Diseño de Procedimientos

Presentación del tema: "Diseño de Procedimientos"— Transcripción de la presentación:

1 Diseño de Procedimientos
UNIVERSIDAD DEL BÍO-BÍO DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Diseño de Procedimientos Sistemas de Información

2 DISEÑO EXTERNO - DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS
Cómo será construido el S.I. desde el punto de vista del usuario. Considerar los procesos computacionales como “Caja Negra” - DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS Diseño de formularios/documentos Diseño de Sistemas de codificación. - REQUERIMIENTOS Y/O CONDICIONES PARA EL DISEÑO INTERNO. Definir Información que manejará el S.I.

3 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
INSTRUMENTO QUE DESCRIBE LOS PASOS A SEGUIR PARA CUMPLIR UNA FUNCION ADMINISTRATIVA.

4 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
DEFINICIONES OPERACIONES : Es una acción administrativa simple ejecutada por una persona de acuerdo a una orientación superior. ACTIVIDAD : Es un conjunto de operaciones combinadas con un fin específico, realizado por una o más personas, en un solo lugar y de acuerdo a una norma escrita que la especifica. PROCEDIMIENTO : Es una secuencia detallada de las actividades y de los flujos de información que las relacionan, que deben ser ejecutadas en una o varias unidades organizativas como parte del cumplimiento de sus funciones.

5 VENTAJAS Facilita la uniformidad de acción
Efectos negativos por relevo de personal se minimizan Instrucción de personal nuevo se facilita y se acelera Apoya o establece buena base para el control de las operaciones. Ayuda a la evaluación del trabajo. Permite detectar errores, inconsistencias o cuellos de botella en los flujos de información o actividades.

6 QUE SE DEBE TENER CLARO (Para especificar un procedimiento)
¿QUE SE DEBE HACER? Significa precisar su objetivo y coordinarlo con el resto de la acción administrativa ¿QUIEN LO HACE? Significa identificar a los responsables de las operaciones ya sea unidades organizativas, cargos o personas. ¿COMO HAY QUE HACERLO? Significa reconocer las actividades a ejecutar, los documentos que se emplean y los flujos de información o de material que deben ocurrir.

7 CARACTERISTICAS DE UN BUEN PROCEDIMIENTO
1. PRECISION LENGUAJE O SIMBOLOIGÍA ADECUADA 2. SENCILLO TODOS DEBEN ENTENDERLO DE LA MISMA MANERA. 3. INTEGRIDAD DEBE ABARCAR TODAS LAS TAREAS COMPROMETIDAS EN LA ACTIVIDAD.

8 IMPORTANTE EL DIAGRAMA RESULTANTE DEBE SER FACIL DE ENTNDER Y AL INTERIOR DE UNA INSTITUCION SE DEBE UTILIZAR UN SOLO TIPO DE SIMBOLOGIA PARA QUE TODOS TRABAJEN HACIENDO USO DEL MISMO LENGUAJE.

9 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
EXISTEN PROCEDIMIENTOS : GENERALES : DESCRIBEN PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS INTER-AREAS. INTERNOS : DESCRIBEN PROCESOS ADMINISTRATIVOS DENTRO DE UN AREA

10 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
SON UTILES´PARA : PERSONAS NUEVAS EN LA FUNCION QUIENES REALIZAN AUDITORIAS, ASESORIAS, SISTEMAS DE INFORMACION. ESTABLECER RESPONSABLES EN PROCESOS INTER-AREAS.

11 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
DESCRIBE EN FORMA GRAFICO-NARRATIVA : Para qué, Qué, Quien, Circunstancia condicionantes (lógica, de tiempo, de lugar), Cómo se cumple una función.

12 DISEÑAR UN PROCEDIMIENTO
IMPLICA DEFINIR : - Tareas Involucradas - Secuencia entre tareas - Oportunidad de realización - Recursos Humanos, Logísticos, etc. Necesarios para implementarlos. - Unidad Administrativa donde se realizan las tareas. - Cargos o funciones involucrados. - Formularios, Documentos, Archivos que se utilizan. - Características operacionales de los formularios, etc. (volumen, oportunidad, frecuencia, formato, contenido). - Interrelación entre formularios y las unidades Administrativas, Funciones.

13 PROCEDIMIENTOS PARA ESPECIFICAR UN PROCEDIMIENTO
1° REALIZAR LAS TAREAS QUE SE PRETENDEN REFLEJAR EN ESTE. 2° ESPECIFICARLO (DIAGRAMARLO Y/O ESCRIBIRLO). 3° SEGUIR EL PROCEDIMIENTO ESPECIFICADO PARA PROBARLO. EXISTEN BASICAMENTE TRES FORMAS PARA ESPECIFICAR UN PROCEDIMIENTO : - NARRATIVOS - ESQUEMATICOS O GRAFICOS - MIXTOS.

14 RECOMENDACIONES GENERALES
- NO ESPECIFICAR NOTAS EN LA ESCRITURA DE UN PROCEDIMIENTO LA SECUENCIA DEBE SEGUIR FIELMENTE LA DE LOS PASOS PARA REALIZAR LA TAREA. - CADA PASO DEBE DISPONER DE UN PARRAFO SEPARADO Y SI UN PASO LOGICO, CLARAMENTE DEFINIDO, TIENE UN CIERTO NUMERO DE SUBDIVISIONES DEBEN APARECER TANTOS SUBPARRAFOS, DENTRO DEL PARRAFO, COMO SUBDIVISIONES EXISTAN EN LA DESCRIPCION DE LA TAREA. - NO DEBE INTENTARSE CONSEGUIR EXPRESIONES LITERARIAS PERO SI CALIDAD EN LA ESPECIFICACION TECNICA. . LA ESPECIFICACION DEBE SER FACIL DE ENTENDER Y ESTANDAR PARA TODOS. ( === >UTILIZAR UNA SOLA SIMBOLOGIA Y/O NORMATIVA).

15 Simbología FLUJO / TRANSFERENCIA DOCUMENTOS PROCESO ARCHIVAR
SACAR DE ARCHIVO

16 CONECTOR DENTRO DE PAGINA
CONECTOR FUERA DE PAGINA DECISION DISKETTE TERMINAL