SISTEMA DE PROYECTOS PS SAP

Presentación del tema: "SISTEMA DE PROYECTOS PS SAP"— Transcripción de la presentación:

1 SISTEMA DE PROYECTOS PS SAP
Conceptos Básicos, Parámetros y Ajustes Andrés Mauricio Marín M – Banco de Proyectos Municipio de Medellín

2 Conceptos Básicos (Formulación)

3 FLUJOGRAMA GENERAL DE UN PROYECTO
Inicio Radicación del Proyecto CJV1 Formular/ajustar BPIN, EBI y FF-01 CJV2 - ZPSPROJ Revisión Banco de Proyectos CJV2 - ZPSPROJ Viable? Si No Bloqueo/Desbloqueo cambios Solicitante CJV2 Bloquear presupuestalmente versión observada CJV6 Crear nueva versión solo si es necesario CJV4 Formulación Plan de Acción CJS2 Liberación Elemento PEP CJ02 ó CJ12 Asignación Área funcional CJ02 ó CJ12 Desbloqueo ejecución Elemento PEP CJ02 Transferencia de Proyectos CJV4 Disponibilidad Presupuestal FMX1 Solicitud de Pedido ME51N Elaboración Pedido ME21N Ingreso de Mercancía MIGO Evaluación Plan de Acción KB31N Fin Dependencias Banco de Proyectos Analistas Logísticos

4 PANTALLA DE INGRESO A SAP
Para iniciar SAP se hace doble click en el ícono. Luego nos aparecerá esta pantalla, señalamos 01[prdc1] “Producción” y le damos Enter o click en el botón Acceder

5 PANTALLA DE INGRESO A SAP
Posteriormente se ingresa el Usuario asignado con su correspondiente Clave de acceso y se presiona Enter o NOTA: Si se desea cambiar de Clave de acceso se selecciona la Opción Y se digita la clave deseada en ambos campos.

6 PANTALLA PRINCIPAL DE SAP
Una vez en el menú principal de SAP se encuentran las transacciones que se utilizarán para los diferentes procesos que se vayan a realizar y que más adelante se ampliarán un poco como son la Revisión de Proyectos información general y ficha EBI por la ZPSPROJ o la revisión Metodológica y comentarios al respecto por la CJV2, entre otros .

7 Simulación – Formulación y/o ajuste de Proyectos
Radicación proyectos (nuevos) Dependencias responsables (CJV1) Formulación y/o ajuste del proyecto BPIN y FF-01, formulación por fichas independientes, procedimiento para PP (CJV2 – ZPSPROJ) Revisión y viabilización de proyectos Transferencia y creación de versiones Para observaciones se genera nueva versión, viabilizados se hace transferencia (CJV4)

8 Radicación del Proyecto – CJV1
PANTALLA DE INGRESO PROYECTO NUEVO Radicación del Proyecto – CJV1 Responsabilidad de las dependencias Equivalente a la anterior radicación en el Banco de Proyectos. Se crea la primera versión del proyecto (V0001) Se define metodología de formulación Se asigna en el campo solicitante de proyecto el responsable de la información.

9 Formulación BPIN – CJV2 Responsabilidad de las dependencias
Trabajar siempre la última versión activa del proyecto Utilizar integración con office, permite copiar y pegar Proteger el documento para la posterior revisión del Banco de Proyectos. Se pueden anexar documentos en word, excel y presentaciones power point.

10 PANTALLA DE INGRESO A LA METODOLOGÍA Y OBSERVACIONES
Desde esta pantalla podrá acceder a la metodología a partir de llenar un par de campos obligatorios... En el campo clave de versión digite la versión en la cuál se encuentra el proyecto. Si desconoce la versión en la cual está ubiquese en el campo Def.proyecto. Digite 4 o 5 dígitos del código del proyecto y luego digite asterisco “ “

11 METODOLOGÍA Y OBSERVACIONES
Después presione F4 o y posteriormente presione Enter o A continuación te mostrará una lista con los proyectos que se encuentran en simulación con una versión asignada. Seleccionas el proyecto que buscas y presiona Enter o Te traerá automáticamente el proyecto con su respectiva versión lo unico que resta es dar Enter o hacer un click en..

12 METODOLOGÍA Y OBSERVACIONES
Seleccionamos la casilla que está subrayada en rojo, y posteriormente nos vamos a la barra de menú y seleccionamos Detalle texto PS y hacemos un click en la opción

13 METODOLOGÍA Y OBSERVACIONES
Una vez que veas este recuadro con los textos PS puedes seleccionar alguno ellos haciendo doble click sobre el área del nombre (la que está dentro del círculo rojo) y posteriormente el texto PS se abrirá. Una vez abierto el texto puedes insertar los comentarios que se requieran frente a la Metodología, ya que es un documento de Word y lo puedes manipular como tal, bajo algunas restricciones de acuerdo al rol.

14 Formulación y/o ajuste EBI y FF-01 – ZPSPROJ
Responsabilidad de las dependencias Asociar a la estructura del Plan de Desarrollo vigente Asignar el tipo de presupuesto del proyecto, institucional o participativo. Para presupuesto participativo utilizar el procedimiento definido. Para la FF-01 apoyarse en el procedimiento en excel que facilita diligenciamiento.

15 PANTALLA DE INGRESO A REVISIÓN FICHA EBI
Para el ingreso a a la revisión de la ficha EBI seleccionamos la transacción ZPSPROJ “Crear Banco de datos para Proyectos” (El nombre adjunto a la transacción ZPSPROJ puede variar según el usuario). Una vez seleccionado se presiona Enter o Doble Click. Y se procederá a la siguiente pantalla. En esta pantalla deberás ingresar en el campo N° Proyecto el código del proyecto que deseas revisar y posterior a esto cuando estén los 6 dígitos en el campo presionas Enter o el botón para pasar a la pantalla siguiente.

16 REVISIÓN DATOS GENERALES DEL PROYECTO
Una vez que se ingresó el código del proyecto a revisar se mostrarán los datos generales del proyecto como se puede observar en la imagen.

17 PANTALLA DE REVISIÓN DE FICHA EBI
RECORDAR En este campo se debe ingresar el Año que se desea diligenciar. Una vez ingresado el año se presiona la tecla Enter. Haciendo click sobre este botón te permitirá que ingreses otro año para diligenciarr nuevamente. Y así sucesivamente para todos los numerales en los cuales se encuentren estos campos de texto. Si desea salir de la revisión haga click en el botón en cualquier momento.

18 IMPRESIÓN DE LA FICHA EBI POR LA ZPS_EBI
Se selecciona la transacción ZPS_EBI y se da doble click Se ingresa el código de proyecto respectivo y posteriormente se indica la ruta en la cuál se desea guardar la ficha EBI

19 IMPRESIÓN DE LA FICHA EBI POR LA ZPS_EBI
En este cuadro de diálogo se selecciona la ubicación El archivo almacenado se crea en formato PDF, el cuál se puede manipular con las mismas características de Acrobat Reader

20 Ejecución de Proyectos – Mensajes de error
P.elemento de imputación Área funcional el valor BLANK/SPACE no es válido  No se ha asignado área funcional “Contab. Ctas. Mayor” no se admite (PEP XXXXXX) El proyecto tiene status de abierto   Programa patrocinado XXXXXX no existe en entidad CP FMMM No existe programa presupuestario “Doc.presupuestario” no se admite (PEP XXXXXX) Status de proyecto LIB, pero con algún bloqueo

21 COMENTARIOS A LA METODOLOGÍA
Los Funcionarios encargados de las dependencias en el Banco de Proyectos insertaran comentarios al proyecto en cuestión a medida que lo revisen, posteriormente los encargados del proyecto en las dependencias deberán proceder a realizar sus modificaciones según los comentarios y grabar dando clic en el icono

22 REDACCIÓN DE OBSERVACIONES A LA EBI Y FF-01 DESDE PS
Los Funcionarios encargados de los proyectos deberán revisar en el texto de “Observaciones EBI Y FF-01” dichas observaciones que los Funcionarios del Banco de Proyectos ingresaran con respecto a la información consignada en la ficha EBI y la ficha FF-01 y deberán realizar las modificaciones correspondientes Los Funcionarios del Banco de Proyectos harán las observaciones a la EBI y la FF-01 directamente en PS de SAP a través del documento creado para ello en la transacción CJV2 como se ve en la figura con la elipse roja.

23 ESTADOS QUE PUEDE PRESENTAR UN ELEMENTO PEP
Hay diferentes tipos de estado en los que un proyecto se puede encontrar, en la siguiente tabla se pueden observar dichos estados: ABREVIATURA ESTADOS ABIE ABIERTO LIB LIBERADO DMBL DATOS MAESTROS BLOQUEADOS FEBL FECHAS BLOQUEADAS PLBL PLANIFICACIÓN BLOQUEADA PRBL PRESUPUESTO BLOQUEADO IMBL IMPUTACIONES BLOQUEADAS BLOQ BLOQUEADO ABIE : Este estado no permite la ejecución de los proyectos, pero si permite que pasen por presupuesto si no está bloqueado y generar imputaciones hasta llegar a contabilidad donde se frena el proyecto. LIB: Permite cualquier operación con el PEP una vez liberado el proyecto este estado se puede combinar con los siguientes IMBL: Estado que impide la generación de documentos para un PEP, por ejemplo los CDPs, entre otros.

24 BLOQUEOS E IMPLICACIONES
Existen varios tipos de bloqueo en PS pero hay que tener en cuenta cuando realizarlos pues éstos bloqueos también perjudican otros procesos directos de otras transacciones en diferentes módulos y pueden ocasionar problemas en el desarrollo de la ejecución o bien en la planificación de los procesos de la dependencia. TIPO DE BLOQUEO DESCRIPCIÓN IMPLICACIÓN DATOS MAESTROS (DMBL) Datos maestros bloqueados Los datos maestros de tablas y demás no se pueden modificar FECHAS (FEBL) Fechas bloqueadas No se pueden cambiar fechas PLANIFICACIÓN (PLBL) Planificación bloqueada No se puede realizar ninguna acción de planificación, incluido el plan de acción. PRESUPUESTO (PRBL) Presupuesto bloqueado No permite modificaciones al presupuesto de los proyectos. IMPUTACIÓN (IMBL) Imputaciones bloqueadas Así se haya generado documentos previos al proyecto este estado no permite generar nuevos, ni continuar el proceso con los existentes.  TODO (BLOQ) Todo Bloqueado El proyecto queda totalmente bloqueado para todo los estados arriba descritos

25 PARA RECORDAR – HOMOLOGACIÓN DE CRITERIOS PP
Desagregación Ficha Físico Financiera en proyectos PP La programación Físico Financiera para los proyectos PP debe de ser desagregada en fichas por comuna, esto con el fin de facilitar la revisión en cuanto a los movimientos que se realizan con los traslados, además de la descripción detallada de las actividades por cada una de ellas.

26 PARA RECORDAR – FORMATO SOLICITANTE
Para Diligenciar el formato se debe hacer en tres partes: Datos del Solicitante, fecha y Número de Radicado de la solicitud 2. Información del proyecto: Código y nombre del proyecto, Valor a acreditar o a contracreditar y la respectiva justificación de la realización de los cambios lo más detallada posible. 3. Por último la Identificación de cambios en el cuál se indica que se va a modificar en la formulación del proyecto tanto en la Ficha EBI y Programación Físico Financiera como en Formulación General BPIN o Metodología. Para ver un ejemplo completo de un formato de Solicitante correctamente diligenciado haga clic en el icono de abajo…

27 Alguna duda o sugerencia para
mejorar en cuanto a seguridad, cultura y eficiencia en PS…

28 VERSIONADO DE LA EBI En un futuro próximo se pretende que las fichas EBI y FF-01 tengan versiones, esto para conservar un registro histórico del proceso del proyecto a lo largo de los años de su vigencia.

29 GENERACIÓN DE REPORTES
Se pretende manejar una serie de reportes desde PS de SAP para una mejor gestión de informes, aquí se observa un ejemplo de la tabla desde un portafolio de opciones para la generación de reportes:

30 GRACIAS !!!