Certificado Nº GP122-1

MANUAL DE USUARIO Certificado Nº GP122-1

INTRODUCCIÓN Certificado Nº GP122-1 Este documento se ha elaborado con el fin de facilitar el ingreso al Sistema Integral de Auditorias en el, se describe paso a paso desde la configuración de los equipos hasta el ingreso de los Expedientes a la plataforma SIA. En este manual se explica la forma en que el usuario debe interactuar con el Sistema, se ha tratado de realizarlo de una forma grafica con el fin de agilizar su comprensión.

DESCRIPCIÓN GENERAL Certificado Nº GP122-1 El inciso 5 del artículo 272 de la Constitución Política, establece que los Contralores Departamentales, Distritales y Municipales, ejercerán en el ámbito de su jurisdicción, las funciones atribuidas en el Articulo 268 ibidem al Contralor General de la República. Que de conformidad con los numerales 1, 2 y 12 del artículo 268 de la Carta Política, las Contralorías Territoriales podrán adoptar o adaptar las disposiciones de la Contraloría General de la República, en las materias de su competencia, acorde con su estructura orgánica y la naturaleza de sus sujetos de control. Que, el precitado artículo 268, establece como funciones y atribuciones del Señor Contralor General de la República, aplicables por los Señores Contralores Territoriales en sus respectivas jurisdicciones, entre otras: prescribir los métodos y la forma de rendir cuentas los responsables del manejo de fondos o bienes de la nación e indicar los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultados que deberán seguirse para revisar y fenecer las cuentas que deben llevar los responsables del erario y determinar el grado de eficiencia, eficacia y economía con que hayan obrado… Exigir informes sobre su gestión fiscal a los empleados oficiales de cualquier orden y a toda persona o entidad pública o privada que administre fondos o bines de la Nación…. Dictar normas generales para armonizar los sistemas de control fiscal de todas las entidades públicas del orden nacional y territorial.

DESCRIPCIÓN GENERAL Certificado Nº GP122-1 Que, la Contraloría del Municipio de Pasto tiene dentro de sus objetivos institucionales, el de utilizar los avances tecnológicos para agilizar la rendición de la cuenta e informes, y conformar bases de datos que permitan oportunidad y eficiencia en la información rendida por los sujetos y entidades auditadas. Que la Contraloría Municipal de Pasto implementó el sistema de rendición electrónica de cuentas con el fin de optimizar recursos, tiempos, métodos y trámites de rendición de la misma, tanto para la propia institución de control fiscal así como de los distintos sujetos de control. Que teniendo en cuenta lo anterior y ante el cambio en la manera de rendir la cuenta por parte de los entes auditados, la Contraloría Municipal de Pasto emite la resolución 360 del 29 de diciembre del 2008, Por medo de la cual se reglamenta la rendición electrónica de cuentas e informes a la Contraloría Municipal de Pasto, se Deroga la Resolución 157 de 2004 y se dictan otras disposiciones.

PASOS PARA LA RENDICIÓN DE CUENTAS Certificado Nº GP122-1 Para el correcto funcionamiento de los archivos en la plataforma SIA el equipo debe estar configurado de la siguiente manera. 1.Requerimientos de Hardware y SoftwareRequerimientos de Hardware y Software 2.Solicitud de Usuario y claveSolicitud de Usuario y clave 3.Configuración RegionalConfiguración Regional 4.Configuración del IdiomaConfiguración del Idioma 5.Entradas a la plataforma SIAEntradas a la plataforma SIA 6.Primera Recomendación del SIAPrimera Recomendación del SIA 7.Ingreso al Sistema Integral de Auditoria SIAIngreso al Sistema Integral de Auditoria SIA 8.Guía para la Rendición de CuentasGuía para la Rendición de Cuentas 9.Descargar las Plantillas del SIADescargar las Plantillas del SIA 10. Rendición de las PlantillasRendición de las Plantillas 11.Formulario de Plantillas Rendidas (.FMT) / No Rendidas (.LOG)Formulario de Plantillas Rendidas (.FMT) / No Rendidas (.LOG) 12.Cierre de la Rendición de CuentasCierre de la Rendición de Cuentas Para el correcto funcionamiento de los archivos en la plataforma SIA el equipo debe estar configurado de la siguiente manera. 1.Requerimientos de Hardware y SoftwareRequerimientos de Hardware y Software 2.Solicitud de Usuario y claveSolicitud de Usuario y clave 3.Configuración RegionalConfiguración Regional 4.Configuración del IdiomaConfiguración del Idioma 5.Entradas a la plataforma SIAEntradas a la plataforma SIA 6.Primera Recomendación del SIAPrimera Recomendación del SIA 7.Ingreso al Sistema Integral de Auditoria SIAIngreso al Sistema Integral de Auditoria SIA 8.Guía para la Rendición de CuentasGuía para la Rendición de Cuentas 9.Descargar las Plantillas del SIADescargar las Plantillas del SIA 10. Rendición de las PlantillasRendición de las Plantillas 11.Formulario de Plantillas Rendidas (.FMT) / No Rendidas (.LOG)Formulario de Plantillas Rendidas (.FMT) / No Rendidas (.LOG) 12.Cierre de la Rendición de CuentasCierre de la Rendición de Cuentas

REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Y SOFTWARE Certificado Nº GP122-1 Los siguientes son los elementos con los que usted debe contar en su PC: 1.Contar con uno de los siguientes sistemas operativos Windows 98, XP®, Vista® o Server 2003 o Tener instalado el paquete de office 2003 / 2007 (Recomendable trabajar Office 2003) 3.Usar el navegador Internet Explorer® de Microsoft 4.Tener un acceso a internet que puede ser: Acceso telefónico mediante el uso de tarjetas prepago ETB, Telefónica, Tutopía o Compartel Acceso a la red celular COMCEL mediante el uso de un "Router" D-LINK DIR-451 Volver

SOLICITUD DE CLAVE A LA CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PASTO Certificado Nº GP122-1 Mediante un oficio dirigido al señor Contralor ANDRÉS CANAL FLOREZ el sujeto de control solicitará su ID (identificación) y su clave de acceso al sistema, este debe contar con la siguiente información: 1.Nombres completos y No. De cédula 2.Cargo 3.Dirección y teléfono de la entidad 4.Dirección y teléfono de la residencia, No. De celular 5.Correo electrónico Volver

1.Inicio 2.Panel de Control 3.Configuración Regional Volver

1.Ingles Estados Unidos 2.Personalizar 3.Fecha 4.Fecha Corta (2010/02/27) 5.Formato Fecha (aaaa/MM/dd) 6.Separador / Volver

1.Digite en el Internet Explorer 2.Click en vinculo del SIA Rendición de Cuentas Fiscales Volver

INGRESO AL SISTEMA DE INFORMACIÓN Tan pronto ingrese con su usuario y contraseña, usted verá en pantalla un mensaje indicando los archivos que usted debe diligenciar preliminarmente. El programa le muestra el estado de rendición de la entidad asociada a su perfil. Las siguientes son las consideraciones a tomarse: Preparar los archivos MISION.DOC, VISION.DOC, ORGANIGRAMA.DOC y OBJETIVO.DOC y subirlos al expediente este mensaje solo desaparece una vez subidos dichos archivos más adelante mostramos cómo subir archivos al expediente en la carpeta del taller tenemos ejemplos de qué incluir en los archivos puede consultar en la "Guía para la Rendición de Formatos" y hallará más información si hay error en la información los puede subir nuevamente y reescribirlo. NOTA: Los anexos se realizan con las siguientes extensiones (ej..jpg,.doc,.xls, etc.) FORMATO_200902_F01_AGR_ANEXO1.XLS Volver

2.Digite su usuario 1.Digite en Internet Explorer pasto.contralorias.com 3.Digite su código de acceso 4.Click ingresar Volver

Click Guía para la Rendición de Formatos 1.Imprimir el Plan Contable, Cuentas Gastos, Cuentas Ingresos Estos son los link de la lista de formularios para diligenciar; aquí estarán los formatos que le corresponderán a su entidad solo haz Click en el formulario. Los formatos se suben al sistema individualmente. Volver

Una vez dado Click en el formato mostrara la siguiente pantalla, lea detenidamente todo el documento ya que aquí hay varias instrucciones a parte de esta imagen. se bajara la plantilla sobre la cual se tiene que trabajar en nuestro caso el Formulario F01_AGR Catalogo de Cuentas, para luego ser guardado en una carpeta en el disco duro del computador y luego subirlo al SIA como lo muestra la grafica. 1.Una vez dentro del formulario descargue la plantilla correspondiente al periodo de la rendición haciendo Click bajar plantilla ejemplo: FORMATO_ _F01_AGR.CSV 2.Guardar y siga los pasos a seguir en su Sistema. Ojo el plazo son hasta esta fecha Volver

Después de los pasos anteriores vuelva al menú principal del SIA 1.Click en Menú del Sistema 2.Click en Administrador de Expedientes 3.Examinar y busca tu archivo de la plantilla en extensión.csv 4.Una vez tenga el archivo de Click en guardar 5.Refrescar (actualizar) 6.Busque su formato.LOG: No Rendida.FMT: Rendida Volver

Haciendo Click en la plantilla la que esta con asterisco nos sale esta imagen que la rendición fue satisfactoria. Aquí te mostrara los errores y de las causa por que no se rindió la cuenta. Volver

El representante legal mediante oficio informara del total diligenciamiento de los formatos, este oficio se debe escanear y subir al sistema con el siguiente nombre: FORMATO_aaaamm (según la Rendición) Para esta vigencia es: FORMATO_ con este procedimiento el programa se cierra y además reporta un archivo INF como se muestra en la imagen, el cual le da a conocer sobre el éxito de la rendición o por el contrario informa si existen formatos que aun el sistema no los ha recibido, tenga en cuenta que este es el ultimo paso que usted tiene que realizar. Volver

Certificado Nº GP122-1 ADMINISTRADORES DEL SIA JOSÉ LUIS DÍAZ EDITH GUEVARA CASTAÑEDA Elaboro JOSÉ LUIS DÍAZ Volver