Servicios implementados y ajustes realizados a Aleph, para adecuarlo a las necesidades reales de la comunidad de usuarios del Sistema de Bibliotecas de.

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1 Servicios implementados y ajustes realizados a Aleph, para adecuarlo a las necesidades reales de la comunidad de usuarios del Sistema de Bibliotecas de la UCN (Universidad Católica del Norte), ver 14 Pedro Robles JopiaAngela Peragallo Carrasco Ing. Civil Comp. e Info.Bibliotecóloga Administrador de Sistemas Bibliotecaria de SistemasBibliotecas de la UCNAntofagasta – Chile probles@ucn.claperagal@ucn.cl Reunión Usuarios Aleph Ixtapa, México Mayo de 2005

2 Universidad Católica del Norte Chile Casa Central : Antofagasta – Capital Minera de Chile Sedes : Campus Guayacán – Coquimbo e Instituto de Investigaciones Arqueológicas y Museo – San Pedro de Atacama 33 carreras de pregrado 10 programas de postgrado 4 Doctorados 6 mil alumnos aprox. 527 funcionarios de apoyo a la docencia 264 docentes 5.210 usuarios del Sistema de Bibliotecas de la UCN

3 Estructura del Sistema Integrado Automatizado de las Bibliotecas de la Universidad Católica del Norte BD Bibliográfica UCN – Afta. BD Bibliográfica UCN – Afta. BD Bibliográfica UCN – Coqbo. BD Bibliográfica UCN – Coqbo. BD Bibliográfica UCN – SPA. BD Bibliográfica UCN – SPA. BD Autoridades UCN – Gral. BD Autoridades UCN – Gral.

4 Estructura Catálogo Público Sabella - UCN BD Bibliográfica UCN – Afta. BD Bibliográfica UCN – Afta. BD Bibliográfica UCN – Coqbo. BD Bibliográfica UCN – Coqbo. BD Bibliográfica UCN – SPA. BD Bibliográfica UCN – SPA. BD Autoridades UCN – Gral. BD Autoridades UCN – Gral. Bases Lógicas: Libros Series Tesis

5 SERVICIOS IMPLEMENTADOS Reserva Avanzada Catálogo de Asignaturas Diseminación Selectiva de Información

6 Catálogo de Asignaturas en Catálogo de Bibliotecas UCN Alimentado con los ingresos de material bibliográfico solicitado para su adquisición (compra) a través del Formulario de Compra de Libros Medios Audiovisuales, elaborado cada año por los distintos Departamentos Académicos de la Universidad Conformado por los siguientes criterios de búsqueda : –Asignatura textos guías –Asignatura textos complementarios –Asignatura textos de evaluación Asignatura textos guías = BIBLIOGRAFÍA OBLIGATORIA para cada una de las asignaturas que componen la malla curricular de las carreras dictadas en la UCN

7 Catálogo de Asignaturas en Catálogo Sabella

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10 Administración de la colección de Alta Demanda antes de la puesta en marcha de la Reserva Avanzada de Aleph Periodos de préstamos definidos : –Lunes 15:OO hrs. a Miércoles 15:00 hrs –Miércoles 15:00 hrs. a Viernes 15:00 hrs. –Viernes 15:00 hrs. a Lunes 15:00 hrs Registro de la transacción de la reserva de material en forma manual (papeletas de solicitud de reserva), restringida a los días: lunes, miércoles y viernes durante el horario de atención al público. Retiro condicionado a chequeo manual a través de las papeletas de solicitud de reserva.

11 Parametrización de la Reserva Avanzada en Aleph Definición de privilegios de Reserva Avanzada (Tab31 - columna 8) : –Alumnos Pregrado Básico, Profesional, Memorista –BAN 01 Y N N N Y Y N N C A 20050718 0000000000 N N N –BAN 02 Y N N N Y Y N N C A 20051231 0000000000 N N N –BAN 03 Y N N N Y Y N N C A 20060125 0000000000 N N N –(Hold permission)

12 Parametrización de la Reserva Avanzada en Aleph Definición de privilegios de Reserva Avanzada (Tab15 – columna 7 y 8; y Tab37) : –Restringido : –Tab15 –BAN 01 ## L Restringido Y N Y N Y N Y N N –BAN 08 ## L Restringido Y N Y N Y N Y N N (volumen multicopia) –(Hold request) –Tab37 –!Status de Item con privilegios de Hold Request –BAN 01 ## BAN 01 –BAN 08 ## BAN 08

13 Parametrización de la Reserva Avanzada en Aleph Definición de periodos de reserva (Slots -Tab43) : –BAN 01 20031212 01 1530 03 1530; – 03 1530 05 1530; – 05 1530 08 1530; –BAN 08 20031212 01 1530 03 1530; – 03 1530 05 1530; – 05 1530 08 1530; Nota: Tener cuidado con los periodos irregulares Definición de visualización de periodos de reserva (Slots – www_server_defaults) : –Setenv www_item_schedule 7

14 Parametrización de la Reserva Avanzada en Aleph Definición periodo previo de retiro de reserva (pc_server_defaults): –Setenv item_schedule_preview_period 06:30 (No opera) Definición periodo de liberación de la reserva (pc_server_defaults): –Setenv item_schedule_release_period_01 02:30

15 Problemáticas con obras multivolúmenes El sistema no distingue volúmenes dentro de las copias (ítemes físicos). Al usuario final y staff se les dificultaba el identificar unívocamente el ítem reservado, a nivel de volumen. Solución momentánea : crear estatus de ítem para designar los volúmenes 2 de los títulos que están dentro de la Colección de Alta Demanda : –v.1, c.2 = 01 restringido –v.2, c.2 = 08 restringido

16 Problemáticas con obras multivolúmenes La solución implementada sólo cubre los casos críticos, es decir, títulos de obras multiparte (hasta 2 volúmenes), con gran cantidad de copias y alta demanda de circulación La solución implementada complica la administración de los estatus de ítemes v/s estatus de usuarios (tab16)

17 Problemática con retiro previo de la reserva El sistema no respeta la indicación entregada en pc_server_defaults. –Sistema otorga el préstamo para el periodo vigente, registrando en la cuenta del usuario una transacción distinta de la reserva efectuada, lo que finalmente provoca que el alumno no pueda efectuar el préstamo de reserva dentro del periodo inicialmente seleccionado – Solución momentánea : el préstamo del material reservado se realiza a través de la ventana de circulación habitual. Inmediatamente realizada la transacción se gatilla un procedimiento de actualización de las tablas Oracle de reserva –El usuario staff debe controlar el retiro del material por medio de una página Web implementada con este fin

18 Problemática con retiro previo de la reserva La transacción de préstamo de Reserva Avanzada, requiere de un control que considera distintas interfaces (Página Web y Cliente Aleph)

19 Funcionamiento de la Reserva Avanzada con Aleph en las bibliotecas de la UCN Descripción interfaz usuario final

20 Funcionamiento de la Reserva Avanzada con Aleph en las bibliotecas de la UCN Descripción interfaz usuario final

21 Funcionamiento de la Reserva Avanzada con Aleph en las bibliotecas de la UCN Descripción interfaz usuario staff

22 Funcionamiento de la Reserva Avanzada con Aleph en las bibliotecas de la UCN Descripción interfaz usuario staff

23 Funcionamiento de la Reserva Avanzada con Aleph en las bibliotecas de la UCN Descripción interfaz usuario staff

24 Desarrollos anexos Implementación de página Web utilizando lenguaje de programación PHP. Conexión a través de librerías Oracle a tablas de reserva de ALEPH. Implementación de TRIGGER en la base Oracle gatillado por préstamos lo que permite la consulta dinámica de la página Web UCN. Implementación de script utilizando lenguaje Javascript para controlar la opción de consulta de las reservas en OPAC Web.

25 Conclusiones La funcionalidad de la Reserva Avanzada provista por ALEPH nos permite facilitar los procesos de distribución del material de Alta Demanda. El usuario final no esta limitado a colocar la reserva en periodos predefinidos (horario de atención al público y recintos de biblioteca). Se elimina la carga de trabajo al usuario staff en cuanto a consignar las solicitudes de reserva (el usuario final lo realiza en línea).

26 Conclusiones Se asegura la circulación equitativa del material de Alta Demanda al ejercer el sistema un control más eficiente sobre los periodos de préstamo. Disminución del porcentaje de devolución tardía del material. Se amplia la gama de posibilidades de títulos mediante la utilización del Catálogo de Asignaturas.

27 Diseminación Selectiva de Información (DSI) Los usuarios pueden solicitar a la biblioteca que les envie mensajes, vía correo electrónico, cada vez que un nuevo título de su interés ingresa a la colección de la biblioteca. Los usuarios pueden diseñar su propio perfil de requerimiento de información, en el OPAC Web, a través del Catálogo de Bibliotecas en la página de Información de Usuario, mediante la opción Perfil de DSI. Cada vez que se ejecuta una búsqueda y se encuentran registros que coinciden con el perfil diseñado, el sistema enviará al usuario un correo electrónico con el detalle de la información capturada.

28 Diseminación Selectiva de Información (DSI) Problema detectado PROBLEMA: El Proceso de DSI, detecta como registro nuevo, cada modificación en los bibliográficos, produciéndose una reiteración en los mensajes enviados a los usuarios. SOLUCION: Se incorpora un campo local, denominado estatus de registro (WES). Al concluir el análisis bibliográfico, el nuevo registro se debe validar mediante el siguiente valor (wes = PROCESADO). Se crea base de datos lógica, que considere el siguiente criterio: DSI_ANT Bib. Antofagasta ANT01 ANT01 wes=procesado Dicha base se asocia a formulario de DSI del Catálogo WEB

29 Diseminación Selectiva de Información (DSI) Personalización de la Interfaz del Usuario

30 Mejoras al sistema Aviso de Préstamos Vencidos Página Web de reportes Recuperación de claves

31 AVISO DE PRESTAMOS VENCIDOS Servicio para anunciar a los usuarios sus prestamos vencidos a través del correo electrónico. Proceso del modulo staff “ANT50 - Circulation - Print Overdue & Lost Billing Summaries”, configurado en job_manager. Los avisos son enviados a los alumnos los Lunes, Miércoles y Viernes. En tanto, los avisos a funcionarios se envían una vez a la semana. Se utiliza script en PERL para procesar los envíos.

32 Sitio Web de reportes personalizados Servicio implementado para los funcionarios staff del sistema de bibliotecas. Permite consultar en línea, los reportes más frecuentemente solicitados. Entre los principales, se encuentra: –Reserva Avanzada –Préstamos vencidos –Estadísticas de préstamos Para implementación se utilizaron herramientas tales como: PHP, Apache y librerías de ORACLE

33 Sitio Web de Reportes

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35 Recuperación de clave de cuenta de Biblioteca Existe una problemática con el manejo de las claves de acceso a cuentas de usuario de bibliotecas.ALEPH, no provee de un sistema de recuperación de claves. Se genera un proceso nuevo, que mediante fecha de nacimiento y correo electrónico, el usuario puede generar una nueva clave de acceso al sistema.

36 Proceso de recuperación de clave

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41 Desafíos Futuros Cambio de versión a v16 Superar los problemas con la reserva avanzada Integrar sistemas (METALIB, Curricular, Funcionarios, Etc.) MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCION