Administración de Personal Cátedra: Profesor Ricardo Prieto

El Departamento de Adm. de Personal es un área de servicio/staff dentro de la empresa. Tiene la función mas “Hard” dentro de Recursos Humanos Sus responsabilidades son: Mantener actualizados los legajos del personal. Mantener actualizada la base de datos del personal (Sistema Informático). Es responsable de la Liquidación de sueldos. Administrar los beneficios legales, convencionales y propios de la empresa. Cumplir con la registración obligatoria de los empleados y de la empresa. Realizar informes de Gestión de Recursos Humanos. Atender las inspecciones de organismos de control y pericias judiciales. Archivar la documentación. Control de Ausentismo. Régimen Disciplinario. Atender los requerimientos y Reclamos individuales de los trabajadores. Es responsable de las gestiones vinculadas a la ART y Obras Sociales.

Mantener Actualizados los legajos y otros registros de personal El legajo es una carpeta individual en la que constan todos los documentos del trabajador desde su ingreso hasta el egreso de la compañía. La documentación del legajo es posible clasificarla en 3 partes : A)Documentación de Ingreso Examen Médico Preocupacional (Resolución 37/2010 SRT) Examen Psicotécnico Ficha de Ingreso Foto Curriculum Vitae Informe de antecedentes penales y bancarios Referencias Laborales Declaración jurada de Domicilio

Formularios de Anses (PS 2.4 y PS 2.5) Cargas de Familia Formulariode Anses (PS 2.61) Notificación Régimen de Asignaciones Familiares (SUAF) Declaración Jurada de Impuesto a las Ganancias (F.572) Declaración Jurada de no percepción de Fondo Nacional de Empleo Seguro de Vida Obligatorio Contrato de Trabajo (Periodo de Prueba, Plazo Fijo, Eventual, Locación, etc.) Alta de AFIP- Mi Simplificación (Manual con el Form. 885 Afip) Recepción de ropa de trabajo Recepción de Reglamento Interno (Manual de Políticas interno) Certificados de Estudios Cursados Fotocopia del Documento de Identidad Constancia de CUIL del empleado Constancia de CUIL de su grupo familiar Partidas de Matrimonio, Nacimientos, concubinato Código de Ética (Confidencialidad, Incentivos Comerciales, Tareas profesionales, declaración de familiares directos trabajando en la empresa)

B) Documentación Durante la Relación Laboral Cambios de datos en “Mi simplificación” Medidas disciplinarias Notificaciones de vacaciones Trasferencias de sector Cambios de Horarios Promociones Cambios de Sueldo Notas de reconocimiento Evaluación de Desempeño Exámenes Médicos Periódicos (Obligatorios depende la act. De la empresa) Certificados Médicos Telegramas Certificados de Alumno regular de hijos ABM de Obra Social Solicitud de Licencias Afiliación o desafiliación sindical

C) Documentación al Finalizar la Relación Laboral Telegrama- Acuerdo-Nota desvinculación Liquidación Final Baja en AFIP “Mi Simplificación” Entrega de Certificación de Servicios PS.6.2 Entrega de Certificado de Trabajo Entrega Certificado ART 80 Entrega Formulario 649 AFIP

Es importante mantener actualizada la documentación ya que será solicitada ante las siguientes situaciones posibles: Inspecciones de Organismos de Control (ART, Ministerio de Trabajo, Policía de Trabajo, ANSES, Sindicatos, Obra Social Sindical) Auditorias Internas Juicios Laborales

2. Mantener Actualizada la base de datos del personal La mayoría de las empresas cuentan en Recursos Humanos con una base de datos en Sistemas de Gestión que sirve entre otros para las siguientes funciones: Liquidación de sueldos Emitir reportes legales e internos Otras funciones de recursos humanos (Capacitación, desarrollo, compensaciones, selección) Los más conocidos a nivel internacional son: SAP, Tango,Salary, entre otros El departamento de Administración de Personal es quien habitualmente actualiza la mayoría de los datos personales y toda información vinculada a los haberes de los trabajadores.

3. Efectuar la Liquidación de Sueldos Puede realizarse por: Una empresa especializada a la cual el departamento de administración de personal debe informar novedades La misma empresa, o sea directamente llevado a cabo por el departamento de administración de personal, en donde se cargan novedades, se liquidan sueldos, cargas sociales y se emiten documentos legales Algunas de las Novedades que deben registrarse para la liquidación de sueldos son: Ingresos Egresos Modificaciones Salariales Modificaciones de Puestos Horas Extras Licencia por Maternidad Ausentismos, Enfermedades, Accidentes de trabajo, Licencias por examen, Licencias especiales, Periodo Vacacional, etc. Recursos Humanos es el responsable de responder las eventuales inquietudes o reclamos por parte del personal, sindicatos u organismos de control. Para realizar un reclamo de sueldos el plazo establecido por Ley es de 2 años

4. Administración de los Beneficios, Legales, Convencionales o propios de la empresa La administración de personal deberá administrar los Beneficios con el fin de que todos los trabajadores que tienen derechos a estos puedan gozarlos sin inconvenientes Algunos de ellos pueden ser: Otorgamiento de credenciales de identificación Accesos a Club o Gimnasio Guarderías Otorgamiento de indumentaria y útiles escolares Administración de planes de salud Seguros de vida optativos Administración de vales de comedor o ticket de almuerzo Administración vales alimentarios Administración de vacaciones Otorgamiento de automóviles al personal de dirección Pago de Bonus Cuentas Bancarias Administración de planes de seguro de retiro Administración de GIFT CARD (Descuentos comerciales)

5. Cumplir con los registros obligatorios según las normas vigentes Parte de la documentación legal obligatoria es la dispuesta en los legajos de cada persona pero también esta la documentación que la empresa debe registrar con la periodicidad dispuesta. Esta documentación sirve para dar cumplimiento a las normas vigentes y evitar sanciones o multas. A-Documentación Legal : Asignaciones Familiares (ANSES) Registro de Alta (AFIP) Ganancias (AFIP) Constancia de CUIL (ANSES) Exámenes Médicos (Preocupacionales, Periódicos en caso que corresponda, etc) Obra Social Seguro de Vida Obligatorio Contrato de Trabajo Notificación de Vacaciones Telegramas Certificados de Trabajo

B- Documentación interna Manual de políticas internas Nota de aceptación de ingreso C-Documentación Mensual Libro de Sueldo Recibos de Sueldo Pagos de Cargas Sociales Cargas sindicales Listado para obras sociales y Sindicatos ART Información para organismos estatales D-Documentación Periódica Bienes Personales Certificados de trabajo Planilla horaria Entrega de ropa Certificados médicos

6. Informes de Gestión de Recursos Humanos Esta oficina administrara aquellos informes relacionados a la información con la que cuenta Ejemplo: Cantidad de empleados por rango de edad Cantidad de empleados por rango de antigüedad en la empresa Cantidad de empleados por sexo Información mensual de costo personal (Sueldo, Cargas sociales, etc.) Índice de ausentismo - Ausencias, Enfermedades, Licencias Índice de rotación Índice de Horas Extras Índice de Vacaciones Nivel salarial que abona la empresa

7. Atención de inspecciones y Pericias Judiciales Las inspecciones habituales son del Ministerio de Trabajo, ANSES, AFIP, Obras Sociales, Sindicatos, ART y Pericias Judiciales. La documentación solicitada habitualmente por el organismo inspector es: Recibos de sueldo Libros de Sueldo Planilla Horaria Copia de comprobantes de pago de Aportes y Contribuciones Listado de afiliados por obra social y sindicato Tarjetas reloj o registro de ingreso y egreso Legajo personal Detalle de tareas realizadas

8. Archivo de Documentación Es una tarea primordial del Departamento de Administración mantener actualizado y ordenado el archivo de toda la documentación laboral, previsional e impositiva relacionada con los trabajadores y con la empresa. El archivo incorrecto o la pérdida de documentación a veces pueden ocasionarle graves perjuicios económicos a la empresa. Plazos de Prescripción del archivo de personal: Sindical: 5 años Laboral y Previsional: 10 años

9. Control de Ausentismo El departamento de Administración será el encargado de identificar las ausencias y llegadas tardes del personal y su posterior registro, para luego adoptar las medidas que sean necesarias Tiene como objetivos principales: La confección de partes diarios de ausencias y llegadas tardes Mantener informados a los distintos sectores de las organizaciones sobre novedades surgidas en la materia (Lo no habitual o imprevisto) Servir de soporte a la liquidación de sueldos y jornales Realizar informes estadísticos de ausentismo, para ser comparado con otros periodos

10. Régimen Disciplinario El objetivo de las sanciones disciplinarias es la modificación o cambios de conductapor parte de los trabajadores. Resulta importante estructurar una valorización de las inconductas o incumplimientos. El departamento de personal deberá implementar una política en este aspecto para contribuir al mantenimiento de un aceptable nivel de disciplina y compromiso de los empleados de la organización. Las sanciones deberán ser: Razonables, Proporcionales, Contemporáneas, Non Bis in Idem y Permitidas por la ley

11. Atender los requerimientos y reclamos individuales de los trabajadores El departamento de personal deberá mediar en la solución de los reclamos, brindar atención y asesoramiento al cliente interno en cuanto a temas relacionados a la Liquidación de sueldos, Licencias, Enfermedades, Art, etc.

12. Es responsable de las gestiones vinculadas a la ART y Obras Sociales Entrega obligatoria de Credenciales identificatorias Exámenes Periódicos, Declaración de riesgos semestral y/o anual relacionados a la actividad de la empresa Denuncias de enfermedades profesionales o accidentes de trabajo que tengan lugar en los establecimientos de la empresa o in itinere. OBRA SOCIAL AMB Incorporación del grupo familiar Asesoramiento sobre trámite Unificación de Aportes Realización del trámite de Jerarquización (pase de obra social sindical a una de dirección) Realización del tramite de desjerarquización

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