Abastecimiento Dr. Ing. Aldo Cea Ramírez 2014

Gestión de Abastecimiento Es la acción de buscar mejoras permanentes al realizar compras utilizando los recursos de que disponemos en forma eficaz y efectiva, con el propósito de conseguir aquellos bienes y servicios que necesita la organización para su funcionamiento.

Definición de requerimiento 1 Selección del mecanismo de compra 2 Llamado y recepción de ofertas 3 Evaluación de ofertas 4 Adjudicación oferta 5 Recibo de producto o servicio 6 Seguimiento y monitoreo de la compra 7 INICIO FIN Elaboración Bases de Licitación 1.Catálogos 2.Licitación 3.Compra Directa 1.Catálogos 2.Licitación 3.Compra Directa Dependerá del mecanismo de compra Criterios de evaluación Publicación de Acta y aviso a proveedor adjudicado Formalización de la compra Garantía, servicio técnico y satisfacción cliente interno “PROCESO DE ABASTECIMIENTO”

¿QUÉ ES PLANIFICAR LAS COMPRAS? Significa definir: A)Qué necesita la organización B) Cuánto necesita C) Para cuándo lo necesita D)Con qué recursos. Dentro de un período de tiempo determinado. “Hacer un Plan o proyecto de una acción”. (Fuente: Diccionario de la Lengua Española). Plan de Compras Planificación de Compras

ACTIVIDADES: 1. Revisar stocks. 2. Ver datos históricos (lo comprado y consumido el año pasado). 3. Reunión de trabajo con quienes necesitan insumos estratégicos (usuarios internos). 4. Revisar cumplimiento Plan anterior. 5. Proyectar las compras en base a la Planificación Estratégica del año en curso (demanda futura). Definición de requerimiento ACTIVIDADES 1.Determinar tipo de compra y tiempos que demorará el proceso. Se crea lista y detalle con las compras a realizar. Selección del mecanismo de compra Reunión equipo e trabajo ACTIVIDADES 1. Reunión de encargado de compras con sus Jefes para validar sus previsiones y revisar si existen nuevos proyectos. Se actualiza lista de compras. ACTIVIDADES 1. Se valida la aprobación presupuestaria para la lista de compras. Validación Presupuestaria ACTIVIDADES 1. Se elabora un plan de compras con sus actividades de seguimiento e identificación de responsables. (Programa de ejecución de actividades). Elaboración Plan Subida del plan a la Web ACTIVIDADES 1. Subida del Plan de Compras al Sistema de Compra. Seguimiento Del Plan ACTIVIDADES 1. Seguimiento en el año del Plan Anual de Compras en base a programa ACTIVIDADES PARA REALIZAR UNA PLANIFICACIÓN DE COMPRAS Plan de Compras

Es un documento que pronostica las compras anuales de nuestro organismo, el momento en que se comprarán o contratarán y su valor estimado. Esta formado por una lista de los bienes y/o servicios que se contratarán. Este plan como mínimo debiese tener: ¿QUÉ ES UN PLAN ANUAL DE COMPRAS? ¿QUÉ CONTIENE UN PLAN DE COMPRAS?  Descripción del bien o servicio  Rubro asociado  Cantidad del bien o servicio  Monto estimado  Modalidad de adquisición.

 Precios competitivos para los compradores  Menores costos administrativos. Se realizan menos actividades de compra y, por tanto, menos papeleo, órdenes de compra, coordinaciones (ya sea vía telefónica, correo electrónico u otra), menos revisiones de la entrega del producto o servicio, etc.  Compras oportunas. Tener lo que necesitamos para cuando lo necesitamos. Esto implica ser capaz de responder a los requerimientos de nuestros usuarios con la mayor prontitud posible, lo que evidentemente aumenta su satisfacción. ¿QUÉ VENTAJAS ENTREGA EL PLAN DE COMPRAS? ¿PARA QUÉ LO CREAMOS?

Seguimiento del Plan  Nos permite guiar, controlar y trasparentar las compras, tomando medidas correctivas oportunamente.  Es recomendable que al menos trimestralmente analicemos avances, modificaciones y actualizaciones del Plan, revisando: Compras planificadas v/s realizadas Compras realizadas pero con modificaciones (Ej. Cambio en el costo, tiempos, etc.) Otras compras realizadas no previstas en el Plan y las causas que originan las desviaciones. ACTIVIDAD A DESTACAR EN UNA PLANIFICACIÓN DE COMPRAS

El precio no es el único criterio de evaluación existente. También podemos encontrar otros tales como: 1. CALIDAD (Ej: Certificaciones, títulos, consistencia de materiales, etc). 2. EXPERIENCIA (Ej: Años de la empresa en el rubro, experiencia de los profesionales, etc). 3. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS (Ej: Capacidad de produción, tiempo de vida útil, uso de energía, etc). 4. DISPONIBILIDAD DE SERVICIO TÉCNICO (Ej: cercanía, cantidad, horarios, etc). 5. COSTO DE REPUESTOS E INSUMOS (Ej: Costo de la energía consumida, costo de mantención, etc). 6. GARANTÍA EN CASO DE FALLAS (Ej: meses de garantía, servicio técnico, etc.) 7. TIEMPO DE RESPUESTA O ENTREGA (Ej: Tiempo de despacho, tiempo de respuesta del servicio técnico, etc). ¿ QUÉ CRITERIOS DE EVALUACIÓN PODEMOS UTILIZAR AL REALIZAR UNA COMPRA? 8. Otros

CRITERIOSPONDERACION 1. Precio40% 2. Experiencia en el rubro30% 3. Garantía30% EJEMPLO: TABLA DE “CRITERIOS DE EVALUACIÓN” Precio Precio mínimo ofertado 100 puntos Segundo precio mínimo ofertado 80 puntos Resto de precios mínimos ofertados 20 puntos TramosPuntos 4 años años 80 2 años 40 1 año 10 CRITERIO 1: PRECIO* 40 % CRITERIO 2: Experiencia en el rubro 30 % CRITERIO 3: Garantía 30 % Evaluación TécnicaEvaluación Económica * Otra forma de cálculo es (Precio Mínimo Ofertado / Precio de la Oferta) X 100 TramosPuntos Entre 01 y hasta 05 años 35 puntos Entre 06 y hasta 10 años 50 puntos Entre 11 y hasta 15 años 70 puntos Más de 15 años 100 puntos No informa0 puntos

Abastecimiento Dr. Ing. Aldo Cea Ramírez 2014