UNIVERSIDAD DE COSTA RICA POSGRADO EN BIBLIOTECOLOGÍA Y ESTUDIOS D ELA INFORMACIÓN ANÁLIS DE SISTEMAS EXAMEN I Descripción de un Sistema de Información APLICAR TABLAS DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS A LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CONTROL DEL INGRESO DE LOS DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL DE SENARA Por Ana Barquero C. Febrero, 2016

Descripción del Sistema de Información Ley Nº 7202, art. Nº 2 Tablas de plazo para conservación de documentos (instrumento) Propósito de las tablas de plazo SERVICIO NACIONAL DE AGUAS SUBTERRÁNEAS RIEGO Y AVENAMIENTO (SENARA). Antecedentes

Machote Tabla de Plazos de conservación de documentos

Tabla de Plazos de conservación de documentos

Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised)  Aprobación de las Tablas de Plazo

Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) Normas

APLICAR TABLAS DE PLAZO DE CONSERVACIÓN  Comunicación escrita a las Unidades/Direcciones  Establece fecha para el traslado de documentos  Manual de instrucciones para la elaboración de las listas de remisión  Machote de listas de remisión

Instrucciones

Listas de Remisión MachoteCompleta

Expedientes de ingreso Cotejo Recibido Conforme

Documentos para destrucción Plazo Administrativo-Legal

Tratamiento de documentos de ingreso

Depósito de Documentos

DOCUMENTOS CON VALOR CIENTÍFICO CULTURAL

Registro Digital de Documentos Limitaciones para búsqueda Opciones de búsqueda

PROPUESTA DE MEJORA  Creación de una base de datos con software para administración de documentos  Normalización Internacional ISAD-G / Tesauros  Ejemplo  CR-AN-AN- PROTO-PROTONOT -INOT  CR: Costa Rica  AN: Archivo Nacional  AN: Archivo Notarial  PROTO: Protocolos  PROTONOT: Protocolos notariales  INOT: Índices notariales  : Signatura  00780: Código  012: Tomo  080: Folio  00235: Escritura

SOFTWARE Janium Open Biblio

Ejemplo de documentos

Diagrama Sistema Actual Inicio Tabla de plazos aprobada Enviar comunicación oficial a la Unidad/Dirección Enviar instructivo vía electrónica Unidad o Dirección prepara documentación para trasladar o para eliminar Llenar Lista de remisión con información de documentos Enviar lista de remisión y documentos al Archivo Central Verificar tabla de plazos para chequear documentos que ingresan al A.C. y documentos a eliminar 1 Ingresar documento al A.C.? 1 Ingreso de documentos al Archivo Central Cotejo de documentos con lista de remisión Firma de recibido conforme de la lista de remisión 2 2 Asignación de clasificación a la documentación Almacenar la documentación en cajas libres de ácido si No Rotulación de cajas con información básica para localización Ingresar información en archivo Excel Digitar datos de documentos 1 Fondo documental 2 Serie documental 3 Número de expediente 4 Título 5 Fecha 6 Número de caja de almacenamiento Fin Eliminar documentos Identificar los documentos a eliminar Elaborar acta de eliminación de documentos Destruir de documentos Fin

Diagrama Propuesta Inicio Acceder a base de datos Ingresar información? Sistema de Almacenamiento Base de datos Documental Archivo Central Registrar datos de documentos Norma (ISAD-G) 1 Fondo documental 2 Serie documental 3 Número de expediente 4 Título 5 Fecha 6 Número de caja de almacenamiento 7 Descriptores 8 Contenido 9 Fechas extremas 1 Signatura 1 Tomo 1 Folio 1 Clasificación Generar reportes por temática Fin 1 1 Consultar base de datos Digitar temática de búsqueda Buscar por tema Buscar por Dependencia Buscar por fecha Visualizar resultados de búsqueda Consultar estadísticas Digitar parámetros de interés si No 2 2 Visualizar resultados de estadística Fin

Conclusiones Importancia de la automatización del sistema de información Control efectivo de la documentación Brindar servicio expedito Información de apoyo para estudios de factibilidad Facilitar el acceso a la información y la documentación Dar a conocer información