Control Administrativo El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento. El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas. 

Beneficios El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están llevando a cabo.  De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores. 

Importancia

Principios del control A cada grupo de delegación conferido, debe proporcionarle el grado de control correspondiente. Equilibrio El control necesita ser oportuno, es decir debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación. Oportunidad

Principios del control Se refiere a que el control existe en funcion de los objetivos. De objetivos Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizados detalladamente. De las desviaciones El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte. De costeabilidad

Principios del control El control debe aplicarse preferentemente, o las actividades excepcionales o representativas a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratégicas requieren control. De excepción La función controladora es la supervisión permanente. De la función controladora

Tipos de control Según Terry (1999) en el libro «principios de la administración» el control puede ser: Preliminar Concurrente Retroalimentación

Tipos de control Control preliminar Este tipo de control tiene lugar antes que principien las operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. En vez de esperar resultados y compáralos es posible ejercer una influencia controladora limitando actividades por adelantado. Control preliminar

Tipos de control Este tipo de control tiene lugar durante la fase de acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran, en otras palabras, puede ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo especifico y bajo las condiciones requeridas. Control concurrente

Tipos de control Retroalimentación Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles deviaciones futuras de estándar aceptable. Este control se realiza finalizado la acción.

Pasos para el control Establecer normas y métodos para medir el rendimiento. Medir los resultados. Determinar si los resultados corresponde a los parámetros. Tomar medidas correctivas

Establecer normas y métodos para medir el rendimiento. Los objetivos claramente definidos, permiten medir el rendimiento. Los objetivos muy genéricos impiden la medición de resultados. Los objetivos deben ser, específicos, medibles y cuantificables.

Medir los resultados. La medición es un proceso constante y repetitivo. La frecuencia con que se mida dependerá del tipo de actividad y el impacto que esta tenga en la empresa.

Determinar si los resultados corresponde a los parámetros. Parámetros establecidos Se mide el resultado real con el esperado Si los resultados corresponden , todo esta bajo control Si los resultados no corresponden , se debe aplicar medidas correctivas

Tomar medidas correctivas Este paso es necesario si los resultados no cumplen con los estándares establecidos. Las medidas correctivas puede incluir uno o mas cambios en las actividades de la organización. Las medidas correctivas pueden implicar cambio en las normas de la organización (si estas fueran el problema). Tomar decisiones

Diseño de los sistemas de control Es un desafío para los gerentes diseñar un sistema de control que ofrezca retroinformación en forma oportuna y barata.

Diseño de los sistemas de control Son aquellos aspectos de la organización que deben funcionar con eficiencia. En las organizaciones de hoy hay muchas áreas claves de resultados que son inter funcionales. 1. Identificar las áreas de desempeño

Diseño de los sistemas de control Son los puntos críticos de un sistema, los que se debe dar la vigilancia y la recaudación necesaria. Cuando se han localizado los puntos estratégicos la cantidad de información que se va ha reunir, reduce considerablemente. Puntos estratégicos de control No se alcanzan los objetivos

Factores de control Cantidad Presupuestos Estimaciones Productos terminados Unidades vendidas Unidades rechazadas. Inventarios de personal. Medición del trabajo Pronosticos Control de inventarios. Cantidad

Factores de control Estudios de tiempo Fechas limite Programas Costos Tiempo Estudios de tiempo Fechas limite Programas Tiempo – maquina Medición del trabajo Procedimientos Estándares Presupuestos Costos estándar Pronósticos Productividad Rendimiento / inversión

Factores de control Evaluación de la actuación. Pruebas psicológicas Inspecciones visuales Rendimiento del personal Informes Procedimientos. Establecimiento de estándares. Medición de resultados Corrección Retroalimentación Calificación de meritos. Calidad

Áreas de control: Área de producción: Control de producción Si la empresa es industrial, el área de producción es donde se fabrican los productos, si la empresa fuera de servicios el área de producción es aquella donde se presta el servicio, los principales controles existentes en el area de producción son los siguientes. Control de producción Control de calidad Control de inventarios Control de tiempos de producción Control de operaciones productivas Control de desperdicios Control de mantenimiento y conservación.

Áreas de control: Área comercial: Área Financiera: Es el área de la empresa que se encarga de vender o comercializar productos o servicios: Control de ventas Control de costos Esta área se encarga de los recursos financieros, como el capital, la facturación, los pagos, flujo de caja, entre otros. Los principales controles son: Control de presupuestos Control de costos

Área de recursos humanos Áreas de control: Área de recursos humanos Es el área que administra al personal, los principales controles que se aplican son: Controles de asistencia y retrasos. Control de vacaciones Control de salarios.

Características de un buen control Selección de criterios de control Recolección, concentración y procesamiento de datos. Interpretación de resultados. Elaboración del reporte de resultados. Utilización del mismo, para aplicar las medidas correctivas.

Fallas en el proceso de control Cacería de brujas: El sistema busca síntomas y culpables en vez de causas y posibles soluciones. Esparcimiento de la responsabilidad: El proceso puede ser muy especifico e involucrar al total del personal. Obsesión: hay muchas inspecciones por lo que se vuelve costoso. Nostalgia: Cuando se pone mucho énfasis en lo que paso, lo que limita la toma de desición.

Auditoria «Un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y otros acontecimientos relacionados»

Objetivo El objetivo de la Auditoria consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el desempeño de sus actividades. Para ello la Auditoria les proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente a las actividades revisadas. Los miembros de la organización a quien Auditoria apoya, incluye a Directorio y las Gerencias.

Tipos de auditoria Auditoria Interna Auditoria externa La auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un profesional con vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. La auditoría Externa es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un Contador Público sin vínculos laborales con la misma,

Clases de auditoria: según donde se realicen

Actividades de la auditoria Inicio de la auditoria. Revisión de la documentación Preparación de actividades de auditoria Realización de actividades de auditoria Preparación, aprobación y distribución del informe Finalización de la auditoria Seguimiento de la auditoria.