Evaluación Documental en la Universidad de Costa Rica: Un abordaje desde la Ciencia Jurídica Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos.

Presentación del tema: "Evaluación Documental en la Universidad de Costa Rica: Un abordaje desde la Ciencia Jurídica Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos."— Transcripción de la presentación:

1 Evaluación Documental en la Universidad de Costa Rica: Un abordaje desde la Ciencia Jurídica
Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos - CUSED

2 I. Marco Normativo Ley Orgánica de la Universidad de Costa Rica N° 362 del 26 de agosto de 1940. Constitución Política de la República de Costa Rica, 7 de noviembre de 1949: “Artículo 84: La Universidad de Costa Rica es una institución de cultura superior que goza de independencia para el desempeño de sus funciones y de plena capacidad jurídica para adquirir derechos y contraer obligaciones, así como para darse su organización y gobierno propios. Las demás instituciones de educación superior universitaria del Estado tendrán la misma independencia funcional e igual capacidad jurídica que la Universidad de Costa Rica. (…)”.

3 I. Marco Normativo Estatuto Orgánico de la Universidad de Costa Rica, publicado en el Alcance N° 52 a La Gaceta Oficial N° 56, del 22 de marzo de 1974. Reglamento del Sistema de Archivos de la Universidad de Costa Rica, aprobado por el Consejo Universitario en sesión N° 5282, artículo 5, celebrada el 3 de setiembre de 2008.

4 I. Marco Normativo La Universidad tiene una independencia de rango constitucional. Esto significa que no tiene que someterse a la aprobación de entes externos para decidir sobre la organización y conservación de los documentos que produce; pero también implica que debe implementar las medidas idóneas para proteger responsablemente el patrimonio que le ha sido encomendado.

5 II. Importancia Jurídica de la Producción Documental
Expresión del acto administrativo: Acto jurídico de la Administración con un contenido, motivo y fin particulares, según un elenco de competencias asignadas. Capacidad probatoria: El operador jurídico verifica la validez y eficacia del acto universitario, acredita su carácter legítimo frente al particular y deja testimonio de las actuaciones de las autoridades ante los órganos contralores y jurisdiccionales.

6 II. Importancia Jurídica de la Producción Documental
Transparencia y rendición de cuentas: Una adecuada gestión documental universitaria sirve para coadyuvar en la toma de decisiones transparentes e informadas, y consolidar una política de rendición de cuentas. Acceso a la información: Una eficiente producción documental permite garantizar el efectivo Derecho a la Información y el respeto al Derecho a la Intimidad.

7 II. Importancia Jurídica de la Producción Documental
Series documentales de especial relevancia jurídica: Expediente administrativo: Ficción jurídica que otorga a un grupo de documentos el carácter de unidad documental lógica. Existencia de un proceso administrativo que los aglutina. Debido Proceso, afectación de derechos de particulares. Requisitos formales y sustantivos, secuencia lógica de actuaciones y resoluciones.

8 II. Importancia Jurídica de la Producción Documental
Series documentales de especial relevancia jurídica: Actas de órganos colegiados: Testimonio de sesiones, deliberaciones y acuerdos que adoptan los colegios universitarios. Modelo democrático de toma de decisiones en la estructura universitaria. Conformación de la voluntad del órgano, suma de voluntades con arreglo a requisitos formales y sustantivos, votaciones, quórum, sistemas de mayorías.

9 II. Importancia Jurídica de la Producción Documental
Series documentales de especial relevancia jurídica: Resoluciones de alcance particular: Actos resolutivos que otorgan o afectan derechos académicos, laborales o civiles de sujetos. Son susceptibles de impugnación por los medios normados – recursos administrativos. Aspectos formales y sustantivos acreditan la validez del contenido, fin y motivación del acto.

10 III. Valoración Documental en la UCR: Experiencia de la CUSED
Órgano interdisciplinario encargado no sólo de aprobar tablas de plazos de conservación y eliminación, sino también de establecer directrices en materia de valoración, selección y eliminación de documentos, y de evaluar y declarar la vigencia administrativa-legal y el valor científico-cultural de los documentos que produce la Universidad.

11 III. Valoración Documental en la UCR: Experiencia de la CUSED
Trabajo interdisciplinario y transversal, función proactiva. Intercambio de puntos de vista de la compleja estructura y el variado quehacer universitarios. “Conversación de saberes” relacionados con la gestión documental universitaria: Administración, Archivística, Derecho, Historia, entre otras. Experiencia del grupo de trabajo.

12 IV. Conclusiones El universo de lo jurídico es más que leyes y reglamentos; incluye prácticas, estructuras y procesos que deben tomarse en cuenta para formular soluciones jurídicas a los problemas universitarios. No se trata sólo de conocer el Derecho Positivo, sino también de apropiarse de los sistemas de interpretación y razonamiento jurídicos para dar contenido vivo al mandato normativo, a los imperativos de “deber ser”.

13 IV. Conclusiones La labor del operador jurídico debe tomar en cuenta los valores que el ordenamiento propugna, la forma en que ellos permearán los procesos y productos documentales en la Universidad. Al conocer los valores y fines que pretende alcanzar una norma jurídica, es posible que sean esos principios, en un contexto determinado, los que en definitiva le den contenido y la conviertan en Derecho vivo.

14 IV. Conclusiones Velar por la conservación del patrimonio documental constituye no sólo un derecho de la Institución, sino también un deber a cuyo cumplimiento compelen los fines y principios de la propia Universidad. Todas las instancias universitarias que produzcan documentos deben implementar los mecanismos necesarios y suficientes para garantizar la efectiva conservación y correcta gestión documental.