Aspectos a tenerse en cuenta en la Presentación de Informes a la Contraloría Departamental a través del SIA Oficina de Control Interno Enero de 2011

Índice Rendición de Cuentas Generalidades Entidades y Mecanismo de Control Resolución 111 de 2010 Rendición Electrónica de Cuentas TRIMESTRALES Y ANUALES Como rendir la cuenta Los tres (3) Pasos Debilidades más frecuentes Presentadas en informes anteriores Del Informe Apuntes a tener en cuenta, consecuencias de la no presentación o presentación incompleta y responsables de la presentación

Entidades y Mecanismo de Control Rendición de Cuentas Los procesos de rendición de cuenta de las entidades públicas son de ley y como tal de estricto cumplimiento. Tomados de la constitución nacional y otras leyes, a continuación se indican las siguientes: En la Ley 489 del año 1998 Artículo 3. Establece que "La función administrativa se desarrollará conforme a los principios constitucionales, en particular los atinentes a la buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia. De igual forma en el Artículo 37 se establece que los sistemas de información de los organismos y entidades de la administración pública servirán de soporte al cumplimiento de su misión, objetivos y funciones, darán cuenta del desempeño institucional y facilitarán la evaluación de la gestión pública a su interior, así como a la ciudadanía en general.

Entidades y Mecanismo de Control Rendición de Cuentas De conformidad con los artículos 267 y siguientes de la Constitución Nacional, los organismos de control del Estado son la Contraloría General de la República y la Procuraduría General de la Nación, quienes realizan funciones de control y vigilancia de la actividad de la Administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación. La Contraloría General de República, está destinada a la vigilancia de la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejan fondos o bienes de la Nación. Está relacionado con la obligación que tienen los servidores públicos y el gobierno de rendir cuentas sobre su gestión.

Entidades y Mecanismo de Control Rendición de Cuentas Los numerales 4 y 11 del artículo 268 de la Constitución Política, determinan, que son atribuciones del Contralor General de la República, exigir informes sobre su gestión fiscal a los Empleados Oficiales de cualquier orden y a toda persona o Entidad Pública o Privada que administre fondos o bienes de la Nación. Que de conformidad con el inciso 6º del Artículo 272 de la Constitución Política, los Contralores Departamentales, Distritales y Municipales, ejercerán en el ámbito de su jurisdicción, las funciones atribuidas en el Artículo 268 ibídem, al Contralor General de la República. Periódicamente las Contraloría Departamentales emiten resoluciones en relación con la entrega de Informes por los entes públicos cualquiera sea su denominación, en la diapositiva siguientes se detalla la ultima resolución.

Resolución 111 de 2010 Emitidas por la Contraloría Departamental ARTICULO 8º. RESPONSABLES DE RENDIR LA CUENTA: El representante legal de los sujetos de control de la Contraloría General del Departamento del Magdalena, son responsables de rendir la cuenta sobre su gestión financiera, operativa, ambiental y de resultados. ARTÍCULO 16º. FORMA DE PRESENTACIÓN DE LA CUENTA: Las entidades públicas… que trata el articulo 8, rendirán la cuenta en forma electrónica …, conforme a los procedimientos y formatos establecidos en el Sitio Web del SIA, el cual se puede y debe acceder desde el Sitio Web en el hipervínculo de rendición de cuentas SIA …

Resolución 111 de 2010 Emitidas por la Contraloría Departamental Teniendo en cuenta lo establecido en el link mencionado, las fechas de rendición de cuentas trimestrales y anuales quedarían de la siguiente manera El trimestre de octubre – diciembre se incluirá en la cuenta consolidada anual Período Fecha Máxima de Entrega CGD Fecha Máxima de Entrega OCI para revisión Enero – marzoAbril 30Abril 15 Abril – junioJulio 30Julio 15 Julio – septiembreOctubre 30Octubre 15 Anual (Enero – Diciembre)Febrero 28Febrero 13

Resolución 111 de 2010 Emitidas por la Contraloría Departamental Los informes a presentar en las cuentas trimestrales serán: Código FormatoNombre Formato [F01_AGR]:F01_AGRFormato 1. Catálogo de cuentas [F02_CGDM]:F02_CGDMEjecución presupuestal de ingresos [F02A1_CGDM]:F02A1_CGDMRelación de ingresos [F03_CGDM]:F03_CGDMEjecución presupuestal de gastos [F03A1_CGDM]:F03A1_CGDMRelación de egresos (con situación de fondos) [F04B_CGDM]:F04B_CGDMMovimiento de efectivo - bancos [F09_CGDM]:F09_CGDMContratación

Resolución 111 de 2010 Emitidas por la Contraloría Departamental Los informes a presentar en la cuenta Anual serán: Código FormatoNombre Formato [F01_AGR]:F01_AGRFormato 1. Catálogo de cuentas [F02_CGDM]:F02_CGDMEjecución presupuestal de ingresos [F02A_CGDM]:F02A_CGDMModificaciones al presupuesto de ingresos [F02A1_CGDM]:F02A1_CGDMRelación de ingresos [F03_CGDM]:F03_CGDMEjecución presupuestal de gastos [F03A_CGDM]:F03A_CGDMModificaciones al presupuesto de gastos [F03A1_CGDM]:F03A1_CGDMRelación de egresos (con situación de fondos) [F04_CGDM]:F04_CGDMMovimiento efectivo-caja menor [F04A_CGDM]:F04A_CGDMMovimiento de efectivo - caja principal [F04B_CGDM]:F04B_CGDMMovimiento de efectivo - bancos [F05_CGDM]:F05_CGDMPropiedades, plantas y equipos-adquisición y bajas [F05A_CGDM[F05A_CGDM]:Propiedades, plantas y equipos-inventario [F07_CGDM]:F07_CGDMEjecución presupuestal de cuentas por pagar [F08_CGDM]:F08_CGDMProyectos de inversión [F09_CGDM]:F09_CGDMContratación [F10_CGDM]:Talento humano-funcionarios por nivel [F10A_CGDM]:Talento humano-pagos por nivel [F11_CGDM]:Pólizas de aseguramiento [F12_CGDM]:Evaluación de controversias judiciales [F16B_CGDM]:Cobertura, planta, cargos-sector educación [F17_CGDM]:Sistema estadístico unificado de deuda-SEUD

Pasos para la Elaboración del Informe Configurar el equipo Diligenciar los tipos de archivos Subir la Información Paso 1 Paso 2 Paso 3 El Informe Como Rendir la Cuenta

Paso 1. Configuración del Equipo 1. Ingrese al panel de control 2. Seleccione: Configuración Regional y de Idioma 3. Seleccione: Ingles (Estados Unidos) 4. Seleccione: Personalizar Como Rendir la Cuenta

Seleccione: Fecha 6. Escriba en Formato de Fecha Corta: aaaa/MM/dd 7. Acepte y Aplique Paso 1. Configuración del Equipo

Como Rendir la Cuenta Esta configuración permitirá que los formatos se descarguen adecuadamente, debido a que los archivos CSV (separados por coma), en documentos Excel guardan toda la información de una fila en la primera celda de dicha fila. Con esta configuración regional y de idioma permitirá que cada nombre de campo sea ubicado en una columna diferente. Apuntes OCI Paso 1. Configuración del Equipo

1. Cree una carpeta con el nombre de I Escoja el navegador Internet Explorer 3.Ingrese a la pagina: 4.Ingrese su ID funcionario y Contraseña y de ingresar Como Rendir la Cuenta Informe Vigencia Periodo Paso 2. Diligenciar los tipos de archivos

5. Ingrese a: Guía para la Rendición de Formatos Como Rendir la Cuenta 5 Paso 2. Diligenciar los tipos de archivos

Como Rendir la Cuenta 6. Guarde en su Equipo los archivos PLAN DE COMPRAS CUENTA DE GASTOS (PRESUPUESTO) CUENTA DE INGRESOS (PRESUPUESTO) 7.Seleccione de la lista de formularios el formato de su competencia. 6 7 Paso 2. Diligenciar los tipos de archivos

En los instructivos de los formatos encontrará las siguientes GENERALIDADES: Breve descripción de la información requerida Anexos requeridos Descripción de cada columna, con 4 columnas Descripción de la columna: indica el nombre del campo. Columna hoja de cálculo: indica en que columna del archivo CSV se encuentra el nombre del campo CSV campo para rendición: indica los tipos de campos, los cuales están definidos por una letra en mayúscula metida entre paréntesis. Eje: (X). CSV valores de chequeo: indica los valores o datos validos de la columna según el campo. Eje: si este indica “F1”, “F2”, “F3”, en los campos de estas columnas solo podrá indicar F1 o F2 o F3. Formatos según vigencia y periodo En los instructivos de los formatos encontrará las siguientes GENERALIDADES: Breve descripción de la información requerida Anexos requeridos Descripción de cada columna, con 4 columnas Descripción de la columna: indica el nombre del campo. Columna hoja de cálculo: indica en que columna del archivo CSV se encuentra el nombre del campo CSV campo para rendición: indica los tipos de campos, los cuales están definidos por una letra en mayúscula metida entre paréntesis. Eje: (X). CSV valores de chequeo: indica los valores o datos validos de la columna según el campo. Eje: si este indica “F1”, “F2”, “F3”, en los campos de estas columnas solo podrá indicar F1 o F2 o F3. Formatos según vigencia y periodo Como Rendir la Cuenta Apuntes OCI Paso 2. Diligenciar los tipos de archivos

Anexo: FORMATO_201012_F01_CGDM_nombreA.extA Formato: FORMATO_201012_F01_CGDM.CSV Tipos de Archivos: Anexos requeridos Formatos según vigencia y periodo Tipos de Archivos: Anexos requeridos Formatos según vigencia y periodo Como Rendir la Cuenta Apuntes OCI Esquema Vigencia y Periodo Código Extensión Nombre Anexo Extensión Anexo Nombre Formato Escribir el nombre como se indica en Generalidades Este puede ser CSV, DOC, DOCX, XLS, XLSX, GIF, JPG, TXT, PNG, PDF, ZIP, RAR, HTM Paso 2. Diligenciar los tipos de archivos

8. De clic en el formato de la vigencia y periodo a reportar y guárdelo en su equipo en la carpeta creada en el ítem Repita los pasos 6 y 7 según la cantidad de formatos que le competan. 10.Diligencie los formatos teniendo en cuenta la información presentada en el cuadro de descripción de columnas. Como Rendir la Cuenta 8 10 Paso 2. Diligenciar los tipos de archivos

Tipos de Campos Disponibles Como Rendir la Cuenta TIPO DE CAMPO DESCRIPCION DEL CAMPO I Campo tipo texto para expresar un código de Cuenta de Ingresos para Presupuestos. El código debe estar incluido en el Código Presupuestal de Ingresos. El campo debe contener números que equivalen al código de cuenta, donde los 4 primeros dígitos deben estar contenidos en el código de Ingresos. La capacidad máxima de este tipo son 24 dígitos numéricos. G Campo tipo texto para expresar un código de Cuenta de Gastos para Presupuestos. El código debe estar incluido en el Código Presupuestal de Gastos. El campo debe contener números que equivalen al código de cuenta, donde los dos primeros dígitos deben estar contenidos en el código de Gastos. La capacidad máxima de este tipo son 24 dígitos numéricos, excepto el primer dígito (A/B/C) Paso 2. Diligenciar los tipos de archivos

Tipos de Campos Disponibles Como Rendir la Cuenta TIPO DE CAMPO DESCRIPCION DEL CAMPO S Campo tipo texto para expresar un código de Subcuenta. Debe Existir la Cuenta Mayor. El campo debe contener números que equivalen al código de cuenta y debe ser del nivel de Subcuenta (nivel 5). Los cuatro primeros dígitos establecen la cuenta mayor y ésta debe existir dentro del Plan de Cuentas. Recuerde que usted solo rinde las cuentas de nivel 4, las de nivel 1 a 3 no se deben incluir, por cuanto el programa lo reportará como un error rechazando la Rendición. La capacidad máxima de este tipo son 24 dígitos numéricos. Recuerde las cuentas Cero reportarlas con una "Z" mayúscula o minúscula. N Campo numérico de solo valores enteros (No decimales) entre 0 ~ Preferiblemente usar para incluir valores como cantidades, número de días, etc. Si no hay valor se debe escribir un 0. No se aceptan campos nulos. Paso 2. Diligenciar los tipos de archivos

Tipos de Campos Disponibles Como Rendir la Cuenta TIPO DE CAMPO DESCRIPCION DEL CAMPO D Campo numérico decimal de valores entre 0 a Preferiblemente para expresar campos de tipo moneda. Si no hay valor se debe escribir un 0. No se aceptan campos nulos. C Campo tipo texto para expresar descripciones o leyendas no superiores a 2048 letras. Cualquier campo de más de este límite, será truncado a 2048 (2K) letras. No se aceptan valores nulos. Si no hay datos escribir ND de No Disponible Paso 2. Diligenciar los tipos de archivos

Tipos de Campos Disponibles Como Rendir la Cuenta TIPO DE CAMPO DESCRIPCION DEL CAMPO F Campo tipo fecha. Debe expresarse en el formato AAAA /MM/DD. No se aceptan valores nulos. Si no hay fecha que suministrar, escribir "ND" de No Disponible. J Campo tipo porcentaje. Los rangos pueden estar entre 0 ~ ,0000%. Recuerde no incluir el signo % al rendir una cuenta de este tipo. El campo admite hasta 4 cifras decimales. No se aceptan campos nulos, debe escribir 0 si no aplica o no hay valor. Paso 2. Diligenciar los tipos de archivos

Para Tipos de Campos Como Rendir la Cuenta Apuntes OCI Campo tipo S y UCampo tipo GCampo tipo I Archivo PLAN CONTABLE Archivo CUENTA DE GASTOS (PRESUPUESTO) Archivo CUENTA DE INGRESOS (PRESUPUESTO) Paso 2. Diligenciar los tipos de archivos

Como Rendir la Cuenta  No deje espacios en blanco  Si algún campo No Aplica, indique en el 0 (cero) o ND (no disponible) según el tipo de campo.  Si el campo Si Aplica, diligéncielo solo con el tipo requerido, es decir, si el campo es tipo fecha, solo indique fecha e indique solo una por celda y en el formato especificado (AAAA/MM/DD); si el campo es tipo numérico o decimal, solo indique números o cifras y solo indique una cifra o valor. Los campos numéricos no admiten decimales  No deje espacios en blanco  Si algún campo No Aplica, indique en el 0 (cero) o ND (no disponible) según el tipo de campo.  Si el campo Si Aplica, diligéncielo solo con el tipo requerido, es decir, si el campo es tipo fecha, solo indique fecha e indique solo una por celda y en el formato especificado (AAAA/MM/DD); si el campo es tipo numérico o decimal, solo indique números o cifras y solo indique una cifra o valor. Los campos numéricos no admiten decimales (C) Objeto ND (F) Fecha 23-nov-10 (F) Fecha 2010/11/23 (N) Cedula (N) Cedula (D) Valor ND ,71 (D) Valor ,71 Paso 2. Diligenciar los tipos de archivos Apuntes OCI. Para tener En Cuenta

Como Rendir la Cuenta  Si algún campo diferente al tipo C (carácter), posee mas de un valor, cifra o fecha, se debe incluir tantas filas como valores, cifras o fechas haya, repitiendo la información en el resto de campos y colocando la información adicional.  Para aquellos campos de tipo carácter que permite ingresar varios datos, no se debe dar alt+enter o no de muchos espacios para que los valores o información quedan uno de bajo del otro, dentro de una misma celda; si necesita ingresar varia información sepárelas por rayas. Este campo solo admite 1500 caracteres.  Si algún campo diferente al tipo C (carácter), posee mas de un valor, cifra o fecha, se debe incluir tantas filas como valores, cifras o fechas haya, repitiendo la información en el resto de campos y colocando la información adicional.  Para aquellos campos de tipo carácter que permite ingresar varios datos, no se debe dar alt+enter o no de muchos espacios para que los valores o información quedan uno de bajo del otro, dentro de una misma celda; si necesita ingresar varia información sepárelas por rayas. Este campo solo admite 1500 caracteres. (C) Objeto(F) Fecha(J) Avance(D) Valor Compra de: X para M Z para N 23/11/10 28-nov-10 70,33337% ND 50 mil $ ,2 (C) Objeto(F) Fecha(J) Avance(D) Valor Compra de: X para M - Z para N2010/11/2370, Compra de: X para M - Z para N2010/11/ ,2 Paso 2. Diligenciar los tipos de archivos Apuntes OCI. Para tener En Cuenta

Como Rendir la Cuenta  Los campos que tienen CSV valores de chequeo (Descritos en la tabla de Tipos de Campos Disponibles) solo admitirán dichos valores. (C) Clase Prestación de servicios (C) Clase C1 Paso 2. Diligenciar los tipos de archivos Apuntes OCI. Para tener En Cuenta

1. Ingrese a ADMINISTRADOR DE EXPEDIENTES. Como Rendir la Cuenta Paso 3. Subir la información 1

2.Seleccione la vigencia y periodo 3.Suba el o los ANEXOS del formato correspondiente Examine Guarde 4.Suba el FORMATO Examine Guarde Refresque 5. Repita 3 y 4 por cada uno de los formatos que le competen Como Rendir la Cuenta 3 – Paso 3. Subir la información

Como Rendir la Cuenta El formato y su o sus anexos se encuentra subidos sin errores, cuando se crea un Archivo.FMT precedido por un * (asterisco) Apuntes OCI Anexo Formato.FMT Paso 3. Subir la información

Como Rendir la Cuenta Si el Archivo.FMT no se crea, para conocer los errores: De clic en el formato para permitirle abrir un archivo.TXT (block de notas) Si el Archivo.FMT no se crea, para conocer los errores: De clic en el formato para permitirle abrir un archivo.TXT (block de notas) Apuntes OCI Formato Paso 3. Subir la información

Como Rendir la Cuenta Ejemplos OCI 1 Paso 3. Subir la información

Como Rendir la Cuenta NombreF_NombreA.ExtA Formato (palabra) Vigencia periodo Código Como se indica pero sin espacios Ejemplos OCI 1 Paso 3. Subir la información

Como Rendir la Cuenta Ejemplos OCI 2 Paso 3. Subir la información

Como Rendir la Cuenta Ejemplos OCI 2 Paso 3. Subir la información

Como Rendir la Cuenta Ejemplos OCI 2 Paso 3. Subir la información

DEBILIDADES MAS FRECUENTES EN INFORMES PASADOS Informe Contraloría Departamental DEBILIDADES EN LAS QUE NO DEBEN CAER AL ELABORAR Y ENTREGAR EL INFORME El formato entregado no es el establecido por la Contraloría Departamental Los campos del formato no son diligenciados en su totalidad La información no se reporta en el formato de campo establecido, es decir según su tipo Se escribe información adicional en aquellos campos que solo permiten: un valor o una cifra, una fecha o un valor de chequeo Apuntes OCI. Para tener En Cuenta

DEL INFORME Tenga presente que para todo lo indicado o informado se debe contar en el archivo de gestión de la dependencia con la respectiva evidencia. Lo que usted indique a la Contraloría mediante el formato y en el informe, lo tomara el ente de control como base para la realización de auditorias, por lo tanto es de gran importancia contar con las evidencias que soporten lo informado. Apuntes OCI

DEL INFORME La Información a Entregar debe ser:  Oportuna Entregada en los tiempos y términos establecidos o indicados.  Suficiente Adecuada para lo necesitado o el fin solicitado.  De Calidad Elaborada y consolidada de la mejor manera posible. Cumplimiento en los términos, Oportunidad, Contenido y Forma Compromiso Institucional Aplicación de políticas y directrices para el cumplimiento normativo Transparencia

DEL INFORME Incumplimiento de términos, Oportunidad, Contenido y Forma  La no presentación oportuna de la cuenta trimestral o Consolidada anual, será causal expresa y directa de sanción pecuniaria que va de 1 a 5 salarios devengados por el infractor.  El diligenciamiento incompleto o errores metodológicos en los formatos reportados, generará un requerimiento por parte de la Contraloría y se convierten en causales para imponer sanciones contempladas en el artículo 101 de la Ley 42 de  Imposición de sanciones, de conformidad con los procedimientos, causales, términos y competencias establecidas por la ley y por la Contraloría para tal fin. Código Contencioso-Administrativo, Decreto-ley 01 de 1984 y demás disposiciones de carácter legal que lo modifique, o adicionen y de conformidad con el Artículo 101 de la ley 42 de 1993 o el acto administrativo vigente en materia sancionatoria. Resolución 022 de 2007 Artículos 37 y 38

DEL INFORME Código FormatoNombre FormatoResponsable Diligenciamiento [F01_AGR]:F01_AGRFormato 1. Catálogo de cuentasContabilidad [F02_CGDM]:F02_CGDMEjecución presupuestal de ingresosPresupuesto [F02A_CGDM]:F02A_CGDMModificaciones al presupuesto de ingresosPresupuesto [F02A1_CGDM]:F02A1_CGDMRelación de ingresosTesorería [F03_CGDM]:F03_CGDMEjecución presupuestal de gastosPresupuesto [F03A_CGDM]:F03A_CGDMModificaciones al presupuesto de gastosPresupuesto [F03A1_CGDM]:F03A1_CGDMRelación de egresos (con situación de fondos)Tesorería [F04_CGDM]:F04_CGDMMovimiento efectivo-caja menorTesorería [F04A_CGDM]:F04A_CGDMMovimiento de efectivo - caja principalTesorería [F04B_CGDM]:F04B_CGDMMovimiento de efectivo - bancosTesorería [F05_CGDM]:F05_CGDMPropiedades, plantas y equipos-adquisición y bajasAlmacén y Contabilidad [F05A_CGDM[F05A_CGDM]:Propiedades, plantas y equipos-inventarioAlmacén y Contabilidad [F07_CGDM]:F07_CGDMEjecución presupuestal de cuentas por pagarPresupuesto y Tesorería [F08_CGDM]:F08_CGDMProyectos de inversiónPresupuesto y Planeación [F09_CGDM]:F09_CGDMContrataciónOrdenadores del gasto [F10_CGDM]:Talento humano-funcionarios por nivelTalento Humano y Secretaria General [F10A_CGDM]:Talento humano-pagos por nivelTalento Humano [F11_CGDM]:Pólizas de aseguramientoAlmacén [F12_CGDM]:Evaluación de controversias judicialesJurídica [F16B_CGDM]:Cobertura, planta, cargos-sector educaciónVice docencia, Admisiones, Idea y Postgrados [F17_CGDM]:Sistema estadístico unificado de deuda-SEUDContabilidad