Oferta y demanda de servicios de externalización en archivos, bibliotecas y centros de documentación en España. Carlos Miguel Tejada Artigas Profesor. UCM Luis Rodríguez Yunta Documentalista. CINDOC (CSIC)

Objetivos acercamiento a la situación actual de la externalización de servicios documentales en España además ¿en qué medida afecta este proceso a la búsqueda de empleo y al desarrollo profesional de archiveros, bibliotecarios y documentalistas? ¿qué se está demandando desde las unidades de información, cuáles son sus necesidades y que tipo de servicios se están enfocando hacia la externalización?, ¿cuál es la oferta que realizan las empresas españolas de servicios documentales?

Método la recogida de las licitaciones publicadas en el BOE de servicios documentales en la Administración Central durante 2003 la recogida de datos a través de las páginas web de empresas españolas para conocer su oferta de outsourcing de tareas documentales.

1. Análisis de los concursos de licitación publicados en el BOE. 87 licitaciones convocadas por distintos organismos de la Administración Central 38 instituciones que demandaron la contratación de servicios relacionados con la externalización de tareas documentales, bibliotecarias o archivísticas. Cada una de estas instituciones realizó entre 1 y 30 licitaciones (caso de la Biblioteca Nacional). monto total que se eleva a 39.116.896 euros.

Distribución de las licitaciones por entidades Todos los ministerios han convocado algún concurso (excepto el Ministerio de Vivienda). Reparto muy irregular. Dos de ellos, el de Cultura y el de Trabajo y Asuntos Sociales, acaparan el 75,3% del monto total

Distribución del monto por ministerios MINISTERIO DE AGRICULTURA, PESCA Y ALIMENTACIÓN 1,8% MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES Y DE COOPERACIÓN 0,4% MINISTERIO DE CULTURA 32% MINISTERIO DE DEFENSA 0,8% MINISTERIO DE ECONOMÍA Y HACIENDA 5,7% MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CIENCIA 0,9% MINISTERIO DE FOMENTO 1,5% MINISTERIO DE INDUSTRIA, TURISMO Y COMERCIO 8,4% MINISTERIO DE INTERIOR 0,3% MINISTERIO DE JUSTICIA 1,2% MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA 0,1% MINISTERIO DEL MEDIO AMBIENTE 1,5% MINISTERIO DE SANIDAD Y CONSUMO 0,4% MINISTERIO DE TRABAJO Y ASUNTOS SOCIALES 43,3% Otros

Cuantía de los concursos de licitación

Servicios demandados en las licitaciones Análisis documental para bd 14% Asignación de signaturas 3% Catalogación de fondos nuevos 9% Catalogación de materiales especiales 6% Catalogación retrospectiva Control de fondos, inventario, expurgo Custodia externa de documentos 26% Digitalización Diseño de bases de datos Edición y distribución de cd-rom Gestión de adquisiciones y suscripciones Gestión integral de archivos Grabación de datos 11% Mantenimiento de bases de datos 17% Migración, conversión de datos 9% Movimiento de fondos, traslados, recolocación 14% Normalización de materias 3% Programas de marketing, difusión Recopilación de datos Revisión, depuración y corrección de datos Seguimiento de noticias Servicios de atención al público Trabajos auxiliares

2003: Directorio de empresas de servicios documentales 2. Análisis de las sedes web de las empresas españolas de servicios documentales. 2003: Directorio de empresas de servicios documentales 30 de septiembre de 2004, se reunieron un total de 221 compañías 61% de las empresas ofertaban el outsourcing o externalización de funciones tecnológicas o documentales.

Servicios que ofrecen según web Edición en cd-rom 10 Elaboración de catálogos y documentos 8 Elaboración de estadísticas 1 Expurgo y destrucción certificada y confidencial 17 Gestión de contenidos web, portales, intranet 9 Grabación de datos 32 Informes de mercado 3 Microfilmación 11 Protección y recuperación de datos 2 Publicidad e imagen corporativa, marketing 4 Seguimiento de medios 16 Selección y adquisición de fondos Traducciones Análisis documental, gestión documental 25 Búsquedas de información 8 Captura de datos, facturas, listados y formularios 5 Catalogación y gestión de bibliotecas 18 Clasificación y gestión de archivos 39 Conversión e integración de datos 26 Copias de seguridad Custodia externa de documentos 37 Detección de plagas 1 Digitalización de documentos 79 Dinamización de la lectura Edición de publicaciones, maquetación 4

No referencias sobre empleo Análisis de la información sobre empleo que ofrecen las webs de las empresas Empresas No referencias sobre empleo Si Total Consultoras genéricas 3 6 9 Consultoras gest. inform. 12 TIC genéricas 49 45 98 TIC archivos y bibliotecas 14 E. external. documental 11 7 18 E. external. Archivos 27 8 35 E. edición electrónica 5 1 E. distrib. contenidos - 10 E. seguimiento de medios 2 13 E. servicios búsqueda 4 138 72 219

55 empresas incluían una invitación a enviar el cv. Datos sobre empleo 55 empresas incluían una invitación a enviar el cv. 12 empresas bolsa de trabajo propia. 25 empresas señalaban la formación requerida: 2: titulados en biblioteconomía y documentación. 16: ingenieros informáticos o de telecomunicaciones 5: físicos o matemáticos 4: licenciados en economía o administración de empresas.

Datos sobre empleo 33 compañías perfiles profesionales concretos: 1: administrador de bases de datos 3:administrativos o auxiliares 4: agentes comerciales 26: analistas o programadores 1: atención al cliente 4: becas y prácticas 1: catalogadores 11: consultores 1: desarrolladores web 2: documentalistas 1: encargados y mozos de almacén 3: especialistas en marketing o telemarketing 1: expertos en internet 1: gestores 3: grabadores y especialistas en escaneo 2: profesores, 3: responsables de proyectos 11: técnicos de sistemas u operadores

Conclusiones y comentarios Fundamental: contar con la profesionalidad de empresas especializadas en la externalización de servicios específicos. Riesgo: presencia de empresas ajenas al sector de la documentación, que improvisen sus respuestas a las demandas, que contraten personal sin la experiencia o formación adecuadas.

Conclusiones y comentarios Los profesionales de la documentación debemos estrechar lazos con las empresas realmente especializadas en servicios documentales que cuenten con personal experimentado y formado. Necesidad de reivindicarnos como profesionales de información y documentación. Alternativa: actitud emprendedora y competitiva, creación de empresas especializadas Incluir creación de empresas, marketing y estudios de mercado en los programas de formación

tejada@caelo.eubd.ucm.es luisry@cindoc.csic.es Muchas gracias tejada@caelo.eubd.ucm.es luisry@cindoc.csic.es