El Sistema de Archivos del Seguro Social de Salud (ESSALUD)

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1 El Sistema de Archivos del Seguro Social de Salud (ESSALUD)
Lic. Eric A. Peña Sánchez Especialista de Archivos y Gestión Documental de la Oficina de Administración de la Información de la Secretaría General de ESSALUD

2 D-2013 Directiva Nº 16-GG-ESSALUD-2013
SISTEMA DE ARCHIVOS Institucional ESSALUD Resolución de Gerencia General Nº 1437-GG-ESSALUD-2013 Directiva Nº 16-GG-ESSALUD-2013 D-2013 Directiva Nº 16-GG-ESSALUD-2013

3 Conceptos Previos Archivo
Es el lugar en que se custodian y conservan los documentos de archivo (expedientes, registros, etc.) que están metódicamente organizados para su servicio o acceso correspondiente.

4 Conceptos Previos Administración de Archivos
Es un conjunto de principios, métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organización y funcionamiento de los archivos, interviniendo en la gestión de los documentos desde su elaboración hasta su eliminación o conservación

5 Conceptos Previos Sistema de Archivos Institucional
Es un modelo de integración de todos los archivos de una entidad con la finalidad de lograr la organización de sus documentos y su puesta en servicio. La administración del sistema se encarga de coordinar la gestión, planificación, normativa y recursos para su funcionamiento.

6 SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONAL ESSALUD
Finalidad Integrar y regular normativa y funcionalmente los niveles de archivo del Seguro Social para garantizar la preservación, servicio y acceso del Patrimonio Documental del Seguro Social de Salud

7 SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONAL ESSALUD
Órgano de Administración de Archivos Es la unidad orgánica responsable de la administración de los archivos Sede Central: Es la Secretaria General la unidad orgánica encargada de dirigir, controlar y supervisar la administración del Sistema de Archivos Institucional (SAI). Es un rol que ejecuta a través de la Oficina de Administración de la Información Órganos Desconcentrados: Será la unidad orgánica responsable que velará el cumplimiento del SAI. Por ejemplo, en la Red Asistencial Almenara es la Secretaria Técnica

8 Archivo Desconcentrado Archivos de Gestión
SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONAL ESSALUD Nivel Central Archivo Central Archivos Periféricos -Archivos de Gestión Nivel Desconcentrado Archivo Desconcentrado Archivos de Gestión

9 SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONAL ESSALUD
Órganos Consultivos. Son los Comités de Evaluación de Documentos encargados de formular el Programa de Control de Documentos y encargados del proceso de eliminación y transferencia de documentos con el Archivo General de la Nación y Archivos Regionales. Nivel Central. Nivel Desconcentrado.

10 Procesos Técnicos Archivísticos
SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONAL ESSALUD Procesos Técnicos Archivísticos Organización de Documentos - Clasificar - Ordenar - Signar Descripción Documental Selección Documental - Transferencias - Eliminación Conservación de Documentos Servicio Archivístico

11 Del Uso de Tecnologías Avanzadas
SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONAL ESSALUD Del Uso de Tecnologías Avanzadas - Se pueden hacer uso software o aplicativos, enlaces web, digitalización y microformas. De las faltas - Incumplimiento de la presente norma, del Reglamento de Aplicación de Sanciones Administrativas.

12 ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE ARCHIVOS DE EsSALUD
SECRETARIA GENERAL

13 ESTRUCTURA DEL SUBSISTEMA DE ARCHIVOS DE UN ÓRGANO DESCONCENTRADO

14 SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONAL ESSALUD
Busca lo siguiente: Ser abiertos, generar mayor coordinación entre la Sede Central y los Órganos Desconcentrados. Ser flexibles, dados los constantes cambios de ESSALUD en su estructura orgánica Ser dinámicos, perfectibles y actualizables en el tiempo; Ser perdurables, a partir de su regulación y protección jurídica; Ser homogéneos, centralizados normativamente y descentralizados operativamente.

15 Administraciónde DOCUMENTOS VS Archivar documentos

16 ¡GRACIAS!