métodos para la fijación del costo de mercancías en el inventario.

Promedio ponderado

PEPS o FIFO

UEPS o LIFO

Análisis final Al analizar los tres métodos se puede sacar como conclusión que la valoración mas baja es la obtenida con el UEPS, la más alta con el PEPS y una valoración intermedia con el promedio.

Rotación de los inventarios Número de veces que, en promedio, una mercancía almacenada se reemplaza durante un período específico. Es una de las razones financieras utilizadas en las Bolsas de Valores para analizar la eficiencia en el manejo del almacen de una determinada empresa. Se obtiene dividiendo el importe de las ventas netas del período entre el promedio de inventarios de artículos terminados valuados a precio de venta, o bien, dividiendo el importe del costo de ventas, entre el promedio de la inversión en inventarios de artículos terminados valuados a precio de costo.

Rotación de los inventarios ROTACION DE INVENTARIOS = COSTO DE VENTAS = “X” VECES INVENTARIO El resultado expresado en VECES, significa el numero de vueltas que da el inventario, es decir cuantas veces en promedio, entro y salio la mercancía. Mediante esta operación se determina el número de veces que la inversión en inventarios se ha convertido en efectivo o en cuentas por cobrar durante el ejercicio o durante el período de que se trate, según el caso. La rotación de inventarios puede expresarse en días, dividiendo 360 (o los días que comprenda el período), entre el índice de rotación determinado. Se puede calcular en forma mensual, semestral o anual. Si las ventas varían el inventario debe ajustarse en la misma proporción. La rotación debe ser casi constante, sin importar el nivel de ventas. Ya que la caducidad de los productos es siempre la misma.

Rotación mínimas recomendadas PRODUCTOS ROTACION MENSUAL MINIMA ABARROTES 2 AVES 15 CARNICOS ESPECIAS 1 FRUTAS Y VERDURAS LACTEOS 4 PASTAS PESCADOS Y MARISCOS REFRESCOS/SODAS 8 CERVEZAS LICORES NACIONALES LICORES IMPORTADOS VINOS DE MESA CIGARROS

Lote económico de compra Procedimiento para determinar la cantidad optima a comprar. Si se compra de mas para ahorrar en fletes y descuentos entre otros, así como si se compra de menos para disminuir los costos de almacenamiento, mermas y demás, los efectos negativos pueden mayores que los positivos. EL PUNTO OPTIMO DE COMPRA NUNCA SE ENCUENTRA EN LOS EXTREMOS.

Cálculo del LEC – Caso de estudio Requerimiento: 1,000 unidades anuales. Costo de mantener la pieza: $2.00 (refrigeración, mermas, costo financiero, costo de oportunidad, espacio, seguros…) Costo de pedir la mercancía: $150 (fletes, acarreos, seguros, depreciación de vehículos…) Tres alternativas: Comprar las 1,000 unidades al principio del año Comprar 2 veces 500 piezas Comprar 4 veces 250 piezas

Cálculo del LEC – Formulas INVENTARIO PROMEDIO = UNIDADES COMPRADAS/2 COSTO DE MANTENER TOTAL = INVENTARIO PROMEDIO X COSTO DE MANTENER PROMEDIO POR PIEZA NUMERO DE PEDIDOS = UNIDADES REQUERIDAS/UNIDADES COMPRADAS COSTO DE PEDIR TOTAL = NUMERO DE PEDIDOS X COSTO DE PEDIR POR EVENTO ALTERNATIVA A B C COMPRA 1,000 500 250 INVENTARIO PROMEDIO 125 COSTO DE MANTENER NUMERO DE PEDIDOS 1 2 4 COSTO DE PEDIR TOTAL 150 300 600 COSTO TOTAL $1,150 $800 $850

Cálculo del LEC – La formula 2UP M Donde: LEC = Lote económico de compra U = Unidades requeridas al año P = Costo de pedir por evento M = Costo por mantener por unidad promedio

Aplicando el caso de estudio LEC = 2(1,000) (150) 2 = 387 piezas CONCEPTO OPTIMA COMPRA 387 pz. INVENTARIO PROMEDIO 193.5 COSTO DE MANTENER 387 NUMERO DE PEDIDOS 2.58 COSTO DE PEDIR TOTAL COSTO TOTAL $774

Aplicaciones de este concepto En un restaurante, tanto en su construcción como en su operación: Número óptimo de mesas Tamaño de la cocina Número de meseros Rotación de los inventarios Producción en cocina Horario de servicio Gramaje de los platillos Estructura de precios

Cálculo del Máximo Para calcular el máximo para el manejo de un almacén se deberá tomar en cuenta: Capacidad de almacenamiento Descuentos sobre compra Precios de mayoreo Capacidad de distribución del proveedor Caducidad del producto Mermas y fugas por exceso de almacenaje Costo financiero Costo de oportunidad

Cálculo del Mínimo Para el cálculo del mínimo se deben considerar: Tiempo que tarda el proveedor en resurtir Nivel de confiabilidad en el proveedor Posibles fluctuaciones en la demanda Caducidad del producto

Gráfica de Máximos y Mínimos

Gráfica de Margen de Seguridad