Facturación Electrónica

Facturación electrónica 1.- Qué es la Factura electrónica 2.- Beneficios de la Facturación electrónica 3.- Costes facturación tradicional 4.- Quién puede hacer facturación electrónica 5.- Procedimiento de implantación de la Factura electrónica 6.- Implantación en pequeña empresa 7.- Implantación en mediana empresa

1.- Qué es la Factura electrónica La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos. ¿Qué no es una factura electrónica? Es importante diferenciar entre una factura electrónica con validez legal y fiscal, y una factura enviada por correo electrónico en formato digital. (Ésta no dejará de ser un fichero que contiene una factura, mas el envío y almacenaje de la original tendrá que ser en papel)

2.- Beneficios de la Facturación electrónica La facturación electrónica conlleva cuatro ventajas fundamentales respecto a la “facturación tradicional”: Ahorro de costes: Según diferentes estudios, el uso de la factura puede suponer un ahorro de hasta 0,75 euros por factura (impresión, almacenaje, envío...) y 1€ por factura recibida, suponiendo un corto retorno de la inversión. Agilidad: El intercambio electrónico de facturas reduce el tiempo de gestión de las facturas considerablemente. Simplificación de la gestión: Se simplifica notablemente el archivo de facturas, la contabilidad, almacenaje... Seguridad: La utilización de certificados digitales dota a sus facturas de las garantías de integridad y autenticación del emisor.

2.- Otros beneficios de la Facturación electrónica Optimización de los procesos: Reducción en tareas reiterativas, error humano, coordinación interna, evitar duplicación de tareas… Imagen: Innovación de frente a los clientes, ventaja competitiva y/o comparativa respecto a la competencia Oportunidades: Acceso a servicios de e-factoring y e-confirming más rápidamente, visibilidad para localizar posibles casos de morosidad, facilita y acelera la entrega de información en caso de inspección, define un nuevo canal de comunicación con el cliente. Ventajas medioambientales: Disminución de la impresión de papel, uso de tintes, tóner, ahorro de costes en el almacenaje físico de las facturas…

TOTAL COSTE FACTURA EMISOR TOTAL COSTE FACTURA RECEPTOR 3.- Costes facturación tradicional EMISOR Costes de envío de las facturas: Impresión................................................................0,12 € Envío (sobres, sellos,..) .........................................0,28 € Tratamiento manual envío......................................0,35 € TOTAL.....................................................................0,75 €   Costes de almacenamiento de las facturas: Armarios archivadores............................................0,50 € Carpetas, clips, etiquetas........................................0,14 € Coste archivado manual (4 minutos)......................0,84 € TOTAL.....................................................................1,48 € RECEPTOR Costes de recepción de las facturas: Recepción y manipulación..........................................0,07 € Grabación (codificación factura).................................0,15 € Tratamiento manual de la información (8 minutos)…1,68 € TOTAL.........................................................................1,90 € Armarios archivadores................................................0,50 € Carpetas, clips, etiquetas,..........................................0,14 € Coste archivo manual (4 minutos)..............................0,84 € TOTAL........................................................................1,48 € TOTAL COSTE FACTURA EMISOR 2,23 € TOTAL COSTE FACTURA RECEPTOR 3,38 € Emitir una factura tradicional cuesta sobre los 2,23 € y la efactura cuesta entre 0,15 y 0,25 €. El ahorro es del 95%.

4.- ¿Quién puede hacer facturación electrónica? ¿Quién puede facturar electrónicamente? Cualquier entidad física o jurídica obligada a expedir facturas puede optar por la modalidad de facturación electrónica. Los sistemas de factura electrónica no son, un ámbito exclusivo de las grandes compañías, sino que son aplicables perfectamente a las pymes y autónomos. ¿Cómo puedo hacerlo? Se admite cualquier formato de factura (doc, xml, pdf, html, txt, etc.) siempre que respete el contenido legal exigible a cualquier factura (nombre, CIF, importe, etc.) y que se tenga en consideración los requerimientos del punto anterior. La mejor solución dependerá, inevitablemente, del tipo de empresa y sobretodo, del volumen de facturas que se emiten. Orientación facturas/mes: <100: herramientas de escritorio simples 100-500: Herramientas de escritorio avanzadas >500: Herramientas o sistemas de facturación desatendida

5.- Procedimiento de implantación de la factura electrónica Integración de un sistema de facturación electrónica La facturación electrónica en su empresa puede suponer un significativa optimización de los procesos, lo cual puede implicar un importante ahorro de tiempo y dinero. Qué Tengo - Número de facturas emitidas al año - Frecuencia de facturación - Tipo de clientes objeto de facturación - Infraestructura tecnológica disponible en la empresa Solución - Determinar la solución idónea para nuestra empresa Resultado - Evaluación de costes con sistema tradicional (actual) - Evaluación de costes con sistema de facturación electrónica

5.- Procedimiento de implantación del proyecto de Facturación electrónica Paso 1: Toma de requisitos (estudio de sistema de facturación de cada empresa) Paso 2: Solicitud de certificados a la Autoridad de Certificación Paso 3: La Autoridad de Certificación procede a la identificación de los subscriptores Paso 4: Emisión y distribución de los Certificados Digitales Paso 5: Instalación del sistema de firma/facturación electrónica Paso 6: Sensibilización a los participantes sobre el uso de los Certificados Digitales Paso 7: Instalación en las empresas del software para la firma/facturación electrónica Paso 8: Formación a las empresas sobre el uso de las aplicaciones Paso 9: Puesta en marcha

6.- Implantación en pequeña empresa La integración de la Factura Electrónica en los Procesos y/o Sistemas de Gestión actuales es simple, todo el proceso de facturación continúa exactamente igual hasta el ultimo paso: la impresión y envío tradicionales se sustituye por su transformación, firma y envío por medios telemáticos.

7.- Implantación en mediana empresa La integración de la Factura Electrónica en los Procesos y/o Sistemas de Gestión actuales es simple, todo el proceso de facturación continúa exactamente igual hasta el ultimo paso: la impresión y envío tradicionales se sustituye por su transformación, firma y envío por medios telemáticos.

Gracias por su atención Gabriel García Bit4id Ibérica ggm@bit4id.com www.bit4id.es Tfno. 902 60 20 30