Sistema de Apoyo al Proceso de Mejoramiento Continuo Modulo de Control de Documentos Sergio Luis Lubo Argumedo Luis Blanco Pineda Octubre 2009

Módulos del Sistema Control de Documentos. Control de Documentos. Control de Registros. Control de Registros. Auditorias Internas de Calidad. Auditorias Internas de Calidad. Toma de Acciones. Toma de Acciones. Control de Servicio No Conforme. Control de Servicio No Conforme. Evaluación de la Satisfacción del Cliente. Evaluación de la Satisfacción del Cliente.

Flujo de un documento Cualquier modificación a los documentos del sistema requiere de una solicitud. Cualquier modificación a los documentos del sistema requiere de una solicitud. El responsable del proceso o la persona que este designe realiza la solicitud, adjuntando el documento soporte en formato digital. Si la solicitud es para retirar un documento se omite el fichero en formato digital. El responsable del proceso o la persona que este designe realiza la solicitud, adjuntando el documento soporte en formato digital. Si la solicitud es para retirar un documento se omite el fichero en formato digital. El documento objeto de solicitud es revisado (forma y coherencia), por el Grupo de Mejoramiento Continuo. Las solicitudes de retiro de documento no son revisadas. El documento objeto de solicitud es revisado (forma y coherencia), por el Grupo de Mejoramiento Continuo. Las solicitudes de retiro de documento no son revisadas.

Flujo de un documento Si el fichero No Cumple con la forma y coherencia de los documentos del Sistema de Gestión Integral, se devuelve al responsable del proceso para el ajuste respectivo. Si el fichero No Cumple con la forma y coherencia de los documentos del Sistema de Gestión Integral, se devuelve al responsable del proceso para el ajuste respectivo. Si el fichero Cumple con la estructura y forma de los documentos del Sistema de Gestión Integral, se pasa al Rector para su aprobación. Si el fichero Cumple con la estructura y forma de los documentos del Sistema de Gestión Integral, se pasa al Rector para su aprobación. Toda vez el Rector aprueba el documento, el Grupo de Mejoramiento Continuo lo publica en el portal del Sistema COGUI. Toda vez el Rector aprueba el documento, el Grupo de Mejoramiento Continuo lo publica en el portal del Sistema COGUI.

Excepciones Los cambios y modificaciones a los formatos se publican inmediatamente se registra la solicitud. Los cambios y modificaciones a los formatos se publican inmediatamente se registra la solicitud. Las solicitudes para retiro de documentos, se ejecutan inmediatamente sin revisión por parte del Grupo de Mejoramiento Continuo. Las solicitudes para retiro de documentos, se ejecutan inmediatamente sin revisión por parte del Grupo de Mejoramiento Continuo.

¿Como ingresar al Sistema? Abrir una ventana del navegador de su preferencia, por ejemplo: Internet Explorer. Abrir una ventana del navegador de su preferencia, por ejemplo: Internet Explorer. En la barra de direcciones digitar: En la barra de direcciones digitar: Hacer clic en la imagen del Sistema de Apoyo al proceso de Mejoramiento Continuo – SAMCO. Hacer clic en la imagen del Sistema de Apoyo al proceso de Mejoramiento Continuo – SAMCO. (Ubicada en la parte inferior de la página principal o en la sección lateral izquierda de la página de cada proceso)

¿Como ingresar al Sistema? Digitar el nombre de usuario y contraseña. Digitar el nombre de usuario y contraseña. Presionar el botón “Acceso”. Presionar el botón “Acceso”. A continuación se presenta el panel principal del sistema. A continuación se presenta el panel principal del sistema.

¿Cómo realizar una solicitud? Ingresar al Panel principal del Sistema Ingresar al Panel principal del Sistema Hacer clic en la opción “Solicitudes de documentos”, en la sección de Control de Documentos. Hacer clic en la opción “Solicitudes de documentos”, en la sección de Control de Documentos. Se muestra la bandeja de solicitudes de documentos. Se muestra la bandeja de solicitudes de documentos.

¿Cómo realizar una solicitud? Luego hacer clic en el botón “Nueva” Luego hacer clic en el botón “Nueva” A continuación se muestra el formulario para realizar la solicitud. A continuación se muestra el formulario para realizar la solicitud.

¿Cómo realizar una solicitud? Seleccionar “Proceso” (si este no aparece seleccionado). Seleccionar “Proceso” (si este no aparece seleccionado). Seleccionar “Tipo de solicitud”. Seleccionar “Tipo de solicitud”. Seleccionar “Tipo de documento”. Seleccionar “Tipo de documento”. Si “Tipo de solicitud” es Modificación o Retiro. Si “Tipo de solicitud” es Modificación o Retiro. ◦ Seleccionar “Código del documento”. Si “Tipo de solicitud” es Creación. Si “Tipo de solicitud” es Creación. ◦ Digitar el “Titulo del documento”.

¿Cómo realizar una solicitud? Digitar la “Justificación” de la solicitud. Digitar la “Justificación” de la solicitud. Si “Tipo de Solicitud” es Modificación o Creación. Si “Tipo de Solicitud” es Modificación o Creación. ◦ Seleccionar “Elaboró”, nombre de la persona que elaboró el documento. ◦ Seleccionar “Fecha de elaboración”, fecha en la que se elaboró el documento. ◦ Anexar “Documento adjunto”, fichero digital soporte de la solicitud.

¿Cómo realizar una solicitud? Hacer clic en el botón “Guardar” Hacer clic en el botón “Guardar” El sistema valida los campos requeridos para cada caso, en caso de datos incompletos emite mensaje marcando el o los campos faltantes. El sistema valida los campos requeridos para cada caso, en caso de datos incompletos emite mensaje marcando el o los campos faltantes. Si los campos requeridos están diligenciados, el sistema solicita confirmación para guardar la solicitud. Si los campos requeridos están diligenciados, el sistema solicita confirmación para guardar la solicitud.

¿Cómo realizar una solicitud? Si “Tipo de solicitud” es Retiro, el mensaje de confirmación para guardar la solicitud es, Si “Tipo de solicitud” es Retiro, el mensaje de confirmación para guardar la solicitud es, Si todo esta correcto el sistema guarda la solicitud, emitiendo el siguiente mensaje y notificando vía correo institucional al Administrador documental del Sistema de Gestión Integral, el envío de la solicitud, Si todo esta correcto el sistema guarda la solicitud, emitiendo el siguiente mensaje y notificando vía correo institucional al Administrador documental del Sistema de Gestión Integral, el envío de la solicitud, Nota: Si la solicitud es de Retiro, el mensaje de notificación se envía todos usuarios del sistema.

Estados de una solicitud Desde el listado de solicitudes se puede observar el estado de la misma. Desde el listado de solicitudes se puede observar el estado de la misma. Toda vez que se ha enviado una solicitud que no es para retirar un documento, pasa a revisión del grupo de Gestión de la Calidad. Toda vez que se ha enviado una solicitud que no es para retirar un documento, pasa a revisión del grupo de Gestión de la Calidad.

Estados de una Solicitud Una solicitud de documento puede encontrarse en los siguientes estados: Una solicitud de documento puede encontrarse en los siguientes estados: EstadoDescripción Para Revisión Indica que la solicitud se ha registrado y se encuentra en espera para que el grupo de Gestión de la Calidad la revise. Revisión Satisfactoria Indica que la solicitud fue revisada por el grupo de Gestión de la Calidad y el documento adjunto Cumple con los aspectos de forma y coherencia. Revisión No Satisfactoria Indica que la solicitud fue revisa por el grupo de Gestión de la Calidad y el documento adjunto No Cumple con los aspectos de forma y coherencia y requiere ajuste. Para nueva revisiónIndica que se ha ajustado el documento y la solicitud se ha reenviado para ser nuevamente revisada por el grupo de Gestión de la Calidad.

¿Como reenviar una solicitud? Esta acción solo se puede realizar con aquellas solicitudes que ya fueron revisadas y cuyo resultado fue No Satisfactorio. Ingresar al Panel Principal del Sistema. Ingresar al Panel Principal del Sistema. Hacer clic en la opción “Solicitudes de Documentos”, en la sección “Control de Documentos”. Hacer clic en la opción “Solicitudes de Documentos”, en la sección “Control de Documentos”. De la lista de solicitudes hacer clic en el código del documento que referencia la solicitud que deseamos reenviar. De la lista de solicitudes hacer clic en el código del documento que referencia la solicitud que deseamos reenviar.

¿Como reenviar una solicitud? A continuación se muestra el detalle de la solicitud y las observaciones producto de la revisión por parte del Grupo de Gestión de la Calidad. A continuación se muestra el detalle de la solicitud y las observaciones producto de la revisión por parte del Grupo de Gestión de la Calidad. El comportamiento en este formulario es similar al descrito, en la sección ¿Cómo realizar una solicitud? El comportamiento en este formulario es similar al descrito, en la sección ¿Cómo realizar una solicitud?

¿Como reenviar una solicitud? Si se requiere cambiar el documento adjuntado inicialmente, se debe hacer clic en la casilla de verificación para activar el campo que permite adjuntar un fichero. Si se requiere cambiar el documento adjuntado inicialmente, se debe hacer clic en la casilla de verificación para activar el campo que permite adjuntar un fichero. Luego de realizar los cambios necesarios, hacer clic en el botón “Guardar” para salvar las modificaciones. Luego de realizar los cambios necesarios, hacer clic en el botón “Guardar” para salvar las modificaciones. El sistema realiza las validaciones respectivas, si todo esta bien, guarda los cambios, en caso contrario emite mensaje de error. El sistema realiza las validaciones respectivas, si todo esta bien, guarda los cambios, en caso contrario emite mensaje de error.

Generar el formato MC-F04 Ingresar al panel principal del sistema. Ingresar al panel principal del sistema. Hacer clic en la opción “Reportes”, de la sección “Control de Documentos”. Esta acción muestra el panel de reportes. Hacer clic en la opción “Reportes”, de la sección “Control de Documentos”. Esta acción muestra el panel de reportes.

Generar el formato MC-F04 Hacer clic en la opción “Solicitud de Documentos”. A continuación se muestra un formato para consultar las solicitudes. Hacer clic en la opción “Solicitud de Documentos”. A continuación se muestra un formato para consultar las solicitudes. Seleccionar los parámetros para filtrar las solicitudes y hacer clic en “Buscar” Seleccionar los parámetros para filtrar las solicitudes y hacer clic en “Buscar”

Generar el formato MC-F04 Si existen solicitudes coincidentes con los parámetros seleccionados, se muestra el listado de resultados. Si existen solicitudes coincidentes con los parámetros seleccionados, se muestra el listado de resultados. Para generar el formato MC-F04 de una solicitud, haga clic en el icono Para generar el formato MC-F04 de una solicitud, haga clic en el icono

Generar el formato MC-F04 Esta acción abre una nueva ventana con el formato MC-F04, listo para imprimir. Esta acción abre una nueva ventana con el formato MC-F04, listo para imprimir.

Consultado el Maestro de Documentos Para consultar el maestro de documentos de un proceso Ingresar al Panel principal del Sistema. Ingresar al Panel principal del Sistema. Hacer clic en la opción “Maestro de Documentos”, en la sección “Control de Documentos”. Hacer clic en la opción “Maestro de Documentos”, en la sección “Control de Documentos”.

Consultado el Maestro de Documentos A continuación se muestra el listado de documentos del proceso. A continuación se muestra el listado de documentos del proceso.

Consultado el Maestro de Documentos Al hacer clic sobre el código del documento, se accede al detalle del documento. Al hacer clic sobre el código del documento, se accede al detalle del documento. Desde el detalle del documento también se puede realizar una solicitud, haciendo clic en el botón “Cambiar”. Desde el detalle del documento también se puede realizar una solicitud, haciendo clic en el botón “Cambiar”.

Consultado el Maestro de Documentos Para exportar e imprimir el listado de documentos de un proceso. Ingresar al Panel Principal del Sistema. Ingresar al Panel Principal del Sistema. Hacer clic en la opción “Reportes”, de la sección “Control de Documentos”, Hacer clic en la opción “Reportes”, de la sección “Control de Documentos”,

Consultado el Maestro de Documentos A continuación se muestra el listado de Consultas y Reportes. A continuación se muestra el listado de Consultas y Reportes. Hacer clic en la opción “Listado Maestro de Documentos”. Hacer clic en la opción “Listado Maestro de Documentos”.

Practicas Registre una solicitud de Modificación para un documento (Procedimiento, Guía o Instructivo) de su proceso. Registre una solicitud de Modificación para un documento (Procedimiento, Guía o Instructivo) de su proceso. Seleccione un documento (Procedimiento, Guía o Instructivo) de su proceso y retírelo del sistema. Seleccione un documento (Procedimiento, Guía o Instructivo) de su proceso y retírelo del sistema. Modifique un formato de su proceso. Modifique un formato de su proceso. Ingrese un nuevo formato al sistema. Ingrese un nuevo formato al sistema.

¿ Preguntas?

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