Nuevo marco normativo de los archivos y la gestión documental en la Administración General del Estado Aplicación de las Normas de Interoperabilidad en la implantación de la Administración Electrónica en las Universidades. Subdirección General de los Archivos Estatales Madrid, 13 de marzo 2012

Referencias legales a tener en cuenta Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos. Artículo 1.2.; Artículo 42: Real Decreto 1671/2009, de desarrollo de la Ley 11/2007 Artículo 52; Artículo 20.5; Artículo 41; Artículo 42. Real Decreto 4/2010 Esquema Nacional de Interoperabilidad Exposición de Motivos Artículo 5. La interoperabilidad como cualidad integral Artículo 6. Carácter multidimensional de la interoperabilidad. Artículo 21. Condiciones para la recuperación y conservación de documentos. 2

Referencias legales a tener en cuenta Real Decreto 4/2010 Esquema Nacional de Interoperabilidad Artículo 21. Condiciones para la recuperación y conservación de documentos: Medidas Organizativas y Técnicas: Definir una política de gestión de documentos La inclusión en los expedientes de un índice electrónico que garantice su integridad. La identificación única e inequívoca de cada documento. La asociación de los metadatos mínimos obligatorios y complementarios asociados al documento electrónico a lo largo de su ciclo de vida. Las medidas para asegurar la conservación de los documentos electrónicos y que se pueda asegurar su recuperación y su valor probatorio y su fiabilidad. La coordinación horizontal entre el responsable de gestión de documentos y los restantes servicios interesados en materia de archivos. La clasificación, el acceso, valoración, calificación y eliminación reglamentaria. 3 3

Referencias legales a tener en cuenta Real Decreto 1708/2011, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso. Capítulo III Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos Capítulo III Sección 1ª Disposiciones Generales Artículo 10.1 8º Artículo 11. 5º Artículo 12.2 c) Capítulo III Sección 2ª Tratamiento archivístico Artículo 14.1 g) 4 4

Referencias legales a tener en cuenta Real Decreto 1708/2011, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso. Capítulo III Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos Sección 4ª Documento electrónico y preservación digital. Art. 20 Condiciones para la recuperación y conservación del documento electrónico. Art. 21 Aplicación de las tecnologías de la información y comunicaciones en la gestión y tratamiento de los documentos. Art. 22 Documentos en formato electrónico transferidos al Archivo Intermedio de la Administración General del Estado 5 5

Esquema Nacional de Interoperabilidad Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTIs) Publicadas (por Resolución de 19 julio de 2011, BOE 30 de julio) Documento electrónico Expediente electrónico Digitalización de documentos Requisitos de conexión a la red de comunicaciones de las AAPP españolas Política de firma electrónica y de certificados de la administración Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos, así como desde papel u otros medios físicos a formatos electrónicos Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales 6

Esquema Nacional de Interoperabilidad Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTIs) Protocolos de intermediación de datos Catálogo de estándares Relación de modelos de datos que tengan el carácter de comunes en la Administración y aquellos que se refieran a materias sujetas a intercambio de información con los ciudadanos y otras administraciones Política de gestión de documentos electrónicos Declaración y distintivos de conformidad de las sedes electrónicas con el ENI 7

Novedades en http://administracionelectronica. gob. es/ Guías de aplicación de las NTIs de: Documento electrónico, Expediente electrónico, Digitalización de Documentos, Procedimientos de copiado auténtico y conversión, Política de firma electrónica y de certificados Requisitos de conexión a la Red de Comunicaciones de las AA.PP. Manual de los XSD de Documento y Expediente electrónico 8

Conservación de documentos electrónicos a largo plazo Conservación de documentos electrónicos a largo plazo. Principales requisitos: garantizar Autenticidad de los documentos electrónicos Fiabilidad de los documentos electrónicos Integridad de los documentos electrónicos Disponibilidad de los documentos electrónicos Si estas propiedades acompañan al documento electrónico a lo largo de todo su ciclo de vida, se garantiza su valor probatorio y su fiabilidad como evidencia electrónica de las actividades y procedimientos. Art. 14.1 g) Ciclo vital de los documentos. RD 1708/2011 9

Estrategia de conservación Las organizaciones precisan adoptar una estrategia de conservación digital, en la que se describan los requisitos y procedimientos para llevar a cabo los procesos y operaciones orientados a la conservación de sus documentos electrónicos. “Participar en los equipos multidisciplinares encargados del diseño e implementación de los sistemas de gestión de los procedimientos administrativos tramitados en soporte electrónico.” Art. 10.1 8º RD 1708/2011 10

Objeto de la estrategia Evitar cualquier degradación o pérdida de las características de los documentos Garantizar el mantenimiento del contenido, contexto y componentes del documento Garantizar su valor probatorio y su fiabilidad como evidencia electrónica a lo largo del tiempo. Disponer de un plan completo de tratamiento documental. Art. 20 Condiciones para la recuperación y conservación del documento electrónico. RD 1708/2011 11

Acciones de preservación (Conservación Activa) Entender la conservación como un proceso a tener en cuenta desde el momento de creación de los documentos, con medidas como: Asignación de metadatos de conservación Adopción de formatos duraderos Desarrollo de actividades de control y auditoria 12

Asignación de metadatos a los documentos Permite: Asegurar la información contextual adecuada Ayudar a descubrir y recuperar documentos Controlar el acceso a los documentos Facilitar la transferencia de documentos entre organizaciones Ejecución de las acciones dictaminadas Asegurar que no se pierdan los documentos esenciales Planificar la migración de datos y otras necesidades de conservación Evaluar la calidad de la gestión 13 13

Asignación de metadatos a los documentos El Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE) 14 14

Conclusiones Las NTIs deben abarcar la conservación y todo el ciclo de vida de los documentos electrónicos No caben actuaciones puntuales o tratamientos coyunturales sobre documentos especialmente vulnerables. La interoperabilidad es un proceso integral con carácter multidimensional 15 15

Conclusiones Hay regulación más allá de la e-Administración Armonización La Administración Electrónica y los documentos electrónicos no se rigen sólo por la Ley 11/2007, y su desarrollo normativo. Los documentos electrónicos administrativos también son documentos administrativos y, por tanto, deben regirse por la legislación en materia de Procedimiento Administrativo, de Protección de Datos, etc. Los documentos electrónicos administrativos también son Patrimonio Documental y, por tanto, deben regirse por la legislación en materia de Patrimonio Documental y su normativa de desarrollo: el RD 1708/2011 y lo dispuesto en relación a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA). 16

MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN 17 17