Departamento de Operación de Bibliotecas y Desarrollo Normativo

El envío de avisos de vencimiento de manera automatizada, surge de la necesidad de las bibliotecas de disminuir los niveles de adeudo por parte de sus usuarios. Se estima que de 10 usuarios que solicitan un préstamo a domicilio, 2 de ellos no devolverán a tiempo los materiales a la biblioteca por razones distintas. En ocasiones incluso, el usuario olvida por completo que tiene un material en su poder y esto le genera multas elevadas en su registro.

Para esto, el personal bibliotecario se apoya de reportes de deudores generados por el DOBDN, sin embargo la revisión de esta información a veces es tediosa y requiere de tiempos especialmente dedicados a tal actividad. Por lo anterior, la Dirección de Bibliotecas en búsqueda de facilitar el quehacer bibliotecario, implementó la automatización del envío de avisos de vencimiento. Se busca disminuir estos eventos, a través de la presente función.

Es el servicio encargado de recordarle al usuario que tiene uno o más adeudos sin entregar a la biblioteca. El proceso se encarga de detectar a los usuarios deudores con materiales atrasados. Posteriormente, Aleph les envía un aviso vía correo electrónico notificándole que se ha demorado en la entrega del material.

Si el usuario no realiza la devolución en los siguientes 3 días, el sistema nuevamente enviará una notificación electrónica invitándole a realizar la devolución en cuanto sea posible. Si después de los primeros 2 avisos el usuario hace caso omiso, se seguirán enviando notificaciones en tonos más enérgicos, solicitándole la entrega del material a la biblioteca cuanto antes.

Consiste en un grupo de comandos (script) programado para ejecutarse durante un horario nocturno. El servidor genera una relación de deudores y posteriormente realizará el envío de los avisos a los usuarios que correspondan a través del protocolo SMTP del IPN A través del registro dentro del servidor, Aleph determinará que aviso enviar: si el primero, el segundo, el tercero, el cuarto, etcétera, según corresponda.

Aleph 500 cuenta con la capacidad de programar los comandos necesarios, a fin de realizar el envío de avisos de manera automática. Básicamente la configuración fue la siguiente: Asignación del puerto SMTP y datos de la cuenta de envío Definición de los periodos de envío (tab32) Personalización de las notificaciones (archivos overdue-letter.xsl) Automatización del proceso en la lista de tareas diarias del servidor (job_list)

Definir en la información general del usuario la opción “B” en el campo “Archivo adjunto” cuando una persona se registre en el SAGEB por primera vez, o bien renueve sus privilegios cada semestre.

Capturar una dirección de correo electrónico válida en el nodo Información de la Dirección. Se recomienda verificar este dato cada vez que el usuario se registre en el sistema o renueve sus privilegios a fin de asegurar la recepción del mensaje.

Previene las multas acumuladas por retrasos del usuario Apoya en la recuperación del material prestado Informa al usuario en cada aviso de sus adeudos, tanto de acervo como de efectivo Realiza el envío de manera automatizada, sin la intervención del usuario Ahorro de tiempo al personal bibliotecario