REUNIONES COORDINACIÒN Y DIRECCIÒN

Presentación del tema: "REUNIONES COORDINACIÒN Y DIRECCIÒN"— Transcripción de la presentación:

1 REUNIONES COORDINACIÒN Y DIRECCIÒN
ACADEMIA OLÌMPICA DOMINICANA Luis E. Cumba

2 FORMALIDADES CONVOCATORIA (*) _ NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN
TIPO DE REUNIÓN LUGAR FECHA HORA AGENDA FIRMAS AUTORIZADAS

3 FORMALIDADES AGENDA PASE DE LISTA ESTABLECIMIENTO DE QUÓRUN
LECTURA ACTA ANTERIOR INFORMES: TEMAS A TRATAR FECHA PRÒXIMA REUNIÓN CLAUSURA

4 PECULIARIDADES DE LOS PARTICIPANTES
EL QUE DÁ OPINIONES EL QUE SIEMPRE ESTÁ EN DESACUERDO EL ORIENTADOR EL EVALUADOR Y CRÍTICO EL MOTIVADOR EL CONCILIADOR EL SEGUIDOR PASIVO EL “TÉCNICO” EN PROCEDIMIENTO PARLAMENTARIO EL QUE BUSCA RECONOCIMIENTO

5 PROCEDIMIENTO PARLAMENTARIO -REGLAS DE ROBERT, MANUAL DE CUSING, MANUAL DE DEMETER-
OBJETIVOS: DISCUCIONES LIBRES DEBATES ORDENADOS Y CONCISOS DECISIONES MAYORITARIAS PROTECCIÒN DE LAS MINORÍAS PROTEJE LA ASAMBLEA COMO UNIDAD REUNIONES ÁGILES, PRODUCTIVAS...

6 TÉRMINOS Y CONCEPTOS PROCEDIMENTALES (I)
QUÓRUM MAYORÍA MAYORÍA SIMPLE MAYORÍA ABSOLUTA MAYORÍA EXTRAORDINARIA PLURALIDAD UNANIMIDAD

7 TÉRMINOS Y CONCEPTOS PROCEDIMENTALES (II)
SESIÓN Y REUNIÓN MOCIÓN SECUNDAR UNA MOCIÓN MESA O PRESIDENCIA MOCIÓN ANTE LA ASAMBLEA MOCIÓN SOBRE LA MESA MOCIÓN DE ENMIENDA RETIRO DE UNA MOCIÓN

8 TÉRMINOS Y CONCEPTOS PROCEDIMENTALES (III)
USO DE LA PALABRA (*) INTERRUPCIONES PERMITIDAS CANALIZACIÓN DEL DEBATE IMPERSONALIDAD DEL DEBATE ELECCIONES Y VOTACIONES LIMITE DE LA AUTORIDAD DE LA ASAMBLEA

9 SUGERENCIAS PARA UNA REUNIÓN PRODUCTIVA
ESTUDIAR LOS TEMAS PREVIAMENTE LIMITAR LA PARTICIPACIÓN A PERSONAS RELACIONADAS CON EL TEMA ESCOGER EL LUGAR ADECUADO ASEGURE EL SUMINISTRO DE MATERIAL COMIENCE A TIEMPO FIJE EL TIEMPO PARA CADA TEMA UBICAR AL SECRETARIO EN LUGAR ADECUADO ATENCIÓN A LA CONDUCCIÓN EFECTIVA

10 REUNIÓN UN MEDIO EFICAZ PARA:
TOMAR DECISIONES MEJORAR LA CALIDAD DE LAS DECISIONES PROPORCIONAR UN FORO PARA LA DISCUSIÓN ESTRUCTURADA COMUNICARSE CON EL GRUPO FOMENATAR EL TRABAJO EN EQUIPO.

11 REUNIONES IMPRODUCTIVAS
Cuando: Al parecer, no tienen un propósito real. Complican las cosas mas sencillas. Duran demasiado tiempo. Les sirven de tribuna a los locuaces. Retrasan la toma de decisiones y de medidas.

12 REUNIONES EXITOSAS CUATRO FACTORES PARA LOGRAR EL DOBLE DEL ÉXITO EN LA MITAD DEL TIEMPO: PREPARACIÓN EXPOSICIÓN IDONEA LIMITACIÒN DEL TIEMPO CONTROL

13 COMUNICACIÒN la base de la COMPRENSIÒN
Factores que bloquean la Comunicación: Falta de libertad para decir lo que realmente pensamos. No comprendemos nuestros sentimientos. Se nos hace difícil expresarnos con palabras. El sentido de una palabra puede ser diferente para cada persona. Solo oímos lo que deseamos escuchar. A veces dejamos de escuchar, solo para preparar nuestra respuesta.

14 ACTAS DE LAS REUNIONES CONTITUYEN LA HISTORIA DE LA ORGANIZACIÓN.
SI SE OBSERVAN LOS PROCEDIMIENTOS SERÀ UN REGISTRO AUTORIZADO. LA REFERENCIA OBLIGADA. LA BASE PARA CUALQUIER ACCIÓN POSTERIOR SOBRE DECISIONES TOMADAS.

15 CRITERIOS A TOMAR EN CUENTA
OBJETIVO REDACTOR (*) ESTILO EVITE PROCURE

16 FORMA DE REDACTAR ACTAS
A-SÌNTESIS: UN BREVE RESUMEN D E LOS TÓPICOS TRATADOS JUNTO CON LAS DECISIONES TOMADAS. B- CRONOLÒGICA: REDACTADA DE FORMA QUE DETALLA CADA INTERVERCIÒN Y CONSIGNA LAS RESOLUCIONES ACORDADAS.

17 ESQUEMA DE LAS ACTAS NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN LUGAR, FECHA Y HORA
REGISTRO DE LA ASISTENCIA (*) LISTA DE LOS AUSENTES Y EXCUSADOS APROBACIÓN ACTA ANTERIOR (*) ASUNTOS GENERALES ASUNTOS DISCUTIDOS Y DECISIONES FECHA DE LA PRÓXIMA REUNIÓN

18 INFORMES CARACTERISTICAS OBJETIVO REDACTOR ESTILO EVITE PROCURE
OBS. EVITE CONFUNDIRLO CON EL ACTA

19 SEIS FASES DE UN INFORME
SITÙE MUESTRE PLANTEE CONVENZA ANTICÌPESE RECONSIDERE

20 MEJORE SU VOCABULARIO VERBOS PARA EXPRESAR UNA IDEA SIMPLE
-Manifiesta -Dice que -Expresa -Explica -Precisa -Responde -Indica -Señala -Observa -Considera -Refiere -Supone

21 MEJORE SU VOCABULARIO (II) VERBOS PARA EXPRESAR UN PUNTO DE VISTA
-Mantiene -Estima -Acepta -Considera -Recomienda -Admite -Recuerda -Muestra -Afirma -Reconoce -Propone -Desaprueba -Juzga -Prefiere

22 MEJORE SU VOCABULARIO (III) FRASES PARA EXPRESAR DUDAS O NEGACIÒN
-Se sorprende por -Se pregunta sobre -Pone en duda -Niega que -Contesta que -No ve más que -No piense más que -Se rebela contra -Se opone a -Objeta que -Se pronuncia contra