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DESARROLLO DE PROVEEDORES CAPACITACION EN CONTRATACION DESARROLLO DE PROVEEDORES CAPACITACION EN CONTRATACION.

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1 DESARROLLO DE PROVEEDORES CAPACITACION EN CONTRATACION DESARROLLO DE PROVEEDORES CAPACITACION EN CONTRATACION

2 ECOPETROL S.A. Entidad Pública / Entidad Estatal Función industrial y comercial, no administrativa Recursos mayoritariamente Públicos (89.9%) Empleados Servidores Públicos Contratos Estatales

3 El Régimen Jurídico Contractual de ECOPETROL S.A., dada su naturaleza de Sociedad de Economía Mixta, es EL DERECHO PRIVADO CON APLICACIÓN DE LOS PRINCIPIOS DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA Y DE LA GESTIÓN FISCAL, Y DEL REGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES PREVISTO PARA LA CONTRATACIÓN ESTATAL (Artículo 6° de la Ley 1118 de 2006, en concordancia con los Artículos 13 y 14 de la Ley 1150 de 2007). Si bien el Artículo 76 de la Ley 80 de 1993 continua vigente, no aplica a ECOPETROL S.A. y, por lo mismo, esta Entidad Pública no podrá pactar en sus contratos las Cláusulas Excepcionales al Derecho Privado (caducidad, interpretación, modificación y terminación unilateral). RÉGIMEN JURÍDICO CONTRACTUAL DE ECOPETROL S.A. Gestión de Contratos 3

4 Funcionario AutorizadoFuncionario Autorizado: Responsable de celebrar el contrato, modificarlo, prorrogarlo y terminarlo. AdministradorAdministrador: Responsable de gestionar la ejecución del contrato; aprobar los pagos a que haya lugar con ocasión del mismo; aplicar los instrumentos sancionatorios; autorizar o no la sub-contratación; recomendar la modificación, cesión o terminación del contrato; atender a los Grupos de Interés en los aspectos relacionados con el contrato. Gestor TécnicoGestor Técnico: Responsable de supervisar y controlar el cumplimiento de las especificaciones técnicas. Gestor AdministrativoGestor Administrativo: Responsable de supervisar y controlar el cumplimiento de las obligaciones en materia laboral, comercial, HSE, gestión documental, responsabilidad social, etc. INTERVINIENTES EN LA EJECUCION DEL CONTRATO Gestión de Contratos 4

5 Contrato: Acuerdo entre dos partes (integradas por una o por varias personas), generador de obligaciones para una o para las dos. Las obligaciones pueden consistir en dar, hacer o no hacer alguna cosa. Contrato Estatal: Contrato celebrado por una Entidad Estatal (las Sociedades de Economía Mixta con participación pública superior al 50% son Entidades Estatales, según el artículo 2° de la Ley 80 de 1993), para obtener los bienes o servicios requeridos para su funcionamiento y el cumplimiento de sus objetivos (una de las partes es, necesariamente, una Entidad Estatal). Los contratos que celebra ECOPETROL S.A., como Entidad Estatal que es, son Contratos Estatales. El Contrato es ley para las partes; por consiguiente, ninguna de ellas, salvo previo acuerdo con la(s) otra(s), puede modificarlo o abstenerse de cumplir lo pactado. Generalidades EL CONTRATO Gestión de Contratos 5

6 Los contratos de ECOPETROL S.A., se perfeccionan cuando se logra acuerdo sobre el objeto y la contraprestación; significa que basta el consentimiento de las Partes para que el contrato exista (el acuerdo en lo que hace a ECOPETROL S.A. debe emanar del Funcionario Autorizado). No se exige formalidad alguna. En nuestro nuevo régimen el escrito se conserva, no como un requisito para que el contrato exista (de perfeccionamiento), sino por razones de seguridad, probatorias. Perfeccionamiento Perfeccionamiento (inicio vida del contrato) CONTRATO - PERFECCIONAMIENTO Gestión de Contratos 6

7 La ejecución del contrato o cumplimiento de las obligaciones nacidas del mismo está a cargo del CONTRATISTA y no de otras personas. Es él quien le responde a ECOPETROL S.A. y a él es que esta Sociedad puede exigirle el cumplimiento. Para la ejecución del contrato el CONTRATISTA vincula el personal que sea necesario, y tal vinculación se debe hacer mediante contrato de trabajo. No obstante, es posible que se presente una de las siguientes situaciones, las cuales, por ser excepcionales, tienen que ser autorizadas previamente por ECOPETROL: Subcontratación Cesión CONTRATO - EJECUCION Gestión de Contratos 7

8 La subcontratación es una relación comercial que se establece entre dos empresas, una de las cuales, denominada Contratista encarga a la otra, denominada subcontratista, la producción de partes, piezas, componentes o subconjuntos intermedios de acuerdo a las especificaciones técnicas precisas y establecidas de antemano. Lo usual es que la subcontratación de procesos industriales tenga lugar por razones de capacidad de producción, especialización técnica, de escala y de diseño, aunque las mas frecuentes son las dos primeras. (Definición de la Red Colombiana de Centros de Subcontratación). SUBCONTRATACIÓNSUBCONTRATACIÓN Gestión de Contratos 8

9 Para que opere en los contratos celebrados por ECOPETROL S.A. se exige: Autorización expresa y escrita de ECOPETROL S.A. Que se mantengan las condiciones pactadas en el contrato. Que se mantenga el régimen laboral del contrato. Idoneidad del subcontratista. Inexistencia de relación entre ECOPETROL S.A. y el subcontratista. Responsabilidad del Contratista frente a ECOPETROL S.A. SUBCONTRATACIÓNSUBCONTRATACIÓN Gestión de Contratos 9

10 Son dos figuras diferentes. Proveedor: Proveedor: Persona natural o jurídica que durante la ejecución del objeto de un contrato celebrado por ECOPETROL, realiza actividades o suministros a favor del Contratista, que no hacen parte directa del alcance del respectivo contrato ni constituyen entregables directos de este. La relación entre el Contratista y el Proveedor no requiere autorización de ECOPETROL Subcontratista: Subcontratista: Persona natural o jurídica que durante la ejecución del objeto de un contrato celebrado por ECOPETROL, realiza actividades o suministros que hacen parte directa del alcance de aquel a favor del Contratista, en virtud de un subcontrato previamente aprobado por ECOPETROL. SUBCONTRATACIÓNSUBCONTRATACIÓN Subcontratista y Proveedor del Contratista Subcontratista y Proveedor del Contratista Gestión de Contratos 10

11 El Contratista, sin perjuicio de la autonomía técnica y administrativa y bajo criterios de competitividad, calidad, precio y disponibilidad, procurará celebrar la subcontratación que le sea aprobada por ECOPETROL, con proveedores del área de influencia. Aprobada la subcontratación, el Gestor Administrativo exigirá al Contratista un documento donde quede registrado el subcontrato (contrato, orden de compra, orden de servicio u otro documento que consigne el acuerdo) celebrado entre el Contratista y el subcontratista. Se llevará un control mensual de la ejecución del subcontrato, con soportes de pago de facturas parciales, finales y paz y salvo. El Contratista deberá expedir a sus subcontratistas los certificados de experiencia contractual. 11 SUBCONTRATACIÓNSUBCONTRATACIÓN Procedimiento RSE

12 El valor del contrato que celebra ECOPETROL S.A. con un Contratista, remunera todas las actividades que éste deba realizar para cumplir con aquel. El Contratista de ECOPETROL S.A. tiene autonomía técnica y administrativa, lo cual le permite organizarse según su voluntad, y establecer, de manera independiente, relaciones laborales y comerciales con terceros. En algunos casos la ley establece solidaridad entre el Contratista y ECOPETROL S.A. respecto de los trabajadores de aquel (si las actividades contratadas son del giro ordinario de ECOPETROL S.A.); pero esa solidaridad no existe tratándose de relaciones comerciales del Contratista con terceros. Entre Subcontratista y/o Proveedor del Contratista no existe relación jurídica con ECOPETROL S.A. El obligado directo con el Subcontratista y con el Proveedor, es el Contratista de ECOPETROL S.A., pues es con este que aquellos establecen relaciones comerciales. ECOPETROL S.A. no es garante, ante terceros, por el cumplimiento de las obligaciones adquiridas por sus Contratistas. El servidor público tiene la obligación de asegurar la adecuada administración de los recursos públicos, pues de lo contrario incurre en Responsabilidad Fiscal. ECOPETROL S.A. no tiene competencia para dictaminar sobre la existencia de la relación del Contratista con Subcontratistas y/o Proveedores, ni para pronunciarse sobre el cumplimiento o incumplimiento de la misma. Únicamente podrá efectuar las acciones contractuales que se mencionan mas adelante. 12 SUBCONTRATISTA Y PROVEEDOR Vinculación con ECOPETROL

13 La relación jurídica que se presenta entre un Contratista de ECOPETROL S.A. con un Subcontratista o Proveedor, es una relación comercial independiente. El principio de buena fe aplicable en Colombia, no se contrapone con el deber de diligencia y cuidado del buen hombre de negocios; por consiguiente, el Subcontratista o el Proveedor pueden establecer instrumentos contractuales que le permitan ejercer adecuadamente sus derechos. ECOPETROL S.A. no es Parte de esa relación comercial, y, por ello, de la misma no surgen obligaciones para ECOPETROL S.A. Aceptar lo contrario llevaría a que el Estado pueda resultar obligado por voluntad de los particulares. Corresponde al Subcontratista y/o Proveedor, pactar con el Contratista los términos y condiciones de la relación comercial que con él establecen, y prever los instrumentos que aseguren el cumplimiento de las obligaciones por parte de aquel. 13 RELACION CONTRATISTA CON SUBCONTRATISTA O PROVEEDOR Vinculación Comercial

14 Antes de establecer una relación contractual con un Contratista de ECOPETROL S.A., asegurarse con esta Empresa sobre la existencia del contrato estatal respectivo. Celebrar el contrato por escrito, consignando en él los aspectos más importantes de la relación. Acordar pagos periódicos, parciales. Exigir seguridades para el caso de incumplimiento (garantías expedidas por compañías aseguradoras, o la entrega de títulos valores como cheques, letras de cambio, pagarés; establecer garantías personales como fianzas; acordar endoso de facturas, etc.). Informar por escrito a ECOPETROL S.A., el inicio de su relación comercial con el Contratista con ocasión del contrato Estatal, y cuando se presente algún incumplimiento, para que esta Empresa pueda establecer instrumentos de control y conminar el cumplimiento. Iniciar oportunamente las acciones judiciales que correspondieren contra el Contratista. 14 RELACION CONTRATISTA CON SUBCONTRATISTA O PROVEEDOR Recomendaciones

15 El contrato entre un Contratista de ECOPETROL S.A. y un Subcontratista o Proveedor, debiera contener, como mínimo, lo siguiente: Objeto (aquello que debe hacer el Subcontratista o Proveedor a favor del Contratista) Valor Forma de pago Plazo Obligaciones de las Partes Garantías, seguros Causales de terminación anticipada Clausula penal por incumplimiento 15 RELACION CONTRATISTA CON SUBCONTRATISTA O PROVEEDOR Contenido

16 Si el Contratista incumpliere obligaciones a su cargo con Subcontratistas y/o Proveedores, y estos informaren de manera documentada a ECOPETROL S.A., esta Empresa podrá: Apremiar al Contratista para que cumpla (mediante la aplicación de sanciones). Efectuar descuentos de los saldos a favor del Contratista y proceder con los pagos a favor de Sub contratistas y/o Proveedores si hubiere certeza sobre la deuda, su, monto, vigencia y exigibilidad. Lo anterior a menos que ECOPETROL S.A. hubiere sido notificada de embargos que afecten al Contratista. Terminar el Contrato celebrado con ECOPETROL S.A. Evaluar negativamente el desempeño del Contratista 16 RELACION CONTRATISTA CON SUBCONTRATISTA O PROVEEDOR Intervención de ECOPETROL S.A.

17 1.Del contrato 2.De créditos La cesión implica la transmisión o traspaso de derechos y obligaciones CESIÓNCESIÓN Clases Gestión de Contratos 17

18 Implica la cesión de la posición contractual, con lo cual se le transmiten al tercero-Cesionario los derechos del contratista. El vínculo original no se extingue (no hay novación), pero hay sustitución del co-contratante que cede - Contratista inicial - por otro (del cedente por el cesionario). En principio hay liberación del co-contratante primitivo (cedente – Contratista inicial) en cuanto a la ejecución, a partir de la cesión (ello a menos que el contratante cedido - ECOPETROL, al autorizar o aceptar la cesión haga reserva de no liberar al cedente). Exige la aceptación del contratante cedido (ECOPETROL S.A.). Produce efectos entre cedente y cesionario desde cuando se celebra, pero respecto del contratante cedido - ECOPETROL - o de terceros sólo produce efectos desde la aceptación. CESIÓNCESIÓN Cesión de Contrato (Art. 887 y ss. del Código de Comercio) Gestión de Contratos 18

19 La exigencia de que, tratándose de contratos celebrados por ECOPETROL S.A., esta Empresa tiene que aceptar la cesión para que la misma surta efectos se sustenta en lo siguiente: El Contrato Estatal se celebra intuito personae (por consiguiente, el llamado a ejecutarlo es el Contratista seleccionado por ECOPETROL S.A. previa verificación de sus condiciones de capacidad e idoneidad, y no otra persona). En los modelos y minutas contractuales de ECOPETROL S.A. siempre se prevé esa exigencia. La autorización de la cesión total o parcial del contrato compete al Funcionario Autorizado, previa recomendación del Administrador. La autorización de la cesión del contrato demanda que el cesionario tenga las mismas o mejores condiciones de capacidad e idoneidad del cedente. Aceptada, se deben modificar las garantías del contrato. Cesión de Contrato CESIÓNCESIÓN Gestión de Contratos 19

20 Acto en virtud del cual el acreedor - cedente (Contratista) dispone de su derecho para transmitirlo a un tercero - cesionario. Implica la enajenación de un crédito (a título oneroso o gratuito) por acto entre vivos. Puede ser total o parcial. Las obligaciones emanadas del contrato se mantienen inmodificadas, solo se transfieren los créditos emanados del contrato. Es solemne pues requiere de la firma del acreedor – cedente si el crédito cedido consta en un documento; en caso contrario debe otorgarse un documento escrito en el que se haga constar la cesión. Entre las partes (cedente y cesionario), la cesión se perfecciona por la entrega del título. Frente al deudor - ECOPETROL - y frente a terceros se perfecciona cuando sea notificada (exhibición del título con la anotación del traslado) al deudor, lo cual corresponde hacer al cesionario, a menos que se pacte lo contrario. No se podrá ceder un contrato o crédito, si el Contratista se encuentra embargado Cesión de Créditos Cesión de Créditos (Art y ss. del Código Civil) CESIÓNCESIÓN Gestión de Contratos 20

21 Para uso restringido en Ecopetrol S.A. Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta presentación puede ser reproducida o utilizada en ninguna forma o por ningún medio sin permiso explícito de Ecopetrol S.A.


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