LA JUSTIFICACIÓN EN LA CONTRATACIÓN PÚBLICA

Presentación del tema: "LA JUSTIFICACIÓN EN LA CONTRATACIÓN PÚBLICA"— Transcripción de la presentación:

1 LA JUSTIFICACIÓN EN LA CONTRATACIÓN PÚBLICA
SECCIÓN DE CONTRATACIÓN SEDE

2 DISPOSICIÓN La Contratación Estatal debe ser un mecanismo para proveer los bienes y/o servicios requeridos para el desarrollo de acciones que permitan el cumplimiento de sus fines y la sostenibilidad del país. Por tal razón, la administración pública exige que funcionarios y contratistas, se caractericen por su responsabilidad, su idoneidad, su destreza en el planteamiento de objetivos y metas, su honestidad, su compromiso con la implementación de las normas, políticas, directrices y procedimientos y su compromiso con la transparencia y pulcritud del manejo de los recursos públicos; su propósito esencial debe concentrarse en la correcta y oportuna satisfacción de las necesidades institucionales.

3 CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA
CAPITULO V. “DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA” ARTÍCULO 209. “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”. ARTICULO 69. “Se garantiza la autonomía universitaria. Las universidades podrán darse sus directivas y regirse por sus propios estatutos, de acuerdo con la ley. La ley establecerá un régimen especial para las universidades del Estado”.

4 LEY 30 TÍTULO III. DEL RÉGIMEN ESPECIAL DE LAS UNIVERSIDADES DEL ESTADO Y DE LAS OTRAS INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR ESTATALES U OFICIALES CAPÍTULO I. NATURALEZA JURÍDICA ARTÍCULO 57. “Las universidades estatales u oficiales deben organizarse como entes universitarios autónomos, con régimen especial y vinculados al Ministerio de Educación Nacional en lo que se refiere a las políticas y la planeación del sector educativo. Los entes universitarios autónomos tendrán las siguientes características: Personería jurídica, autonomía académica, administrativa y financiera, patrimonio independiente y podrán elaborar y manejar su presupuesto de acuerdo con las funciones que le corresponden”. <Inciso modificado por el artículo  1 de la ley  647 de El nuevo texto es el siguiente:> “El carácter especial del régimen de las universidades estatales u oficiales, comprenderá la organización y elección de directivas, del personal docente y administrativo, el sistema de las universidades estatales u oficiales, el régimen financiero, el régimen de contratación y control fiscal y su propia seguridad social en salud, de acuerdo con la presente ley” .

5 UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA ACUERDO 002 DE 2008 CSU
Adopta los principios y las reglas generales que regulan los acuerdos de voluntades en la Universidad Nacional de Colombia: Entre otros: g. PLANEACIÓN: Antes de celebrar los acuerdos de voluntades, la Universidad Nacional de Colombia verificará de forma integral sus planes y determinará los estudios y diseños técnicos y económicos necesarios para definir el objeto de los acuerdos. Así mismo, los servidores públicos responsables de los acuerdos obtendrán las autorizaciones y aprobaciones necesarias acordes con las políticas determinadas por la Universidad. h. RESPONSABILIDAD: Los servidores públicos, los contratistas, los interventores y los supervisores que participen en la celebración de los acuerdos de voluntades, responderán por sus actuaciones, de conformidad con lo dispuesto en la Constitución, la Ley y la normatividad vigente de la Universidad Nacional de Colombia. (…)

6 PLANEACIÓN - JUSTIFICACIÓN
El Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, en sentencia de 31 de agosto de 2006, Radicación R- 7664, se refirió también al principio de planeación en la contratación estatal, planteando lo siguiente: “…Al respecto conviene reiterar que en materia contractual las entidades oficiales están obligadas a respetar y a cumplir el principio de planeación en virtud del cual resulta indispensable la elaboración previa de estudios y análisis suficientemente serios y completos, antes de iniciar un procedimiento de selección, encaminados a determinar, entre muchos otros aspectos relevantes: i) La verdadera necesidad de la celebración del respectivo contrato. ii) Las opciones o modalidades existentes para satisfacer esa necesidad y las razones que justifiquen la preferencia por la modalidad o tipo contractual que se escoja. iii) Las calidades, especificaciones, cantidades y demás características que puedan o deban reunir los bienes, las obras, los servicios, etc., cuya contratación, adquisición o disposición se haya determinado necesaria, lo cual, según el caso, deberá incluir también la elaboración de los diseños, planos, análisis técnicos, etc. iv) Los costos, valores y alternativas que, a precios de mercado reales, podría demandar la celebración y ejecución de esa clase de contrato, consultando las cantidades, especificaciones, cantidades de los bienes, obras, servicios, etc., que se pretende y requiere contratar, así como la modalidad u opciones escogidas o contempladas para el efecto. v) La disponibilidad de recursos o la capacidad financiera de la entidad contratante para asumir las obligaciones de pago que se deriven de la celebración de ese pretendido contrato. vi) La existencia y disponibilidad, en el mercado nacional o internacional, de proveedores…”.

7 JUSTIFICACIÓN EN LA CONTRATACIÓN
Justificación de las órdenes contractuales o Contratos: Es la descripción precisa y detallada de las razones que tiene el solicitante para la adquisición de un bien o servicio, dada su conveniencia institucional, su correspondencia con un proyecto específico, con el presupuesto aprobado para el mismo y los motivos que conlleven a la invitación y selección directa, cuando sea el caso.

8 CONSTRUCCIÓN DE LA JUSTIFICACIÓN
¿Cuál o cuáles necesidades se pretende satisfacer con la adquisición de ese bien y/o servicio? ¿Para qué se requiere la adquisición de ese bien y/o servicio? ¿Cuál es la finalidad de contratar el bien o servicio en cuestión? ¿Cómo contribuye la adquisición de este bien y/o servicio a los fines institucionales? ¿Cómo contribuye la adquisición de este bien y/o servicio al logro de los objetivos específicos del proyecto del cual provienen los recursos? ¿Se encuentran programados y aprobados los recursos dentro del proyecto para la adquisición de este bien o servicio? ¿Existen recursos en el rubro específico que corresponde a la naturaleza del bien y/o servicio que se pretende adquirir? ¿A cuál o cuáles de las causales establecidas dentro del Manual de Convenios y Contratos (Parte I. Definiciones – Selección directa) corresponde? ¿Cuáles son las razones y motivaciones que le permiten hacer uso de la selección directa?

9 (…) 3. Para el caso de adquisición de bienes y/o servicios orientados a la ejecución de proyectos de investigación o extensión el solicitante deberá tener en cuenta que la justificación se entiende elaborada si y solo si: a) La adquisición de este bien y/o servicio se encuentra explícita y discriminada dentro de la resolución de aprobación del proyecto o en la propuesta aprobada por la entidad contratante o financiadora; en este último caso, deberá hacerse referencia dentro de la solicitud de contratación a que dicha adquisición está contemplada en algunos de los documentos anteriormente descritos. b) En ningún caso, la descripción del rubro presupuestal será elemento suficiente para entenderse por justificada la solicitud, en todo momento deberá fundamentarse la adquisición con base en los parámetros establecidos en el Manual de Convenios y Contratos.

10 COHERENCIA CON LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN
PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN PLANTEAMIENTO DE LA FICHA DEL PROYECTO RUBROS PRESUPUESTALES PROYECTOS DE EXTENSIÓN PROPUESTA OBLIGACIONES DE LA UN EN EL CONVENIO O CONTRATO FIRMADO FUNCIONAMIENTO NECESIDADES INSTITUCIONALES

11 JUSTIFICACIONES SERVICIOS PERSONALES (PN)
(Profesionales – Técnicos – Tecnológicos – Auxiliares o Asistenciales) diferente a Consultoría, mantenimientos, alquileres, atenciones integrales, etc. Ejemplos: Con la contratación que se pretende realizar se busca responder a la necesidad de optimizar el servicio del programa XXXX, ya que se requiere temporalmente del servicio profesional idóneo en el área de Comunicaciones, que estén en capacidad de realizar la difusión de los subprogramas del proyecto, para dar cumplimiento al plan de objetivos y meta XXXX del proyecto, que busca dar a conocer a la comunidad universitaria en general, los cronogramas y planes y lograr con ello que se genere un sentido de pertenencia y una mayor participación en las decisiones que afectan les afectan. De esta forma se contribuye al estimulo de la integración y la participación de los estudiantes, para el logro de los fines de la educación superior. La contratación con la cual se pretende satisfacer la necesidad cuenta con los recursos presupuestales disponibles, y en el rubro de específico. La Universidad en el momento no cuenta con personal de planta que pueda desarrollar dichas actividades. Se invita y selecciona directamente a XXXX, dado que cumple con los requisitos, el perfil profesional y con la experiencia suficiente para desarrollar de manera eficiente el objeto general.

12 JUSTIFICACIONES SERVICIOS PERSONALES (PN)
(Profesionales – Técnicos – Tecnológicos – Auxiliares o Asistenciales) diferente a Consultoría, mantenimientos, alquileres, atenciones integrales, etc. Ejemplos: Se requieren servicios profesionales en carreras administrativas que permitan la interpretación de datos estadísticos, en el marco de las obligaciones adquiridas bajo el Contrato Administrativo No XX suscrito entre la Universidad Nacional de Colombia y la Aeronáutica Civil. La contratación de este servicio cuenta con la asignación presupuestal suficiente y en el rubro de específico. En este momento el personal de planta es insuficiente para desarrollar estas actividades por lo tanto se realizó invitación y selección directa a XXXX, toda vez que cumple con los requisitos, el perfil profesional, con la experiencia suficiente para desarrollar de manera eficiente el objeto general y su perfil fue sugerido dentro de la propuesta de la Universidad, tal como se expone en el documento adjunto a la presente solicitud.

13 JUSTIFICACIONES SERVICIOS PERSONALES (PN o PJ) Ejemplos:
Se requiere el apoyo en el desarrollo de la Interventoría técnica en ingeniería de minas con el propósito de dar cumplimiento oportuno a las obligaciones derivadas del Convenio No XX suscrito con la entidad XXX. La contratación de este servicio cuenta con la asignación presupuestal suficiente y en el rubro de específico descritos en el convenio. La Universidad no cuenta con personal de planta que pueda ejecutar dicha actividad, por lo tanto se invita y selecciona directamente a XXXX, toda vez que cumple con los requisitos, el perfil profesional, con la experiencia suficiente para desarrollar de manera eficiente el objeto general y su perfil fue sugerido dentro de la propuesta de la Universidad, tal como se expone en el documento adjunto a la presente solicitud.

14 JUSTIFICACIONES COMPRA DE EQUIPOS (PN o PJ)) Ejemplos:
La funcionalidad y el desarrollo oportuno del departamento XXX depende de que cada una de sus áreas cuente con el equipo tecnológico necesario para realizar las actividades que les han sido asignadas, y en éste sentido se ha identificado que no se cuenta con los suficientes equipos de cómputo e impresoras, máxime cuando cerca de 3 equipos de computo requieren ser dados de baja, por tal razón se requiere satisfacer dicha necesidad con la compra de equipos de informática con destino a las diferentes oficinas del Departamento. Se cuenta con los recursos suficientes en el rubro presupuestal de compra de equipos. Se realiza la presente solicitud de acuerdo al resultado de la evaluación por comparación de ofertas anexo a la presente solicitud.

15 JUSTIFICACIÓN ADICIONES – MODIFICACIONES - PRORROGAS
CONSIDERACIONES EL CONTRATO DEBE ESTAR VIGENTE SOLICITADA SOLO POR EL INTERVENTOR DEL CONTRATO EL INTERVENTOR DEBE ANALIZAR Y EXPRESAR SU VIABILIDAD Y CONVENIENCIA Y RECOMENDAR AL ORDENADOR DEL GASTO POR REGLA GENERAL LAS ADICIONES NO PUEDEN SUPERAR EL 50% DEL VALOR INICIAL DEL CONTRATO LAS PRORROGAS NO TIENEN PLAZO MAXIMO O MINIMO, SIN EMBARGO DEBEN SER COHERENTES CON EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS Y FINES QUE MOTIVARON EL CONTRATO INICIAL LAS ORDENES MINIMAS DE CORTA DURACIÓN NO PUEDEN SER ADICIONADAS, PRORROGADAS, NI SUSPENDIDAS, DADA SU NATURALEZA SI EL CONTRATO SE PERFECCIONÓ CON PÓLIZAS, CUALQUIER ADICIÓN, MODIFICACIÓN, PRORROGA Y/O SUSPENSIÓN, REQUERIRÁ DE SU CORRESPONDIENTE AMPLIACIÓN DE GARANTIAS. SU JUSTIFICACION, NO PUEDE SER LA MISMA QUE ORIGINÓ EL CONTRATO.

16 JUSTIFICACIÓN ADICIONES – MODIFICACIONES - PRORROGAS
DEFINICIONES * La adición a los contratos se celebra cuando se requiere aumentar el valor en razón de la incorporación de una o varias obligaciones, ítems o productos. * Las nuevas actividades, necesariamente, deben requerirse para el adecuado cumplimiento del objeto contratado, es decir, serán actividades adicionales relacionadas con el objeto general, sin pretender cambiarlo. * Se trata de un nuevo acuerdo de voluntades frente a la necesidad de cumplir y ejecutar actividades que no se habían inicialmente pactado. La adición debe ser justificada, dicha motivación debe expresar las situaciones no previstas inicialmente que ocasionan la adición o las variables impredecibles e irresistibles. * Dentro de la recomendación, el interventor debe indicar si la adición es viable, coherente e indicar los riesgos que se pretenden mitigar si es el caso. Se debe igualmente realizar previamente revisión de los precios acordados para restaurar el equilibrio económico, y que esto haya sido consecuencia de hechos imprevisibles.

17 JUSTIFICACIÓN ADICIONES – MODIFICACIONES - PRORROGAS
DEFINICIONES *Las razones no deben ser producto de la falta de una correcta planificación o de inadecuados estudios previos. * Dentro de la recomendación, el interventor debe indicar si la prorroga es viable, coherente e indicar los riesgos que se pretenden mitigar si es el caso. * La prorroga debe ser justificada, dicha motivación debe expresar las situaciones no previstas inicialmente que ocasionan la prorroga y/o las variables impredecibles e irresistibles. * Las ampliaciones del plazo que ocurran por causa de incumplimiento del contratista deberán generar la aplicación de sanciones. Por el contrario, las ampliaciones que se motiven en circunstancias imprevisibles e irresistibles para el contratista podrán generar el pago de compensaciones, previo análisis. * Los contratos también pueden ser objeto de prórroga, es decir de una ampliación del plazo..

18 JUSTIFICACIÓN ADICIONES – MODIFICACIONES - PRORROGAS - SUSPENSIONES
DEFINICIONES * Dentro de la recomendación, el interventor debe indicar si la modificación es viable, coherente e indicar si implica una adición presupuestal y en este sentido debe expresar el análisis de precios de mercado cuando la modificación implica una adición presupuestal, en caso negativo debe indicar que no requiere de mayor imputación de recursos. * La modificación debe ser justificada, dicha motivación debe expresar las situaciones no previstas inicialmente que la ocasionan. *Las modificaciones no deben motivarse por incumplimiento del contratista si las circunstancias no son imprevisibles, ejemplo: agotamiento del producto, validez de la oferta, producto descontinuado. * Es la variación que se efectúa de común acuerdo por las partes sobre los términos y condiciones contractuales, sin que se modifique el objeto de la orden contractual o contrato. * Principalmente la modificación aplica cuando ampliamos o ajustamos especificaciones técnicas del producto, de las obligaciones del contratista, de las condiciones comerciales de plazo, lugar de entrega, interventor, (por lo general). *Las razones no deben ser producto de la falta de una correcta planificación o de inadecuados estudios o diseños previos.

19 JUSTIFICACIÓN ADICIONES – MODIFICACIONES - PRORROGAS - SUSPENSIONES
DEFINICIONES * La suspensión está principalmente justificada con ocasión a la presencia de situaciones no previstas de fuerza mayor, caso fortuito o de interés público que impiden la ejecución temporal del contrato; dichas suspensión debe ajustarse a los criterios de necesidad y proporcionalidad. * La consecuencia inmediata es que no se puede exigir el cumplimiento de las obligaciones y por tanto no corre el término del plazo contractual. Por lo tanto, la suspensión no adiciona el contrato en su vigencia o plazo. * El término de la suspensión debe ser determinado o determinable. Se suscribe mediante la respectiva acta. Puede ser de suspensión y reinicio. * Es el congelamiento e interrupción de actividades tanto del contratista, como de la Universidad, en términos de la ejecución del contrato. * Es principalmente una medida excepcional.

20 JUSTIFICACIÓN ADICIONES – MODIFICACIONES - PRORROGAS - SUSPENSIONES
EJEMPLOS: ADICIÓN Y PRORROGA En consideración a que el convenio suscrito con el ICA, fue adicionado en valor y prorrogado en tiempo por un mes más, se requiere la extensión en tiempo y adición en valor de la orden de prestación de servicios de apoyo en Interventoría, de forma proporcional, con el fin de atender los nuevos requerimientos del convenio; dado que la orden contractual es susceptible de adición y prorroga de acuerdo a las disposiciones del Manual de Convenios y Contratos de la Universidad, se solicita su tramite. MODIFICACION Dado que el Director titular del Proyecto se encuentra en periodo de vacaciones y que fue designado mediante resolución No XXX, como nuevo Director el proyecto el profesor XXX, se requiere modificación de la orden contractual en el sentido de cambiar el interventor de la misma. Dado que el proveedor mediante comunicación del día XXX, solicita el cambio de la forma de pago pasando de contado comercial a pagos parciales, justificado en que puede hacer entrega de los equipos en entregas parciales, sin afectar el plazo de ejecución. Se considera que la solicitud es viable y favorable para la Universidad por cuanto tendríamos acceso a los equipos de una forma más rápida. Se anexa a la presente solicitud la carta del contratista SUSPENSIÓN Dadas las condiciones ambientales que aquejan a la cuidad de Bogotá, el contratista solicita mediante comunicación del día XXX, suspensión de contrato por imposibilidad técnica para ejecutar las reparaciones locativas de la fachada del edificio, dadas las altas precipitaciones de lluvias de los últimos días, por lo tanto solicita suspensión por un mes, hasta tanto se regule el clima. La Interventoría considera pertinente y viable la solicitud, a pesar de que la obra será objeto de un retraso frente a lo planeado, es una condición de fuerza mayor; adicionalmente ejecutar obras con dicha situación climática puede aumentar los riesgos de accidentalidad o de imprevistos técnicos en la obra.

21 GRACIAS