Centro de Consultoría y Educación Continua Socialización Funciones Abril 2013.

Presentación del tema: "Centro de Consultoría y Educación Continua Socialización Funciones Abril 2013."— Transcripción de la presentación:

1 Centro de Consultoría y Educación Continua Socialización Funciones Abril 2013

2 ¿Qué tanto conoces del Centro de Consultoría y Educación Continua? Hemos realizado esta presentación para que conozcas la estructura y funciones de cada persona en el CCEC y para que tengas presente con quién te interrelacionas en tus actividades diarias. ¡Anímate no te quitará mucho tiempo!

3 ¿Sabes dónde estamos?

4 Centro de Consultoría y Educación Continua Rectoría Universidad Javeriana Cali Vicerrectoría Académica Vicerrectoría Medio Universitario Vicerrectoría Administrativa

5 ¿Sabes cuál es nuestra propuesta de valor?

6 “Conectamos el conocimiento de la Universidad para la actualización y el desarrollo de competencias laborales en los profesionales y para la construcción de soluciones en las organizaciones”

7 ¿Sabes cómo nos organizamos?

8 Dirección Subdirección de Programas y Proyectos Coordinación Académica Coordinación Administrativa Coordinación Comercial Sector Estatal Coordinación Comercial programas abiertos Coordinadoras Oficinas Javeriana Colombia Coordinación Comercial Sector Empresarial Coordinación proyectos CEI Coordinación de Proyectos Asistente de Innovación Coordinación Logística Coordinadora Proyecto Escuela Corporativa Equipo Personal Apoyo Equipo Personal Apoyo

9 ¿Sabes quiénes somos y qué hacemos?

10 Director: Alberto Arias Funciones: Planea y dirige todas las actividades del Centro de Consultoría y Educación Continua. Lidera el crecimiento de la actividad de Consultoría y Educación continua de la universidad. Dirección Subdirección de Programas y Proyectos Coordinación Administrativa Coordinación Comercial Sector Estatal Coordinación Comercial programas abiertos Coordinación Oficinas Javeriana Colombia Coordinación Comercial Sector Empresarial Coordinación proyectos CEI Asistente de Innovación

11 Subdirector: Jaime Figueroa Función: Planea y dirige la oferta y el desarrollo de los programas de educación continua y los proyectos de consultoría, de acuerdo a las directrices establecidas por la Universidad Subdirección de Programas y Proyectos Coordinación Académica Coordinación de Proyectos Coordinación Logística Coordinadora Proyecto Escuela Corporativa Dirección

12 Coordinadora: Liliana Messa Funciones: Define la programación de educación continua. Recopila temáticas de formación propuestas por las Facultades, evaluando su factibilidad. Convoca profesores para el diseño y desarrollo de programas abiertos y cerrados. Gestiona la elaboración y entrega oportuna de los contenidos de nuevos programas por parte de los coordinadores y docentes. Coordina la formulación de las propuestas académicas de los programas empresariales (cerrados). Suministra información para presupuesto de programas de educación continua. Revisa y comunica los resultados de las evaluaciones de desempeño de docentes. Asiste a las aperturas y clausuras de los diplomados. Subdirección de Programas y Proyectos Coordinación Académica Personal de Apoyo Profesional de soporte académico: María del Pilar Quiroga Funciones: Solicita contenidos de los programas actuales a los coordinadores y docentes. Envía contenidos a revisión de estilo y los remite para la gestión comercial. Publica la programación de diplomados en Sharepoint con datos completos y realiza las actualizaciones correspondientes. Confirma con coordinadores de diplomados o docentes de seminarios el inicio, aplazamiento o cancelación de los programas. Apoya la apertura de diplomados Envía a coordinadores y docentes los resultados de las evaluaciones. Envía el perfil de los participantes al coordinador o docente cuando inician los programas. Realiza certificaciones que solicitan los docentes.

13 Coordinadora: Diana L. Zuleta Funciones: Apoya la preparación de propuestas y requisitos para presentación de convocatorias Elabora presupuestos de los proyectos de consultoría y realiza seguimiento Acompaña la ejecución de los proyectos de consultoría hasta el cierre del mismo Administra información sobre los proyectos de consultoría de la Universidad Realiza la programación y solicitud de facturación y pagos de los proyectos de consultoría Coordina el trámite y diligenciamiento de los contratos, así como demás documentos requeridos para la legalización de proyectos de consultoría. Apoya la vinculación del equipo a los proyectos de consultoría (selección, integración al equipo de trabajo) Subdirección de Programas y Proyectos Coordinación de Proyectos Personal Apoyo Auxiliar de proyectos y programas especiales: Lorena González Funciones: Realiza la confirmación de docentes y de programación académica de programas especiales. Da soporte a la gestión académica para el desarrollo de programas especiales. Apoya logísticamente los programas especiales en alistamiento y envío de materiales. Comunica al área logística los requerimientos de los programas especiales(salones, impresión de materiales, equipos, alimentación, viajes). Realiza seguimiento a la gestión oportuna de requerimientos y aplicación de evaluación de desempeño de programas especiales. Gestiona soportes para presentación de propuestas de programas y proyectos. Apoya la gestión de documentos, reportes y formatos de seguimiento de los proyectos de Consultoría. Apoya la preparación de informes requeridos para programas especiales y proyectos de Consultoría. Apoya la interlocución con las empresas cliente durante el desarrollo de los programas especiales, con el fin de canalizar requerimientos.

14 Coordinadora: Lorena Reyes Funciones: Participa en la definición y revisión de currículos académicos (reuniones con las empresas para definir los programas académicos y cursos). Coordina académica, administrativa y logísticamente el proyecto: parametrización del sistema de registro, construcción de contenidos en conjunto con los docentes de acuerdo a las necesidades de la empresa, solicitud de facturación con base en programas realizados, revisión de pagos, materiales, salones, ayudas audiovisuales, alimentación, trámites de viaje de docentes. Prepara y presenta informes financieros y académicos. Participa y realiza seguimiento al desarrollo de los sistemas de información o plataformas requeridas para el desarrollo del proyecto. Subdirección de Programas y Proyectos Coordinadora Proyecto Escuela Corporativa

15 Coordinador : Diego González Funciones: Coordina con el personal del Centro (Pance y Centroempresa) la planeación y ejecución de las actividades logísticas para la realización de los programas de educación continua y de los proyectos de consultoría (inscripciones, aperturas, materiales, salones, evaluaciones, alimentación, viajes de docentes, certificados y clausuras) Coordina la implementación, sincronización y uso de sistemas de información: Plataforma educativa, registro académico, sistema de evaluaciones. Orienta la realización de las actividades logísticas para la ejecución de los programas de educación continua en las oficinas de Bucaramanga, Pasto y Barranquilla. Subdirección de Programas y Proyectos Coordinación logística Equipo

16 Carlos Castillo Funciones: People: Programa salones y crea grupos, asignaturas y secciones de clase. Sakai: Crea sitios, relaciona proyectos en curso, crea usuarios, asigna sitios, realiza seguimiento a estadísticas, capacita a docentes. Sicec: Realiza la sincronización con People. Da apoyo logístico en salones y videoconferencias. Subdirección de Programas y Proyectos Coordinación logística Equipo Auxiliares Logísticos - Pance Alejandro Mafla Funciones: Carga el material de los programas de educación continua (Pance) en plataforma Sakai. Imprime y entrega material físico, cuando es requerido. Verifica previo al inicio de cada sesión el alistamiento de espacios. Da apoyo logístico a los profesores y participantes de los eventos. Elabora e imprime certificados de asistencia para todas las oficinas. Coordina refrigerios, estaciones de café y clausuras. Gestiona el diligenciamiento y cargue de listas de asistencias. Hace seguimiento al % de cumplimiento. (mientras se realiza el proceso de automatización).

17 Cristian Calle Funciones: Da apoyo técnico y operativo al proyecto de Universidad Carvajal. Confirma la asignación de salones y demás requerimientos logísticos de equipos. Garantiza la reserva y alistamiento de salones y equipos para los eventos. Gestiona requerimientos especiales. Verifica previo al inicio de cada sesión el alistamiento de espacios. Da apoyo logístico a los profesores y participantes de los eventos. Apoya las aperturas de los programas. Realiza la tabulación de las evaluaciones cuando sea requerido. Subdirección de Programas y Proyectos Coordinación logística Equipo Auxiliares Logísticos - Norte Leonardo Sánchez Funciones: Realiza el alistamiento de materiales para entregar a los participantes en la apertura. Verifica la creación del espacio en Sakai (norte y Oficinas Javeriana Colombia) para el cargue de materiales de lectura para los participantes. Carga el material de los programas de educación continua (Pance) en plataforma Sakai. Aplica evaluaciones de desempeño de los docentes. Gestiona el diligenciamiento de listas de asistencias. Hace seguimiento al % de cumplimiento. (mientras se realiza el proceso de automatización). Gestiona requerimientos especiales. Verifica previo al inicio de cada sesión el alistamiento de espacios. Da apoyo logístico a los profesores y participantes de los eventos. Apoya las aperturas de los programas. Realiza la tabulación de las evaluaciones cuando sea requerido.

18 Coordinadora: Claudia Ximena García Funciones: Coordina y realiza seguimiento a las actividades administrativas de los proyectos del CEI (facturación, pago a consultores y proveedores, compras, contratación de personal y prórrogas de contratos, elaboración o revisión de contratos, anticipos y legalizaciones). Coordina las actividades logísticas requeridas para la ejecución de los proyectos del CEI (solicitud de tiquetes, traslados y alojamiento, reserva de espacios, materiales, alimentación). Apoya la elaboración de los presupuestos de las propuestas comerciales. Realiza seguimiento a la ejecución de los proyectos del CEI hasta el cierre de los mismos. Administra información sobre los proyectos de consultoría de la Universidad. Gestiona las adecuaciones, arreglos y/o mantenimientos requeridos para el correcto funcionamiento del Centro. Dirección Coordinación Proyectos CEI Equipo

19 Auxiliar de Proyectos CEI: Marcela Walteros Funciones: Atiende personal y telefónicamente al público que solicita servicios. Maneja la agenda del Director del CEI y coordinador. Gestiona la entrega de material por parte de los coordinadores y docentes. Apoya logística y técnicamente la realización de eventos y cursos, incluida la gestión de requerimientos de alimentación y verificación de alistamiento de espacios. Solicita tiquetes y tramita su pago interno. Hace las requisiciones de implementos de papelería. Solicita vales de taxis. Asistente de Proyectos CEI: Valeria Gálvez Funciones: Realiza legalización de anticipos. Gestiona reservas de salones y espacios. Coordina servicio de alimentación para capacitaciones, reuniones y eventos. Coordina servicio de transporte de docentes, invitados y personal del CEI. Gestiona la reserva de hospedaje para docentes y visitantes del CEI. Tramita pagos. Diseña y apoya la impresión de certificados. Dirección Coordinación Proyectos CEI Equipo

20 Asistente: Juan Felipe Ruiz Funciones: Participa en la definición, diseño y desarrollo de nuevos programas. Realiza reuniones y entrevistas para identificar el conocimiento de los profesores de mayor nivel de formación de la Universidad y para vincularlos al Centro. Apoya el desarrollo de líneas temáticas especializadas. Estudia e implementa metodologías y aplicación de tecnologías en programas y proyectos. Dirección Asistente de Innovación

21 Coordinadora : Catalina Vanegas Funciones: Coordina y realiza seguimiento a las actividades administrativas del Centro y de los programas de educación continua y proyectos de Consultoría: Facturación persona natural y empresarial, planes de financiación, pago a docentes, consultores y proveedores, devoluciones de dinero, compras, contratación de personal y prórrogas de contratos, elaboración o revisión de contratos, anticipos y legalizaciones, devoluciones de dinero. Elabora presupuestos de programas de educación continua. Gestiona la apertura y cierre presupuestal de los programas y proyectos, realizando seguimiento y traslados requeridos para pagos y realiza seguimiento a su ejecución presupuestal, así como al presupuesto del Centro. Gestiona las adecuaciones, arreglos y/o mantenimientos requeridos para el correcto funcionamiento del Centro. Orienta la realización de las actividades administrativas de las oficinas de Bucaramanga, Barranquilla y Pasto. Dirección Coordinación Administrativa Equipo

22 Auxiliar de soporte jurídico: Sandra Angarita Funciones: Apoya el proceso de vinculación de personal (creación vacante, contacto con colaborador para requisitos de ingreso) Tramita nombramientos de nuevos colaboradores y novedades de nómina. Legaliza documentos (contratos, convenios, actas) y realiza seguimiento al cumplimiento de compromisos contractuales. Gestiona la facturación proyectos de Consultoria y programas cerrados Elabora y tramita contratos de prestación de servicios para consultores y/o docentes cuando sea requerido. Gestiona de documentos institucionales requeridos. Dirección Coordinación Administrativa Equipo Secretaria: Adriana Salazar Funciones: Tramita pagos de programas de educación continua (Pance y norte) y de proyectos de Consultoría. Tramita bonificaciones de docentes (Pance y norte). Realiza seguimiento al envío de cuentas de cobro de educación continua. Comunica a los docentes (tarifas, fechas y horas a dictar)

23 Dirección Coordinación Administrativa Equipo Carolina Velasco Funciones: Tramita Compras. Gestiona anticipos y legalizaciones. Gestiona tiquetes, alojamientos y traslados de colaboradores del Centro (oficina). Despacha correspondencia. Maneja de vales de taxis. Gestiona la alimentación requerida para reuniones del Centro. Tramita pagos de la oficina Nelly Parra Funciones: Gestiona la facturación programas de educación continua abiertos (Pance y norte). Tramita devoluciones de dinero. Realiza planes de financiación. Secretarias

24 Dirección Coordinación Administrativa Equipo Clara María Silva Funciones: Gestiona tiquetes, alojamientos y traslados de programas de educación continua abiertos y cerrados (pance y norte) y proyectos de Consultoría. Atiende participantes de la sede norte (información, pagos, inquietudes). Registra participantes al inicio de curso, entregando material y documentación institucional y su actualización en CRM Notifica novedades de programas de educación continua del norte (aperturas, aplazamientos, cancelaciones, novedades). Coordina refrigerios, almuerzos y clausuras (sede norte). Coordina adecuaciones, mantenimientos y aseo de la sede. Registra y envía correspondencia. Nota: Atención telefónica a preguntas frecuentes y registro de oportunidad en CRM (solo cuando tenga disponibilidad) preguntas frecuentes Yesenia Nagles Funciones: Atención personal y telefónica de público que solicita los servicios del Centro (primera línea, atención a preguntas frecuentes, creación de oportunidades en CRM y tareas, re- direccionamiento de solicitudes ). preguntas frecuentes Notifica novedades de programas de educación continua de Pance (aperturas, aplazamientos, cancelaciones, novedades). Da la bienvenida y realiza el registro de participantes al inicio de curso, entrega material y documentación institucional y actualiza datos en CRM. Recibe pagos con tarjeta de crédito y débito (en ausencia de Auxiliares Comerciales). Realiza certificaciones de preinscripción o inscripción de participantes o de asistencia a programas anteriores. Secretarias

25 Dirección Coordinación Comercial Sector Empresarial Personal de apoyo Coordinador : Carlos Calle Funciones: Atiende los requerimientos de empresas privadas interesadas en los servicios del Centro. Realiza visitas a empresas para dar a conocer la oferta de servicios del Centro. Valida y presenta las propuestas con base en los requerimientos de la empresa. Apoya a los docentes y consultores en la elaboración de propuestas y proyectos de consultoría y educación continua. Profesional soporte comercial empresarial: Ludy Gómez Funciones: Atención telefónica y vía e-mail a las empresas que requieren los servicios del Centro. Apoya el ajuste y envío de propuestas de Consultoría y formación requeridas por las empresas. Hace seguimiento a las propuestas enviadas. Contacta y apoya a los docentes y consultores en la elaboración de las propuestas. Gestiona los soportes requeridos para la presentación de propuestas.

26 Dirección Coordinación Comercial Sector Estatal Coordinador: Carlos González Funciones: Explora oportunidades de participación en bases de datos electrónicas y entidades oficiales, seleccionando y estudiando licitaciones. Realiza visitas a las entidades del sector publico que se requieran para fortalecer las relaciones y acceder a las licitaciones de estas entidades. Consolida la documentación necesaria para la participación en licitaciones. Apoya a los docentes y consultores en la elaboración de propuestas y licitaciones de consultoría y educación continua. Valida las propuestas con base en los requerimientos y las presenta a las empresas

27 Coordinadora: Constanza González Funciones: Establece y coordina los canales para la promoción de los programas abiertos de educación continua. Coordina las campañas especiales de lanzamiento y promoción de productos y servicios y la detección de necesidades. Realiza visitas a clientes para dar a conocer la oferta de programas abiertos de educación continua. Define el precio de los programas abiertos. Define la apertura, aplazamiento y/o cancelación de los programas abiertos de educación continua e informa oportunamente la decisión al equipo del Centro. Gestiona el manejo de quejas y reclamos. Dirección Coordinación Comercial programas abiertos Equipo

28 Diseñador : Juan Pablo Rodríguez Funciones: Acompaña la creación, diseño de las artes de folletos y material publicitario para impresión. Coordina la elaboración de banners e imágenes para promoción digital. Aprueba artes finales de folletos, volantes y pendones para ordenar su impresión. Sube, baja y actualiza contenidos de nuestra página web. Dirección Coordinación Comercial programas abiertos Equipo Auxiliar de Comunicaciones : María Eugenia Valencia Funciones: Coordina la programación de programas de educación continua en medios internos. Coordina la publicidad de programas de educación continua en medios tradicionales impresos y digitales. Escribe y redacta artículos necesarios para la promoción del CCEC. Apoya la promoción comercial que requiera aprobación de la oficina de Comunicaciones.

29 Carmen Escobar Dirección Coordinación Comercial programas abiertos Equipo Auxiliares Comerciales Adriana Caquimbo Funciones: Realizan campañas de promoción comercial por correo y teléfono (Envío de e-mail masivo de venta inicial, refuerzo y venta telefónica). Dan atención personal y telefónica al público que solicite servicios, creando oportunidades en CRM y tareas, y re- direccionando solicitudes. Confirman pre-inscritos e interesados en la participación de programas. Dan respuesta a solicitudes de información. Alistan folletos para despacho y actualizan carteleras y muebles mostradores. Realizan validación de soportes de pago. Fabio Andrés García

30 Funciones: Establece y coordina los canales para la promoción de los productos y servicios del Centro. Coordina las campañas especiales de lanzamiento y promoción de productos Realiza visitas a clientes para dar a conocer los servicios del Centro y para establecer convenios. Atiende los requerimientos de las empresas interesadas en los servicios del centro. Define la apertura, aplazamiento y/o cancelación de los programas abiertos e informa oportunamente la decisión. Gestiona el manejo de quejas y reclamos. Da apoyo a las demás coordinaciones (administrativa, logística, de proyectos) para la adecuada prestación de los servicios. Dirección Oficinas Javeriana Colombia Personal soporte Barranquilla: Luz Helena Mejia Bucaramanga: Judith Stella Jaimes Pasto: María Susana Villota Coordinadoras

31 Dirección Oficinas Javeriana Colombia Personal soporte Funciones: Da atención personal y telefónica de público que solicite servicios. Notifica de novedades de cursos (aperturas, aplazamientos, cancelaciones, novedades). Realiza el registro de participantes al inicio de curso, entrega de material y documentación institucional y su actualización en CRM. Recibe pagos TC/TD. Elabora certificaciones de preinscripción o inscripción de participantes. Gestiona tiquetes, alojamientos y traslados de programas de educación continua abiertos y cerrados. Coordina refrigerios, almuerzos y clausuras Tramita facturas, planes de financiación y devoluciones de dinero. Tramita pagos a docentes y proveedores, comunicando tarifas, fechas y horas a dictar, y realizando seguimiento al envío de cuentas de cobro. Tramita compras, anticipos y legalizaciones. Imprime materiales cuando sea requerido. Da apoyo logístico en salones. Carga listas de asistencia. Barranquilla: Laura Patricia Díaz Bucaramanga: Carolina Delgado Pasto: María Fernanda Ocaña Secretarias