DOCUMENTOS DE ARCHIVO EN LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA: necesidad de un modelo de gestión integrada Actuación del archivero en la Administración La utilización de los documentos electrónicos Los sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo Necesidad de un modelo que sirva de guía Grupo CARMEN

ACTUACIÓN DEL ARCHIVERO EN LA ADMIISTRACIÓN Actuación tradicional Actuación en el marco de de la Administración Electrónica las TIC como herramienta de mejora de la Administración Pública

LA UTILIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Necesidad de medidas específicas Ampliación del papel de los Archivos en su función de sistemas de información transversal de las organizaciones Objetivos finales de la integración de gestión administrativa y gestión archivística

LA UTILIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: necesidad de medidas específicas Protegerlos contra la alteración y la eliminación Asegurar a lo largo del tiempo su mantenimiento dentro de su contexto de producción

LA UTILIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: ampliación del papel de los Archivos Gestión de documentos en soporte tradicional, electrónico y mixto Implicación en la planificación del proceso de producción administrativa definición de los elementos de información que configuran los modelos de datos articulación de sistemas integrados de selección y valoración documental, desde la fase de definición de los procedimientos

LA UTILIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: objetivos de la integración de la gestión administrativa y la gestión archivística crear un sistema de gestión integral de los documentos de archivo que permita la automatización de aquella desde el mismo momento en que se definen los procedimientos impulsar el sistema de información archivística como parte del sistema de información de la organización garantizar el derecho de los ciudadanos a la localización y al acceso a los documentos asegurar la formación de un patrimonio histórico documental racional, estructurado y fiable

LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO GRUPO DE TRABAJO DE EXPERTOS EN DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO La definición de los sistemas de archivo es una parte fundamental de la definición de la producción documental electrónica La gestión integral repercute en lo referente a la custodia física de los documentos Papel de los archiveros en la conservación de la memoria digital objetivos medios Consecuencias inmediatas

debe ser multidisciplinar GRUPO DE TRABAJO DE EXPERTOS EN DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO: características debe ser multidisciplinar punto de partida para la creación de documentos sistema que recibe el conjunto de documentos de la organización herramienta fundamental de información para la organización cauce de satisfacción de las necesidades informativas de los ciudadanos herramienta que permita una automatización máxima de la gestión de las organizaciones las herramientas tecnológicas a incorporar a los sistemas de archivo deberán permitir una gestión integral e integrada con otros sistemas de producción administrativa.

LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO: repercusiones con respecto a la custodia física Evaluación de determinados principios de la archivística: sistema de archivos basado en el ciclo vital de los documentos procesos de transferencia entre archivos serie documental como objeto de la identificación y la valoración Intervención de la autoridad archivística: fase inicial de diseño del sistema (determinación de las normas de conservación y acceso) fase final de control de cumplimiento de las normas en lo que se refiere a conservación y eliminación

LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO: papel de los archiveros en la conservación de la memoria digital Funciones asegurar el mantenimiento de las características de autenticidad e integridad de los documentos a lo largo del tiempo discernir entre los documentos con valor probatorio y los que sólo tienen valor informativo, a efectos de exigencia de requisitos de validación mantener el carácter secuencial de los procedimientos Medios análisis de trámites administrativos Establecimiento de sus valores y plazos de vigencia Evaluación y selección de los documentos con vistas a su conservación o eliminación

LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO: consecuencias inmediatas Mejora del aprovechamiento de espacios Mejora en la aplicación de métodos y procedimientos Mejora en la eficacia del servicio a los ciudadanos

Estudio de las condiciones físicas de conservación de los soportes LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO: papel de los archiveros en la conservación física de los documentos Estudio de las condiciones físicas de conservación de los soportes Sistemas de migración de datos, circunstancias y riesgos Establecimiento de prioridades

Cumplimiento del derecho de acceso a los archivos y registros públicos LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO: papel de los archiveros con respecto al acceso a los documentos Cumplimiento del derecho de acceso a los archivos y registros públicos Salvaguarda del derecho a la intimidad de las personas y a su propia imagen

NECESIDAD DE UN MODELO Normalización progresiva de la actividad archivística MoReq (Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo) Desarrollo de MoReq para adaptarlo a las necesidades de cada organización

MOREQ: estructura del documento Introducción general Descripción general de los requisitos de un SGDEA Requisitos de los distintos elementos Anexos

MOREQ: introducción general Alcance organizaciones públicas y privadas centrada en los requisitos funcionales carácter genérico Aspectos formales Ref. Requisito 1.1.1 Conviene que el SGDEA permita la definición y el uso simultáneo de varios cuadros de clasificación. Esto puede ser necesario, por ejemplo, tras la fusión de dos organizaciones; sin embargo no está previsto que esta característica se use habitualmente. Requisitos obligatorios y recomendables

MOREQ: descripción general de los requisitos de un SGDEA Terminología básica Conceptos básicos Modelo de relación entre entidades

MOREQ: requisitos de los elementos Cuadro de clasificación Controles y seguridad Conservación, eliminación o transferencia Captura de documentos de archivo Referencias Búsqueda, recuperación y presentación Funciones administrativas Otras funcionalidades Requisitos no funcionales Requisitos de los metadatos Modelo de Referencia

MOREQ: anexos Publicaciones de referencia Desarrollo de la especificación Uso de la versión electrónica Agradecimientos Correspondencia con otros modelos Procesamiento de la fecha Normas y otras directrices

GRUPO CARMEN: grupo de trabajo sobre documentos electrónicos de archivo Antecedentes Composición Objetivo Resultados Proyectos

ANTECEDENTES Presencia de un representante de la Subdirección General de Archivos Estatales en los siguientes Grupos de Trabajo Internacionales: C.I.A.Comité de documentos administrativos (CRC). 1988 – 1996 DLM FORUM. 1996 – 2004 C.I.A. Comité de documentos electrónicos (CER). 2000 - 2004

CONSTITUCIÓN Y COMPONENTES Constitución del Grupo: Impulsada por la Subdirección General de Archivos Estatales Finales de 2001 Formado por archiveros de: Administración General del Estado Comunidades Autónomas Ayuntamientos Universidades Coordinado por la Subdirección General de los Archivos Estatales

OBJETIVO: el proyecto CARMEN Control ARchivístico de la Memoria ElectróNica Contribuir al diseño de un sistema de gestión de documentos electrónicos que permita un control archivístico efectivo, garantizando su conservación y acceso a lo largo del tiempo

GRUPO DE TRABAJO DE EXPERTOS EN DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS RESULTADOS Análisis de la situación de los Archivos españoles con respecto a los documentos electrónicos

Revisión de la traducción de MoReq: GRUPO DE TRABAJO DE EXPERTOS EN DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS RESULTADOS Revisión de la traducción de MoReq: Model Requirements for the management of electronic records

RESULTADOS Presentación ante el colectivo profesional de la traducción revisada de MoReq

RESULTADOS Participación en TECNIMAP 2004 (VIII edición de las Jornadas sobre Tecnologías de la Información para la Modernización de las Administraciones Públicas): eCooperación en Administración Pública

PROYECTOS Diseño de un modelo conceptual para la gestión de documentos electrónicos de archivo Colaboración con los órganos responsables de diseñar un sistema de archivo electrónico para la Administración Colaboración con los órganos responsables de la modernización tecnológica en el ámbito del poder judicial y en el de la Fe Pública. Traducción de la nueva publicación del ICA/CER: Electronic Records: An ICA Workbook for Archivists