REGLAMENTO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL Reglamento de Operación.

Presentación del tema: "REGLAMENTO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL Reglamento de Operación."— Transcripción de la presentación:

1 REGLAMENTO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL Reglamento de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Policía Auxiliar del Distrito Federal Noviembre 2014 De 14 Página 1 27 11 14 Día Mes Año

2 ÍNDICE PÁGINA 1.- Presentación _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 3 2.- Capítulo I.- Generalidades _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 5 3.- Capítulo II.- De las funciones de los integrantes del COTECIAD 7 4.- Capítulo III.- De las reuniones del COTECIAD_ _ _ _ _ _ _ _ _ 11 5.- Artículos Transitorios_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _14 REGLAMENTO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL De 14 Página 2 27 11 14 Día Mes Año

3 PRESENTACIÓN REGLAMENTO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL De 14 Página 3 27 11 14 Día Mes Año

4 1. Presentación El Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Policía Auxiliar del Distrito Federal (COTECIAD), en cumplimiento de las atribuciones conferidas por el Artículo 21 Fracción V de la Ley de Archivos del Distrito Federal y el Numeral 7 Fracción I de su Manual Específico de Operación, se permite aprobar y emitir el presente Reglamento de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Policía Auxiliar del Distrito Federal. REGLAMENTO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL De 14 Página 4 27 11 14 Día Mes Año

5 CAPÍTULO I GENERALIDADES REGLAMENTO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL De 14 Página 5 27 11 14 Día Mes Año

6 CAPÍTULO I GENERALIDADES Artículo 1. El presente Reglamento es de observancia obligatoria para las y los integrantes del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Policía Auxiliar del Distrito Federal y tiene como objeto establecer las disposiciones generales para la operación del mismo. Artículo 2. Para efectos del presente Reglamento se entenderá por: I.Áreas: Dirección General, Direcciones Ejecutivas, Direcciones de Área, Subdirecciones y Jefaturas de Unidad Departamental, todas de la Policía Auxiliar del Distrito Federal; II.COTECIAD: Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Policía Auxiliar del Distrito Federal; III.Vocal: Es la persona titular del área que participa en el COTECIAD, y es quien coordina las actividades archivísticas en el área de su adscripción; IV.Dirección: Dirección General de la Policía Auxiliar del Distrito Federal; V.Invitado: Es la persona que es invitada a las sesiones del COTECIAD, con el objeto de que exponga sus comentarios y experiencias, respecto a los asuntos que se traten en el seno del Comité. VI.Ley: Ley de Archivos del Distrito Federal; VII.Reglamento: Reglamento del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Policía Auxiliar, y VIII.Representante: Es la persona titular del área que asesorará al Comité y a los grupos de apoyo, jurídicamente, financieramente, control interno y tecnológicamente en sistemas de información en el ámbito de su competencia, respecto a los asuntos que se traten en las sesiones. REGLAMENTO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL De 14 Página 6 27 11 14 Día Mes Año

7 I.Unidad Coordinadora de Archivos: Jefatura de Unidad Departamental de Almacenes, Inventarios y Archivo de la Policía Auxiliar del Distrito Federal. Artículo 3. El COTECIAD estará integrado de conformidad con la estructura establecida en el Artículo 17 de la Ley de Archivos del Distrito Federal y el numeral 7.4.6 de la Circular Uno 2014. Artículo 4. Todo asunto no contemplado por este Reglamento será resuelto por el COTECIAD. REGLAMENTO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL De 14 Página 7 27 11 14 Día Mes Año

8 CAPÍTULO II DE LAS FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES DEL COTECIAD REGLAMENTO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL De 14 Página 8 27 11 14 Día Mes Año

9 CAPITULO II DE LAS FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES DEL COTECIAD Artículo 5. La o el Presidente tiene las funciones siguientes: I.Convocar y presidir las reuniones del COTECIAD; II.Ordenar la integración de comisiones o grupos de trabajo para análisis y estudio de los temas archivísticos; III.Coordinar y dirigir las sesiones del Comité; IV.Presentar a consideración y resolución del Comité, los casos y asuntos a tratar; V.Informar los acuerdos y acciones del Comité y procurar su cabal y estricto cumplimiento; VI.Ejercer el voto de calidad en caso de empate en la votación de resoluciones, y VII.Las demás que en el ámbito de su competencia le sean asignadas. Artículo. 6. Son funciones de la o el Secretario (a) Ejecutivo (a): I.Convocar a las sesiones ordinarias y cuando sea necesario a sesiones extraordinarias; II.Evaluar que las acciones del Comité, sean en apego a la normatividad y para el mejoramiento y organización de los archivos; III.Previo acuerdo con la o el Presidente del COTECIAD, organizar las sesiones del COTECIAD, elaborar los proyectos de la orden del día y las actas de las sesiones, así como de la documentación que soporte los asuntos a tratar; IV.Apoyar a la o el Presidente del COTECIAD en la conducción de las reuniones; V.Comunicar a la o el presidente del COTECIAD los criterios aprobados por el Comité de Transparencia de la Policía Auxiliar, relativos al acceso de la información y protección de datos personales vinculados a los procesos documentales; REGLAMENTO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL De 14 Página 9 27 11 14 Día Mes Año

10 VI.Fungir como enlace entre el COTECIAD y el Comité de Transparencia en materia de intercambio de información archivística, y VII.Las demás que en el ámbito de su competencia le sean encomendadas expresamente por la o el Presidente del COTECIAD. Artículo 7. Son funciones de la o el Secretario (a) Técnico (a): I.Integrar los asuntos que serán abordados en cada una de las Sesiones; II.Recibir y revisar de cada área las propuestas para proponer su integración a la orden del día de los asuntos a tratar en cada Sesión; III.Remitir a los integrantes del Comité la convocatoria, y en archivo electrónico la orden del día y carpeta conteniendo los asuntos que se van a sesionar; IV.Informar al Secretario Ejecutivo los avances de los trabajos de las comisiones o grupos de apoyo; V.Elaborar y presentar al pleno del Comité un informe anual respecto de los resultados obtenidos derivados de la actuación del comité; VI.Auxiliar al o a la Secretario (a) Ejecutivo (a) para el mejor desempeño de sus funciones y responsabilidades, y VII.Las demás que en el ámbito de su competencia le sean encomendadas expresamente por la o el Presidente del COTECIAD. Artículo 8. Son funciones de las o los vocales: I.Comunicar al personal del área de su adscripción las normas, acuerdos, instrumentos documentales y actividades aprobadas por el COTECIAD; II.Instrumentar en el área de su adscripción las actividades archivísticas para el cumplimiento de la normatividad en materia de archivos; III.Proponer estrategias de trabajo y propuestas para la mejora continua de los trabajos archivísticos; IV.Integrarse a las comisiones o grupos de apoyo; REGLAMENTO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL De 14 Página 10 27 11 14 Día Mes Año

11 VI. Enviar al Secretario Técnico la propuesta de asuntos, acompañada de la documentación soporte para incluirlas en la orden del día, y VII. Las demás que en el ámbito de su competencia le sean encomendadas expresamente por la o el Presidente del COTECIAD. Artículo 9. Son funciones de los representantes: I.De la Dirección Jurídica y Consultiva, brindar asesoría y emitir opinión respecto a los criterios con que se deben manejar los documentos legales, así como apoyar a los integrantes del COTECIAD en los trabajos para la elaboración de los proyectos de normatividad archivística; II.De la Dirección de Inspección General y Evaluación, brindar asesoría y vigilar el cumplimiento de la normatividad archivística en el ámbito de su competencia; III.De la Dirección de Información, Sistemas y Comunicaciones, brindar asesoría y emitir opinión respecto a los criterios con que se deben manejar y preservar los documentos en soporte electrónico, y IV.De la Dirección de Finanzas, brindar asesoría y emitir opinión respecto a los criterios con que se deben manejar los documentos contables y fiscales. REGLAMENTO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL De 14 Página 11 27 11 14 Día Mes Año

12 CAPÍTULO III DE LAS REUNIONES DEL COTECIAD REGLAMENTO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL De 14 Página 12 27 11 14 Día Mes Año

13 CAPÍTULO III DE LAS REUNIONES DEL COTECIAD Artículo 10. Los y las integrantes del COTECIAD se reunirán cuando sean convocados por el o la Presidente del Comité. Cualquier integrante del Comité podrá solicitar de manera formal a la o el Presidente del COTECIAD, que convoque a reunión, indicando el asunto a tratar, quedando a consideración de la o el Presidente la decisión final. Artículo 11. La convocatoria a las reuniones se realizará cuando menos tres días hábiles de anticipación para reuniones ordinarias y de un día hábil para las extraordinarias y será acompañada por el orden del día y los documentos que soportan los asuntos a tratar. Artículo 12. El quórum indispensable para la celebración de las reuniones del COTECIAD será del 50 % más uno de sus integrantes, con derecho a voz y voto. Al no reunirse el quórum en la hora convocada, se esperarán quince minutos, y transcurrido ese término si aún no se integra, dicha situación se documentará en acta circunstanciada, precisando las inasistencias y se convocará nuevamente. Artículo 13. Las y los integrantes del COTECIAD tienen derecho a voz y voto, los representantes solamente a voz en las reuniones y podrán intervenir para comentar, opinar o refutar los asuntos tratados en la sesión. Las y los integrantes del COTECIAD solo podrán hacer uso de la palabra con la autorización previa de la o el Presidente. Ninguno podrá ser interrumpido cuando se encuentre en uso de la palabra, a excepción de la o el Presidente para dirigir la discusión en el tema que se encuentra en desahogo. Artículo 14. Una vez que la o el Presidente considere suficientemente discutido un asunto listado en el orden del día, lo pondrá a consideración de las o los integrantes del COTECIAD para darlo por atendido, o en su caso, para someterlo a aprobación mediante votación. REGLAMENTO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL De 14 Página 13 27 11 14 Día Mes Año

14 Todas las decisiones se tomarán por mayoría simple. En caso de empate la o el Presidente ejercerá el voto de calidad en la votación de las resoluciones. Las y los integrantes del COTECIAD tendrán derecho a emitir un voto a favor o en contra de los asuntos sometidos a votación. ARTÍCULO 15. Una vez desahogados los puntos del orden del día, la o el Presidente del Comité declarará el cierre de la reunión, e instruirá a la o el Secretario (a) Técnico (a) elabore el acta correspondiente a la sesión. Suscribirán el acta aprobada las y los integrantes que en la fecha en que se apruebe estén en funciones, no se solicitará la firma a quienes ya no laboren en la Policía Auxiliar y hayan participado en la reunión a que se refiera el acta. La o el Presidente del COTECIAD podrá, siempre y cuando se justifique el caso, declarar un receso en el desahogo de la reunión que se trate, estableciendo día, lugar, fecha, y hora de reanudación de dicha reunión. El receso se hará constar en el acta de la reunión. Artículo 16. Los acuerdos del COTECIAD deberán constar por escrito y estar debidamente firmados. ARTÍCULOS TRANSITORIOS PRIMERO. El presente Reglamento de Operación del Comité Técnico Interno de- Administración de Documentos de la Policía Auxiliar del Distrito Federal, entrará en vigor al día siguiente de su aprobación por parte del COTECIAD. SEGUNDO. Publíquese el Reglamento en el Portal de Transparencia de la Policía Auxiliar del Distrito Federal. TERCERO. Notifíquese el presente Reglamento a las y los titulares de área. CUARTO. Remítase copia impresa y en disco compacto a la Dirección de Almacenes e Inventarios dependiente de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal. REGLAMENTO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL De 14 Página 14 27 11 14 Día Mes Año