JORNADA DE GESTIÓN ECONÓMICA 1.- Introducción - Normas Ejecución - Artículo 36 - Artículo 37 2.- Tramitación de Gastos 2.1.- Generales (Fungibles, Indemnizaciones,

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1 JORNADA DE GESTIÓN ECONÓMICA 1.- Introducción - Normas Ejecución - Artículo 36 - Artículo 37 2.- Tramitación de Gastos 2.1.- Generales (Fungibles, Indemnizaciones, etc) 2.2.- Inventariables 3.- Gestión de Inventario Área de Gestión Económica Campus de Móstoles

2 Área de Gestión Económica Campus de Móstoles Introducción 1.- Introducción - Normas de Ejecución - Artículo 36 - Artículo 37

3 Área de Gestión Económica Campus de Móstoles Introducción ARTÍCULO 36: Gastos Menores Se consideran gastos menores: a) Los derivados de suministros y servicios, por importe inferior a 18.000 €. b) Los derivados de obras, por importe inferior a 50.000 €. La tramitación de los expedientes contables derivados de los gastos que se establecen en los apartados anteriores, se realizará directamente a través del Centro Gestor generador de dichos gastos, atendiendo a las siguientes consideraciones: SUMINISTROS 1.- Para gastos iguales o inferiores a 1.000€ en material fungible, o hasta 5.000€ en material inventariable, se necesitará para su tramitación el documento contable ADO, la Memoria Explicativa firmada por el Responsable del gasto y la factura original, conformada asimismo por el Responsable del gasto.

4 Área de Gestión Económica Campus de Móstoles Introducción ARTÍCULO 36 (Continuación): 2.- Para gastos superiores a 1.000€ en material fungible, salvo los asociados a proyectos de investigación, o 5.000€ en material inventariable, se deberá aportar la siguiente documentación: Memoria explicativa, acompañada de ofertas de, al menos, tres empresas, firmada por el Responsable del gasto, junto con el visto bueno de la Vicegerencia de Asuntos Económicos. El preceptivo documento contable AD. Posteriormente se tramitará el documento O, con la factura original correspondiente, conformada en la forma establecida en el punto 1.54 OBRAS En lo que respecta a contratos menores para ejecución de obras, además, se solicitará el presupuesto de la obra, sin perjuicio de la existencia de proyecto, cuando las normas específicas así lo requieran. SERVICIOS En lo que respecta a este tipo de contratos, además de lo establecido en los apartados anteriores, se acompañará la documentación acreditativa de la solvencia técnica del interesado mediante la documentación adecuada, como pudiera ser a título enunciativo, la titulación, pertenencia a gremio o colegio profesional, sometimiento al Impuesto de Actividades Económicas, inscripción censal, etc...

5 Área de Gestión Económica Campus de Móstoles Introducción ARTÍCULO 37 Requisitos generales de las facturas Deberá ser siempre documento original, sin enmiendas ni tachaduras, conteniendo como mínimo los siguientes datos: - Nombre o Razón Social, domicilio y Código de identificación Fiscal del proveedor. - Número y Fecha de Factura. - A nombre de UNIVERSIDAD REY JUAN CARLOS (Q2803011B). - Indicando el Campus, Departamento, Servicio o Proyecto de Investigación destinatario de la factura. - Descripción exacta y pormenorizada cuando sea necesario, e importe del suministro, servicio prestado u obra realizada. - Tipo e importe del IVA aplicado, o la expresión “IVA INCLUIDO” o “EXENTO”, según corresponda, de acuerdo con la legislación vigente. - Tipo e importe de las retenciones de IRPF efectuadas, cuando proceda, de acuerdo con la legislación vigente.

6 Área de Gestión Económica Campus de Móstoles Introducción ATENCIÓN Según lo dispuesto en el artículo 36 de las Normas de Ejecución del 2014, que para los suministros y servicios de importe superior a 1.000€ en material fungible y 5.000€ en material inventariable se adjunten 3 presupuestos, así como una memoria firmada por el responsable del gasto, con el visto bueno de la Vicegerencia de Asuntos Económicos. En ningún caso se puede proceder a la compra del material o a la contratación de servicios antes de que el AD esté debidamente autorizado.

7 TIPO DE GASTO DOCUMENTACIÓN A APORTAR PLANTILLAS DOCUMENTOS SI GASTO < 1.000€ Memoria explicativa Factura Memoria explicativa Gasto (formato Word) SI 1.000€ < GASTO < 18.000€ Memoria explicativa con Vº Bº de Vicegerente Asuntos Económicos 3 Presupuestos o Certificado de exclusividad Factura NOTA: En ningún caso se puede proceder a la compra del material o a la contratación del Servicio antes de que el AD esté debidamente autorizado. Memoria explicativa (formato Word) Área de Gestión Económica Campus de Móstoles Tramitación de Gastos: Generales

8 TIPO DE GASTO DOCUMENTACIÓN A APORTAR PLANTILLAS DOCUMENTOS SI GASTO > 18.000€ GASTOS MAYORES Contactar con: I/ Servicio Contratación para promover concurso o compra mediante sistema de Adquisición Centralizada de bienes del Ministerio de Hacienda II/ Servicio de Investigación para adquisiciones a través de Proyectos de Investigación. Nota: Excluidos de Concurso Público:  Adquisiciones a cargo de proyectos de investigación subvencionados por proceso de concurrencia competitiva, art. 4, q) del RDL 3/11 de 14 de noviembre, BOE de 16 de noviembre. Área de Gestión Económica Campus de Móstoles Tramitación de Gastos: Generales

9 TIPO DE GASTO DOCUMENTACIÓN A APORTAR PLANTILLAS DOCUMENTOS CONFERENCIAS  Memoria explicativa:  Conferencia :  datos conferencia  datos conferenciante  datos bancarios y domicilio completo del conferenciante  Certificado impartición conferencia  Solvencia técnica del conferenciante Memoria explicativa (formato Word) Autorización conferencia y Certificado de impartición (formato Word) TRIBUNAL CUERPOS DOCENTES  Memoria explicativa diferenciadas (1 por pago)  Fotocopia Boletín Oficial donde se ha publicado la oposición  Justificación gastos (billetes, recibos taxis, metro, peajes, hoteles.  Fotocopias DNI, pasaporte.  Impreso abono dietas  Certificado asistencia(s) firmado por Secretario Tribunal  Fecha celebración Tribunal Memoria explicativa (formato Word) Impreso abono dietas (formato Word) Área de Gestión Económica Campus de Móstoles

10 Tramitación de Gastos: Generales TIPO DE GASTO DOCUMENTACIÓN A APORTAR PLANTILLAS DOCUMENTOS BOLSAS VIAJE  Solicitud comisión servicios  Memoria explicativa (1 por pago)  Convocatoria ayuda movilidad bolsas viaje (criterios reparto ayudas, carácter congreso, baremo.  Resolución adjudicación bolsas de viaje. (Beneficiarios, importe)  Facturas  Declaración itinerario:  Destino  Días, hora llegada y salida  Kilometraje (si es vehículo propio tarjeta técnica ) Memoria explicativa (formato Word) Impreso tarifas-dietas (formato Word) Comisión de Servicios (formato Word) Declaración de Itinerario (formato Word) Hoja liquidación de gastos (formato Word) Área de Gestión Económica Campus de Móstoles

11 Tramitación de Gastos: Generales Área de Gestión Económica Campus de Móstoles TIPO DE GASTO DOCUMENTACIÓN A APORTAR PLANTILLAS DOCUMENTOS GASTOS POR INDEMNIZACIÓN  Facturas originales  Memoria explicativa  Declaración itinerario:  Destino  Días, hora llegada y salida  Kilometraje (si es vehículo propio tarjeta técnica )  Comisión Servicios Memoria explicativa (formato Word) Declaración itinerario (formato Word) Comisión servicio (formato Word) TRIBUNAL TESIS DOCTORAL  Memoria explicativa diferenciadas 1 por pago y persona, especificar fecha de la lectura  Resolución de composición del Tribunal  Justificación gastos (billetes, recibos taxis, metro, peajes, hoteles,…)  Fotocopias DNI, pasaporte  Impreso abono dietas Memoria explicativa (formato Word) Impreso abono dietas (formato Word)

12 Tramitación de Gastos: Generales FACTURAS Solo se admitirán Originales, sin enmiendas ni tachaduras. Debe llevar los Datos identificativos del proveedor:  CIF  Dirección completa  Datos bancarios completos(IBAN)  Tipo impositivo aplicado a las operaciones  Pagos extranjeros: IBAN, SWIFT, Banco Los Datos Cliente siempre deben ser:  Universidad Rey Juan Carlos (no se pagará ninguna factura que no venga a nombre de la Universidad)  CIF: Q-2803011-B  C/ Tulipán s/n. 28933 Móstoles No se admitirán tickets como facturas. Área de Gestión Económica Campus de Móstoles

13 Tramitación de Gastos: Generales PARA PAGOS A ESPAÑOLES Es necesario rellenar correctamente los datos personales y bancarios (IBAN) con máximo detalle posible. Cuando sean pagos de gastos como taxis, aviones, hoteles, que haya que abonar a las personas físicas (tribunales, conferenciantes, dietas,…) es deseable que figuren todas las facturas originales posibles para poder hacer el pago a la persona como cesionaria, ya que si lo hacemos directamente le estamos cargando todos esos gastos como ingresos personales con el consiguiente perjuicio que les podemos estar ocasionando de cara a su relación con Hacienda. Área de Gestión Económica Campus de Móstoles

14 Tramitación de Gastos: Generales PARA PAGOS AL EXTRANJERO: Personas jurídicas: Son imprescindibles los siguientes datos en la factura: –Datos fiscales de la empresa (Vat Number, dirección, país, divisa…) –Datos Bancarios: (IBAN, Swif, nº cuenta..) Personas físicas: Cumplimentar los datos personales, bancarios, etc. Indicar el país de residencia si no se corresponde con el documento aportado (pasaporte, NIF, tarjeta residencia,…) Área de Gestión Económica Campus de Móstoles

15 Tramitación de Gastos: Generales MEMORIAS EXPLICATIVAS: Deben explicar todo lo relativo al gasto ocasionado, con una descripción exacta y pormenorizada de la necesidad de contraer el gasto, indicando además número de factura, importe aproximado y cualquier aclaración que se estime conveniente al objeto de justificar adecuadamente los gastos. Cuando la factura haya sido previamente abonada, debe indicarse en la misma todos los datos de a quién ha de reintegrársele el importe (cesionario). OTROS DOCUMENTOS: Se puede aportar cualquier otro documento que se estime conveniente y sirva para el mejor entendimiento del gasto. Área de Gestión Económica Campus de Móstoles

16 Datos de la Universidad Universidad Rey Juan Carlos C. I. F. : Q 2803011 B C/ Tulipán s/n, 28933 Móstoles/Madrid Área de Gestión Económica Campus de Móstoles

17 Tramitación de Gastos: Inventariable TIPO DE GASTO DOCUMENTACIÓN A APORTAR PLANTILLAS DOCUMENTOS SI GASTO < 5.000€ Memoria explicativa. Factura Certificado recepción Memoria explicativa Gasto Memoria explicativa Gasto (formato Word) Certificado de recepción (formato word) SI 5.000€ < GASTO < 18.000€ Memoria explicativa con el Visto bueno de la Vicegerente de Gestión Económica 3 Presupuestos o Certificado de exclusividad. Factura Certificado recepción NOTA: En ningún caso se puede proceder a la compra del material o a la contratación del Servicio antes de que el AD esté debidamente autorizado. Memoria explicativa Gasto Memoria explicativa Gasto (formato Word) Certificado de recepción (formato Word) Área de Gestión Económica Campus de Móstoles

18 Tramitación de Gastos: Inventariable TIPO DE GASTO DOCUMENTACIÓN A APORTAR PLANTILLAS DOCUMENTOS SI GASTO > 18.000€ GASTOS MAYORES Contactar con: I/ Servicio Contratación para promover concurso o compra mediante sistema de Adquisición Centralizada de bienes del Ministerio de Hacienda CConformidad para la convocatoria de recepción formal de bienes inventariables (formato Word) II/ Servicio de Investigación para adquisiciones a través de Proyectos de Investigación. Nota: Excluidos de Concurso Público:  Adquisiciones a cargo de proyectos de investigación subvencionados por proceso de concurrencia competitiva, art. 4, q) del RDL 3/11 de 14 de noviembre, BOE de 16 de noviembre. CConformidad para la convocatoria de recepción formal de bienes inventariables (formato Word) Área de Gestión Económica Campus de Móstoles

19 Tramitación de Gastos: Inventariable TIPO DE GASTO DOCUMENTACIÓN A APORTAR PLANTILLAS DOCUMENTOS INVENTARIABLE SOFTWARE  Memoria  Certificado de Recepción  Solicitud de Alta en Inventario de Software Memoria explicativa (formato Word) Certificado de recepción (formato Word) Solicitud Alta Inventario Software (formato Word) Área de Gestión Económica Campus de Móstoles

20 Gestión de Inventario ACTUALIZACIÓN INVENTARIO DOCUMENTACIÓN A APORTAR PLANTILLAS DOCUMENTOS EQUIPOS DESECHADOS Y/O INSERVIBLES POR DIFERENTES CAUSAS  Relación equipos a dar de baja  Parte de Baja Parte de Baja (formato Word) EQUIPOR TRASLADADOS A DIFERENTES UBICACIONES  Relación equipos cambiados  Parte de Modificación Parte de Modificación (formato Word) Área de Gestión Económica Campus de Móstoles

21 Gestión de Inventario TIPO DE GASTO DOCUMENTACIÓN A APORTAR PLANTILLAS DOCUMENTOS EQUIPOS INSTALADOS FUERA DE LA U.R.J.C. Solicitud motivada para la instalación de equipamiento en instalaciones externas a la Universidad Rey Juan Carlos Alta/Reincorporación/Mejora (SUPUESTOS DE UBICACIÓN FUERA DE LA UNIVERSIDAD) (formato Word) Área de Gestión Económica Campus de Móstoles

22 JORNADA DE GESTIÓN ECONÓMICA Área de Gestión Económica Campus de Móstoles Cualquier consulta que tengáis o duda que os surja, por favor contactar con: -Servicio Gestión Económica -Rosa Avilés. Extensión 7100 -Sagrario Martínez. Extensión 8310 -Inventario -Ana Pérez. Extensión 7151

23 JORNADA DE GESTIÓN ECONÓMICA Área de Gestión Económica Campus de Móstoles Gracias por vuestra asistencia y atención