Interfases Contables en CIO Tekhne Interfases Contables en CIO Curso CIO Interfases Contables

Tekhne Introducción (Algunas de las opciones descritas en este documento solo están disponibles en la versión 7 o posterior de CIO Milenio). CIO Milenio esta habilitado para la integración con sistemas contables. CIO puede exportar todo el detalle de las Ordenes de Pago y de Transacciones Bancarias en casi cualquier formato. Para integrar con un sistema contable en particular, hay dos pasos que hay que completar. Primero, es necesario que cada movimiento en cada orden de pago en CIO tiene definido a que cuenta contable corresponde. Para esto debe ingresar cuentas contables del plan de cuentas de su empresa a CIO. Segundo, es necesario saber cual es el formato de archivo que su programa contable puede importar. Luego debe configurar a CIO para que pueda generar archivos de este formato con los datos de las ordenes de pago y sus movimientos. Curso CIO Interfases Contables

Configurando Cuentas Contables - 1 Tekhne Configurando Cuentas Contables - 1 Se pueden configurar las cuentas contables a utilizar aparte para cada Presupuesto o Proyecto, y CIO aplicará estas cuentas a cada Orden de Pago de manera automática. Para configurar CIO, se debe ingresar los códigos contables en varias fichas en CIO : la ficha del Presupuesto (para manejar códigos particulares para cada presupuesto) o en la ficha del Proyecto (para codificación a nivel de Proyecto), en la ficha de los subcontratos, en la ficha de las cuentas bancarias, y en la tabla de retenciones. Las siguientes diapositivas muestran los campos disponibles. Curso CIO Interfases Contables

Configurando Cuentas Contables - 2 Tekhne Configurando Cuentas Contables - 2 Códigos de cuenta para el Proyecto y/o Presupuesto. Curso CIO Interfases Contables

Configurando Cuentas Contables - 3 Tekhne Configurando Cuentas Contables - 3 Códigos de cuenta para cuentas bancarias y retenciones en la fuente. Códigos de cuenta para cada subcontrato. Curso CIO Interfases Contables

Configurando Cuentas Contables - 4 Tekhne Configurando Cuentas Contables - 4 El sistema para interfases contables en CIO esta hecho para manejar una contabilidad globalizada para las obras, con una cuenta contable para el Almacén de la obra, otra para Gastos Generales, otra para Subcontratos, etc. Si necesita ver mas detalle, los reportes normales de control de CIO presentan información muy detallada de movimientos individuales de materiales o actividades particulares del presupuesto. CIO no esta diseñado para exportar información contable detallada para cada actividad del presupuesto. Pero si es probable que necesita separar contablemente subcontratos de mano de obra de subcontratos a todo costo. Esto se puede hacer ingresando los códigos en la ficha de cada subcontrato, en lugar de un solo código en la ficha del presupuesto o proyecto. Curso CIO Interfases Contables

Utilizando Cuentas en las Ordenes de Pago - 1 Tekhne Utilizando Cuentas en las Ordenes de Pago - 1 Una vez configuradas las cuentas en las varias fichas en CIO, CIO las utiliza cada vez que un usuario crea una Orden de Pago. CIO busca para ver cual cuenta debe utilizar en cada situación. Entonces en el caso de un pago a un proveedor, al Valor Bruto CIO colocará la cuenta del campo “Almacén” de la ficha del Presupuesto, al valor de IVA colocará la cuenta del campo correspondiente a IVA, y así sucesivamente. Si hay mas que una cuenta disponible (por ejemplo a nivel de presupuesto y a nivel del proyecto), CIO empieza desde la mas especifica hasta la mas genérica. Como ejemplo, si es un pago a un subcontratista, CIO primero busca la ficha del subcontrato para ver si una cuenta esta definida ahí. Si no, CIO busca el campo de “Subcontratos” en las cuentas contable de la ficha del Presupuesto. Si no hay cuenta ahí, finalmente va a la ficha del Proyecto. Curso CIO Interfases Contables

Utilizando Cuentas en las Ordenes de Pago - 2 Tekhne Utilizando Cuentas en las Ordenes de Pago - 2 Una vez configuradas las cuentas, CIO las utiliza automáticamente para codificar cada Orden de Pago. Estos códigos también se pueden editar manualmente si es necesario. Solo hay que hacer un doble-clic con el mouse sobre la columna para ajustar una cuenta. Obviamente esta técnica también se puede utilizar para cualquier situación que CIO no puede manejar automáticamente. Curso CIO Interfases Contables

Creando la Interfase - 1 Tekhne Para exportar la información contable, se debe crear una interfase con la combinación y formato de información requerida por el software de contabilidad. Para hacer esto, es necesario tener información detallada de los requerimientos que su sistema contable tiene para archivos de importación. Normalmente un programa contable tendrá capacidad de “Importar Movimientos” o similar, y en la documentación de esta función especificará el formato exacto que debe tener el archivo para importar. Recreamos esta estructura en el editor de interfases contables que tiene CIO. Curso CIO Interfases Contables

Creando la Interfase - 2 Tekhne Hay varios datos para ingresar en la ficha básica de la interfase. Debe nombrar la interfase, para poder identificarla después, y también dar el nombre por defecto del archivo que CIO debe crear cuando exporta datos. Se pueden exportar diferentes tipos y niveles de datos. Las opciones son : Ordenes de Pago con un renglón por documento. Permite exportar datos como la descripción, identificación del tercero, valor, fecha, etc. Ordenes de Pago con un renglón por movimiento. Permite exportar todo el detalle del documento, incluyendo cada débito y crédito y las cuentas contables. Transacciones Bancarias - para exportar datos de cheques. Curso CIO Interfases Contables

Creando la Interfase - 3 Tekhne También debe indicar el tipo de archivo - en este momento solamente esta disponible la opción SDF, que es un archivo “plano”, tipo texto. No debe colocar nada en el campo de “Función Especial”. Los demás campos son opcionales. Marcando “Valores de cheques sin decimales” causa CIO redondear los valores de los cheques a números completos, en el caso de la exportación de transacciones bancarias. Curso CIO Interfases Contables

Creando la Interfase - 4 Tekhne “Carácter para separar campos” es para agregar un carácter entre cada campo de información, por ejemplo una coma. Cuando los campos son separados de esta manera, también se puede seleccionar esta opción para quitar cualquier espacio que sobra (por ejemplo un nombre que puede ser hasta 50 caracteres, pero solo utiliza 20, CIO puede quitar los 30 que sobran). También se puede indicar caracteres para delimitar textos o campos - típicamente estos pueden ser comillas o paréntesis. Curso CIO Interfases Contables

Creando la Interfase - 5 Tekhne Este es un ejemplo del tipo de archivo que CIO puede exportar. En este caso, los campos están separados por el carácter , los textos están delimitados por comillas, y CIO esta quitando los espacios que sobran en cada campo. Textos delimitados por comillas. No hay espacios en blanco. Campos separados por comas. Curso CIO Interfases Contables

Creando la Interfase - 6 Tekhne Ahora debe pasar a la hoja “Campos”. Aquí vamos a indicar a CIO como debe ser el formato del archivo de datos contables. Abajo hay un ejemplo típico de parte de la documentación de un archivo de importación de un sistema contable. Es necesario recrear esta estructura en el editor de interfases en CIO. Así, cuando CIO exporta la información, puede configurarla en este formato, y así el programa contable la puede entender. Curso CIO Interfases Contables

Creando la Interfase - 7 Tekhne Aquí en el ejemplo están definidos los primeros 5 campos del archivo requerido por el programa contable. En este caso cada campo viene en secuencia y con un tamaño fijo, entonces probablemente no se necesita separadores de campos ni delimitación de textos. Este tipo de información debe estar en la especificación de la interfase en la documentación del programa contable. Los primeros dos probablemente son datos específicos del programa contable e iguales para todos los documentos exportados. En la interfase podemos colocar estos valores fijos utilizando una opción de campo “Definido por el Usuario”. El tercer campo será equivalente al “Número de Orden” de CIO. El cuarto es un numero consecutivo para contar los renglones que corresponden a un solo documento. Otra vez en el editor hay una opción para agregar números secuenciales de este tipo. El quinto es el numero de NIT. Curso CIO Interfases Contables

Creando la Interfase - 8 Tekhne De esta manera, a la medida que identificamos cada campo de la interfase, utilizamos el botón “Crear” para ir agregando y configurando campos a la interfase. Cada campo se puede configurar. En nuestro ejemplo, el quinto campo “NIT” debe ser de 13 posiciones numéricas. Entonces en la ficha correspondiente, colocamos su tamaño. Para esta parte, debe seguir las especificaciones dadas por el sistema contable. A continuación están documentadas todas las opciones del editor de campos. Curso CIO Interfases Contables

Editor de Campos - 1 Tekhne El Editor de Campos nos permite definir cada campo para incluir en la interfase, y configurarlo de acuerdo con la especificación que requiere el programa contable. Posición - el orden del campo en la exportación (primer campo será posición 1, segundo campo posición 2, etc.). Campo - listado con las opciones de campos de información disponibles para exportar. La mayoría corresponden a datos de CIO, aunque también se puede agregar información fija o definida por el usuario. Tipo de Salida - solo esta disponible la opción “Carácter” (la interfase genera un archivo tipo texto). Curso CIO Interfases Contables

Editor de Campos - 2 Tekhne Tamaño - el tamaño del campo. Esto refiere al numero de espacios que puede ocupar el campo. Para valores numéricos, también se puede indicar cuantas decimales debe tener. Este dato es muy importante porque muchas interfases dependen del tamaño preciso de cada campo (como el NIT de 13 caracteres en el ejemplo). Justificación - si el dato es mas pequeño que el espacio disponible, este dato indica a CIO como debe justificarlo adentro del espacio disponible. Lo normal será a la derecha para números, y los demás datos a la izquierda. Otra vez el sistema contable debe especificar esto. Curso CIO Interfases Contables

Editor de Campos - 3 Tekhne Llenar con - algunos sistemas contables necesitan que cualquier espacio en campos de números se llena con “0” - por ejemplo el valor es 125000.00, pero el campo es de 12 dígitos (incluyendo 2 decimales), entonces CIO debe exportar 000125000.00. Entonces aquí se puede especificar el carácter para llenar estos espacios. Formato de Fecha - para campos tipo fecha, se puede indicar su formato utilizando la letra “D” para días, “M” para mes y “Y” para año. Por ejemplo con el patrón MM-DD-YYY, CIO exportará las fechas así - 12-31-2004. Curso CIO Interfases Contables

Editor de Campos - 4 Tekhne Cuando se ha especificado un carácter para utilizar para separar campos, y caracteres para delimitar textos, con estas opciones se puede indicar para cada campo si se debe utilizar estos caracteres o no. Nombre del campo - opcionalmente se puede dar un nombre a cada campo. Finalmente, la opción de “Usar cuando” permite crear condiciones para controlar cuando CIO debe exportar cada campo. Por ejemplo es muy común que un campo particular solo se debe exportar cuando el movimiento es una cuenta por pagar, y de lo contrario el campo debe estar vacío. Curso CIO Interfases Contables

Editor de Campos - 5 Tekhne Las opciones disponibles para “Usar cuando” son : Todos - siempre exporta la información. Cuenta por Pagar - solo exporta si el movimiento es una cuenta por pagar. Valor Bruto - exporta si es el valor bruto. Valores de Obra - exporta si es el valor bruto o de IVA o de IVA sobre Utilidad. Transacción Bancaria - exporta si es una transacción bancaria. Definido por el Usuario - en este caso, solo exporta cuando el movimiento ha sido seleccionado en la ficha de la orden de pago. Aquí, dos movimientos han sido seleccionados. Esto permite selecciones controlados totalmente por el usuario La opción de Débitos/Créditos solo se utiliza en el caso de campos Definidos por el Usuario (el uso esta explicado en la documentación de campos a continuación). Curso CIO Interfases Contables

Documentación de Campos - 1 Tekhne Documentación de Campos - 1 Esta tabla explica cada campo. Las tres columnas a la derecha indican si el campo esta disponible para los diferentes tipos de exportación (Ordenes hace referencia a la exportación de una línea por orden de pago). Curso CIO Interfases Contables

Documentación de Campos - 2 Tekhne Documentación de Campos - 2 Curso CIO Interfases Contables

Documentación de Campos - 3 Tekhne Documentación de Campos - 3 Curso CIO Interfases Contables

Documentación de Campos - 4 Tekhne Documentación de Campos - 4 Curso CIO Interfases Contables

Documentación de Campos - 5 Tekhne Documentación de Campos - 5 Curso CIO Interfases Contables

Campos Definidos por el Usuario - 1 Tekhne Campos Definidos por el Usuario - 1 Los campos definidos por el usuario se usa de la siguiente manera. Seleccionando la opción de campo “Definido por el Usuario” permite ingresar datos definidos por el usuario en el momento de exportar, en lugar de exportar un dato guardado en CIO. Su uso también depende de la selección en la opción “Usar cuando”. Si en “Usar cuando” esta seleccionado “Todos”, “Cuenta por Pagar”, “Valor Bruto”, “Valores de Obra” o “Transacción Bancaria”, CIO permite ingresar un valor en el campo “Usar Valor 1”. En lugar de exportar algún dato interno de CIO, CIO exporta el valor escrito aquí, utilizando la condición de “usar cuando” como normal. Por ejemplo si esta seleccionado “Usar cuando” = “Cuenta por Pagar”, entonces para cada movimiento que corresponde a una cuenta por pagar, CIO exporta el valor del campo “Usar Valor 1”. De lo contrario deja espacios en blanco, exactamente como cualquier otro campo exportado. Curso CIO Interfases Contables

Campos Definidos por el Usuario - 2 Tekhne Campos Definidos por el Usuario - 2 Si en “Usar cuando” esta seleccionado “Débitos/Créditos”, CIO permite ingresar valores en los dos campos “Usar Valor 1” y “Usar Valor 2”. Ahora cuando el movimiento es un débito exporta el valor en el campo “Usar Valor 1”, y si es un crédito exporta el valor en “Usar Valor 2”. De la misma manera si en “Usar cuando” esta seleccionado “Definido por el Usuario”, CIO también permite ingresar valores en los dos campos “Usar Valor 1” y “Usar Valor 2”. Ahora cuando el movimiento esta seleccionado en la orden de pago (ver páginas sobre el Editor de Campos) exporta el valor en el campo “Usar Valor 1”, de lo contrario exporta el valor en “Usar Valor 2”. Curso CIO Interfases Contables

Exportando Datos Contables - 1 Tekhne Exportando Datos Contables - 1 Con la interfase creada, ya se puede utilizar la opción de Exportar/Datos Contables para sacar información hacia el programa contable. Debe seleccionar el rango de fechas a exportar (mínimo un día), la interfase, y la ubicación y nombre del archivo para crear. Curso CIO Interfases Contables

Exportando Datos Contables - 2 Tekhne Exportando Datos Contables - 2 CIO procesa la información y genera un archivo con los datos organizados de acuerdo con el formato dado en la interfase. Ahora puede llevar este archivo e importarlo al sistema contable. Es probable que en el proceso de crear la interfase, va a ser necesario hacer varios intentos, ajustando y corrigiendo la especificación de la interfase. Igualmente, es importante revisar como esta especificado su plan de cuentas contables, teniendo en cuenta que CIO esta hecha para trabajar con una contabilidad tipo globalizado para cada obra. Pero esto no debe ser un impedimento, dado que los reportes de control de CIO muestran la información de ejecución en todo detalle. Curso CIO Interfases Contables