Fundamentos Ofimáticos - Excel Docente: Edison Suarez Londoño

Temática de la clase Ordenar Datos – Filtros - Subtotales Listas – Validación de Datos – Texto en columnas

Ordenamiento de datos  Abramos EXCEL ….  En Excel puedes ordenar rápidamente una columna de datos utilizando los comandos Ordenar de A a Z yOrdenar de Z a A. Pero debes tener cuidado o de lo contrario solamente se ordenarán algunos de los datos.  Utiliza esta técnica si no existen filas vacías dentro de los datos. Debes seleccionar una celda de la columna que deseas ordenar y en la ficha Inicio hacer clic en el botón Ordenar y filtrar y seleccionar el comando ordenar de A a Z

Ordenar datos en Excel

Filtros en excel Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos criterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas con información y queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas condiciones. Como ver solo los datos de HUGO??

Filtros en Excel Para crear un filtro podemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar.

Como usar los filtros en Excel Para filtrar la información debemos elegir una columna y hacer clic en la flecha de filtro correspondiente para mostrar las opciones de filtrado. Todos los filtros, en la parte inferior, mostrarán una lista de valores únicos con una caja de selección a la izquierda de cada uno

Como usar los filtros en Excel Se puede segmentar la información filtrando la información primero por una columna y luego aplicarle un Filtro nuevo a la información ya filtrada Para quitar los filtros

Filtrar en Excel buscando valores Basta con escribir en el cuadro de texto para if “filtrando” el filtro y poder seleccionar mas fácil la información que queremos ver

Filtros de texto Además de las opciones ya mencionadas para filtrar en Excel, cuando en una columna se detecta el tipo de dato texto, se mostrará una opción de menú llamada Filtros de texto como la siguiente: Todo depende del formato de celdas que estemos filtrando

Filtrar por color Para que esta opción se habilite es necesario que las celdas tengan aplicado un color de relleno ya sea por una regla de formato condicional o modificando directamente el color de relleno con las herramientas de formato

Filtro avanzado  En el filtro avanzado usted puede especificar tantos criterios como necesite Antes de aplicar el filtro avanzado debo seleccionar la tabla de datos (A4:D13) y posteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el botón Avanzadas que se encuentra en el grupo Ordenar y filtrar. Se mostrará el cuadro de diálogo Filtro avanzado.

Filtro avanzado  En el filtro avanzado usted puede especificar tantos criterios como necesite Varios criterios aplicados a la misma tabla

Validación de datos Sirve para que el formato de los datos ingresados sea el correcto y no altere nuestras formulas

Validación de datos

Como aplicar Validación de datos Selecciono el rango al que quiero aplicarle la validación y luego clic a la opción validación de datos Esta función de omitir blancos sirve para indicar si puedo o no dejar celdas en blanco

Como aplicar Validación de datos Luego de seleccionar el tipo de datos a ingresar luego selecciono el rango de valores permitidos

Las listas de validación Nos sirven para que el usuario no tenga que escribir datos sino que los escoja de una lista desplegable En este ejemplo seleccionamos en permitir la opción de lista, luego debemos verificar que lista desplegable quede marcada y en origen podemos escribir los datos que contendrá la lista separados por, ó ;

Las listas de validación Si quiero hacer una lista grande, para no escribirla separándola se escribe en celdas y el origen será la selección de esas celdas

Las listas de validación Si no quiero alterar la hoja en la que estoy trabajando, puedo tener una hoja donde no hayan datos ni formulas sino orígenes de datos para mostrar =DatosOrigen!G1:G7

Las listas de validación Puedo personalizar el mensaje de error que le sale a quien esta llenando mal los datos

Las listas de validación Eliminar cualquier validación de datos hechas Seleccionar el rango donde esta aplicada la validación

Formato condicional Sirve para dar un formato especial a celdas que cumplan cierto valor

Formato condicional Sirve para dar un formato especial a celdas que cumplan cierto valor Aquí aplicamos formato a las celdas que cumplen la condición mayor que

Texto en columnas Srive para separar texto, todo lo contrario de la función concatenar, la opción se encuentra en la ficha datos Copiemos en una celda: Dividir texto en celdas diferentes

Texto en columnas Luego, se selecciona la manera en la que el texto se encuentra separado En este caso, el texto esta separado por comas

Texto en columnas Separen el texto como lo muestra la figura

Preguntas Chicos ????