SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS LEIDY YAMILE GARZÓN GASPAR Fanny Garzón Cárdenas Docente de Archivo CONVENIO SENA – CENTRO DON BOSCO FACULTAD DE ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS BOGOTÁ D.C 2012

CONCEPTO Los servicios archivísticos a prestar están basados fundamentalmente en las necesidades latentes o manifiestas de los usuarios teniendo en cuenta las características, en cuanto a valores, aspiraciones y necesidades de los mismos.

OBJETIVOS Proporcionar en el momento oportuno, los documentos o las informaciones que se requieran. Brindar facilidad de acceso tanto a los documentos como a la información telefónica, escrita y personal.

SERVICIO DE INFORMACIÓN SOBRE MEMORIA INSTITUCIONAL TÉCNICA Este servicio esta encargado de dar información acerca de la entidad, acontecimientos, época , publicaciones y noticias sobre personas grupos o instituciones que han brindado un significativo aporte a la entidad. Estas información se encuentra soportada en diferentes tipos de información como: testimonios escritos, materiales gráficos, audiovisuales, bibliográficos, etc.

SERVICIOS REPROGRÁFICOS Este servicio se aplica a documentos con valor histórico y se toma la decisión de cualquier método de reprografía, como la microfilmación y la digitalización, la cual tiene el beneficio de que los documentos originales no sufran perdida o deterioro por manipulaciones innecesarias las cuales cada entidad establecerá las restricciones particulares por razones legales de conservación. VIDEO DE MICROFILMACIÓN Y DIGITALIZACIÓN http://www.youtube.com/watch?v=C9yqCFt2BHo&feature=player_embedded#!

SERVICIO DE VENCIMIENTO Este servicio se presta principalmente en el archivo de gestión, ya que se da tiempo de vencimiento o de alerta para brindar una respuesta de comunicación o de un compromiso pendiente.

SERVICIO DE REFERENCIA Este servicio se presta a través de la vinculación del contenido y la orientación de la procedencia de los documentos para una acceso temático, como guías, catálogos, índices, involucran también el suministro de la información contenida audiovisual, cartográfico entre otros.

SERVICIO DE CONSULTA Este servicio es el mas vital que pueda prestar un archivo a la administración, a investigadores y a las comunidades en general, el acceso de los materiales solicitados como documentos e información.

PROCESOS TÉCNICOS Y ARCHIVÍSTICOS

COMPONENTES QUE INTERVIENEN EN LOS SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS

INFORMACIÓN + SOPORTE + MEDIO = DOCUMENTO LA DOCUMENTACIÓN QUE SE CUSTODIA DOCUMENTO DE ARCHIVO: Es aquél que contiene información de cualquier fecha, forma, soporte, producido o recibido por cualquier persona o entidad publica y privada en el ejercicio de su actividad y cualquier otro que se genere como resultado del avance tecnológico. INFORMACIÓN + SOPORTE + MEDIO = DOCUMENTO

2. LA INFORMACIÓN QUE SE MANEJA La información es un recurso valioso para cualquier organización, porque no existen canales para la recopilación de información; por esto una unidad especializada en el tema debe realizar un esfuerzo importante para mantener relaciones con las distintas fuentes y asegurar un flujo permanente de información.

3. SERVICIOS Y PRODUCTOS QUE SE OFRECEN Los productos de información son aquellos intangibles que se ofrecen en forma de paquete de utilidad y valor para el usuario. Una forma critica para determinar la calidad de los servicios y productos de información es su variabilidad, demanda y posibilidades de acceso que pueden estar avalados por: Tradicional Flexibilidad y conocimiento de las necesidades del usuario. Una administración eficiente de los servicios y productos de información. TIPOS DE SERVICIOS Servicios tradicionales Servicios en línea Otros servicios Aplicación de las TIC

4. USUARIOS A QUIENES VAN DIRIGIDOS LOS SERVICIOS Un usuario es una persona que asimila, transforma transfiere y genera algún tipo de información; es un elemento fundamental en todo sistema de información y de verse como un agente que desarrolla un papel fundamental en la unidad de información. Es la razón de ser y el fin del ultimo servicio. Ciudadanos Instituciones

4.1. CLASIFICACION DE LOS USUARIOS Usuarios Internos: Personal de la empresa o administración que utilizan los archivos para la consulta interna con el fin de resolver algún inconveniente tanto administrativo, como contable, jurídico, etc. Usuarios Externos: Funcionarios del Estado, estudiantes, investigadores, periodistas y otros ciudadanos que utilizan los archivos para garantizar los derechos informativos y culturales