Introducción a la Metodología PMI. PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS 1.INTRODUCCIÓN A LA METODOLOGÍA PMI 2.FLUJOS DEL PROCESO PFP 3.LINEAMIENTOS.

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1 Introducción a la Metodología PMI

2 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS 1.INTRODUCCIÓN A LA METODOLOGÍA PMI 2.FLUJOS DEL PROCESO PFP 3.LINEAMIENTOS DE LA PMO AGENDA

3 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS 1. INTRODUCCIÓN A LA METODOLOGÍA

4 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS PMI – PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE

5 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS PMBOK PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE

6 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas en las actividades del proyecto con el propósito de alcanzar las necesidades y expectativas de los interesados. GERENCIA DE PROYECTOS (PM)

7 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS ¿QUE ES UN PROYECTO? Es un esfuerzo temporal para la creación de un servicio o producto único. Es temporal, es decir tiene una fecha de terminación Tienen un resultado único ! Su producto final es diferente al de otras áreas de la organización ! Desarrollado para alcanzar unas metas claras Razón de ser de un Proyecto: Necesidad por satisfacer Problema por resolver Oportunidad por aprovechar Exigencia por cumplir

8 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS OBJETIVOS DEL PROYECTO

9 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS

10 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS La triple restricción afecta o influencia prácticamente todas las áreas, fases y procesos del proyecto. TRIPLE RESTRICCIÓN

11 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS 5 Grupos de Procesos Iniciación Planeación Ejecución Control Cierre 9 Áreas de Conocimiento Integración Alcance Tiempo Costo Calidad Recursos Humanos Comunicaciones Riesgos Adquisiciones

12 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS

13 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS COMPORTAMIENTO DE LOS PROCESOS DE LA GERENCIA DE PROYECTOS

14 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS

15 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN

16 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS

17 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS GESTIÓN DEL ALCANCE

18 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS GESTIÓN DEL ALCANCE

19 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS GESTIÓN DEL ALCANCE

20 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS WBS WORK BREAKDOWN STRUCTURE

21 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS WBS WORK BREAKDOWN STRUCTURE

22 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS WBS

23 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS WBS

24 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS DICCIONARIO DE LA WBS

25 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS GESTIÓN DEL TIEMPO

26 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS GESTIÓN DEL TIEMPO

27 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS TÉCNICAS DE ESTIMACIÓN DE DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES Estimación análoga Se basa por tanto en experiencias previas tanto del gerente como de información de proyectos anteriores Estimación Paramétrica Usa modelos matemáticos basados en datos históricos. Estimación por Tres Valores (PERT) Calcula mejor la probabilidad de terminar el proyecto en determinada fecha que el estimado de una sola vez. Valora escenarios Optimista (O), Pesimista (P) y Mas Probable (MP) GESTIÓN DEL TIEMPO

28 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS DESARROLLAR EL CRONOGRAMA Método de la Ruta Critica Determina el camino mas largo en el diagrama de red y las fechas tempranas y tardías en que las actividades pueden ser completadas. Holgura Total: Cantidad de tiempo que una actividad puede atrasarse sin atrasar la fecha final del proyecto Holgura Libre: Cantidad de tiempo que una actividad puede atrasarse sin atrasar la fecha de inicio temprana de la actividad sucesora Holgura del Proyecto: Cantidad de tiempo que un proyecto puede atrasarse sin atrasar la fecha externamente impuesta requerida por el cliente o la alta gerencia. La ruta critica tiene una holgura igual a cero. GESTIÓN DEL TIEMPO

29 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS GESTIÓN DEL COSTO

30 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS GESTIÓN DEL COSTO

31 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS GESTIÓN DEL COSTO

32 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS GESTIÓN DEL COSTO CONTROLAR LOS COSTOS:

33 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS GESTIÓN DEL COSTO

34 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS GESTIÓN DEL COSTO 2H - $20.000 1H - $15.000 3H - $30.000 4H - $40.000 5H - $60.000 10H - $100.000 Escenario No.1 Revisar a la Hora de Camino Gasolina: $ 15.000 Lugar: Fusagasuga Escenario No. 2 Revisar a las 2 Horas de Camino Gasolina: $ 30.000 Lugar: Melgar Escenario No. 3 Revisar a las 4 Horas de Camino Gasolina: $ 50.000 Lugar: Natagaima Escenario No. 4 Revisar a las 10 Horas de Camino Gasolina: $ 120.000 Lugar: Aipe 8H - $80.000

35 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS GESTIÓN DE LA CALIDAD

36 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS GESTIÓN DE LA CALIDAD

37 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS GESTIÓN DE LA CALIDAD

38 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

39 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

40 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

41 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

42 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS GESTIÓN DE RIESGOS

43 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS GESTIÓN DE RIESGOS

44 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS GESTIÓN DE RIESGOS RISK BREAKDOWN STRUCTURE

45 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS GESTIÓN DE LAS ADQUISIONES

46 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES

47 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS

48 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS 2. FLUJOS DE PROCESO PFP

49 PROYECTOS 2010-2011 EXPLORACION

50 PROYECTOS 2010-2011 FASE DE INICIO

51 PROYECTOS 2010-2011 FASE DE PLANEACION

52 PROYECTOS 2010-2011 FASE DE EJECUCION

53 PROYECTOS 2010-2011 FASE DE CIERRE

54 PROYECTOS 2010-2011 DOCUMENTOS POR FASE FASE EXPLORACION FOR-PFP-0046FORMATO DIAGNOSTICO SITUACIÓN ACTUAL FOR-PFP-0048ANALISIS EXTERNO BASE PARA PROYECTOS FOR-PFP-0050ALTERNATIVAS DE IMPLEMENTACIÓN FOR-PFP-0047FORMATO DECLARACION DE TRABAJO SOW FASE INICIO FOR-PFP-0049FORMATO REQUERIMIENTO DE NEGOCIO FOR-PFP-001FORMATO CASO DE NEGOCIO FOR-PFP-0045FORMATO PROJECT CHARTER FASE DE PLANEACION FOR-PFP- 004PLAN DE GESTION FOR-PFP-0006EVALUACION DE RIESGOS FOR-PFP-0003FORMATO PLAN DE ALCANCE FOR-PFP-0005PLAN FINANCIERO FOR-PFP-0015FORMATO MATRIZ DE ENTREGABLES FOR-PFP-0036FORMATO ACTA DE APROBACIÓN DE LA PLANEACION FOR-PTH-0031FORMATO MATRIZ DE JUGADORES CLAVE FOR-PTH-0033FORMATO MATRIZ DE IMPACTO FOR-PTH-0038FORMATO MATRIZ DE IMPACTO ORGANIZACIONAL FOR-PTH-0039FORMATO MATRIZ DE IMPACTO INDIVIDUAL FOR-PTH-0030FORMATO DIAGNOSTICO DE EXPECTATIVAS FASE DE EJECUCION Y CONTROL FOR-PFP-0019FORMATO SOLICITUD DE CAMBIOS FOR-PFP-0017FORMATO INFORME AVANCE DEL PROYECTO FOR-PFP-0041FORMATIO AVANCE SIN LINEA BASE FOR-PTH-0032FORMATO MEDICION DE CAMBIO FOR-PFP-0043FORMATO EVALUACION DE EQUIPO DE PROYECTOS FASE CIERRE FOR-PFP-0020LECCIONES APRENDIDAS FOR-PFP-0037FORMATO ACTA DE APROBACION DE CIERRE FOR-PFP-0026FORMATO SEGUIMINETO AL CUMPLIMIENTO A LOS BENEFICIOS FOR-PFP-0021FORMATO DOCUMENTO DE CIERRE

55 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS 3. LINEAMIENTOS DE LA PMO

56 PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS Evidencia de aval del Proyecto Creación del centro de costo % dedicación de recursos y su costo Seguimientos Semanales Informes de avance Seguimientos Operativos Seguimiento Ejecutivos Manejo de la carpeta lógica del proyecto Soportes y entregables en la carpeta del proyecto (Instructivo de Configuración) Los documentos físicos firmados deben ser entregados a la Requisidora de PFP para ser almacenados en la carpeta física correspondiente. Acompañamiento de PTH y PCO en gestión de cambio Conciliación mensual del centro de costo Cronograma de pagos, seguimiento a contrato (PNA) La reserva administrativa de los proyectos aplicada en la PMO es del 10% LINEAMIENTOS DE LA PMO PARA TENER EN CUENTA

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