CONTROL DE DOCUMENTOS ALCALDÍA DE PASTO OBJETIVO Controlar los documentos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión, en cuanto a su elaboración,

Presentación del tema: "CONTROL DE DOCUMENTOS ALCALDÍA DE PASTO OBJETIVO Controlar los documentos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión, en cuanto a su elaboración,"— Transcripción de la presentación:

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2 CONTROL DE DOCUMENTOS ALCALDÍA DE PASTO

3 OBJETIVO Controlar los documentos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión, en cuanto a su elaboración, identificación, revisión, modificación, actualización, aprobación, distribución y prevención del uso de documentos obsoletos. ALCANCE Este procedimiento se aplica para todos los documentos que se generen en el Sistema Integrado de Gestión de la Alcaldía de Pasto. RESPONSABLE El Líder del Proceso Mejora Continua es el responsable de la elaboración, divulgación, implementación, mantenimiento y mejora de este procedimiento. CONTROL DE DOCUMENTOS

4 Consultar la Guía MC-G-001 "Elaboración de Documentos del Sistema de Integrado de Gestión" CONTROL DE DOCUMENTOS SERVIDOR PUBLICO CREAR O MODIFICAR

5 2. DISEÑAR LA PROPUESTA DEL DOCUMENTO 2.1 Establecer el tipo de documento

6 2. DISEÑAR LA PROPUESTA DEL DOCUMENTO 2.2 Especificaciones del documento CONVENCIONES: REQUERIDO= XOPCIONAL=O NO APLICA= NA

7 2. DISEÑAR LA PROPUESTA DEL DOCUMENTO 2.2.1 Encabezado PROCESO SALUD P Ú BLICA NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO VIGILANCIA Y CONTROL EPIDEMIOL Ó GICO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES VIGENCIA 01-Marzo-10 VERSI Ó N 01 CODIGO SP-P-022 P Á GINA 1 de 3 A C B D

8 2. DISEÑAR LA PROPUESTA DEL DOCUMENTO 2.2.1 Encabezado PROCESO SALUD P Ú BLICA NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO VIGILANCIA Y CONTROL EPIDEMIOL Ó GICO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES VIGENCIA 01-Marzo-10 VERSI Ó N 01 CODIGO SP-P-022 P Á GINA 1 de 3 E

9 2. DISEÑAR LA PROPUESTA DEL DOCUMENTO Estructura del Código XX-Y-ZZZ

10 2. DISEÑAR LA PROPUESTA DEL DOCUMENTO Estructura del Código

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12 2. DISEÑAR LA PROPUESTA DEL DOCUMENTO 2.2.1 Encabezado PROCESO SALUD P Ú BLICA NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO VIGILANCIA Y CONTROL EPIDEMIOL Ó GICO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES VIGENCIA 01-Marzo-10 VERSI Ó N 01 CODIGO SP-P-022 P Á GINA 1 de 3 G F

13 2. DISEÑAR LA PROPUESTA DEL DOCUMENTO 2.2.1 Encabezado PROCESO SALUD P Ú BLICA NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO VIGILANCIA Y CONTROL EPIDEMIOL Ó GICO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES VIGENCIA 01-Marzo-10 VERSI Ó N 01 CODIGO SP-P-022 P Á GINA 1 de 3 H

14 2. DISEÑAR LA PROPUESTA DEL DOCUMENTO 2.2.2 Pie de Página 1 3 2

15 A C B

16 CONTROL DE DOCUMENTOS SERVIDOR PUBLICOLIDER DEL PROCESOCOORDINADOR DE PROCESO ELIMINAR CREAR O MODIFICAR Consultar la Guía MC-G-001 "Elaboración de Documentos del Sistema de Integrado de Gestión" Formato MC-F-001 "Solicitud para Elaborar, Actualizar o Anular Documentos“

17 3. DILIGENCIAR FORMATO DE SOLICITUD

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19 SERVIDOR PUBLICOLIDER DEL PROCESOCOORDINADOR DE PROCESO CREAR O MODIFICAR Consultar la Guía MC-G-001 "Elaboración de Documentos del Sistema de Integrado de Gestión" Formato MC-F-001 "Solicitud para Elaborar, Actualizar o Anular Documentos“ CONTROL DE DOCUMENTOS

20 5. REVISAR Y APROBAR

21 SERVIDOR PUBLICOLIDER DEL PROCESOCOORDINADOR DE PROCESO ELIMINAR CREAR O MODIFICAR APRUEBA NO APRUEBA CONTROL DE DOCUMENTOS

22 PERSONAL MEJORA CONTINUA LIDER PROCESO MEJORA CONTINUA NO EXISTE EXISTE EL DOCUMENTO CONTROL DE DOCUMENTOS

23 PERSONAL MEJORA CONTINUA MODIFICAR CREAR Se asigna código, vigencia y versión al documento. Pasa a la tarea 15. Se actualiza vigencia y versión del documento. Pasa a la tarea 15. ELIMINAR Se elimina del listado maestro de documentos y pasa a la tarea 17. CONTROL DE DOCUMENTOS

24 PERSONAL MEJORA CONTINUA LIDER DEL PROCESOLIDER MEJORA CONTINUA CONTROL DE DOCUMENTOS

25 GRACIAS POR SU ATENCIÓN FIN DE LA PRESENTACIÓN