Ventajas y requisitos del EDI

¿ Por qué triunfa el EDI ? Hemos visto la evolución y expansión del EDI en estos últimos años y debemos plantearnos: cuáles son las ventajas que han hecho que el EDI alcance esta gran difusión. En esencia el EDI: reduce significativamente el tiempo y la intervención humana necesaria para el intercambio de documentos, aportando con ello los beneficios que pasamos a detallar.

Reducción del tiempo de proceso Las transacciones electrónicas de mensajes EDI hacen que: los documentos tarden en llegar al destino minutos, en lugar de días, como sucede con los procedimientos de intercambio de papel. El tiempo de actuación y respuesta se reduce: lo cual redunda, por ejemplo, en menores niveles de stock y respuestas más rápidas frente a cambios en las condiciones comerciales.

Aumento de la precisión Los documentos no se reintroducen manualmente en las aplicaciones de los sistemas, lo cual elimina los errores humanos de captura de datos y los costes que ellos conllevan como: consecuencias de la rectificación, pérdida de tiempo y retrasos ocasionados. Por ejemplo: El procesamiento de un pedido con errores, puede costar hasta 6 veces más que el de un pedido correcto, por a la tramitación extra (recursos humanos, papel, etc.) y el movimiento consiguiente de todos los productos del pedido (transporte adicional y manipulación humana).

Aumento de la fiabilidad Los documentos EDI garantizan: la precisión del envío: Porque siempre se envían basándose en medios de comunicación fiables. la no repudiación de documentos: Porque no se pierden, ni traspapelan, ni olvidan, a diferencia de lo que ocurre a menudo con llamadas telefónicas o documentos en papel (pedidos, facturas, albaranes...), enviados por correo o fax. Garantizan las transacciones, tanto de información, como de mercancías, Porque se confirman mediante el propio EDI.

Menor coste de procesamiento Mediante la utilización del EDI: Se eliminan todos los costes humanos y materiales relacionados con el procesamiento manual, en papel, de aquellos documentos que son sustituidos por EDI. En términos concretos, se reduce la impresión de documentos, el uso de formularios, sellos, sobres, etc. y todos los trabajos de manipulación humana relacionados. Como resultado de todo ello: se incentiva la reasignación de personal a otras tareas productivas.

Fortalece relaciones comerciales Debido al establecimiento de conexiones directas entre los sistemas de las empresas: se refuerzan las relaciones: mejorando el servicio y reduciendo las barreras hacia la expansión futura de dichas relaciones. y se reduce el tiempo de actuación y respuesta: permitiendo anticipar y resolver los problemas con un margen de anticipación muy ventajoso y evitando los perjuicios en las relaciones comerciales entre los socios

Potencia crecimiento y expansión Gracias a la utilización del EDI: el volumen de documentos que se pueden tratar se incrementa, sin incrementarse apenas los servicios de soporte y gestión, Potenciando un mayor crecimiento de la empresa. La utilización de los formatos normalizados EDI: permite la expansión de estos procedimientos a nuevos interlocutores comerciales, Facilita la integración de nuevos documentos con las aplicaciones de la empresa y Canaliza la expansión del EDI a otros procesos o áreas, cada vez, con un menor coste de integración.

Mejora el servicio al cliente Los documentos EDI, procesados sin intervención humana: garantizan la integridad de los datos, tanto en los sistemas del emisor como en los del receptor. Además, la rápida transferencia de los documentos de un sistema a otro: garantiza el funcionamiento sincronizado de los sistemas de ambos socios comerciales, lo cual optimiza el servicio al cliente. Además, en la actualidad, están apareciendo implantaciones desarrolladas en la dirección contraria: “para mejorar el servicio al proveedor”, que redundan, posteriormente, en beneficios para el propio cliente. Si desea más información al respecto, consúltenos...

Aumenta oportunidades de venta La utilización del EDI por su empresa: Abre las puertas a que otras compañías puedan establecer nuevas actividades comerciales con ella. Generalmente, las empresas prefieren establecer vínculos comerciales con otras compañías que dispongan de sistemas de trabajo eficientes, con las cuales el establecimiento de relaciones comerciales sea fácil y, a estos efectos: “el EDI es una de las herramientas más potentes”