SISTEMA DE CONVENIOS EN LINEA TUTORIAL BIENVENIDOS Secretaría de Extensión y Vinculación.

Presentación del tema: "SISTEMA DE CONVENIOS EN LINEA TUTORIAL BIENVENIDOS Secretaría de Extensión y Vinculación."— Transcripción de la presentación:

1 SISTEMA DE CONVENIOS EN LINEA TUTORIAL BIENVENIDOS Secretaría de Extensión y Vinculación

2 En tu navegador introduce esta dirección para accesar al Sistema de Convenios en línea Oprime ésta pestaña para vincularte a la página principal de CONVENIOS

3 Convenio Marco Convenio Marco Contrato de Prestación de Servicios Contrato de Prestación de Servicios Contrato de Prestación de Servicios Contrato de Prestación de Servicios Las cláusulas y condiciones en los ejemplos establecidas, deberán ser adecuadas a las condiciones de su propio documento. ACUERDO 2009 Convenio Específico Convenio Específico Bienvenido al Sistema de Convenios en Línea, para la presentación, revisión y aprobación de iniciativas de convenios de colaboración y contratos de prestación de servicios, el cual tiene por objeto; apoyar el cumplimiento del Acuerdo emitido por el C. Rector, Ing. José Ma. Leal Gutiérrez, del 1º. De Octubre del 2009. Así mismo proporcionarle una herramienta que facilite la captura y elaboración de los documentos y la integración de un canal de comunicación permanente que permitan la fluidez y agilidad al proceso de revisión y aprobación.

4 El usuario y el password del sistema serán proporcionados exclusivamente al Director de la Unidad Académica o Administrativa. El Director de la Unidad, nombrará, una persona responsable del manejo del sistema a quién le proporcionará las claves de acceso al mismo Oprimir para entrar.

5 Dá click en Nuevo Convenio para iniciar con el proceso de captura. Identificación de Usuario Si en el transcurso de su captura, tienes alguna duda o consulta que realizar relativa a la documentación solicitada, o cualquier tema relativo a los convenios o contratos, dá click en NOTIFICACIONES, Espacio para diálogo entre Ud. Promovente y el administrador del sistema de convenios en línea,. Que te orientará en la revisión del documento. Oprimir el botón para pasar a la pantalla de comentarios.

6 En esta línea aparece la respuesta del administrador. Aquí aparecerá su comentario, que será visible para el administrador Aquí aparecerá su comentario, que será visible para el administrador. Oprimir agregar para subir el comentario. En este espacio se debe teclear el comentario y al finalizar, oprimir el botón agregar Oprimir el botón guardar. Volverás a la pantalla de control.

7 Dá click en Nuevo Convenio para iniciar con un nuevo proceso de captura. Aparece el número de folio consecutivo generado automáticamente por el sistema para cada uno de tus convenios o contratos Nombre del Director de la Unidad Académica Espacio para diálogo entre Ud. Promovente y el administrador del sistema de convenios en línea,. Que lo orientará en la revisión del documento. Para imprimir o ver en pantalla, la ficha técnica selecciona IMPRIMIR Para imprimir o ver en pantalla, el cuerpo del documento seleccione IMPRIMIR Eliminar toda la captura del documento Opciones de modificación del documento PANTALLA DE CONTROL: Esta pantalla muestra el menú de opciones para el usuario Promovente, con sus convenios en proceso de aprobación exclusivamente,

8 Aparecerá la pantalla de Carátula Seleccione el Área a donde Usted pertenece Seleccionar la ciudad donde radica su área El titular del Área aparecerá automáticamente al seleccionar el Área que promueve el documento Regularmente la fecha de la firma es la misma donde inicia el período de vigencia Seleccionar la fecha propuesta para la firma del documento. Si la fecha del documento es indefinida, dejar en blanco este campo. ES OBLIGATORIO LLENAR COMPLETAMENTE ESTA CARATULA Oprimir el botón guardar. Volverás a la pantalla de control. A partir de aquí ya se generó el folio y se activan las notificaciones. Debes seguir llenando la carátula después de ello y guardar al finalizar

9 Para corregir o eliminar el Campo oprimir sobre la cruz Continuamos en la Pantalla de Carátula En caso de que la Institución externa este asistida por algún departamento, debes teclearlo aquí y oprimir Agregar Debes teclear la Razón social de la Institución Externa interesada y oprimir el botón Agregar Selecciona según el tipo : Convenio Marco Convenio Específico O Convenio de Prestación de servicios Oprimir Agregar

10 Si el Documento es Convenio Especifico se habilitará el campo para que Seleccione el Área Temática de tu Convenio Selecciona el Tipo de convenio que se realizará. Por cada tipo aparecerán opciones diferentes. Convenio Especifico: Tiene por objeto la realización de acciones concretas que se derivan de un Convenio Marco cancelar en caso que no estés satisfecho : Esto te regresa a la pantalla de control. Esto te regresa a la pantalla de control. Continuamos en la Pantalla de Carátula

11 Si el Documento es Contrato de Prestación de Servicios se habilitará en Campo para que Seleccione el tipo de Servicio que será otorgado. Selecciona el Tipo de convenio que se realizará. Por cada tipo aparecerán opciones diferentes. Contrato de Prestación de Servicios: Tiene por objeto proporcionar un servicio profesional a cambio de contraprestación pactada Continuamos en la Pantalla de Carátula

12 Selecciona el Sector al que pertenece la Institución Externa Es OBLIGATORIO que se llenen todos los campos y que no olvides guardar los cambios a medida que vayas avanzando. Volverás a la pantalla de control. Continuamos en la Pantalla de Carátula

13 Seleccionar el número de beneficiarios con este convenio. Seleccionar el alcance. Continuamos en la Pantalla de Carátula Al terminar oprime Guardar el Documento lo que te regresará a la página de Inicio o bien cancelar si no estás satisfecho.

14 Responsable directo del trámite y seguimiento para la elaboración y firma del Documento Capturado lo anterior, Aparecerá la pantalla de Responsables del convenio Responsable por la Institución Externa del trámite de este documento Capturar con los Datos del Interesado en el Documento por la Institución Externa. Datos del Titular de Área por la UAT. Es obligatorio que se llenes todos los campos y que no olvides guardar los cambios a medida que vayas avanzando. Al guardar vuelves a la pantalla de control.

15 Agregar el nombre y el puesto de todas las personas debidamente acreditadas, que estarán firmando este Documento por parte de la Institución Externa Es obligatorio que se llenen todos los campos y que no olvides guardar los cambios. Al guardar, vuelves al panel de control. Capturado lo anterior, Aparecerá la pantalla de Firmas en el convenio Agregar el nombre y el puesto de todas las personas que estarán firmando este Documento por parte de la UAT empezando por el C. Rector

16 Es muy importante que se llenen todos los campos y que no olvides guardar los cambios. Las iniciativas solo podrán realizarse por los titulares de cada Área Capturado lo anterior, Aparecerá la pantalla de Documentos anexos en el convenio Debe especificar el objeto, contenido y términos de referencia. Es imprescindible conocer los antecedentes legales de la empresa. Acreditar la facultad para celebrar convenios o contratos del firmante Las iniciativas solo podrán realizarse por los titulares de cada Área Acreditar la facultad para celebrar convenios o contratos del firmante Es importante la plena identificación de la Institución Externa Para anexar un documento de un click sobre el ícono de carpeta y búsquelo entre sus archivos Una vez adjuntado el archivo, aparecerá en el campo del visor. Si se trata de Convenio Especifico para la adquisición de bienes o subcontratación de servicios. Su curriculum vitae para su inclusión en el Padrón de Gestores de la UAT Otros Documentos que se consideren pertinentes para ser referidos.

17 Es muy importante que se llenen todos los campos y que no olvides guardar los cambios. Para anexar un documento dá un click sobre el ícono de carpeta y búscalo entre tus archivos Continuamos en la pantalla Documentos Anexos. Cómo subir el documento Una vez adjuntado el archivo, aparecerá en el campo del visor.

18 1. El documento debe contener todos los puntos especificados en la pagina de Captura de Documento 2. Seleccionar el documento en formato PDF de sus carpetas, y oprimir el botón abrir para cargarlo en el sistema. 3. Oprimir el botón abrir para cargarlo en el sistema. 4. Oprimir el botón SUBIR para cargarlo en el sistema. 5. Oprimir el botón para cerrar la ventana y quedará cargado en el sistema. Continuamos en la pantalla Documentos Anexos. Cómo subir el documento

19 Es muy importante que se llenen todos los campos y que no olvides guardar los cambios. Una vez adjuntado el archivo, aparecerá en el campo del visor.

20 1. Oprimir este botón para desplegar la ventana de la cual seleccionará su CONVENIO REDACTADO EN WORD 2. Seleccionar el documento en formato Word de sus carpetas, y oprimir el botón abrir para cargarlo en el sistema. 3. Oprimir el botón abrir para cargarlo en el sistema. 4. Oprimir el botón SUBIR para cargarlo en el sistema. 5. En este caso, aquí concluye el proceso. Debe guardar el Contenido. Propuesta de Documento: En caso de contar con un documento ya elaborado. ESTA OPCION SE USA CUANDO YA TIENE EL BORRADOR DEL CONVENIO REDACTADO EN WORD.

21 Documento en que se encuentran los datos generales del documento ENCABEZADO.- Descripción general del documento y presentación de instituciones y autoridades. En este renglón es importante acreditar la personalidad jurídica de la institución o empresa, acreditar el poder del que firmará, acreditar sus actividades preponderantes, acreditar el domicilio legal y el RFC. Consulte al Abogado de la institución o empresa. Estas declaraciones nos permiten verificar que la empresa existe legalmente y que la persona que firma tiene facultades para obligarse en nombre de la empresa o institución

22 Documento en que se encuentran los datos generales del documento Teclea el título de la Cláusula, por ejemplo; OBJETO DEL CONVENIO y pase al cuadro de “Detalles” Captura en este espacio el contenido de la cláusula y posteriormente dá click en “Agregar” El sistema irá adicionando al documento automáticamente el número progresivo de las cláusulas. Dependiendo del documento que captures, existen algunas cláusulas que son necesarias y/o pertinentes, en los mismos, estas las puede observar en este menú, si oprimes“Agregar”, el contenido de la cláusula por ejemplo “De los Convenios Específicos”, se transferirá automáticamente al consecutivo de sus cláusulas Llenar el campo y seleccionar el botón agregar y así sucesivamente en cada una de las opciones

23 En este caso, aquí concluye el proceso. Debe guardar el Contenido. Llenar el campo y seleccionar el botón agregar y así sucesivamente en cada una de las opciones Pantalla Cláusulas

24 Dá click en Nuevo Convenio para iniciar con un nuevo proceso de captura. Aparece el número de folio consecutivo generado automáticamente por el sistema para cada uno de tus convenios o contratos Nombre del Director de la Unidad Académica Espacio para diálogo entre Ud. Promovente y el administrador del sistema de convenios en línea,. Que lo orientará en la revisión del documento. Para imprimir o ver en pantalla, la ficha técnica selecciona IMPRIMIR Para imprimir o ver en pantalla, el cuerpo del documento seleccione IMPRIMIR Eliminar toda la captura del documento Opciones de modificación del documento Panel de control: Esta pantalla muestra el menú de opciones para el usuario Promovente, con sus convenios en proceso de aprobación exclusivamente, El significado de este semáforo es: Rojo, captura inicial del convenio. Amarillo, documento en proceso de revisión. Verde, documento aprobado y en proceso de firma

25 PROMOVENTE: EMITE OFICIO SOLICITANDO DAR INICIO AL TRAMITE PROMOVENTE: SUBE AL SISTEMA EL EXPEDIENTE DE LA INSTITUCION EXTERNA, ASI COMO EL CONVENIO ELABORADO EN WORD. ABOGADO GENERAL: REVISA Y GENERA FOLIO DEL CONVENIO, PONE VERDE EL BOTON EN LA PAGINA DEL SISTEMA WEB. SECRETARIA DE VINCULACION: FORMATEA E IMPRIME, REENVIA EL CONVENIO IMPRESO A LA OFICINA DEL ABOGADO GRAL. ABOGADO GENERAL: SELLA EL DOCUMENTO Y SE REMITE A SRIA. TECNICA PARA RECAVAR LA FIRMA DEL RECTOR, A TRAVES DE LA SRIA. DE VINCULACION CONVENIO FIRMADO: SE CANALIZA CON LOS INTERESADOS YA SEA PERSONALMENTE O POR PAQUETERIA. EL PROMOVENTE A SU VEZ, DEBE REGRESAR A LA SRIA. DE VINCULACION UN ORIGINAL FIRMADO PARA LA CUSTODIA CON EL ABOGADO GENERAL. EL CONVENIO SCANEADO SUBE AL SISTEMA DE CONTROL Proceso de Convenios

26 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE TAMAULIPAS SECRETARÍA DE EXTENSION Y VINCULACIÓN Edificio Rectoría, 8 y 9 Matamoros, S/N Zona Centro, Cd. Victoria, Tam. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE TAMAULIPAS SECRETARÍA DE EXTENSION Y VINCULACIÓN Edificio Rectoría, 8 y 9 Matamoros, S/N Zona Centro, Cd. Victoria, Tam. Contacto: Arq. Araceli Adela Espinosa Lozano Coordinación de Gestión y Vinculación Ing. Sistemas Arturo Alvarez Ledezma Soporte Técnico Directo: 318-18-07 Conmutador: 318 18 00 Ext. 1382 Contacto: Arq. Araceli Adela Espinosa Lozano Coordinación de Gestión y Vinculación Ing. Sistemas Arturo Alvarez Ledezma Soporte Técnico Directo: 318-18-07 Conmutador: 318 18 00 Ext. 1382