TIPS PARA LA PRESENTACIÓN DE PLANES DE MEJORAMIENTO Gerencia Departamental Risaralda

OBJETIVO Que las acciones correspondientes sean una respuesta adecuada a los hallazgos y que sean fácilmente cuantificables : Especificando su tiempo de duración. Con metas concretas. Estas metas debe ser formoladasde manera quesea posible establecerles medida para evaluar su avance y cumplimiento

LA METODOLOGÍA ES UNA HERRAMIENTA QUE PERMITE: Entregar la información lo más homogénea posible. Consolidar la evaluación sobre el avance de los planes de mejoramiento de los sujetos de control.

LA METODOLOGÍA ES UNA HERRAMIENTA QUE PERMITE: Hacer análisis comparativos sobre la situación de los hallazgos por sectores o ramas de la actividad del Estado. Relacionar ordenadamente los hallazgos de auditoría e identificar las acciones para subsanarlos.

LA METODOLOGÍA ES UNA HERRAMIENTA QUE PERMITE: Definir claramente las actividades de los planes de mejoramiento, como respuesta a los hallazgos presentados, determinando la meta y el plazo de cumplimiento, para permitir la debida evaluación de su avance.

Ejemplo:

DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO

ACCIÓN CORRECTIVA Es la acción o decisión que adopta la entidad para subsanar o corregir la situación plasmada en el hallazgo.

OBJETIVO Refleja el propósito que se tiene para cumplir con la acción emprendida para corregir las situaciones que se deriven de los hallazgos.

Descripción de las Metas Cada acción correctiva debe tener plasmados unos pasos o metas cuantificables que permitan medir su avance y cumplimiento Se pueden incluir tantas filas como metas o pasos sean necesarios

Unidad de medida de las Metas Expresa la métrica de los pasos o metas que contiene cada acción con el fin de poder medir el grado de avance

Dimensión de la meta Se debe consignar el volumen o tamaño de la meta propuesta en las unidades de medida establecidas para ella (Lo que se va a Hacer)

Fechas de iniciación y terminación de las Metas Se consigna la fecha programada para la iniciación de cada paso o meta Establece el plazo y/o finalización de cada una de las metas

Audite 3.0 SEGUIMIENTO 5.2.4 Consideraciones Metodológicas La acción de mejoramiento es la medida que propone la entidad con el fin de corregir la causa o causas que originan las deficiencias identificadas por la CGR. Es conveniente la inclusión de acciones correctivas y/o preventivas, de tal manera, que permitan la solución definitiva de las situaciones detectadas. definitiva

Audite 3.0 SEGUIMIENTO 5.2.4 Consideraciones Metodológicas Las acciones de mejoramiento y sus respectivas metas son mejoras que la administración introduce a los procesos o actividades de la organización para garantizar que lo planteado en el hallazgo no vuelva a suceder. En la formulación de estas mejoras no se les debe confundir con el proceso mismo. son mejoras no se les debe confundir con el proceso mismo.

Audite 3.0 SEGUIMIENTO 5.2.4 Consideraciones Metodológicas Cuando en un plan de mejoramiento se proponen actividades permanentes es porque se ha caído en el error de plantear como mejora, el desarrollo de un proceso como se describe en el siguiente ejemplo: Observación “Las conciliaciones bancarias no estan al día” la acción correctiva planteada “hacer el 100 % de las conciliaciones bancarias todos los días, plazo de ejecución permanente error

Formato Consolidado para Planes de Mejoramiento

Matriz Plan de Mejoramiento Encabezado FORMATO No PLAN DE MEJORAMIENTO CONSOLIDADO ó PROPUESTA DE PLAN DE MEJORAMIENTO HALLAZGOS ESPECIFICOS POR PUNTO DE CONTROL Informe presentado a la Contraloría General de la República Entidad ó Punto de control Representante Legal: NIT Período Informado Fecha de suscripción Fecha de Evaluación

Formato Consolidado para Planes de Mejoramiento

Primera parte de la Matriz

Descripción Columnas Primera Parte Numero consecutivo del hallazgo específico : Numero de orden del hallazgo en el informe ( cuando una acción correctiva agrupa varios hallazgos pueden relacionarse en las celdas los números correspondientes )

Primera parte de la Matriz

Descripción Columnas Primera Parte Código hallazgo: Corresponde a la clasificación establecida por la CGR según la naturaleza del hallazgo y su origen en las diferentes áreas de la administración

Primera parte de la Matriz

Descripción Columnas Primera Parte Acción correctiva: Es la acción o decisión que adopta la entidad para subsanar o corregir la situación plasmada en el hallazgo

Primera parte de la Matriz

Descripción Columnas Primera Parte Objetivo Refleja el propósito que tiene el cumplir con la acción emprendida para corregir las situaciones que se deriven de los hallazgos

Formato Consolidado para Planes de Mejoramiento

Segunda parte de la Matriz

Descripción Columnas Segunda Parte Descripción de las Metas Cada acción correctiva debe tener plasmados unos pasos o metas cuantificables que permitan medir su avance y cumplimiento Se pueden incluir tantas filas como metas o pasos sean necesarios insertando filas por encima de la filas sombreadas

Segunda parte de la Matriz

Descripción Columnas Segunda Parte Unidad de medida de las Metas Expresa la métrica de los pasos o metas que contiene cada acción con el fin de poder medir el grado de avance

Segunda parte de la Matriz

Descripción Columnas Segunda Parte Dimensión de la meta Se debe consignar el volumen o tamaño de la meta propuesta en las unidades de medida establecidas para ella

Segunda parte de la Matriz

Descripción Columnas Segunda Parte Fecha iniciación Metas: Se consigna la fecha programada para la iniciación de cada paso o meta Fecha terminación Metas: Establece el plazo o y finalización de cada una de las metas

Formato Consolidado para Planes de Mejoramiento

Descripción Columnas Tercera Parte Se consigna el numero de unidades ejecutadas por cada una de las metas