Internet - Intranet y correo electrónico C UADERNO DE T RABAJO - Nº 4 DIRECCIÓN TÉCNICA DE PLANEACIÓN SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DESARROLLO DE LA ORGANIZACIÓN.

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1 Internet - Intranet y correo electrónico C UADERNO DE T RABAJO - Nº 4 DIRECCIÓN TÉCNICA DE PLANEACIÓN SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DESARROLLO DE LA ORGANIZACIÓN - SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE SISTEMAS ABRIL DE 2002 LCT Los Cuadernos de Trabajo son una iniciativa de la Subdirección Técnica de Desarrollo de la Organización como estrategia pedagógica para optimizar la gestión institucional. S Se pretende que estos cuadernos se conviertan, para cada funcionario, en una herramienta de trabajo que guié, capacite, motive y garantice la calidad de su gestión. LCT Los Cuadernos de Trabajo buscan de manera técnica y metodológica difundir, aclarar, definir o profundizar aspectos o puntos esenciales de los procesos ejecutados por las diferentes dependencias del Instituto. C Cada cuaderno está estructurado en tres partes : ¨. Presentación del tema. ¨. Desarrollo técnico. ¨. Anotaciones.Sugerencias Las inquietudes derivadas de este documento, pueden enviarlas vía Outlook al Subdirector Técnico de Desarrollo de la Organización Dirección de consulta: Intranet/Proyectos IDU/Gestión IDU/Cuadernos de trabajo/2002Sugerencias Las inquietudes derivadas de este documento, pueden enviarlas vía Outlook al Subdirector Técnico de Desarrollo de la Organización Dirección de consulta: Intranet/Proyectos IDU/Gestión IDU/Cuadernos de trabajo/2002 Uso de internet, intranet y correo electrónico La Subdirección Técnica de Sistemas considera necesario que los usuarios de los recursos de la red, estén enterados y conscientes de las responsabilidades y las limitaciones para la utilización de internet, intranet y correo electrónico. Este documento establece las normas de conducta y disciplina en el uso de los servicios de intranet, internet y correo electrónico asignado por el Instituto. Por lo tanto, todos los usuarios deben atender las restricciones establecidas así como guardar las medidas de seguridad necesarias a fin de garantizar la integridad de los sistemas de cómputo, so pena de las medidas administrativas y/o las sanciones de carácter disciplinario que pueda acarrear. Los recursos y servicios telemáticos e informáticos que el Instituto suministra, deben ser utilizados de manera racional y conciente, teniendo en cuenta que se trata de un bien para beneficio general que debe redundar en una mejor gestión institucional.

2 I. Definiciones Internet. Red de telecomunicaciones nacida en 1969 en los EE.UU. a la cual están conectadas millones de personas, organismos y empresas en todo el mundo y cuyo rápido desarrollo está teniendo importantes efectos sociales, económicos y culturales, convirtiéndose de esta manera en uno de los medios más influyentes de la llamada sociedad de la información. World Wide Web. También llamado www o simplemente "el web", este servicio de Internet es el más ampliamente difundido. La característica más importante de los documentos www es que están enlazados con otros documentos por medio de hipertexto. El hipertexto permite enlazar documentos con sólo hacer un click con el ratón. Web browser. Un browser es un programa que provee una interfaz para acceder y ver archivos en Internet de la www. Antes de que existieran los browsers, se necesitaba saber una serie de complicados comandos para ver los recursos en el Internet. Los browsers básicamente hicieron el Internet más amigable y fácil de usar. File Transfer Protocol (FTP). FTP es un servicio heredado del Internet, pero todavía es ampliamente utilizado para hacer algunos tipos de información disponibles. Básicamente FTP es un protocolo de Internet usado para transferir información y/o documentos de una computadora a otra. Correo electrónico. El correo electrónico e-mail es una forma de comunicarse por una red o por el Internet. El correo electrónico puede existir en una red de cualquier tamaño. Después del Web, posiblemente el correo electrónico sea el servicio de mayor uso en el Internet. Intranet. Una intranet, es una red que utiliza tecnología de Internet aplicada a una red interna con la diferencia que el contenido sólo está disponible para una empresa en particular, es decir, en la red de área local. Spam. Se denomina correo basura (en inglés junk-mail o spam) a una cierta forma de inundar la Internet con muchas copias (incluso millones) del mismo mensaje, en un intento por alcanzar a gente que de otra forma nunca accedería a recibirlo y menos a leerlo. La mayor parte del correo basura está constituido por anuncios comerciales, normalmente de productos dudosos, métodos para presuntamente conseguir dinero o servicios al margen de la ley. 2 Internet, intranet y correo electrónico Cuaderno de Trabajo No. 4 Subdirección Técnica Desarrollo de la Organización Subdirección Técnica de Sistemas

3 II. Usos permitidos del servicio Internet, Intranet y correo electrónico Los funcionarios del Instituto de Desarrollo Urbano IDU podrán utilizar los servicios de Internet y de correo para los siguientes propósitos: Fines institucionales y cumplimiento de deberes y funciones relacionadas con las labores diarias de trabajo (por ej.: respuesta a derechos de petición, requerimientos de información, investigaciones y estudios que requiera la dependencia o el Instituto). Comunicación e intercambio con la comunidad distrital, nacional y mundial, con el fin de tener acceso a información y los últimos avances relacionados con los requerimientos del puesto de trabajo. Recibir anuncios o servicios institucionales, por ejemplo, invitaciones a cursos y eventos por parte de la S/T de Recursos Humanos o autorizado por ésta. III. Usos prohibidos del servicio Internet – intranet y correo electrónico Los servicios de correo electrónico, intranet e internet del IDU deben utilizarse únicamente para fines institucionales, quedando prohibida la transmisión, distribución o almacenamiento de materiales que infrinjan cualquier ley o reglamentación aplicable, entendiéndose como tal, entre otros, todo material protegido por derechos de propiedad industrial e intelectual y demás derechos conexos que sea utilizado sin la debida autorización, así como cualquier material obsceno y difamatorio. Además, quedan prohibidos los siguientes aspectos: Utilizar los servicios de comunicación, incluyendo el correo electrónico o cualquier otro recurso, para discusiones emocionales, intimidar o insultar a otras personas e interferir en el trabajo de los demás, provocando un ambiente laboral no deseable dentro del contexto de las políticas del Instituto de Desarrollo Urbano IDU. Utilizar los recursos del Instituto de Desarrollo Urbano IDU para ganar acceso no autorizado a redes y sistemas remotos. 3 Internet, intranet y correo electrónico Cuaderno de Trabajo No. 4 Subdirección Técnica Desarrollo de la Organización Subdirección Técnica de Sistemas

4 Provocar deliberadamente el mal funcionamiento de computadores, estaciones o terminales periféricos de redes, sistemas e información. Acceso a los salones de conversación (“chat”) que no sea de naturaleza propia del trabajo sin previa autorización escrita o electrónica de su jefe inmediato. Monopolizar los recursos en perjuicio de los otros usuarios, incluyendo: el envío de mensajes masivos a todos los usuarios de la red, mensajes en cadena, creación de procesos innecesarios y uso de recursos de impresión no autorizado. Utilizar los servicios de red para juegos a través del servicio de Internet o Intranet. Utilizar los servicios de red para proporcionar noticias o informes sobre asuntos de la administración, cuando no estén facultados para hacerlo (Ley 200/95, art. 41, num. 28). Promocionar cualquier actividad de carácter comercial. Acceso a lugares obscenos que distribuyan material pornográfico, o bien materiales ofensivos en perjuicio de terceros. Enviar mensajes masivos no solicitados ("correo basura" o "spam") del tipo que sea (publicidad comercial, religiosa, arengas y proclamaciones políticas, etc.). IV. Garantías del servicio Internet, intranet y correo electrónico La administración de la red de la Subdirección Técnica de Sistemas, no ejerce ningún control sobre el contenido de la información que pase por la red, o de quien la utilice. Sin embargo, se reserva el derecho a supervisar, revisar, conservar y/o revelar en cualquier momento información que pueda ser necesaria para cumplir con requerimientos de carácter legal o disciplinario a los organismos o dependencias competentes. La administración de la red de la Subdirección Técnica de Sistemas no otorga garantías de ningún tipo, sea expresa o implícitamente para el servicio que provee, por lo que no existirá ninguna responsabilidad por cualquier daño que el usuario sufra causado por negligencia propia o por error u omisión del usuario. 4 Internet, intranet y correo electrónico Cuaderno de Trabajo No. 4 Subdirección Técnica Desarrollo de la Organización Subdirección Técnica de Sistemas

5 Internet, intranet y correo electrónico 5 La Subdirección Técnica de Sistemas es la única dependencia autorizada para emitir o difundir conceptos o acciones que se deban tomar o ejecutar sobre computadoras, ante casos de emergencia como virus o actualizaciones de sistemas operativos. Todo funcionario del Instituto podrá tener acceso a la red de internet, siempre y cuando cumpla con los requisitos establecidos por la Subdirección Técnica de Sistemas. El acceso a la red de Internet se prestará únicamente en las instalaciones del IDU. Cualquiera que acceda a otras redes nacionales o internacionales por medio del nodo del Instituto de Desarrollo urbano IDU debe acatar las reglas que rijan las mismas. Corre por cuenta o riesgo del usuario cualquier información obtenida por medio del servicio de comunicaciones del nodo de Internet. Los mensajes que se envíen vía Internet, serán de completa responsabilidad del usuario emisor. Se asume que en ningún momento dichos mensajes podrán emplearse en contra de los intereses de personas o de instituciones. La Subdirección Técnica de Sistemas tiene la autoridad para controlar y negar el acceso a cualquiera que viole las políticas o interfiera con los derechos de otros usuarios. También tiene la responsabilidad de notificar a aquellas personas que se vean afectadas por las decisiones tomadas. Cada usuario es el único responsable del manejo de su palabra de pase o contraseña. La Subdirección Técnica de Sistemas no divulgará la contraseña de ningún usuario. En caso que la persona olvide la contraseña, la Subdirección Técnica de Sistemas asignará una nueva. La demanda de servicios puede ocasionalmente exceder la disponibilidad; en tal caso, se dará prioridad a las actividades consideradas esenciales para cumplir con la misión del Instituto de Desarrollo Urbano IDU. Privacidad de correo: Todos los usuarios tienen derecho a la privacidad del correo electrónico, teniendo en cuenta que el uso del correo es para apoyar las actividades laborales, en la especialidad o área en la cual se desempeñe. Libertad de expresión: La red está abierta a la expresión libre de ideas y puntos de vista, que tengan relación con las actividades de cada individuo en el Instituto de Desarrollo Urbano IDU. Cuaderno de Trabajo No. 4 Subdirección Técnica Desarrollo de la Organización Subdirección Técnica de Sistemas

6 6 V. Recomendaciones en el uso del correo electrónico Las siguientes sugerencias tienen como objeto orientar al usuario en el uso del servicio y optimizar la utilización de la red y del servidor, entre las cuales están: El correo electrónico es privado e individual. Respete los derechos de autor del material que reproduzca o divulgue. Evite abrir archivos con datos adjuntos proveniente de origen desconocido o dudoso; pueden contener virus o “cartas bomba” los cuales dañan irreversiblemente su computador. No responda a mensajes no solicitados (spam) u otro tipo de correo ofensivo o de acoso, cartas en cadena, etc. Borre el mensaje inmediatamente tanto del buzón como de la papelera de reciclaje. Utilice carpetas personales para almacenar la información que desea conservar. Elimine mensajes innecesarios. Para ello, seleccione la opción “Vaciar Elementos eliminados” la cual se encuentra en: Herramientas/opciones. Evite utilizar palabras en mayúscula sostenida, esto es considerado como gritar. Si desea hacer énfasis sobre un texto utilice negrilla o use guión menor (_) para subrayar. No utilice tabuladores ya que la mayoría de software administrador de correo no asume este tipo de caracteres lo que puede llenar la comunicación de mensajes innecesarios. Utilice el campo “asunto” dentro del mensaje. Evite utilizar las opciones de confirmación de entrega y lectura, a menos que sea un mensaje muy importante, ya que provoca mucho tráfico en la red. Antes de enviar el mensaje revise el contenido del texto y los destinatarios. Autofirmas. La autofirma proporciona información del emisor del mensaje, por lo tanto debe ser breve e informativa (no mayor de tres líneas), evitando incluir la dirección de correo ya que esta va incluida en la parte superior del mensaje. Reenvío de Mensajes. Cuando se reenvía un mensaje, incluya el mensaje original, para que el receptor conozca de manera integral el documento. Su correo marca el mensaje original por medio del signo mayor ">" o bien por medio de otro color de letra. Internet, intranet y correo electrónico Cuaderno de Trabajo No. 4 Subdirección Técnica Desarrollo de la Organización Subdirección Técnica de Sistemas

7 7 Listas de Correos Cuando se va a enviar un mensaje a una lista o grupo de usuarios, chequee que el mensaje sea enviado a la(s) persona(s) correcta(s). Trate de no enviar mensajes con adjuntos a grupos de usuarios. No se suscriba a listas de amigos por Internet, esto satura su casilla de correo. Tamaño de los mensajes El tamaño de los mensajes adjuntos no debe exceder de 2 MB (2.048 Kb); si el archivo, adjunto excede dicha capacidad, debe ser compactado en Winzip u otro compresor de archivos. Cada buzón de correo tiene un máximo de 15 MB de espacio de almacenamiento disponible, teniendo en cuenta los mensajes ubicados en las diferentes carpetas de la casilla de correo (bandeja de entrada, elementos enviados, elementos eliminados y cualquier otra carpeta creada en su buzón), una vez que este espacio es utilizado no es posible enviar un mensaje hasta tanto se libere espacio del buzón. Antivirus Desconfíe de todos los mensajes que vengan de internet cuyo destinatario sea desconocido para usted, ya que pueden estar infectados con virus. Active en el antivirus la opción (eliminar virus automáticamente”. Si el mensaje que se detecta tiene un virus que no puede ser removido, entonces el mensaje debe ser eliminado por completo. Cada usuario es responsable por los adjuntos que envía, se tomarán las medidas respectivas en caso de que un mensaje sea enviado con virus. Vigencia de los mensajes Los mensajes tendrán una vigencia de tres meses desde la fecha de entrega o recepción de los mismos. Todos los mensajes anteriores a tres meses serán eliminados automáticamente del servidor de correo. VI. Medidas administrativas y sanciones La Subdirección Técnica de Sistemas aplicará las medidas administrativas a que haya lugar y remitirá las pruebas necesarias a la dependencia u organismo competente para asumir las acciones a que haya lugar por las posibles faltas disciplinarias o penales de acuerdo con las leyes vigentes. Internet, intranet y correo electrónico Cuaderno de Trabajo No. 4 Subdirección Técnica Desarrollo de la Organización Subdirección Técnica de Sistemas