Las 5S’s Instituto Politécnico Nacional Centro de Educación Continua

Presentación del tema: "Las 5S’s Instituto Politécnico Nacional Centro de Educación Continua"— Transcripción de la presentación:

1 Las 5S’s Instituto Politécnico Nacional Centro de Educación Continua
Dr. Primitivo Reyes Aguilar

2 Propósito del Curso Que los participantes tengan las herramientas necesarias, para estar en condición de participar activamente en la implementación de las 5’S en la empresa.

3 Actividad para el participante
Expectativas del Curso

4 ¿Por qué debemos implementar las 5S’S?
La competencia cada vez es mayor Cambian las necesidades de los clientes Cambian las tecnologías

5 Pero, ¿Qué significa 5S’s?
Es una metodología enfocada a lograr orden y la limpieza en todas las áreas de la empresa (oficinas, almacén, etc.) Creando una disciplina que a la larga se convierta en cultura y en práctica común.

6 ¿Qué significa 5S’s? Seiri Seleccionar Seiton Organizar Seiso Limpiar
Seiketsu Estandarizar Shitsuke Disciplina

7 Objetivos de las 5S’s Poder encontrar cualquier cosa en menos de 30 segundos, sean objetos físicos o información en computadora. Incrementar la Productividad; Mejorar la Calidad de las actividades realizadas;

8 Beneficios al implementar las 5S’s
Cero: 1. Retrasos 2. Insatisfacción de Clientes 3. Pérdidas ($$$)

9 Beneficios personales
1. Nos permite colaborar para que la fuente de trabajo y de sostenimiento de nuestra familia sea competitiva y sobreviva en un entorno tan exigente. 2. Nos permite trabajar en equipo con el fin de: Aportar ideas para organizar nuestras áreas de trabajo

10 Beneficios personales
Hacer más gratas las horas de trabajo Sentirnos orgullosos del lugar en donde invertimos la mayor parte de nuestra vida: el trabajo Nos ayuda a desempeñar nuestro trabajo, ganando rapidez en las respuestas (por que sabemos que cada cosa esta en su lugar).

11 Visión General de las 5S’s
DISCIPLINA ORDEN LIMPIEZA ESTANDA- RIZACION ORGANIZACIÓN 1. 2. 3. 4. 5.

12 Resistencia al Cambio Normalmente escuchamos:
¿Para qué limpiar si se ensucia de nuevo? Ya tenemos organización y orden Existe mucho trabajo como para estar perdiendo el tiempo con estas modas japonesas. ¿Me van aumentar el sueldo si soy limpio y ordenado? Quiero ver que el jefe haga primero las 5S’s en sus cajones.

13 Actividad para el participante
Paradigmas identificados en su área o departamento de trabajo

14 ¿Qué hacer para romper esos paradigmas?
No ignorarlas: 1. Hablar con nuestros colaboradores, para: Conocer el origen de su resistencia Conocer sus preocupaciones y temores Escuchar sus propuestas 2. Predicar con el ejemplo

15 Seiri, la primera ‘S: Seleccionar
Distinguir entre lo que es necesario y lo que no lo es: 1. SELECCIONAR

16 Seiri, la primera ‘S: Seleccionar
Transferirlo Regalarlo Venderlo Repararlo Esta de mas Obsoleto Dañado Es útil para alguien mas Se necesita Descartar

17 Área de Oportunidad Área de uso común (Sala de juntas, archivo muerto, etc.) Oficinas

18 Área de Oportunidad Cerca o detrás de lockers y muebles
Esquinas y pasadizos Detrás de los pilares y bajo las escaleras En los Pisos y pasillos Pizarrones de avisos ya muy obsoletos Afuera, pegado a las cercas o bardas

19 Área de Oportunidad

20 Área de Oportunidad

21 Seiri: Seleccionar Deshacerse de todo lo innecesario del área de trabajo, en caso de duda: Asignar un área especial para colocación de estos materiales y equipos Colocarles una etiqueta roja y llevarlos a esta área haciendo una relación Razón para etiqueta roja: Localización: Fecha: Nombre:

22 Seiri: Seleccionar

23 Seiri: Seleccionar Periódicamente revisar el uso futuro o actual de lo que se almacena en el área de tarjetas rojas y tomar decisiones

24 Seiri: Seleccionar Principio Solo lo que se necesita, en la cantidad
necesaria y cuando se necesite

25 Actividad para el participante
Identificar lo necesario de lo innecesario de su área de trabajo/ frecuencia de uso

26 Seiton, la segunda ‘S: Orden
Ordenar los artículos necesarios para nuestro trabajo, estableciendo un lugar especifico para cada cosa, de manera que se facilite su identificación, localización, disposición y regreso al mismo lugar después de ser usados

27 Seiton: Orden Objetivos: Ahorrar espacio Ahorrar tiempo de búsqueda
Facilitar la administración visual Ejemplos de Orden: Etiquetar las carpetas (sin documentos innecesarios). Etiquetar espacios de almacenaje. Identificar con siluetas las herramientas (engrapadora, teclado, portalápices, etc.) y muebles

28 Seiton: Orden El primer paso para organizar, es dividir nuestra área de trabajo en partes manejables e identificables por cualquiera Mapa

29 Seiton: Orden Pasillo Marcar pasillos y áreas donde deben ir las cosas
Antes Después

30 Seiton: Orden “cualquier persona” puede inmediatamente:
Ver, Tomar y Regresar cualquier articulo Pregunta Respuestas ¿ Que? Definir los artículos necesarios (Seleccionar) Identificar los artículos ¿ Donde? Definir la localización Identificar el lugar ¿ Cuantos? Definir la cantidad Identificar la cantidad necesaria

31 Seiton: Orden Identificación de Gabinetes Utiliza letras para
identificar gabinetes Utiliza números para identificar columnas y renglones Divide los gabinetes en columnas y renglones

32 Seiton: Orden Dibujo de contornos

33 Seiton: Orden Código de Colores

34 Actividad para el participante
¿Cómo ordenaría el escritorio que a continuación se presenta?

35 Seiton: Orden

36 Seiton: Orden de avisos y letreros
Designar un lugar especial para colocarlas Indicar cuanto tiempo van a estar puestas La cinta debe debe despegarse sin dañar la pared Los posters, avisos y señales deben estar alineados para dar buena apariencia (tamaños estándar) Los posters deben fijarse de tal forma que no se doblen o caigan con corrientes de aire o al caminar

37 Seiton: Orden Documentar el método de organización
Dar entrenamiento a la gente para que siga los procedimientos

38 Seiton: Orden Principio
Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar

39 Actividad para el participante
De lo que identificó como necesario, explicar ¿Cómo lo ordenaría, según lo visto en la sesión?

40 Seiso, tercera ´S: Limpieza
Mantener el área de trabajo impecable y libre de toda suciedad

41 Seiso: Limpieza Beneficios
Aumenta la moral del personal y su eficiencia La imagen del lugar da otra proyección Los riesgos de los accidentes o equivocaciones disminuyen Se minimiza la probabilidad de revolver archivos

42 Seiso: Limpieza Implementación en cinco pasos:
1. Determinar las metas de limpieza 2. Determinar las responsabilidades de la limpieza (mapeo de áreas y definición de responsables) 3. Determinar los métodos de limpieza (programa que muestra al detalle las veces al día en que se limpia, el responsable, y la forma) 4. Preparar las herramientas de limpieza 5. Implantar la limpieza.

43 Seiso: Limpieza Hay que dibujar un mapa para dividir el área de trabajo en zonas más fáciles de manejar

44 Seiso: Limpieza Etapas de la Limpieza: Macro: limpieza general
Individual: limpieza de áreas de trabajo (escritorio, alfombra, archiveros, etc.) y partes específicas del equipo (Monitor, mouse, teclado), engrapadoras, etc.) Micro: limpieza de partes pequeñas, corregir las fuentes de suciedad o polvo.

45 Seiso: Limpieza Promoción de un área de trabajo limpia
Dividir por zonas y asignar responsabilidades rotativas por grupos y personas (identificar problemas). Limpieza por equipo y área (pisos, herramientas, etc.). Aplicar Kaizen para limpiar zonas difíciles, métodos de limpieza y herramientas de limpieza (problemas causados por falta de limpieza). Seguir las reglas e intensificar las acciones.

46 Seiso: Limpieza Asignar responsables de las actividades de limpieza,
definir con que frecuencia y cuando se deben realizar Programa de Limpieza Área Artículos Responsable Frecuencia Atención a clientes Pisos J. Ramírez Diaria Ventanas M. Suárez Semanal Lámparas H. Sánchez Adornos J. Hernández

47 Seiso: Limpieza Enliste cada una de las actividades de limpieza a realizar Enliste los artículos y equipos de limpieza a utilizar Documente las actividades de limpieza en un procedimiento

48 Seiso: Limpieza Plegaria de las 5S’s No tendré cosas sucias
No tiraré cosas alrededor Limpiaré las cosas en forma adecuada Rescribiré cosas que se han borrado Pondré cinta en avisos vigentes que se han caído

49 Seiso: Limpieza Recomendaciones en la limpieza
Asignar 5 minutos diarios para que todo mundo limpie su área y equipos La limpieza e inspección es el primer paso del mantenimiento autónomo Utilizar listas de verificación de inspección y limpieza (con ayudas visuales)

50 Seiso: Limpieza Crear disciplina Comunicar Entrenamiento

51 Seiso: Limpieza Principio
El lugar más limpio, no es el que más se asea, si no el que menos se ensucia

52 Actividad para el participante
Elabore su programa de actividades de limpieza, incluya nombres de los responsables y tiempo en realizar cada actividad

53 Seiketsu, tercera ‘S: Estandarización
Mantener las tres primeras S’s: Selección Orden Limpieza

54 Seiketsu: Estandarización
Lograr que los procedimientos, practicas y actividades se ejecuten consistentemente y de manera regular para asegurar que la selección, organización y limpieza son mantenidas en las áreas de trabajo

55 Seiketsu: Estandarización
Integrar las actividades en el trabajo de manera regular Estableciendo procedimientos Implementando auditorias de revisión

56 Seiketsu: Estandarización
Elemento # Criterio 1 2 3 4 5 Organizar Existen letreros para identificar las diferentes áreas y sub-áreas x Se encuentra delimitado el área de trabajo, maquinaria y equipo. Todos los estantes y artículos almacenados están claramente identificados Existen identificaciones visibles para realizar correctamente las operaciones del área

57 Seiketsu: Estandarización (Controles visuales)
Algunas madres ponen las siluetas de los zapatos para que sea fácil guardarlos por los niños Herramientas y métodos para control visual Ayudas visuales que ayuden a la gente a no cometer errores Avisos de peligro Indicaciones de donde deben ponerse las cosas Designaciones del equipo Recordatorios de precaución en la operación Ayudas visuales de mantenimiento preventivo Instructivos

58 Seiketsu: Estandarización (Controles visuales)
Hacer que sea fácil verlas a distancia Desplegar los mensajes o dibujos adecuados Hacerlas de tal forma que cualquier persona pueda discernir que está bien y que está mal Hacerlas de tal forma que todos puedan usarlas fácil y convenientemente Hacerlas de tal forma que todos puedan seguirlas y hacer correcciones fácilmente Hacerlas de tal forma que su uso haga que que el área de trabajo sea más brillante y ordenada

59 Seiketsu: Estandarización (Controles visuales)
Pintar las paredes y pisos periódicamente. Todas las áreas deben estar identificadas con letreros de nombre y función. Instalar letreros localizados convenientemente para indicar quién es responsable de qué en las 5 S’s. Utilizar marcas de posición para indicar la posición correcta de las cosas. Agregar visores en lockers y espacios cerrados para permitir transparencia

60 Seiketsu: Estandarización (Controles visuales)
Instalar mapas en diferentes zonas indicando donde se encuentra la persona y las salidas para casos de emergencia Utilizar un pizarrón para indicar cuando salen las personas donde se pueden localizar Establecer recomendaciones para mantener no sólo la limpieza sino también la higiene en la empresa Indicar el estado de avance en 5 S’s en cada área en función de los resultados de las auditorías

61 Seiketsu: Estandarización
Beneficios No se regresa a las viejas condiciones se mantienen gracias a la Administración Visual Al finalizar las jornadas de trabajo, no se dejan cosas fuera de su lugar Los lugares de almacenamiento ya no se desorganizan

62 Seiketsu: Estandarización
Se controlan las fuentes de suciedad y basura Se eliminan los hábitos de acumular cosas innecesarias en oficinas NO HAY RETROCESO EN LO GANADO CON LAS PRIMERAS 3S´s.

63 Seiketsu: Estandarización
Recomendación . Es altamente recomendable que en la elaboración de los estándares participen quienes deben de realizar las actividades de las primeras 3S’s

64 Seiketsu: Estandarización
Principio Di lo que haces, haz lo que dices, y demuéstralo

65 Actividad para el participante
Elabore su esquema de evaluación incluyendo únicamente las tres primeras S’s

66 Shitsuke, quinta S: Disciplina
Hábito de mantener correctamente los procedimientos adecuados, buscando la mejora continua

67 Shitsuke, quinta S: Disciplina (Importancia)
1. Los procedimientos correctos se han vuelto un hábito 2. Todos el personal han sido entrenado adecuadamente 3. Todos el personal ha hecho suyo el método y lo aplican 4. El área de trabajo esta bien ordenada y se manejan los estándares 5. Se busca la mejora continua.

68 Shitsuke, quinta S: Disciplina (Formación de hábito)
Estandarizar (sistematizar) el comportamiento si quieres buenos resultados Hacer que todos participen y que hagan algo y después trabajar en la implantación (5S’s 3’, 5’ o 10’) Hacer que cada quien sienta responsabilidad por lo que hace Asegurar que no falle la comunicación, clarificar las ideas y reconfirmar

69 Shitsuke, quinta S: Disciplina
Existe en la mente y la voluntad de las personas y solo su conducta muestra su presencia. Es una actitud de intolerancia al desorden, la falta de organización y las pérdidas.

70 Las 5 S’s : En la oficina La oficina es una Fabrica de papel

71 ¿Cómo tener una oficina más eficiente?
Mantener una oficina ordenada, con trabajo en equipo y papelería estandarizada Hacer un programa de trabajo para cada empleado Para el caso de proyectos, hacer visible en un pizarrón en programa para que la gente sepa el estatus Establecer un sistema (gavetas, folders, contenedores) para que cualquier persona pueda identificar la fecha de vencimiento de las tareas

72 La campaña de uno solo es mejor
Una sola localización para expedientes Proceso de documentos en el mismo día Juntas de una hora Memos e de una página Llamadas telefónicas de un minuto Guardar sólo una copia del original

73 Archivos eficientes Facilitar la búsqueda de información a máximo 30 segundos Marcar cada gabinete y charola indicando lo que hay dentro Organizar los archivos por: Sección, cliente, proveedor, tema, tipo de documento, por asunto, por proyecto, departamento, etc. de tal forma que lo accese cualquier persona con facilidad

74 Archivos eficientes Facilitar la búsqueda de información a máximo 30 segundos Sólo guardar la información que realmente es necesaria, evitar gastar espacio Designar a alguien responsable de los expedientes compartidos (anotar su nombre en la etiqueta) Cada documento debe indicar la fecha de recepción y fecha de proceso Lo que se guarde en los escritorios debe estar bien ordenado e identificado

75 Actividad para el participante
Realice los procedimientos y programas de trabajo necesarios para mantener la Disciplina de las 5S’s

76 5S’s Campaña de Promoción

77 Campaña 5S’s Es importante que el Director general tome el liderazgo y que todos tomen parte en las 5 S’s Las actitudes de los gerentes es clave, si no toman con seriedad, nadie más lo tomará, de ellos depende el éxito o fracaso de la campaña No debe hacerse la labor de mantenimiento de las 5 S’s como algo cansado y sucio, por eso debe efectuarse en etapas Lo importante es empezar en 5S’s y mantener el esfuerzo

78 Campaña 5S’s Entrenamiento Difusión 1er Gran concurso de 5’s Slogans
Posters Folletos 1er Gran concurso de 5’s

79 Campaña 5S’s Planeación y operación Organización promocional Educación
Juntas promocionales Actividades paralelas Posters de invitación a participar Temas del mes Despliegue de las actividades de las 5 S’s en áreas de trabajo específicas Docuementación Implantación

80 Campaña 5S’s Proyectos Kaizen Entrenamiento técnico
Organizarlos conforme sea apropiado Entrenamiento técnico Tecnología Kaizen Entrenamiento inicial Seguimiento al entrenamiento Lanzamiento de equipos Kaizen y certificación

81 Campaña 5S’s • Trabajo en equipo Reconocimiento

82 Registros de 5S’s Fotografias (antes, durante y después)
Poner etiquetas fosforescentes con la “P” en área con problema requiriendo atención Es importante llevar un registro de avances (cantidades de fugas, etc.) Museo de las cosas antiguas (máquinas y herramientas) Registrar los resultados de los proyectos Kaizen

83 Diagnóstico y evaluación de 5S’s
Competencias Patrullas y evaluación cruzada Uso de auditores y listas de verificación

84 Diagnóstico y evaluación de 5S’s
Avisos Todos los avisos limpios y claros Sin avisos pasados de fecha Todos los avisos están alineados en su parte superior y a los lados Administración de las 5 S’s Las responsabilidades para las 5 S’s están claramente delineadas a todos los niveles Cada operador conoce sus responsabilidades en las 5 S’s

85 Diagnóstico y evaluación de 5S’s

86 Diagnóstico y evaluación de 5S’s

87 Diagnóstico y evaluación de 5S’s