EVALUACION DE CONCEPTO DE LA SOLUCIÓN PARA EL SISTEMA DE NOTIFICACIONES Y COMUNICACIONES ELECTRONICAS Programa Agenda de Conectividad - Unión Temporal.

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1 EVALUACION DE CONCEPTO DE LA SOLUCIÓN PARA EL SISTEMA DE NOTIFICACIONES Y COMUNICACIONES ELECTRONICAS Programa Agenda de Conectividad - Unión Temporal Sigma Dos - DDB 01

2 5. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
1. NOMBRE Y ALCANCE 6. HALLAZGOS RELEVANTES 2. FICHA TÉCNICA Contenido 5. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN 2.1 Antecedentes 2. 2 Objetivos 2.3 Metodología Técnica Ciudad Grupo Objetivo Muestra Entidades entrevistadas 2.4 Descripción de la técnica 5.1 Generalidades de la gestión de notificación y comunicación de las entidades desde la perspectiva de los funcionario s de los abogados Características generales de la gestión de notificaciones Datos de volumen Efectividad en la gestión Sistemas de información Necesidades y expectativas 5. 2 Evaluación del concepto/prototipo 3. EQUIPO DE INVESTIGACIÓN 4. CONSIDERACIONES GENERALES A LA INVESTIGACIÓN 02

3 NOMBRE Y ALCANCE 03

4 Nombre Alcance NOMBRE Y ALCANCE
Evaluación del diseño de una solución que permita adelantar las notificaciones de actos administrativos y las comunicaciones generales de forma electrónica. Alcance Conocer si el diseño de la solución para las notificaciones y comunicaciones electrónicas cubre las necesidades y expectativas que tienen los usuarios potenciales de la solución. 04

5 2. FICHA TÉCNICA (1) 05 2.1 Antecedentes 2.2 Objetivos
2.3 Metodología (1) En el marco de los resultados del “Estudio entre entidades del orden nacional y territorial respecto de las necesidades, expectativas y uso de un sistema de notificaciones y comunicaciones electrónicas”, se requirió profundizar en las necesidades, expectativas y uso de un sistema de notificaciones y comunicaciones electrónicas en las entidades que dentro del estudio mencionado anteriormente presentó un gran interés por la utilización de esta solución. Objetivo general: Evaluación del diseño de una solución que permita adelantar las notificaciones de actos administrativos y las comunicaciones generales de forma electrónica Objetivos específicos: Indagar sobre los procesos actuales de la gestión de las notificaciones de actos administrativos y comunicaciones generales de las entidades. Explorar acerca de los sistemas de apoyo con que cuenta la entidad para el seguimiento al proceso de gestión de las notificaciones de actos administrativos y comunicaciones generales. Evaluación del concepto del sistema de notificación y comunicación electrónica. Conocer la percepción de utilidad y funcionalidad de la solución bajo evaluación. Explorar nuevas necesidades y expectativas en cuanto a la funcionalidad del sistema Técnica Cualitativa, a través de sesiones de grupo Ciudad Bogotá Grupo objetivo Entidades que cuenta con herramienta de información manual. Entidades que cuenta con herramienta de información automática. Profesionales del derecho que tienen relación con el tema. Número de sesiones de grupo Tres (3), uno por cada grupo objetivo 05

6 2. FICHA TÉCNICA (2) 2.3 Metodología (2) Entidades que cuentan con una solución automática de información para la gestión de notificaciones y comunicaciones generales Entidades que cuentan con sistema manual de información para la gestión de notificaciones Abogados Superintendencia de Sociedades Supersalud Banco Agrario Comisión de Regulación de Telecomunicaciones, CRT Instituto de Desarrollo Urbano, IDU Procuraduría General de la Nación Metrovivienda Bienestar Social de la Policía Ministerio de Educación Nacional Departamento Administrativo de Seguridad, DAS Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio de Hacienda y Crédito Público Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF Ministerio de la Protección Social Secretaría de Gobierno de Bogotá Felipe Viveros & Asociados H & M Abogados Secretario Técnico de la Reforma del Código Contencioso Administrativo Suarez Beltrán Asociados Payan Urdaneta & Compañía Consultores en derecho administrativo 06

7 2.4 Descripción de la técnica (2)
2. FICHA TÉCNICA (3) 2.4 Descripción de la técnica (2) Descripción de la técnica y criterios de la selección de la muestra Las sesiones de grupo ( Focus group) es una técnica de carácter cualitativo, cuya principal función metodológica es profundizar en los qué, cómo y porqué que puedan convertirse en explicaciones de las conductas que los sujetos reportan tener frente al producto o servicio a evaluar. En este sentido, esta metodología busca tener muestras de personas idóneas y conocedoras del tema a evaluar, de manera que se garantice que la información sea veraz y relevante. Por otra parte, la muestra cualitativa es el conjunto de personas, sobre la cual se recolectan los datos sin que necesariamente sea representativo. En cuanto al tamaño de la muestra el criterio que se tuvo en cuenta fue: Listado que selecciono Programa Agenda de Conectividad de entidades, las cuales surgieron de una investigación previa, de carácter cuantitativo, “ Estudio a Entidades del orden Nacional y Territorial respecto a las necesidades , expectativas y uso de un sistema de notificaciones y comunicaciones electrónicas” relacionado al tema del presente estudio. 07

8 EQUIPO DE INVESTIGACIÓN
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9 EQUIPO DE INVESTIGACIÓN
DIRECTOR DE INVESTIGACIÓN Marcela Ochoa INVESTIGADOR Mónica Tovar MODERADORES (PSICOLOGÁS) Gloria Gallego Fanny Urdinola Invitación y seguimiento a los asistentes (2 personas) CALLCENTER ANALISTA DE APOYO (Transcripciones y pre análisis) 09

10 CONSIDERACIONES GENERALES A LA INVESTIGACIÓN
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11 CONSIDERACIONES GENERALES DE LA INVESTIGACIÓN
Las entidades que participaron en las sesiones de grupo, fueron seleccionadas a partir de los resultados obtenidos en una investigación previa que tenía como objetivo identificar las necesidades, expectativas y uso de un sistema de notificaciones y comunicaciones electrónicas. El criterio de selección fue el volumen de notificaciones que manejaban las entidades y el nivel de automatización del sistema para el control de información de la gestión de notificaciones de actos administrativos, además que estas tuvieran interés en utilizar la solución electrónica. Lo anterior con el fin de profundizar en los puntos ya investigados a nivel cuantitativo, necesidades y expectativas frente a la gestión de notificación, y evaluar el diseño de una solución que permita adelantar las notificaciones de actos administrativos y las comunicaciones generales de forma electrónica. Por otro lado el grupo de abogados que participó en la investigación tiene un alto nivel de conocimiento que las tecnologías pueden ser utilizadas en el proceso de notificaciones de actos administrativos y algunos han estado cerca a la Reforma del Código Contencioso Administrativo, lo que sugiere una visión menos drástica frente a una solución tecnológica en relación con “el debido proceso”. Lo anterior podría reflejar que para los abogados que tienen relación con la gestión de notificaciones a nivel gubernamental y no han estado cercanos o familiarizados con las tecnologías de la información y la comunicación, podrían percibir los problemas de manera más compleja que los anteriores. 11

12 RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
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13 5.1 Generalidades de la gestión de notificación y comunicaciones de contenido general de las entidades del Gobierno, desde la perspectiva de los funcionarios públicos y de los abogados 13

14 5.1.1 Características generales de la gestión de notificaciones de actos administrativos
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15 La función real del edicto
5.1.1 Características generales de la gestión de notificaciones de actos administrativos 1. Percepción de los abogados con respecto a la gestión de notificaciones La percepción de los abogados entrevistados en cuanto a la gestión de actos administrativos a punta hacia los problemas que concierne a las entidades públicas y califican como preocupantes los siguientes temas: El tema probatorio La función real del edicto “Resulta más importante para la entidad tener una prueba de recepción, que el acto de la notificación en sí, ya que en ultimas si el notificado no concurre a notificarse personalmente, recurren a un mecanismo alterno que es el edicto”. “A pesar de ser un segundo mecanismo alterno para informar, el edicto no siempre logra informar a la persona que se debe notificar”. Según su opinión, lo mencionado anteriormente no es una preocupación latente en las oficinas de abogados, ya que de una u otra forma éstas cuentan con un diseño operativo que les permite estar pendientes de las notificaciones y los proceso que deben seguir. 15

16 5.1.1 Características generales de la gestión de notificaciones de actos administrativos
2. Percepción de los abogados con respecto a la gestión de notificaciones Los abogados señalan y profundizan en otro tipo de problemas a la luz de las entidades en lo que concierne a : Cantidad de expedientes vs deficiencia del correo Notificado por edicto Oportunidad Baja oportunidad Bajo conocimiento de los particulares a las actuaciones administrativas No todas las actuaciones administrativas requieren de un abogado, algunas las pueden adelantar los ciudadanos particulares perdiendo el criterio de oportunidad por desconocimiento frente al tema. Conlleva a la necesidad de que las entidades dependan de una prueba de recepción, a través de correo electrónico. Lo anterior genera dependencia de la entidad con las agencias de correo y poca flexibilidad para recurrir a otros medios de comunicación, como los electrónicos. La indebida notificación traería como consecuencia que el acto administrativo no tenga efecto Preocupación por parte de los abogados con respecto a la gestión de la entidad Lo que sugiere que tal como esta actualmente redactado el Código Contencioso Administrativo no permite adelantar notificaciones de actos administrativos de forma electrónica , por lo cual se requiere de su reforma. “El envió de la comunicación para concurrir a la notificación no siempre cumple el propósito de enterar al destinatario” Es un tramite obligatorio que tiene que hacer la entidad y al no cumplir con informar genera un desgaste administrativo, vinculación de mas funcionarios y altos costos relacionados con las agencias de correo. 16

17 5.1.1 Características generales de la gestión de notificaciones de actos administrativos
3. Percepción de los abogados con respecto a la gestión de notificaciones Lo visto anteriormente es consecuente con lo que las entidades entrevistadas manifestaron en el estudio cuantitativo “ Estudio a Entidades del Orden Nacional y Territorial respecto a las necesidades , expectativas y uso de un sistema de notificaciones y comunicaciones electrónicas” , donde los “problemas de correo” manifestados relacionados con la deficiencia de la Agencia registra 16% de una base de 107 entrevistados, en una respuesta abierta: Entidades Abogados Cantidad de expedientes vs deficiencia del correo Oportunidad Baja oportunidad Notificado por edicto 17

18 5.1.1 Características generales de la gestión de notificaciones de actos administrativos
1. Descripción de la gestión de notificaciones de actos administrativos por parte de las entidades 18 Superintendencia de sociedades

19 5.1.1 Características generales de la gestión de notificaciones de actos administrativos
2. Descripción de la gestión de notificaciones por parte de las entidades Las entidades entrevistadas que cuentan con un sistema automático de información considera que: A través de su herramienta, logran mayor oportunidad en la concurrencia de las personas para ser notificadas personalmente, debido a la articulación que se genera entre las diferentes etapas del proceso de notificación. Para algunas Entidades contar con un grupo fijo de personas especializadas para el control de los vencimientos, no fue suficiente ya que los volúmenes de actos a notificar generaron tal congestión que se vieron obligados a descentralizar en las diferentes dependencias los equipos de personas y a controlar manualmente dichos vencimientos. Lo anterior, evidencia que las herramientas que existen están diseñadas para controlar al interior de la entidad la gestión de notificación, como se señalo en los resultado del estudio cuantitativo. Adicionalmente podría creerse que dichas herramientas de control, no son lo suficientemente robustas paras soportar adecuadamente la gestión de notificación de actos administrativos, teniendo que recurrir a apoyos de mecanismo manual. 19

20 5.1.1 Características generales de la gestión de notificaciones de actos administrativos
2. Descripción de la gestión de notificaciones por parte de las entidades Las entidades entrevistadas que no cuentan con una solución automática de información consideran que: El proceso actual es complejo cuando tienen un volumen alto, porque los controles que se llevan a cabo son de forma manual. Cada dependencia de las Entidades maneja una parte del proceso y en cada una llevan sus propios controles internos . El proceso que lleva cada dependencia es: enumerar, comunicar, notificar y controlar términos y radicaciones Estas entidades ven de gran utilidad tener herramientas que les ayuden a llevar los controles en el proceso, ya que estas ahorran tiempo, bajan costos y pueden manejar fechas y tiempos exactos en el proceso. 20

21 5.1.1 Características generales de la gestión de notificaciones de actos administrativos
Problemas en la gestión de notificación Abogados Entidades Entidades con sistema automático de información Entidades que tienen sistema manual de información Resistencia de llevar a lo electrónico la actuación de las notificaciones La actividad administrativa esta regulada por la ley. La preocupación del tema probatorio por parte de las entidades del Gobierno, lo que sugiere que la entidades públicas prefieren seguir “amarrados” al correo certificado, cerrando la posibilidad de buscar otros medios. El riesgo para el Estado de enfrentarse a una demanda en la que el particular demuestre que no se dio el debido proceso, porque no había una prueba del envío de la comunicación Demora en la entrega de la citación, ya que llega generalmente después del vencimiento de términos para interponer el recurso, lo que genera un costo adicional, porque deben recurrir a una mensajería especializada. El desplazamiento que en ocasiones deben efectuar las personas a otras ciudades para notificarse de actos administrativos. La ubicación del tercero indeterminado. La falta de compromiso y responsabilidad de quienes van a ser notificados y que van a adelantar actos administrativos, ante la imposición de multas Falta de implementación de un reglamento que le impongan a las personas a notificar. Dificultad para ubicar a las persona a notificar. Dificultad al acceso de información con respecto a las personas que se deben ubicar (Bienestar Social de la Policía) : “Están cualquier batallón de Colombia” Ausencia del notificado en el momento que llega la comunicación: “La mayoría se va a edicto”. Terminación de contratos establecidos con las empresas de envío para correo certificado, atrasando la notificación. La vacancia judicial, genera devoluciones y reinicio de procesos ya que no son recibidas en el momento que se envían las notificaciones. 21 Direcciones erradas y cambios de nomenclatura

22 5.1.2 Datos del volumen en las notificaciones
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23 5.1.2 Datos del volumen en las notificaciones
1. Procesos y períodos de mayor volumen de notificaciones Procesos de mayor volumen Imposición de multas. Acciones por no cumplimiento de la inversión extranjera. Instrucciones administrativas y que no se cumplen en la vigilancia inspección y control de las sociedades. Prescripciones cuando el desarrollo del proceso disciplinario no avanzan. Cobro coactivo. Liquidación de la tasa del cobro a las entidades vigiladas y controladas. Cobro de valorización. Notificaciones al área de gestión social, “predios que se les cobra valorización” Períodos de mayor volumen Para algunas entidades lo meses que presentan mayor volumen son: enero, abril, julio y octubre Por otro lado otras opinan que el volumen de notificaciones es regular, y no hay meses que marquen una tendencia. Los resultados a nivel cuantitativo, son consecuentes con lo que las entidades manifiestan a nivel cualitativo: 31% de 107 entidades, reportan tener volúmenes en épocas especificas del año (comienzos y mediados del año) 23

24 5.1.2 Datos del volumen en las notificaciones
2. Procesos y períodos de mayor volumen de notificaciones Imposición de multas Acciones por no cumplimiento de la inversión extranjera Entre las entidades que mencionaron tener mayores volúmenes de notificaciones se encuentra la Superintendencia de Sociedades, Instituto de Desarrollo Urbano y Procuraduría General de la Nación y Supersalud. Instrucciones administrativas y que no cumplen en la vigilancia inspección y control de las sociedades Cobro coactivo Liquidación de la tasa de cobro a las entidades vigiladas y controladas Cobro de valorización Notificaciones al área de gestión social “ predios que se les cobra valorización” Prescripciones cuando el desarrollo del proceso disciplinario no avanza 24

25 5.1.3 Sistemas de información
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26 5.1.3 Sistemas de información
1. Controles de información en la gestión de notificación Es evidente y se refleja tanto en la investigación cuantitativa como en la cualitativa, que las Entidades que cuentan con una solución automática de información tienen mayor control sobre la gestión de notificaciones, mientras que las entidades que cuentan con un sistema manual de información solo manifiestan tener controles implementados relacionados con la documentación. Entidades con sistema de información manual Entidades con sistema de información automática Algunas Entidades han tratado de tener controles a través de una hoja de Excel , sin embargo manifiestan no lograrlo por el volumen que tienen en determinados momentos. Debido a lo anterior, estas Entidades tienen controles propios e internos con respecto a la documentación, y no al proceso del acto. Control a través del certificado de firma digital, lo realizan algunas Entidades, para garantizar que se cumpla el debido proceso. Control de radicado , a través de un número, que abre un expediente y un historial . Control en cada uno de los términos del debido proceso. Programa con control de tiempos a través de un cronograma establecido para cada etapa del proceso. 26

27 5.1.3 Sistemas de información
1. Problemas con los controles de información en la gestión de notificación A nivel general los problemas reportados son: La solución Manejo manual, “el funcionario que está a cargo de cada investigación es el responsable del vencimiento de ese termino, el debe saber cuando vence el término y tiene que responder” Congestiones por volumen Alarma de vencimiento de términos Control por cada dependencia 27

28 5.1.3 Sistemas de información
2. Problemas con los controles de información en la gestión de notificación Lo que se evidencia a nivel del sistema de información para el control de notificaciones, en las Entidades con sistema de información automático, es el reflejo de que la herramienta que manejan no es lo suficientemente robusta que responda a un control externo relacionado con la gestión de la notificación administrativo. Lo anterior reafirma los resultados cuantitativos, que hacen referencia a la interacción con la herramienta: Resultado del estudio cuantitativo: Casi la totalidad de los funcionarios que pertenecen a las Entidades entrevistadas interactúan con la herramienta, sin embargo se observa que las Entidades no ofrecen interacción a los ciudadanos, ni a los empresarios. Esta información refleja que son herramientas automáticas para control interno de las notificaciones, más no para la notificación en si misma. Base: 54 Respuesta por persona: 1,33 Teniendo en cuenta la debilidad del sistema de información que actualmente parecen tener las entidades, existe una oportunidad de desarrollo y soporte en enfocarlo a este tema, donde se apuntaría de manera especifica a una necesidad latente. 28

29 5.1.3 Sistemas de información
3. Acuerdos de notificaciones electrónicas Sólo las entidades que cuentan con una sistema de información automático para la gestión de notificaciones manifiesta haber tenido una aproximación a la notificación electrónica, sin embargo no han elaborado, ni han avanzado en el proceso, mientras no se modifique el Código Contencioso Administrativo, llegando a la conclusión de que jurídicamente era imposible en este momento. Adicionalmente manifiestan, que el Código Disciplinario ya prevé el tema relacionado con la notificación electrónica pero no se ha implementado, además de tenerse que modificar el código faltaría evaluar los aspectos relacionados con la seguridad y privacidad de los documentos. 29

30 5.1.3 Sistemas de información
5. Ventajas de los medios electrónicos Al igual que en la evaluación cuantitativa las principales ventajas que asocian a los medios electrónicos en relación con las comunicaciones generales y las notificaciones de actos administrativos son: Ventajas de los medios electrónicos Oportunidad Agilidad Mejores controles Bajo costo Inmediatez Eficiencia en los procesos Es importante garantizar la confirmación del recibido. 30

31 5.2. Evaluación del concepto/prototipo correspondiente a la solución electrónica para la gestión de notificación y comunicaciones generales 31

32 2. Simulación del alcance funcional
1. Descripción del alcance funcional del prototipo/producto con el fin de explorar las percepciones y opiniones acerca de estos, a continuación se presentan los resultados obtenidos Prototipo Concepto 2. Simulación del alcance funcional 32

33 Concepto El Sistema de Notificación en Línea es un servicio que, apoyado en medios tecnológicos, permitirá notificar al ciudadano y a las personas jurídicas de los actos administrativos de carácter particular, en cualquiera de sus trámites y servicios, y respecto de los terceros que no hayan intervenido en la actuación y que a juicio de las autoridades lo afecten en forma directa. Igualmente el servicio permitirá el envío de comunicaciones de carácter general originados por una entidad. 33

34 5.2.1. Concepto PRACTICIDAD FACILIDAD UTILIDAD AGILIDAD EN EL SISTEMA
1. Reacciones iníciales El concepto, produce en todos los entrevistados reacciones positivas, que se relacionan básicamente con: PRACTICIDAD FACILIDAD UTILIDAD AGILIDAD EN EL SISTEMA 34

35 5.2.1. Concepto 2. Reacciones iníciales
El concepto, produce en todos los entrevistados reacciones positivas, que se relacionan básicamente con la practicidad, utilidad , facilidad y agilidad del sistema. Es cambio de cultura de la Notificación personal a la electrónica Interesante Practico Ambicioso Beneficioso Oportunidad REACCIONES INICIALES Ahorro en costos Ideal Facilidad Útil Necesario Sistema alternativo Fácil acceso Puede manejar controles 35 Ahorro en tiempo

36 5.2.1. Concepto ENTIDADES ABOGADOS
1. Ventajas con respecto a las COMUNICACIONES GENERALES Vale la pena resaltar que al entrar en contacto con la información que describe el concepto, no se generan opiniones negativas reflejadas en desventajas lo cual evidencia la fortaleza del mismo, que parece corresponder a una real necesidad de contar con herramientas prácticas que faciliten la gestión los actos administrativos y las comunicaciones generales. ENTIDADES CON RESPECTO A LAS COMUNICACIONES GENERALES Se puede hacer comunicaciones de cualquier naturaleza Libera a las entidades de muchas comunicaciones agilizando procesos Facilita hacer alianzas con otras entidades para las comunicaciones ABOGADOS Se puede lograr la comunicación sin necesidad de tener un correo certificado Garantiza agilidad en las comunicaciones que mandan las entidades 36

37 CON RESPECTO A LOS PROCESOS DE LAS NOTIFICACIONES
Concepto 2. Ventajas con respecto a los proceso de las NOTIFICACIONES DE ACTOS ADMINISTRATIVOS ENTIDADES ABOGADOS Permite corroborar la información básica que es uno de los puntos críticos de las notificaciones Permite confirmar la llegada de las notificaciones a los destinatarios porque existe una prueba que lo demuestra Al existir este sistema para informar las notificaciones, las personas se van a acercar más a la tecnología y van a empezar a confiar en ella Puede usarse la solución como un soporte de lo que se ha realizado manualmente Permite ver el proceso trasparentemente, controlando términos y siendo oportuno Ayuda al ciudadano en ahorro de desplazamientos y en tiempo de tramites. Se percibe como un servicio que va a ser ofrecido por terceros idóneos en el tema Cubre todo lo que la notificación administrativa implica, con una mecánica propia. Agiliza tiempo de los procesos y manejo a través de este medio Cubre algunas de las reglas generales del Código Contencioso Administrativo, lo cual permite comenzar con algunos procesos para ir familiarizando a los usuarios en el manejo de la herramienta CON RESPECTO A LOS PROCESOS DE LAS NOTIFICACIONES “En especial los abogados somos muy rígidos y toca cambiar la cultura de tener todo en papel.” 37

38 LA FUNCIONALIDAD DE LA HERRAMIENTA
Concepto 3. Expectativas que se generan a partir del concepto La expectativas que se generan alrededor del concepto, están relacionadas principalmente a: LA LEGALIDAD LA FUNCIONALIDAD DE LA HERRAMIENTA 38

39 Con relación a la legalidad del proceso
Concepto 4. Expectativas que se generan a partir del concepto Con relación a la legalidad del proceso Soporta los controles que garanticen la legalidad del proceso y el manejo de pruebas de que se recibió la notificación. Manejo de las notificaciones con los terceros indeterminados. Se debe tener en cuenta el principio de la igualdad, todo lo que se desarrolle tecnológicamente debe hacerse manual. Ofrecer trazabilidad de documentos para poder hacer el seguimiento del proceso para el manejo de términos y pruebas. Ofrecer archivos digitales como se hace obligatoriamente en papel. Las garantías no deben afectarse al entrar a manejarlo por medios electrónicos, porque estas garantías de entrega hacen parte del soporte probatorio en el debido proceso. Se debe considerar el consentimiento de la persona para ser notificada electrónicamente. Se debe modificar las normas porque solo se permite informar , ya que por la ley se debe hacer personal la notificación. Estas expectativas surgen por temores a que el alcance funcional no permita obtener la verificación en su totalidad del debido proceso y que los ajustes que se den a las normas establecidas en el código contencioso administrativo se vean reflejadas en la herramienta electrónica y todo el proceso tenga el adecuado material probatorio. 39

40 5.2.1. Concepto Con relación a la funcionalidad de la herramienta
5. Expectativas que se generan a partir del concepto Con relación a la funcionalidad de la herramienta Garantizar que la correspondencia llegue a donde debe llegar, incluso cuando los medios electrónicos no éste presente El alcance debe cubrir todos el territorio nacional, y no solo ciudades capitales Se debe abrir los espacios de capacitación al usuario para familiarizarlo, no suponer que lo va a usar Mayor claridad y especificación en cuanto al tipo de notificaciones que hacen, es decir si incluye notificaciones diferentes a las administrativas Se habla de que se usarían medios electrónicos pero no quedan claros cuales serian estos medios. La solución debe garantizar la seguridad del proceso porque si no es así se desestimula el uso del mismo, por mas que esta solución se muestre como algo moderno y eficaz. Las expectativas en este aspecto se centran en la seguridad que pueda ofrecer la herramienta y como se van a manejar esas comunicaciones y notificaciones para que se tenga acceso a ellas y lleguen a las personas correctas e involucradas en los actos administrativos 40

41 5.2.2. Presentación del prototipo /alcance funcional
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42 5.2.2. Evaluación del prototipo /alcance funcional
1. Reacciones iníciales frente al alcance funcional Al conocer el alcance funcional de la solución, esta es recibida en términos generales como una solución práctica y necesaria para agilizar los procesos de actos administrativos en las entidades ya que se descongestionan despachos y se llevan los controles pertinentes. De igual forma para los abogados es práctico porque pueden adelantar estos procesos rápidamente llevando a su vez un control de los mismos. ENTIDADES ABOGADOS Es un proyecto interesante, en especial por la facilidad de informar a través de medios electrónicos. Es una buena oportunidad para empezar a cambiar la cultura del manejo manual en los actos administrativos. Es un proyecto necesario para muchos trámites delicados, pero funciona si cuenta con una base de datos actualizada . Las ventajas son ahorro en tiempo, agilidad y oportunidad,. Que la entidad que lo administre asegure un control de calidad en los reportes de entrega de información. Inicialmente los dos sistemas ( actual y en línea) se pueden utilizar paralelamente y esto ayuda al proceso de culturizar las personas a trabajar en línea. POSITIVO El sistema electrónico es bueno pero le falta la reforma del Código Contencioso Administrativo, para operarlo. Es un proyecto bien pensado pero complejo de operarlo por todos los trámites que debe abarcar, debe contar con una capacitación tanto a los ciudadanos como a las entidades . Es una ganancia rápida para todos los entes relacionados en el proceso. Es un sistema subsidiario ( alternativo o como segunda opción) en caso de no poder seguir con el manual en determinados procesos. 42

43 Requisitos Usuarios Usuario a notificar Usuario Notificante
Admin. Entidad Delegado Notificante Usuario Notificante Sistemas Información Usuario a notificar Admin. Sistema Repartidor Contraseña acceso Segunda contraseña Certificado de servidor seguro Firma digital Convenio de uso 43

44 2. Evaluación de los requisitos
Evaluación del prototipo /alcance funcional 2. Evaluación de los requisitos Los requisitos son vistos como útiles para la seguridad del proceso, sin embargo se generan inquietudes frente a su manejo y costos que estos pueden generar tanto para las entidades como para los usuarios notificados Se requieren firmas digitales de los funcionarios las cuales implican un costo adicional al proceso Las firmas digitales son expedidas por CERTICAMARA pero estas generan un costo adicional que en este momento no lo tiene el ejercicio de la notificación “ ¿Quién asume estos costos, la entidad o el ciudadano?” “Para el ciudadano común el autenticarse genera un costo que no tiene en este momento” Firma digital Vale la pena destacar que en la práctica la norma dice que cualquier entidad pública o privada debe asumir la labor de la certificación . 44

45 3. Evaluación de los requisitos
Evaluación del prototipo /alcance funcional 3. Evaluación de los requisitos La evaluación del convenio de uso es positiva porque al ser una sola entidad la que maneje este proceso da un mayor control sobre la persona a la que se va a notificar. El convenio entre la entidad y el usuario debe ser un acto reglamentario y de aplicación unificada para diferentes entidades, con manifestación individual de aceptación. Este registro y convenio debe estar concentrado en una sola entidad, con características similares a la registraduría, y que se maneje este proceso de forma semejante al de las cédulas, ya que toda persona puede ser objeto de notificación. Al ser único este convenio para todas las entidades hay un mayor control sobre los registros y a su vez mayor seguridad de que la notificación esta siendo recibida por la persona que debe ser. Convenio de uso 45

46 PROCESO DE LAS NOTIFICACIONES ELECTRONICAS
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47 PROCESO DE LAS NOTIFICACIONES ELECTRONICAS
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48 5.2.2. Evaluación del prototipo /alcance funcional
1. Evaluación del proceso de notificaciones electrónicas El alcance funcional es visto como una herramienta facilitadora en el proceso de notificaciones tanto para las entidades notificantes como para los notificados. Para todos es claro que para que se pueda implementar todo el proceso debe realizarse cambios en las normas de Código Contencioso Administrativo, para que el debido proceso sea totalmente legal y pueda contar con los controles de seguridad necesarios en todos sus pasos para que este tenga la trasparencia que se requiere. LEGALIDAD DEL PROCESO Es una solución que ayuda a acelerar y ser mas trasparente los procesos mientras cuente con seguridad y garantías que la ley exige. Se ven problemas legales que implican modificar la norma en especial la parte de confirmación para que no se viole el debido proceso La solución es ambiciosa, se ve mas allá de la simple notificación pues ofrece o involucra todos los pasos procesales del acto administrativo pero requiere de una serie de reformas del Código Contencioso Administrativo en lo que se refiere específicamente a la notificación personal. 48

49 5.2.2. Evaluación del prototipo /alcance funcional
2. Evaluación del proceso de notificaciones En el alcance funcional se describen los controles que se pueden obtener en los diferentes pasos, sin embargo la seguridad es una preocupación latente para todos los grupos y las inquietudes que surgen son: ENTIDADES ABOGADOS Lograr identificar que realmente el usuario recibió la notificación. Comprobar que el acuse de recibo es de la persona a notificar. ¿Si ocurre alguna falla en el sistema quien asume la responsabilidad del la falla? ¿Se pierden o se afectan los términos si el sistema no funciona?. ¿ Qué soporte se puede tener para asegurar que la información de los procesos va a ser confidencial?. Las garantías que se tienen actualmente son los sellos y el papel ¿ En el caso de la solución en línea cómo funcionarían las pruebas digitales? ¿Cómo se manejarían las constancias de fechas y términos durante el proceso? ¿Qué seguridad dan los formatos digitales en que se van a ofrecer los documentos del proceso? SEGURIDAD 49

50 acto administrativo incompleto
Evaluación del prototipo /alcance funcional 3. Puntos que generan dudas o expectativas en el proceso electrónico de notificaciones Todo el proceso expuesto en el alcance funcional es claro y comprendido por la mayoría, sin embargo hay algunos pasos en los que se hacen referencia por dudas en el manejo en línea o por variaciones que deben hacerse para que funcionen mejor en el desarrollo del acto administrativo. Visualizar edicto acto administrativo incompleto Registrar recurso físico ¿Cuando se vence el edicto, queda accesible el acto administrativo sin ningún problema? ¿El edicto informa que tiene un acto pero no notifica el acto completo, si pasan los términos y no se ha notificado toca pedir el acto en papel o se puede entrar a consultar el acto así no se vaya a recurrir? Para la presentación física del poder se podría manejar centralizando en una notaria todos los poderes digitalizados y de esta forma dar la certificación Realizar el poder en notaria y escanear para trabajarlo digitalmente y no cortar el tramite por línea ¿Que pasa con el acto administrativo incompleto, cuando no llegan todos los requerimientos, se vuelven a correr los términos desde un momento dado o se suspende el término? ¿Se vuelve un mecanismo dilatorio? 50

51 ENTIDADES FORTALEZAS DEBILIDADES OPORTUNIDADES AMENAZAS 51
La agilidad y oportunidad del proceso. Ofrece la oportunidad de cambiar la cultura del papel por lo digital, y que se empiece a creer en los procesos digitales. Se puede usar como complemento o alternativa del proceso manual y soporte físico. Ofrece sello de tiempo y controles de los mismos. No todos están preparados para este tipo de solución y hay temores con relación a seguridad que limitarían el uso. Si no se maneja una base de datos actualizada el proceso inicial en la notificación electrónica tendría los mismos problemas actuales que se presentan con las bases de datos que se ven reflejados en demoras o imposibilidad de informar sobre la notificación. OPORTUNIDADES AMENAZAS Tener en cuenta los temores de seguridad y del manejo de las leyes para capacitar al respecto al ciudadano, al apoderado y a los funcionarios para fomentar el uso de esta solución electrónica. Si se tiene una base de datos actualizada y funcional puede servir para agilizar las gestiones al interior de la entidad y cumplir con las notificaciones sin retrasos como pasa en el momento. No todos pueden acceder a esta solución porque no hay un cubrimiento de internet en todos los municipios de Colombia, se podría usar solo en algunas regiones . 51

52 ABOGADOS FORTALEZAS DEBILIDADES OPORTUNIDADES AMENAZAS 52
La solución ofrece posibilidades importantes para manejarlas en línea como son la interposición de recursos, apelación y la solicitud de revocatoria. Con esta solución siempre se tendrán los documentos originales lo que no pasa con los procesos normales que son copias. La solución muestra todos los actos administrativos, archivos del proceso con horas y cambios realizados. La solución cubre tanto los ciudadanos vinculados con trámites de forma obligatoria (Contribuyentes) como los ocasionales de las actuaciones administrativas. Si no hay un registro inicial o un convenio con el ciudadano o el apoderado la notificación no se puede llevar a cabo por este sistema. El proceso no tiene en cuenta que la notificación es un acto administrativo electrónico y todo lo que antecede debe haber ocurrido de forma desmaterializada. EL proceso no cubre toda la actuación administrativa y restringe el poder usar en solicitud de requerimiento y peticiones . Si es complicado el manejo en la notificación por correo certificado, en línea si no hay un registro de la persona la notificación es imposible. OPORTUNIDADES AMENAZAS Seguir el ejemplo de otros países y manejar buzones únicos, donde no se corren riesgos en la seguridad y privacidad de la información. Asignar una dirección virtual a los ciudadanos que sea segura para no poner en riesgo las garantías de los mismos, para el manejo de este tipo de actos administrativos . Aprovechar la flexibilidad del la solución electrónica de pasar de lo electrónico al papel para acercar a las personas a conocer el proceso, dando además los certificados y garantías para estos expedientes híbridos y que esto no se afecte el debido proceso. Si no hay una capacitación e información adecuada se alcanza el modernismo pero se desestimula el uso de los procesos en línea. Es un proceso que no abarcaría las notificaciones de todo el territorio Nacional porque no hay acceso a internet en todo Colombia. Es un proceso calcado de lo físico y no se hizo un replanteamiento de los procesos para maximizar el uso de la herramienta. 52

53 1. Evaluación del proceso de comunicaciones
Evaluación del prototipo /alcance funcional 1. Evaluación del proceso de comunicaciones El proceso de comunicaciones es visto por todos como una manera fácil de acercar el alcance funcional a los usuarios y que genere una actitud positiva frente a la seguridad que ofrece la solución teniendo en cuenta que: Es un proceso que permite iniciar la familiarización con la herramienta. Este proceso agiliza el trámite de comunicaciones y se obtiene una respuesta inmediata de que estas fueron recibidas y leídas. Es una forma de descongestionar los despachos. Permite agilizar las comunicaciones no solo con los ciudadanos, si no con otras entidades. 53

54 Funcionalidades Sistemas Información Administrador Entidad 54
Crear proceso de notificación Sistemas Información Consultar notificaciones Cancelar proceso notificación Archivar históricos Autorización entidades Gestión de calendarios Autorización funcionarios Delegar notificación entidades Evidencia Digital Administrador Entidad Administrador Sistema Administrar parámetros Reiniciar contraseñas Tabla retención documental Parametrizar procesos Gestionar apoderados 54

55 5.2.2. Evaluación del prototipo /alcance funcional
1. Evaluación de las funcionalidades Las funcionalidades del sistema son claras para todos los entrevistados en relación a como se maneja el proceso de las notificaciones electrónicas y las utilidades que estas tienen Facilidad de archivo histórico por se obligatorio por ley Agilidad de procesos Seguridad del proceso de notificación Descongestión para las entidades Control sobre todo el proceso Sistemas Información Unificación de los procesos en un solo sistema 55

56 5.2.2. Evaluación del prototipo /alcance funcional
2. Evaluación de las funcionalidades Seguridad de que es una sola entidad la que maneja los convenios Control sobre los limites de cada proceso Utilidad al llevar el control de tiempos Administrador Entidad Practicidad de ser una entidad la encargada del proceso de apoderados 56

57 Control sobre la seguridad del sistema y de los procesos
Evaluación del prototipo /alcance funcional 3. Evaluación de las funcionalidades Control sobre los procesos que se llevan en las entidades para garantizar la seguridad de los mismos Puede dar la tranquilidad de contar con las evidencias que se requieren en los procesos Administrador Sistema Control sobre la seguridad del sistema y de los procesos 57

58 4. Coherencia entre el concepto y el alcance funcional
Evaluación del prototipo /alcance funcional 4. Coherencia entre el concepto y el alcance funcional En el concepto no se especifica algunos elementos que son indispensables en el proceso como son las firmas digitales y los controles de términos. Es Coherente El concepto se adapta y cumple con el objetivo que se ve en la funcionalidad Es coherente en relación a que involucran todos los entes implicados en el proceso ( Ciudadanos, Entidades y Apoderados) Falta por complementar El concepto y el alcance funcional son coherente en cuanto a lo que involucra el proceso de notificaciones y comunicaciones 58

59 5. Razones de importancia de la solución porque:
Evaluación del prototipo /alcance funcional 5. Razones de importancia de la solución porque: El Gobierno esta perdiendo dinero por la caducidad de términos. Permite que el ciudadano confié en su Gobierno. Se puede llevar a cabo controles del proceso y de la información que en este momento no se tienen. Facilita el proceso y agiliza tiempos. Familiariza a las personas con el manejo de trámites por línea y crea una nueva cultura. 59

60 6. Entidad que debería hacerse cargo de la operación del sistema
Evaluación del prototipo /alcance funcional 6. Entidad que debería hacerse cargo de la operación del sistema Para el grupo de las entidades es claro que la Entidad que debe hacerse cargo de la operación del sistema es el Ministerio de Comunicaciónes. En el grupo de abogados tenían la inquietud de cual sería la entidad, sin embargo para algunos el Ministerio puede ser una buena opción. Es la entidad que lidera el proyecto. Conoce el funcionamiento de la solución y tiene las herramientas para operarlo. Es una Entidad en la que se confía. RAZONES 60

61 HALLAZGOS RELEVANTES 61

62 HALLAZGOS RELEVANTES 1.El concepto como el alcance funcional es evaluado positivamente y es visto como una solución útil, práctica y rápida para el proceso de notificaciones y comunicaciones. 2.La solución facilita los procesos internos en las entidades logrando llevar controles durante todo el acto administrativo, de igual forma para los notificados y apoderados, el sistema ofrece la facilidad de visualizar los pasos y alertas del proceso obteniendo el material probatorio necesario. 3.Es una solución que ayuda a cambiar la cultura del país y entrar a los procesos digitales contando con facilidades como archivos históricos, firmas digitales, controles de términos necesarios para tener el proceso legal como se da en lo físico. 4.Es una solución alternativa a la que funciona actualmente, lo cual se ve positivo porque permite en un momento dado al ciudadano o apoderado recibir por cualquiera de las dos vías las notificaciones. 62

63 HALLAZGOS RELEVANTES 5.Es claro que para poder realizar todo el acto administrativo completo por línea se debe realizar los ajustes pertinentes a las normas del Código Contencioso Administrativo, para que el debido proceso tenga la legalidad que se espera. Sin embargo, hay algunos pasos que se pueden realizar sin contar con estas modificaciones que pueden ayudara agilizar ciertos tramites aunque no se obtenga todo el proceso por línea. 6.El tema de la seguridad con que cuenta la solución genera expectativa que surge por temor a que esta no permita obtener los certificados y soportes necesarios para la verificación del debido proceso o que la información que maneje internamente en el proceso no sea totalmente confidencial. 7.Es claro que la entidad que genera una mayor credibilidad y respaldo para manejar y administrar este alcance funcional es el Ministerio de Comunicaciones ya que es el que conoce y maneja el tema y la solución propuesta. 63

64 HALLAZGOS RELEVANTES 8.Vale la pena aprovechar el interés y la necesidad que existe en el momento para empezar a capacitar a los usuarios de esta solución para ir dado a conocer esta nueva alternativa y acercándolos gradualmente al funcionamiento del mismo. 9.Seria adecuado iniciar este proceso de acercamiento para las comunicaciones generales entre las entidades y entre éstas y los ciudadanos para generar una confianza hacia la solución y de esta forma lograr el mayor número de registros y convenios por parte de los usuarios y así estimular su uso futuro en el proceso de notificaciones. 64

65 Informe elaborado por: Unión Temporal SIGMA DOS – DDB
Bogotá D.C., noviembre de 2008 - 65