DIFUSIÓN MANUAL DE CONTRATACIÓN

Presentación del tema: "DIFUSIÓN MANUAL DE CONTRATACIÓN"— Transcripción de la presentación:

1 DIFUSIÓN MANUAL DE CONTRATACIÓN
PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL

2 ¿CUAL ES SU PROPÓSITO? Fijar lineamientos, pautas de seguimiento, evaluación y control de la Planeación de la contratación, selección del contratista y Administración del contrato que adelanta la Secretaría de Integración Social.

3 ANTECEDENTES 2002: Manual de contratación
2005: Inicia la implementación del Sistema Integrado de Gestión 2007: Aprobación del Manual de Contratación mediante resolución 948 de 5 de Octubre de 2007.

4 ¿CÓMO SE ACTUALIZA? Identificar la necesidad de actualización o ajuste al manual Realizar comunicación escrita dirigida a la Subdirección de Contratación donde se describa la modificación y así mismo esta dependencia analizará la pertinencia y oportunidad de la misma. Una vez evaluada la pertinencia de la modificación, se comunicará al comité de Contratación a fin de consolidar finalmente los ajustes y mejoras según los acuerdos a los que se lleguen. Después de surtido este trámite se debe seguir el procedimiento que se describe sobre Control de Documentos y Registros.

5 ¿COMO SE LEE? De forma Magnética
Ingresa a la intranet en la siguiente dirección //Intranet_dabs De forma física Se dirige al índice donde encuentra todos los temas relacionados al proceso contractual con la paginación respectiva. Se dirige al tema de interés y allí podrá encontrar relacionados anexos y procedimientos que describen de manera detallada el proceso contractual. Para ampliar la información de estos últimos documentos se debe dirigir nuevamente al índice e identificar la ubicación exacta del procedimiento, el cual a su vez tiene relacionados los registros y formatos requeridos para avanzar en el proceso.

6 ¿COMO ES LA ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS?
ENCABEZADO CUERPO DEL DOCUMENTO 1. Propósito 2. Alcance 3. Normas Código de identificación del documento Dependencia a la que pertenece el documento Fecha en el que entra en vigencia el documento SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN PROCEDIMIENTO DE PERFECCIONAMIENTO DE CONTRATOS SUBPROCESO DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL CÓDIGO FECHA 05/10/07 VERSIÓN 1 PÁGINA 1/4 Numeración de las páginas Nombre del documento Logotipo de la entidad No de versión del documento Subproceso al que pertenece el procedimiento Proceso al que pertenece el subproceso

7 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
¿COMO ES LA ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS? 4. Términos y definiciones 5. Condiciones generales 6. Descripción del procedimiento 7. Tabla de comunicaciones No DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA FUNCIONARIO REGISTRO No de la actividad MOTIVO EMISOR RECEPTOR FRECUENCIA MEDIO EVIDENCIA RETROALIMENTACIÓN

8 DEPENDENCIA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
¿COMO ES LA ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS? 8. Registros Documentación asociada Control de cambios CÓDIGO TÍTULO O DESCRIPCIÓN MEDIO DEPENDENCIA RESPONSABLE No VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

9 ¿COMO ES LA ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS?
11. Anexos No conformidades No CRITERIO DE ACEPTACIÓN RESPONSABLE POSIBLE NO CONFORMIDAD TRATAMIENTO DE LA NO CONFORMIDAD RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO VERIFICACIÓN DEL TRATAMIENTO REGISTRO Ejemplo

10 ¿CUAL ES EL CONTENIDO DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN?
CAPÍTULO 1: Generalidades del manual Establece los lineamientos para el manejo del manual de contratación. CAPÍTULO 2: La secretaría distrital de integración social Se establece la estructura organizacional y las funciones de la Secretaría.

11 ¿CUAL ES EL CONTENIDO DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN?
CAPÍTULO 3: Competencias contractuales de las dependencias de la secretaría Define las responsabilidades de cada dependencia en la Secretaría relacionadas con Contratación CAPÍTULO 4: Aspectos generales de la contratación Lineamientos que enmarcan la contratación en la entidad.

12 ¿CUAL ES EL CONTENIDO DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN?
CAPÍTULO 5: DE LOS TIPOS DE CONTRATOS Define y describe las modalidades de contratación existentes según la ley 80 de 1993. CAPÍTULO 6: PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL Define la estructura organizacional de proceso contractual, los procedimientos que se llevan a cabo y registros que dan soporte a las actividades que se realizan.

13 MAPA DE PROCESOS PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL
Proceso externo relacionado a Proceso Contractual PROCESOS SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN SELECCIÓN DEL CONTRATISTA ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO MAPA DE PROCESOS PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN Elaboración de documentos de condiciones y actividades para la recepción de la ofertas Evaluación y adjudicación Perfeccionamiento y legalización Adopción de medidas contractuales Plan de compras y contratación Elaboración estudios previos Trámites para la solicitud de contratación Supervisión Liquidación CLIENTES PROCESOS MISIONALES

14 PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL
OBJETIVO Disponer los bienes y servicios requeridos para satisfacer las necesidades de la entidad, de manera eficiente y de acuerdo a lo establecido por la ley.

15 P A H A V MEJORA CONTINUA DEL PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL ENTRADAS
Consolidar Plan de compras y contratación, elaborar estudios previos y radicar en la Subdirección de contratación ENTRADAS Plan de necesidades Estudios previos CDP Propuesta Informes de supervisión Bases de datos SALIDAS Contrato Conceptos Resoluciones Informes Acciones correctivas, preventivas A H Realizar el Seguimiento de los procesos y desarrollar oportunidades de mejora Seleccionar el contratista, adjudicar y legalizar el contrato A V Gestionar la información referente al estado de los contratos Adelantar la supervisión y administración del contrato MEJORA CONTINUA DEL PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL

16 SUBPROCESO DE PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN
Líder del Subproceso EDWIN TORRES ESQUIVEL

17 SUBPROCESO DE PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN
Objetivo Solicitar oportunamente la adquisición de los bienes y servicios definidos como necesarios por las áreas solicitantes para el logro de sus metas, suministrando la información requerida y determinando la forma de adquirirlos. Quienes intervienen en el subproceso? Directores, Subdirectores y jefes de oficina. Coordinadores administrativos de los proyectos. Técnicos de las Subdirecciones responsables.

18 MEJORA CONTINUA DEL SUBPROCESO PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN
Elaborar el plan de necesidades de compras y contratación ENTRADAS SALIDAS A Plan de acción de los proyectos Lista de necesidades de Compras y Contratación identificadas Plan de Compras y Contratación Documento de Estudios Previos Lista de necesidades de Compras y Contratación identificadas Plan de Compras y Contratación Documento de Estudios Previos Certificado de Disponibilidad presupuestal Solicitud de Contratación Plan de compras y de Contratación ajustado Estudios previos mejorados P Ajustar plan de compras y de Contratación o mejorar los estudios previos, si es del caso Elaborar del Plan de Compras y Contratación de acuerdo con las necesidades identificadas V H Realizar los trámites para solicitar que se inicie el proceso de contratación Realizar el estudio previo de la Compra o Contratación MEJORA CONTINUA DEL SUBPROCESO PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

19 SUBPROCESO PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN
PROCEDIMIENTO DE PLAN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN LILIANA ORREGO

20 Etapas en la elaboración del Plan de Compras y Contratación
PREPARACIÓN 2. SOCIALIZACIÓN DE LINEAMIENTOS Y LEVANTAMIENTO DEL PLAN DE NECESIDADES Inicio Establecer los criterios, lineamientos y cronograma relacionado con el Plan de Compras y Contratación. Habilitar la herramienta financiera para la siguiente vigencia con precios proyectados y actualización de Centros de Costos. Información de Ordenadores del gasto y Coordinadores Administrativos. Habilitación en el SICE. Realizar reunión para orientar y explicar los criterios, lineamientos y forma de diligenciamiento del formato de “Plan de Necesidades”. Información de metas Información de inventarios y bienes 6. ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL PLAN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN Etapas en la elaboración del Plan de Compras y Contratación Información de Planes de Compra anteriores Gestión de inventarios Actualizar los ítems CUBS en la Herramienta acorde a las características de los bienes y sus precios. LOCALIDADES. Levantar la información requerida y diligenciarla en el formato de “Plan de Necesidades” de las localidades. Consolidar, analizar y priorizar las necesidades de las Localidades. NIVEL CENTRAL. Establecer las necesidades del nivel central. Elaboración de Estudios previos. Seguimiento a la ejecución del Plan de Compras. Realizar control de las solicitudes de reprogramaciones a los componentes del gasto de cada proyecto. 4. VALIDACIÓN Y APROBACIÓN DEL PLAN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN 3. DIGITACIÓN, ANÁLISIS Y VERIFICACIÓN DEL PLAN DE COMPRAS Validación. Subdirecciones Locales para la Integración Social, Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización. Digitar la información en la Herramienta Financiera. 5. ANÁLISIS TRANSVERSAL Y DE AGRUPACIONES PARA CONTRATAR ¿Ítems nuevos? Generar informe de la Herramienta Financiera para dar inicio a la elaboración del anteproyecto de presupuesto. No Sí Informes Contraloría. Revisan cuadro de “Equivalencia entre componentes del gasto y CUBS utilizados en la Secretaría” y ubicar el ítem en el portal de l SICE. Solicitar la creación de ítems de bienes, servicios y obra pública en la Herramienta Financiera. Presupuesto Programación presupuestal Gestión de compra por tipo de proveedor y tipo de contratación. ¿Ajustes al Presupuesto? No Sí Análisis transversal del componente en todos los proyectos y recomendaciones de ajuste. Analizar la información y ajustar de acuerdo a las necesidades de cada proyecto. Verificación. Dependencias respectivas.

21 SUBPROCESO PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS Líder de procedimiento: Johana Cañón

22 Marco normativo: Artículo 8 del Decreto 2170 de 2002
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS Marco normativo: Artículo 8 del Decreto 2170 de 2002 Enfatiza en que los estudios en los cuales se analice la conveniencia y la oportunidad de realizar la contratación, tendrá lugar de manera previa a la apertura de los procesos de selección y deberán contener como mínimo la siguiente información: 1. La definición de la necesidad 2. La definición técnica de la forma en que la entidad puede satisfacer su necesidad 3. Las condiciones del contrato a celebrar, tales como objeto, plazo y lugar de ejecución del mismo. 4. El soporte técnico y económico del valor estimado del contrato. 5. El análisis de los riesgos de la contratación y en consecuencia el nivel y extensión de los riesgos que deben ser amparados por el contratista.

23 LOS ESTUDIOS PREVIOS SE PUBLICARAN
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS LEY 80 DE 1993 LEY 1150 DE 2007 LOS ESTUDIOS PREVIOS SE PUBLICARAN EL TEMA DE RIESGOS - CAPITULO ARTÍCULO 4º

24 ESTRUCTURAS DE ESTUDIOS PREVIOS POR MODALIDAD DE CONTRATACIÓN
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS ESTRUCTURAS DE ESTUDIOS PREVIOS POR MODALIDAD DE CONTRATACIÓN

25 LISTA DE VERIFICACIÓN DE AUTOCONTROL ESTUDIO PREVIOS
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS Lista de verificación de Auto Control de Estudios Previos LISTA DE VERIFICACIÓN DE AUTOCONTROL ESTUDIO PREVIOS

26 METODOLOGÍAS Y HERRAMIENTAS Audiencias de construcción de términos
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS METODOLOGÍAS Y HERRAMIENTAS Mesas de trabajo Ruedas de negocios Audiencias de construcción de términos

27 “Democratización de la contratación”
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS DIRECTIVA 007 DE 2007 “Democratización de la contratación” Permitir la inserción al sector productivo de bienes y servicios ofrecidos por población vulnerable. Promover la participación del mayor número de posibles oferentes provenientes de las micro, pequeñas y medianas empresas

28 PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS
DIRECTIVA 007 – Reglas de selección numeral 5 ley 80/90 - criterios de desempate Puntaje mayor a las micro, inferior a las pequeñas y menor a las medianas Cláusulas especiales en pliegos de condiciones o términos de referencia En contratos de apoyo administrativo, un puntaje para estimular a los proponentes a utilizar personal proveniente de la población vulnerable. un puntaje para estimular a las empresas que utilicen personal proveniente de las localidades donde se ubique la obra o se vaya a prestar el servicio.

29 PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS
DIRECTIVA 007 – Reglas de selección numeral 5 ley 80/90 - criterios de desempate Puntaje mayor a las micro, inferior a las pequeñas y menor a las medianas Cláusulas especiales en pliegos de condiciones o términos de referencia Un puntaje a la industria colombiana para incentivar la incorporación del componente nacional de bienes y servicios profesionales, técnicos y operativos.

30 Posibilidades de adjudicación parcial
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS Siempre que la naturaleza y características esenciales del objeto a contratar lo permitan, deberá incluirse la posibilidad de dividir en grupos o lotes el objeto contractual, de tal manera que los oferentes, de acuerdo con sus capacidades técnicas y financieras, puedan presentar oferta para uno o todos los grupos o lotes de la contratación que la entidad va a adjudicar. Preferir en condiciones de igual precio, calidad y capacidad de suministros y servicio a las Mipymes nacionales. Posibilidades de adjudicación parcial

31 Garantía de seriedad de la propuesta Impuesto de timbre
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS COSTOS DE TRANSACCIÓN - COSTOS DE ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS Garantía de seriedad de la propuesta Impuesto de timbre Publicación en el registro distrital Garantía única y extracontractual Retefuente Retención de ICA ESTAMPILLAS (pro adulto mayor, pro cultura y U. Distrital) IVA

32 PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS

33 Documentos de apoyo disponibles
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS Documentos de apoyo disponibles

34 PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS
ALCANCE DE LA ASESORÍA La asesoría y acompañamiento se realiza por solicitud de los técnicos que requieran de dicho apoyo. Para la asesoría y acompañamiento la labor de los profesionales de la Subdirección de Contratación es aclarar los conceptos que deben desarrollarse en el documento y la forma de hacerlo, mas no revisar el contenido de los mismos pues esta labor se realiza una vez radicada la solicitud por parte del profesional responsable de adelantar el proceso.

35 SUBPROCESO PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN Líder de procedimiento: Sofía Wang

36 PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN
PROPOSITO Establecer los trámites y los documentos requeridos para iniciar el proceso contractual en la Entidad. ALCANCE Desde la Solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal hasta la radicación del proceso en la Subdirección de Contratación

37 PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN
DOCUMENTOS BÁSICOS PARA LA RADICACION DE UNA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN: Para cualquier solicitud de contratación de la Secretaría es necesario los siguientes documentos: El Formato MC-01 solicitud de contratación. El Estudio previo de la contratación. Anexo Técnico. El/los Certificado/s de Disponibilidad Presupuestal (si la contratación compromete recursos financieros). Constancia de consulta de los precios indicativos en el SICE. Cotizaciones. Constancia de consulta del pantallazo de la Herramienta Financiera - Plan de Compras y Contratación. Formato MC-03 Certificado de Existencia de Bienes.

38 PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN
DOCUMENTOS BÁSICOS PARA LA RADICACION DE UNA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN: En caso de ser una solicitud de contratación del/los Fondos de Desarrollo Local, se deben anexar: Solicitud de contratación (MC-01) de los (las) Alcaldes / Alcaldesas. Certificado de Disponibilidad Presupuestal por cada fondo que participe en la contratación. Texto del (de los) proyecto (s) de los Fondos de Desarrollo Local, para los cuales se realiza la contratación. Concepto jurídico favorable (emitido por la Oficina Asesora Jurídica de la Secretaría)

39 PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN
DOCUMENTOS BÁSICOS PARA LA RADICACION DE UNA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN: En caso de ser una solicitud de contratación del/los Fondos de Desarrollo Local, se deben anexar: Concepto técnico favorable (emitido por la Subdirección técnica de la Secretaría de acuerdo con la línea de inversión o temática. Certificado de viabilidad técnica (emitido por la Subdirección para la gestión Integral Local) Registro en el Banco de Programas y Proyectos de cada uno de los proyectos a los cuales se les se realizará la contratación. Constancia de consulta de los precios indicativos en el SICE. Cotizaciones.

40 PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN
ADEMÁS DE LOS DOCUMENTOS BÁSICOS SE REQUIEREN DOCUMENTOS ADICIONALES DE ACUERDO A LA FORMA DE CONTRATACIÓN: Prestación de Servicios Personales. Licitación Pública, Contratación Directa (Convocatoria Pública e Invitaciones Directas). Contratación Directa - Convenio o contratos ínter administrativos, Convenio No Ínter administrativo. Decreto 777 de 1992. Arrendamientos. Donación de Inmuebles Compraventa de Inmuebles

41 ES IMPORTANTE RECORDAR QUE:
PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN ES IMPORTANTE RECORDAR QUE: 1 EL FORMATO MC-01 SOLICITUD DE CONTRATACIÓN DEBE SER GENERADO DESDE EL SOFTWARE DE CONTRATACIÓN

42 PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN
Todos los procesos de solicitud de contratación deben ser incluidos totalmente en el software de contratación con la información básica requerida como son: Estudios previos (con todos sus variables). Certificado de disponibilidad presupuestal. Realizar los trámites en el software de contratación de acuerdo al flujo documental del proceso de gestión contractual. 2

43 PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN
3 Los documentos físicos como el estudio previo deben estar firmados por el técnico responsable y el subdirector solicitante. 4 Los profesionales de la subdirección de contratación no recibirá certificados de disponibilidad presupuestal a la mano

44 PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN
Para controlar el cumplimiento de los requisitos para la radicación de la solicitud de contratación, la subdirección de contratación verificará a través de una lista de chequeo todas las variables que el área solicitante debe realizar antes de su radicación, ásí como los documentos físicos que alleguen con la solicitud.

45 CAUSALES DE DEVOLUCIÓN
PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN CAUSALES DE DEVOLUCIÓN EL NO CUMPLIMIENTO DE LAS VARIABLES CONTENIDAS EN LA LISTA DE CHEQUEO

46 SUBPROCESO SELECCIÓN DEL CONTRATISTA
Líder del subproceso Carmenza Durán

47 SUBPROCESO SELECCIÓN DEL CONTRATISTA
OBJETIVO Adelantar oportunamente y con el menor número de reprocesamientos las actividades relacionadas con la selección de contratistas para la consecución de los bienes y servicios requeridos por las áreas responsables de los programas y proyectos de la secretaria, de acuerdo con las normas de contratación vigentes.

48 MEJORA CONTINUA DEL SUBPROCESO SELECCIÓN DEL CONTRATISTA
Revisar si las condiciones establecidas en los estudios previos cumplen los requisitos legales y técnicos necesarios para la formulación de los pliegos de condiciones o términos de referencia SALIDAS ENTRADAS Documento estudios previos Solicitud de contratación con soportes: Estudios previos CDP Especificaciones técnicas Licencias Propuestas Términos de referencia o pliego de condiciones, propuesta seleccionada CRP Póliza única de cumplimiento Publicación Timbre Lista de chequeo y hoja de observaciones Documento de términos de referencia o pliego de condiciones o documento de anexo técnicos Evaluación jurídica, técnica-económica financiera Contrato Lista de chequeo de cumplimiento de requisitos de perfeccionamiento Comunicación para elaborar acta de inicio A H Perfeccionar legalizar el contrato Formular y consolidar los términos de referencia, pliego de condiciones o documento de especificaciones para la contratación A V Elaboración de contrato Evaluación y adjudicación MEJORA CONTINUA DEL SUBPROCESO SELECCIÓN DEL CONTRATISTA

49 SUBPROCESO SELECCIÓN DEL CONTRATISTA PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS Y CONDICIONES Y ACTIVIDADES PARA LA RECEPCIÓN DE OFERTAS (LICITACIÓN, CONVOCATORIA PÚBLICA E INVITACIÓN DIRECTA) Líder de procedimiento: Carlos Javier García

50 LISTA DE VERIFICACIÓN ESTUDIO PREVIOS SEGÚN LA FORMA DE CONTRATACION
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTO DE CONDICIONES Y ACTIVIDADES PARA LA RECEPCIÓN DE OFERTAS Lista de verificación de Estudios Previos LISTA DE VERIFICACIÓN ESTUDIO PREVIOS SEGÚN LA FORMA DE CONTRATACION

51 PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTO DE CONDICIONES Y ACTIVIDADES PARA LA RECEPCIÓN DE OFERTAS

52 PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTO DE CONDICIONES Y ACTIVIDADES PARA LA RECEPCIÓN DE OFERTAS
La consolidación de las observaciones a los estudios previos se hará con la participación de todos los actores de contratación y se remitirán siempre por escrito. El grupo de la subdirección de contratación intentara realizar esta consolidación en 10 días hábiles

53 PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTO DE CONDICIONES Y ACTIVIDADES PARA LA RECEPCIÓN DE OFERTAS
Una vez remitidas las observaciones si al cabo de 5 días hábiles no hay respuestas o ajustes se devolverá el proceso.

54 PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTO DE CONDICIONES Y ACTIVIDADES PARA LA RECEPCIÓN DE OFERTAS
Si en el documento de estudios previos que haya sido nuevamente radicado no se contemplan las observaciones formuladas, el mismo se aprobará así y se dejarán las salvedades mediante memorando al subdirector.

55 PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTO DE CONDICIONES Y ACTIVIDADES PARA LA RECEPCIÓN DE OFERTAS
Remitir a la dependencia responsable el cronograma del proceso. En la misma comunicación el profesional de la subdirección solicitara se remita la información correspondiente a la conformación del comité evaluador

56 PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTO DE CONDICIONES Y ACTIVIDADES PARA LA RECEPCIÓN DE OFERTAS
Designar el comité técnico evaluador. La subdirección de contratación enviara comunicación al comité designado informándole el nombramiento y las fechas de audiencia y cierre del proceso asi como los plazos para la solicitud de aclaraciones.

57 PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTO DE CONDICIONES Y ACTIVIDADES PARA LA RECEPCIÓN DE OFERTAS
Como mínimo un representante del comité evaluador debe asistir al cierre en el cual se hará entrega de las copias de las propuestas para su evaluación.

58 SUBPROCESO SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Líder de procedimiento:
PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DIRECTA SIN ETAPA PRECONTRACTUAL (Convenios y contratos 777, Donación, BNA, arrendamiento, prestación de recursos personales) Líder de procedimiento: Ana Carolina Robles

59 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DIRECTA SIN ETAPA PRECONTRACTUAL
CONVENIOS Y CONTRATOS DTO. 777 DE 1992 PRESTACIÓN DE SERVICIOS (RECURSO HUMANO) ARRENDAMIENTO – DONACIÓN DE INMUEBLES Diseño y estructura de estudios previos según cada procedimiento – convenios y Dto 777 (estudios previos y anexo técnico) – recurso humano (estudios previos – términos de referencia) Listas de verificación de estudios previos - Lista verificación recurso humano Una vez remitidas las observaciones al estudio previo, anexo técnico y/o términos de referencia si al cabo de 5 días hábiles no hay respuestas o ajustes se devolverá el proceso. Informes de verificación jurídica – Estandarización de documentos jurídicos a solicitar

60 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DIRECTA SIN ETAPA PRECONTRACTUAL
Radicación en contratación adjuntando documentación requerida (procedimiento de trámite para la solicitud de contratación) – verificación financiera contabilidad. Asignación del profesional responsable Revisión de documentos soportes, estudio previo, anexo técnico y formulación de observaciones Opcional – solicitud asesoria grupo de estudios previos Consolidación observaciones y remisión al área técnica (memorando físico y vía outlook)

61 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DIRECTA SIN ETAPA PRECONTRACTUAL
Devolución del proceso pasados 5 días hábiles sin recibir respuesta del área técnica sobre las observaciones Estudio jurídico de cumplimiento de requisitos Viabilidad del comité de contratación Elaboración minuta – software Procedimiento de perfeccionamiento y legalización

62 SUBPROCESO SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Líder de procedimiento:
PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN Y ADJUDICACIÓN (Licitación, convocatoria pública, invitación directa) Líder de procedimiento: Nidia Constanza Díaz

63 Según la forma de contratación
PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN Y ADJUDICACIÓN Procedimiento de evaluación y adjudicación Según la forma de contratación Verificación jurídica Verificación financiera Evaluación y calificación técnica y económica

64 PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN Y ADJUDICACIÓN
En cuanto a la verificación financiera se diseño un formato y se sugiere su adopción por parte del grupo evaluador en los aspectos financieros

65 PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN Y ADJUDICACIÓN
Elaboración de informe consolidado de evaluación y verificación de las propuestas en sus aspectos jurídicos, financieros y técnico económico por parte de la subdirección de contratación

66 PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN Y ADJUDICACIÓN
Los integrantes del comité evaluador deberán solicitar por escrito prorroga del plazo de evaluación o del de adjudicación cuando los señalados en el pliego o términos no puedan cumplirse.

67 PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN Y ADJUDICACIÓN
De acuerdo con el artículo 9 de la ley 1150 de 2007, la adjudicación en los procesos de licitación pública se hará de forma obligatoria en audiencia pública, mediante resolución motivada, que se entenderá notificada al proponente favorecido en dicha audiencia.

68 PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN Y ADJUDICACIÓN
PLAZOS PARA LA RADICACIÓN DE PROCESOS EN LA SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN. Licitaciones: 4 meses de anterioridad a la fecha de vencimiento del servicio o la adquisición de los bienes. Convocatorias: 3 meses de anterioridad a la fecha de vencimiento del servicio o a la fecha de adquisición de los bienes. Invitaciones directas: 1 mes de anterioridad a la fecha de vencimiento del servicio o a la fecha de adquisición de los bienes.

69 SUBPROCESO SELECCIÓN DEL CONTRATISTA
PROCEDIMIENTO DE PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN Líder de procedimiento: William Siabato

70 PROCEDIMIENTO DE PERFECCIONAMIENTO LEGALIZACION
Se envía mail cuando hay demora en la suscripción de la minuta El área solicitante debe entregar a Contratación la afectación de los CDP por cada proyecto y/o rubro de funcionamiento según valor adjudicado en el proceso, con el informe de evaluación para adjudicación. Para conocer el Estado de los Contratos Los contratos Suscritos Los Contratos Escaneados Puede consultar en la INTRANET ..\..\..\..\Intranet\Presentacion\Intranet.htm

71 SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO
Líder del Subproceso HERNÁN PINEDA

72 SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO
OBJETIVO Hacer seguimiento a los contratos de acuerdo con la periodicidad establecida y tomar las decisiones necesarias oportunamente y con el menor número de reprocesamientos durante su ejecución y hasta la liquidación.

73 MEJORA CONTINUA DEL SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO
Designar el Supervisor Planear la administración del contrato A ENTRADAS SALIDAS H Retroalimentar a la dependencia o al subproceso de selección del contratista sobre las mejoras a realizar Minuta del Contrato Plan de supervisión Términos de referencia o pliegos de condiciones Acta de inicio Acta de designación del supervisor Certificación de Cumplimiento Mejoras a realizar Informes de supervisión Planes de mejoramiento Acciones a tomar Acta de comité Modificación, concepto, resoluciones Acta de liquidación o resolución de liquidación unilateral Mejoras desarrolladas Realizar la supervisión A V Realizar seguimiento a la supervisión según plan de supervisión Realizar la liquidación de los contratos A Analizar, recomendar y tomar las medidas contractuales MEJORA CONTINUA DEL SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO

74 SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO
Procedimiento de acompañamiento a la supervisión Líder del procedimiento: Ximena Betancurt

75 PROCEDIMIENTO DE ACOMPAÑAMIENTO A LA SUPERVISIÓN
Propósito: Definir los lineamientos que permitan realizar la supervisión dentro de la entidad, de manera que se garantice una adecuada ejecución del contrato. Alcance: Abarca desde la designación del supervisor del contrato hasta la verificación del cumplimiento del plan de mejoramiento o de las acciones correctivas o medidas contractuales. Objetivos: Agilizar asesoría – toma de decisiones – adopción de medidas de gestión, legales y/o contractuales. Brindar apoyo a diferentes instancias de la entidad proporcionando respuestas oportunas que garanticen el cumplimiento de los fines de la contratación. Fortalecimiento de competencias de quienes participan en la contratación (Plan de Acompañamiento a la Administración del Contrato). Retroalimentación con base en la experiencia, procurando mejora continua de los procesos contractuales.

76 PROCEDIMIENTO DE ACOMPAÑAMIENTO A LA SUPERVISIÓN
PLAN DE SUPERVISIÓN Designación supervisión – acta de inicio: Fecha de terminación proyectada del contrato (Subdirección responsable del proyecto – Supervisor) ACTA DE INICIO: CONSULTAR ESTADO EN INTRANET – HACER SEGUIMIENTO MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE LOS CONTRATOS Monitoreo: Evaluar nivel de cumplimiento (Subdirección responsable del proyecto - Supervisor) 2. Procesamiento: Elaborar informes de supervisión (Supervisor) Informe final de supervisión Los informes de supervisión en OPS – componente humano son trimestrales. El supervisor deberá certificar mes a mes el cumplimiento para el pago. Informes de ejecución según periodicidad del contrato.

77 PROCEDIMIENTO DE ACOMPAÑAMIENTO A LA SUPERVISIÓN
Excepción: En caso de presentarse algún desempeño deficiente o incumplimiento por parte del contratista, el supervisor deberá informarlo de manera inmediata 3. Análisis: Estudio detallado de la información respecto al cumplimiento de las obligaciones contractuales (Subdirección responsable del proyecto - Coordinador de proyecto - Supervisor) Mejores prácticas Identificar posibles correctivos Solicitar asesoría al grupo de expertos Emitir concepto sobre medidas a tomar

78 PROCEDIMIENTO DE ACOMPAÑAMIENTO A LA SUPERVISIÓN
4. Toma de decisión: Problemas menores: Definir medidas correctivas, dar trámite según políticas de la entidad – Plan de Mejoramiento (Supervisor). Enviar informe con gestión realizada a Subdirección de Contratación (Subdirección responsable del proyecto). Problemas mayores: Solicitar asesoría al grupo de expertos (Subdirección responsable del proyecto). Analizar impacto, cuantificación de posibles perjuicios y enviar concepto a Subdirección Técnica respectiva (Subdirección responsable del proyecto - Coordinador de proyecto - Supervisor).

79 PROCEDIMIENTO DE ACOMPAÑAMIENTO A LA SUPERVISIÓN
Emitir concepto sobre situación y presentar alternativas sobre medidas a tomar (Subdirección responsable del proyecto). Recibe informe y concepto, analiza, conceptúa y recomienda (Subdirección de Contratación). Adopta medidas a tomar (Ordenador del Gasto). Implementar acciones a tomar (Cada Subdirección según su competencia).

80 GUÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS CONTRATOS
PROCEDIMIENTO DE ACOMPAÑAMIENTO A LA SUPERVISIÓN “CONTRIBUIR A LA DISMINUCIÓN DE LA OCURRENCIA DE SITUACIONES QUE PONGAN EN RIESGO EL CUMPLIMIENTO DE LOS CONTRATOS A TRAVÉS DE LOS CUALES LA ENTIDAD PRETENDE ALCANZAR SUS COMETIDOS” DOS COMPONENTES FUNDAMENTALES: 1. Acompañamiento y asesoría Designación profesional responsable a cada Subdirección Local y Técnica Realización de visitas periodicidad requerida Asesoría temas de contratación Seguimiento a compromisos resultantes de las visitas Unificación criterios en materia de contratación – divulgación de políticas de la entidad Consolidación de instrumentos para la administración de los contratos GUÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS CONTRATOS

81 PROCEDIMIENTO DE ACOMPAÑAMIENTO A LA SUPERVISIÓN
2. Formación y capacitación Identificación de la necesidad Solicitud expresa Especialidad de la supervisión (crecer, amar, cofinanciados, casas vecinales, etc.) En las visitas de asesoría – socialización instructivos y lineamientos de la subdirección de contratación

82 SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO
Procedimiento de Conceptos y Actos Administrativos Líder del procedimiento: Ángela Becerra

83 Define el curso de la ejecución de un contrato
PROCEDIMIENTO DE CONCEPTOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS IMPORTANCIA DE LOS CONCEPTOS Define el curso de la ejecución de un contrato Prueba que respalda una actuación del supervisor Soporte para el trámite de acciones contractuales

84 CRITEROS DE DESIGNACIÓN DEL PROFESIONAL RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO DE CONCEPTOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS CRITEROS DE DESIGNACIÓN DEL PROFESIONAL RESPONSABLE 1. Subdirección local o subdirección técnica a cargo del profesional 2. Proceso de selección adelantado por el profesional y en cuyo contrato se origine la solicitud de concepto.

85 PROCEDIMIENTO DE CONCEPTOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS
TIEMPO MÁXIMO DE RESPUESTA PARA CONCEPTOS 15 días Hábiles Salvo Requerimiento adicional al solicitante Aval de área distinta a contratación complejidad del tema Nota: si el tiempo es mayor a 15 días se informará al área solicitante la fecha exacta de respuesta

86 PROCEDIMIENTO DE CONCEPTOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS
¿CÓMO FORMULO UNA CONSULTA? Identifique adecuadamente el contrato. Exponga brevemente los hechos concretos. Entregue los soportes que correspondan. Formule el problema o solicitud con claridad.

87 FORMALIDAD DEL CONCEPTO
PROCEDIMIENTO DE CONCEPTOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS FORMALIDAD DEL CONCEPTO Importancia del medio escrito No realizar consultas verbales

88 IMPORTANCIA EN MATERIA CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO DE CONCEPTOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS IMPORTANCIA EN MATERIA CONTRACTUAL Mecanismos de la entidad estatal para lograr el cumplimiento del objeto contractual. Origen: Cláusulas excepcionales Cláusulas autonomía de la voluntad Otras (acto de liquidación unilateral)

89 PROCEDIMIENTO DE CONCEPTOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS
TIEMPO MÁXIMO DE RESPUESTA PARA ACTOS ADMINISTRATIVOS 20 días Hábiles Salvo Requerimiento adicional al solicitante Aval de área distinta a contratación complejidad del tema Nota: si el tiempo es mayor a 20 días se informará al área solicitante la fecha exacta del acto admón.

90 PROCEDIMIENTO DE CONCEPTOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS
ACTOS ADMINISTRATIVOS SANCIONATORIOS Imposición de multas (ley 1150/07 conminar al cumplimiento ) Incumplimientos (cláusula penal) Declaratoria de caducidad

91 ¿Como solicito la adopción de medidas contractuales?
PROCEDIMIENTO DE CONCEPTOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS ¿Como solicito la adopción de medidas contractuales? Ver Instructivo adopción medidas frente al incumplimiento de contratos manual e intranet

92 PROCEDIMIENTO DE CONCEPTOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS

93 PROCEDIMIENTO DE CONCEPTOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS
ÉXITO DE LA SOLICITUD DE LA MEDIDA CONTRACTUAL Enviar información completa del caso. Entregar un concepto formal del área técnica sobre la medida a adoptar. (Razones y Decisión) Remitir los soportes correspondientes. Documentar suficientemente (no sólo informes de supervisión) y allegar pruebas que verifiquen el incumplimiento.

94 EMISIÓN Y PUBLICIDAD DEL ACTO ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO DE CONCEPTOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS EMISIÓN Y PUBLICIDAD DEL ACTO ADMINISTRATIVO Notificación personal Notificación por edicto

95 PROCEDIMIENTO DE CONCEPTOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS
SE INTERPONE RECURSO Resolución recurso (Tec.) Nueva notificación Constancia ejecutoria Cobro aseguradora (Si procede – 30 dias ) 5. Remisión Cobro Coactivo (Si procede) NO SE INTERPONE RECURSO Constancia ejecutoria 2. Cobro aseguradora (si procede – 30 dias ) 3. Remisión Cobro Coactivo

96 SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO
Procedimiento de Modificaciones Líder del procedimiento: Mónica Pinto

97 PROCEDIMIENTO DE MODIFICACIONES
Toda modificación contractual debe estar debidamente justificada en aquellas circunstancias de hecho o de derecho que han sobrevenido a la celebración del contrato o al proceso de selección. Y que hacen necesario que durante la ejecución de aquel se introduzcan modificaciones a las condiciones pactadas inicialmente. En dicha justificación se deben prever todas y cada una de las consecuencias que se deriven de la modificación.

98 PROCEDIMIENTO DE MODIFICACIONES
SOLICITUD DE MODIFICACIÓN A quien se delegue solicitar la modificación, debe ingresarla en el software de contratación, el cual genera un formato único mc-08 y una vez impreso con los respectivos anexos: 1. Comunicación entre las partes exponiendo la necesidad de modificación. 2. Justificación Certificado de disponibilidad presupuestal, esta última se anexa si es una adición en valor, con la claridad que el CDP, debe estar acorde con el objeto del contrato. 4. El acta de inicio del contrato, en físico si no ha sido allegada a la subdirección. 5. Si se trata de cesión se deben aportar los documentos del nuevo contratista y cuadro de evaluación del mismo) con el VoBo de la subdirección a quien pertenezca el contrato de acuerdo al proyecto.

99 PROCEDIMIENTO DE MODIFICACIONES
SOLICITUD DE MODIFICACIÓN Cuando se trate de una suspensión debe señalarse en tiempo en fechas exactas con el fin de determinar claramente el reinicio del contrato. 7. Cuando se solicite una cesión, es importante anexar en físico el formato de evaluación mc-15, en el cual se colige que el cesionario cumple los requisitos de idoneidad para continuar con la ejecución del objeto contractual. Siempre remitiéndose a los términos de referencia. 8. El formato resumen, que es generado por el software, debe allegarse impreso como anexo de la modificación. De conformidad al manual de procedimientos, la radicación de la solicitud de modificación debe ser realizada con 15 días hábiles de anterioridad al vencimiento del contrato ó a la fecha de elaboración de la modificación.

100 PROCEDIMIENTO DE MODIFICACIONES
SOLICITUD DE MODIFICACIÓN Cuando se solicite una modificación en valor es indispensable indicar, de donde sale el costo de la adición, anexando el soporte correspondiente, ya que es un elemento esencial y necesario que permite analizar con detenimiento que efectivamente se va a invertir en el objeto del contrato. Así mismo siempre precisar si continua la misma forma de pago del contrato inicial y de qué forma se realiza o si por el contrario tiene una forma de pago diferente, mencionándola de forma precisa.

101 SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO
Procedimiento de Liquidaciones Líder del procedimiento: Fabio Tellez

102 PROPÓSITO PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIONES
Determinar el balance, y estado en el que se encuentra derechos, obligaciones y responsabilidades de las partes una vez finalizada la ejecución del contrato. Se surte a través del Acta de Liquidación mediante la cual se finiquita la relación contractual y las partes se declaran a paz y salvo por todo concepto.

103 PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIONES
ALCANCE Inicia con la proyección del acta de liquidación por parte del supervisor y/o interventor del contrato y termina con el archivo del acta de liquidación, suscrita por las partes.

104 DOCUMENTOS NECESARIOS
PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIONES DOCUMENTOS NECESARIOS Acta de inicio Documentos contractuales Oficio designación supervisión Informes trimestrales de ejecución Pagos al SSI y/o parafiscales Informe final de supervisión Certificación final de cumplimiento a satisfacción Estado financiero Acta de Terminación

105 1 LIQUIDACION BILATERAL O DE MUTUO ACUERDO
PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIONES LIQUIDACION BILATERAL O DE MUTUO ACUERDO 1 El Supervisor y/o interventor del contrato debe proyectar el acta de liquidación en el Formato MC-11 diseñado para tal fin, a través del SOFTWARE DE CONTRATACIÓN con su firma, y remitirla al área de contabilidad para la expedición del estado financiero, anexando los siguientes documentos: Copia Oficio designación de supervisión. Informe final de supervisión. Certificación final de cumplimiento a satisfacción.

106 PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIONES
LIQUIDACION BILATERAL O DE MUTUO ACUERDO 2 El área de contabilidad una vez expida el estado financiero impone el VºBº, y remite a la Subdirección de Contratación para revisión. Si el acta no tiene inconsistencias el Subdirector de contratación pone su visto bueno y se remite al supervisor para el trámite de las firmas respectivas (ordenador del gasto y contratista).

107 3 LIQUIDACION BILATERAL O DE MUTUO ACUERDO
PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIONES LIQUIDACION BILATERAL O DE MUTUO ACUERDO 3 El supervisor debe realizar la citación respectiva al contratista por escrito diligenciado el formato /1-A- FIRMA ACTA, teniendo en cuenta que por ley debe remitirla a través de CORREO CERTIFICADO al Contratista. Remitir el original del acta con todas sus firmas a la Subdirección de Contratación para archivarla en la capeta del contrato.

108 LIQUIDACION BILATERAL O DE MUTUO ACUERDO
PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIONES LIQUIDACION BILATERAL O DE MUTUO ACUERDO 4 Una vez suscrita el acta es obligación del supervisor-a y/o interventor-a adelantar las acciones pertinentes, a través de los coordinadores de proyectos que financian el contrato, para tramitar ante el Área de Presupuesto de la Secretaría, la liberación de los saldos y/o ajustes contables, o el pago en caso de saldos a favor del contratista.

109 LIQUIDACION UNILATERAL
PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIONES LIQUIDACION UNILATERAL 5 ACTA DE NO COMPARECENCIA El supervisor-a y/o interventor-a una vez vencido el término dado en la citación al contratista para que comparezca a la suscripción del acta de liquidación, expide de acuerdo con el formato /2-A- ACTA DE NO COMPARECENCIA

110 LIQUIDACION UNILATERAL
PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIONES LIQUIDACION UNILATERAL 6 Acto Administrativo El supervisor-a y/o interventor-a realiza el proyecto de resolución de liquidación unilateral de conformidad con el formato /3- RESOLUCIÓN

111 LIQUIDACION UNILATERAL
PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIONES LIQUIDACION UNILATERAL Resolución Liquidación Unilateral 7 El supervisor-a y/o interventor-a remite a la Subdirección de Contratación para su revisión y visto bueno el proyecto de resolución adjuntando la siguiente documentación:

112 LIQUIDACION UNILATERAL
PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIONES LIQUIDACION UNILATERAL DOCUMENTOS Copia de la citación enviada al contratista. Panilla de control de entrega de la citación. Original del acta de no comparecencia. Original del formato MC-11 y los documentos señalados en la liquidación de mutuo acuerdo.

113 LIQUIDACIÓN UNILATERAL
PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIONES LIQUIDACIÓN UNILATERAL 12 La Subdirección de Contratación se encargará de todos los trámites procesales para la notificación de la resolución y lograr la firmeza del acto administrativo.

114 !GRACIAS!

115

116 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DE CONDICIONES Y ACTIVIDADES PARA LA RECEPCIÓN DE LA OFERTAS
PROCEDIMIENTOS QUE LO COMPONEN Licitación pública Convocatoria Pública Invitación Directa Contratación directa sin etapa precontractual Convenios y Contratos 777 Donación Arrendamiento Prestación de servicios personales -Bolsa Nacional Agropecuaria

117 ADOPCIÓN DE MEDIDAS CONTRACTUALES
SUPERVISIÓN PROCEDIMIENTOS QUE LO COMPONEN Acompañamiento a la supervisión Instructivo de Supervisión ADOPCIÓN DE MEDIDAS CONTRACTUALES Conceptos y Actos Administrativos Modificaciones

118 PRESTACIÓN DE SERVICIOS PERSONALES
PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN PRESTACIÓN DE SERVICIOS PERSONALES Formato Solicitud de Certificación de Disponibilidad de Recurso Humano. Términos de Referencia. Hoja de Vida. Soportes de la Hoja de vida (tanto de Estudios como de Experiencia Laboral). Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía. Fotocopia de la Libreta Militar (en caso de ser hombre). Fotocopia Tarjeta Profesional (si se requiere). Certificación de antecedentes de la Procuraduría. Certificado De Antecedentes Judiciales –DAS. Certificado de Antecedentes Disciplinarios de la Personería. Certificado de Boletín de Responsable Fiscales de la Contraloría General de la Republica. Certificación de Cuenta Bancaria. Formato Único de Hoja de Vida Función Publica y Formato Único de Bienes y Renta. Formato Evaluación de Prestación de Servicios Personales.

119 El Formato MC-01 solicitud de contratación.
PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN LICITACIÓN PÚBLICA, CONTRATACIÓN DIRECTA (CONVOCATORIA PÚBLICA E INVITACIONES DIRECTAS). El Formato MC-01 solicitud de contratación. El Estudio previo de la contratación y el estudio de mercado. Anexo Técnico. (De acuerdo a la forma de contratación). El/los Certificado/s de Disponibilidad Presupuestal (si la contratación compromete recursos financieros). Constancia de consulta de los precios indicativos en el SICE. Constancia de consulta del pantallazo de la Herramienta Financiera Plan de Compras y Contratación.

120 PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN
CONTRATACIÓN DIRECTA - CONVENIO O CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS ENTIDADES PÚBLICAS DE CARÁCTER NACIONAL Y DISTRITAL. Acto administrativo de nombramiento del representante legal de la entidad, o su equivalente. Acto administrativo de posesión del representante legal de la entidad, o su equivalente Si quien va a firmar el convenio es delegado debe anexarse copia del acto administrativo de delegación, en el que conste tal facultad legal; e igualmente debe allegar copia de los actos administrativos de nombramiento y posesión, o su equivalente. Copia del documento de identidad del representante legal de la entidad. Nit de la entidad. CDP`S de las contrapartidas que van a colocar. Acto de creación o documento en que conste la naturaleza jurídica de la entidad CABILDOS INDÍGENAS. Certificación del ministerio del interior y de justicia. Dirección de etnias en que conste la existencia de la comunidad indígena y el gobernador del cabildo indígena con fecha de expedición del año de la vigencia fiscal correspondiente. Fotocopia del documento de identidad del representante legal del cabildo. NIT RUT Acta de posesión del cabildo indígena ante el Alcalde respectivo. Acta de elección de los gobernantes. Copia de los estatutos de la comunidad indígena o reglamento interno Lista de chequeo final de estudios previos, aplica cuando se solicito asesoría previa al grupo de estudios previos. Los documentos jurídicos y financieros del contratista o de la entidad con la que se realizara el convenio, de acuerdo a lo solicitado en el formato de evaluación jurídica. Verificación Financiera de Contabilidad aplica para los convenios de asociación en que se entrega aportes de parte de la Secretaría Distrital de Integración Social a las entidades privadas sin ánimo de lucro. Pre-cotizaciones (aplica en caso de convenios en que se realicen aportes en dinero y/o en especie por las partes). Justificación de la entidad pública o privada cooperante, asociada, a colaborar o Interadministrativa o del contratista,

121 Para éste último también es necesario los siguientes documentos.
PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN CONTRATACIÓN DIRECTA - CONVENIO O CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS Estos documentos aplica para las solicitudes tanto de la Secretaría como de los Fondos de Desarrollo Local Para éste último también es necesario los siguientes documentos. Viabilidad del proyecto aplica para los convenios con la UEL Viabilización estructura de costos del convenio o documento en que indique la Dirección de Análisis y Diseño estratégico que para ese caso no se expide viabilidad; aplica para convenios.

122 PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN
CONTRATACIÓN DIRECTA - CONVENIO NO INTERADMINISTRATIVOS ORGANISMOS MULTILATERALES DE CARÁCTER INTERNACIONAL Copia del documento de identidad del representante legal de la entidad (cedula de ciudadanía, cedula de extranjería ó copia del carné diplomático). Documentos que certifiquen la representación legal de la entidad en Colombia (beneplácito para el nombramiento). NIT RUT Poder para celebrar el convenio en Colombia (cuando se requiera). Carta de intención de celebrar el convenio indicando los aportes que de su parte va a realizar. ENTIDADES PARTICULARES SIN ÁNIMO DE LUCRO DE CARÁCTER INTERNACIONAL Copia del poder y autorización del representante de la organización sin ánimo de lucro, de carácter internacional, debidamente protocolizado. Copia del documento de identidad del Representante Legal (Cédula de Ciudadanía ó Cédula de Extranjería). Copia de resolución en se otorga personería jurídica, se inscribe la razón social de la entidad extranjera sin ánimo de lucro o inscribe los documentos protocolizados, y por la cual se inscribe el representante legal de la entidad, con las modificaciones correspondientes. Copia de los estatutos de la entidad que permitan desarrollar el objeto del convenio Autorización expresa del órgano social competente para suscribir el convenio (cuando esta sea necesaria, hasta por el valor del mismo). Certificación de cumplimiento de las obligaciones al sistema de seguridad social integral y aportes parafiscales, expedida por el Representante Legal o Revisor Fiscal de la entidad. Lista de chequeo final de estudios previos, aplica cuando se solicito asesoría previa al grupo de estudios previos. Los documentos jurídicos y financieros del contratista o de la entidad con la que se realizara el convenio, de acuerdo a lo solicitado en el formato de evaluación jurídica. Verificación Financiera de Contabilidad aplica para los convenios de asociación en que se entrega aportes de parte de la Secretaría Distrital de Integración Social a las entidades privadas sin ánimo de lucro. Pre-cotizaciones (aplica en caso de convenios en que se realicen aportes en dinero y/o en especie por las partes). Justificación de la entidad pública o privada cooperante, asociada, a colaborar o Interadministrativa o del contratista,

123 PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN
CONTRATACIÓN DIRECTA - CONVENIO NO INTERADMINISTRATIVOS ENTIDADES PARTICULARES SIN ÁNIMO DE LUCRO DEL ORDEN NACIONAL Copia del documento de identidad del representante legal de la entidad. Copia de la resolución en que se otorga personería jurídica y las modificaciones a que haya lugar. Certificado de existencia y representación legal de la Cámara de Comercio o por la entidad competente con expedición no mayor a 90 días calendario. Autorizaciones a que haya lugar para contratar en atención a los estatutos de la entidad (cuando sea necesario) NIT RUT Declaración juramentada de no estar incurso en causales de inhabilidad e incompatibilidad, ni ser deudor moroso del estado. Copia de los estatutos de la entidad y sus reformas. Documentos que certifiquen experiencia e idoneidad con resultados positivos. Certificación de cumplimiento de las obligaciones al sistema de seguridad social integral y aportes parafiscales, expedida por el Representante Legal o Revisor Fiscal de la entidad. En caso que la certificación sea remitida por el revisor fiscal de la entidad, deberá allegar fotocopia de la Tarjeta Profesional de Contador Público y la certificación respectiva, con fecha no mayor a 60 días calendario en que conste que no se encuentra sancionado. Certificado de antecedentes de la Procuraduría a nombre de la persona Jurídica y del representante legal de la entidad. Certificado de Antecedentes de la personería de Bogotá del representante legal. Declaración de ingresos y patrimonio, o de renta de los últimos 3 años.

124 CONTRATACIÓN DIRECTA - CONVENIO NO INTERADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN CONTRATACIÓN DIRECTA - CONVENIO NO INTERADMINISTRATIVOS SOLO CUANDO EL APORTANTE DE RECURSOS SEA LA SDIS Y LA CONTRAPARTE NO HAGA UN APORTE IMPORTANTE Balance financiero de los dos últimos años. Cuando las entidades sin ánimo de lucro realicen actividades que requieren licencia oficial, esta deberá estar vigente a la fecha de celebración del convenio respectivo, (Art. 10 del Dto 777 de 1992). Carta de intención de celebrar el convenio indicando los aportes que de su parte va a realizar. Certificación bancaria. Concepto favorable de la interventoría o supervisión – aplica en caso de continuidad. Verificación financiera. Viabilidad de la estructura de costos. Viabilidad del proyecto- concordancia del proyecto viabilizado y el objeto del convenio o contrato VIABILIDAD DE PLANTAS FÍSICAS (cuando sea necesario)

125 CONTRATACIÓN DIRECTA - CONVENIO NO INTERADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN CONTRATACIÓN DIRECTA - CONVENIO NO INTERADMINISTRATIVO En caso de que la solicitud sea del fondo de desarrollo local: Viabilidad del proyecto aplica para los convenios con la UEL Viabilización estructura de costos del convenio o documento en que indique la Dirección de Análisis y Diseño estratégico que para ese caso no se expide viabilidad; aplica para convenios.

126 PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN
DECRETO 777/92 – CONVENIO DE ASOCIACIÓN O CONTRATO PARA EL IMPULSO DE PROGRAMAS Y ACTIVIDADES DE INTERÉS PUBLICO ENTIDADES PARTICULARES SIN ÁNIMO DE LUCRO DEL ORDEN NACIONAL Copia del documento de identidad del representante legal de la entidad. Copia de la resolución en que se otorga personería jurídica y las modificaciones a que haya lugar. Certificado de existencia y representación legal de la Cámara de Comercio o por la entidad competente con expedición no mayor a 90 días calendario. Autorizaciones a que haya lugar para contratar en atención a los estatutos de la entidad (cuando sea necesario) NIT RUT Declaración juramentada de no estar incurso en causales de inhabilidad e incompatibilidad, ni ser deudor moroso del estado. Copia de los estatutos de la entidad y sus reformas. Documentos que certifiquen experiencia e idoneidad con resultados positivos. Certificación de cumplimiento de las obligaciones al sistema de seguridad social integral y aportes parafiscales, expedida por el Representante Legal o Revisor Fiscal de la entidad. En caso que la certificación sea remitida por el revisor fiscal de la entidad, deberá allegar fotocopia de la Tarjeta Profesional de Contador Público y la certificación respectiva, con fecha no mayor a 60 días calendario en que conste que no se encuentra sancionado. Certificado de antecedentes de la Procuraduría a nombre de la persona Jurídica y del representante legal de la entidad. Certificado de Antecedentes de la personería de Bogotá del representante legal. Declaración de ingresos y patrimonio, o de renta de los últimos 3 años.

127 Balance financiero de los dos últimos años.
PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN DECRETO 777/92 – CONVENIO DE ASOCIACIÓN O CONTRATO PARA EL IMPULSO DE PROGRAMAS Y ACTIVIDADES DE INTERÉS PUBLICO Balance financiero de los dos últimos años. Cuando las entidades sin ánimo de lucro realicen actividades que requieren licencia oficial, esta deberá estar vigente a la fecha de celebración del convenio respectivo, (Art. 10 del Dto 777 de 1992). Certificación bancaria. Concepto favorable de la interventoría o supervisión – aplica en caso de continuidad. Verificación financiera. Viabilidad de la estructura de costos. Viabilidad del proyecto- concordancia del proyecto viabilizado y el objeto del convenio o contrato

128 Para éste último también es necesario los siguientes documentos
PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN DECRETO 777/92 – CONVENIO DE ASOCIACIÓN O CONTRATO PARA EL IMPULSO DE PROGRAMAS Y ACTIVIDADES DE INTERÉS PUBLICO Estos documentos aplica para las solicitudes tanto de la Secretaría como de los Fondos de Desarrollo Local Para éste último también es necesario los siguientes documentos Viabilidad del proyecto aplica para los convenios con la UEL Viabilización estructura de costos del convenio o documento en que indique la Dirección de Análisis y Diseño estratégico que para ese caso no se expide viabilidad; aplica para convenios.

129 PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN
ARRENDAMIENTOS: Del propietario: Certificado de antecedentes disciplinarios de Procuraduría y Personería, Copia de Cédula de Ciudadanía, Libreta Militar para los varones, Certificado de Cuenta-habiente expedido entidad bancaria, Demás documentos que se requieran al momento de perfeccionar la orden o contrato. En caso de contratar a nombre de otro, el poder especial, amplio y suficiente de todos los propietarios del inmueble. Certificación sobre el RUT. Del Inmueble: Escritura de propiedad del inmueble que se pretende arrendar. Certificado de tradición y libertad actualizado. No mayor a 15 días. Copia de los recibos de pago de los servicios correspondientes a los tres últimos meses. Certificado de nomenclatura y linderos expedido por Catastro Distrital.

130 PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN
DONACIÓN DE INMUEBLES Del Donante: Certificado de antecedentes disciplinarios de Procuraduría y Personería, Copia de Cédula de Ciudadanía, Libreta Militar para los varones, Demás documentos que se requieran al momento de perfeccionar la Donación. En caso de contratar a nombre de otro, el poder especial, amplio y suficiente de todos los propietarios del inmueble. Certificación sobre el RUT. Documento en el que manifieste la voluntad de efectuar la donación, lo cual deberá hacerse de manera expresa y por escrito. Que incluya la descripción del tipo de bien que pretende donar, señalando sus especificaciones físicas o técnicas, estado de conservación, cantidad, valor unitario y valor total.

131 DONACIÓN DE INMUEBLES:
PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN DONACIÓN DE INMUEBLES: Del Inmueble: Copia de los títulos traslaticios de dominio, correspondientes a 20 años. Certificado de tradición y libertad, expedido por la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días. Estado de Cuenta del Impuesto Predial de los últimos cinco años. Certificación de nomenclatura expedida por La Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital. Certificado de Estado de Cuenta expedido por el Instituto de Desarrollo Urbano (IDU), por concepto de contribución por valorización de beneficio general y local y cobro complementario (Acuerdo 48/01). Anexo donde se detallen los elementos y/o bienes que acompañan la entrega del inmueble, así como el estado que presentan al momento de su entrega. O Originales de las facturas de los últimos pagos de servicios públicos, correspondientes al inmueble. Certificación de la Secretaria Distrital de Planeación donde conste que el predio no se encuentra afecto por trazados viales, por alta tensión o que se encuentren en zonas de manejo ambiental.

132 PROCEDIMIENTO TRÁMITES PARA LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN
COMPRAVENTA DE INMUEBLES: Del Vendedor: Copia de Cédula de Ciudadanía. Libreta Militar para los varones. Demás documentos que se requieran al momento de perfeccionar la compraventa En caso de contratar a nombre de otro, el poder especial, amplio y suficiente de todos los propietarios del inmueble. Del Inmueble: Copia de los títulos traslaticios de dominio, correspondientes a 20 años. Certificado de tradición y libertad, expedido por la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días. Estado de Cuenta del Impuesto Predial de los últimos cinco años. Certificación de nomenclatura expedida por La Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital. Certificado de Estado de Cuenta expedido por el Instituto de Desarrollo Urbano (IDU), por concepto de contribución por valorización de beneficio general y local y cobro complementario (Acuerdo 48/01). Anexo donde se detallen los elementos y/o bienes que acompañan la entrega del inmueble, así como el estado que presentan al momento de su entrega. Originales de las facturas de los últimos pagos de servicios públicos, correspondientes al inmueble. Certificación de la Secretaria Distrital de Planeación donde conste que el predio no se encuentra afecto por trazados viales, por alta tensión o que se encuentren en zonas de manejo ambiental.