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EL PMI Y EL PMBOOK FACULTAD DE AMBIENTES VIRTUALES Y APRENDIZAJE Preparado por: Diana Del Pilar Correcha Vásquez Agosto 2012 Gestión de Sistemas y Tecnologías.

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1 EL PMI Y EL PMBOOK FACULTAD DE AMBIENTES VIRTUALES Y APRENDIZAJE Preparado por: Diana Del Pilar Correcha Vásquez Agosto 2012 Gestión de Sistemas y Tecnologías de la Información

2 Propósito de la Guía del PMBOK ¿Qué es un proyecto? Características de un proyecto El Marco de Gestión de Proyectos ¿Qué es la Gestión de Proyectos? Áreas de Conocimiento Los Procesos PM ¿Qué es la Gestión de Programas? Las áreas de proyectos de gestión del conocimiento Contenido

3 Finalidad de la Guía del PMBOK La finalidad principal de la Guía del PMBOK ® es identificar el subconjunto de Fundamentos de la Dirección de Proyectos generalmente reconocido como buenas prácticas. La Guía del PMBOK ® también proporciona y promueve un vocabulario común para analizar, escribir y aplicar la dirección de proyectos.

4 Qué es un Proyecto Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Los proyectos se llevan a cabo en todos los niveles de la organización y pueden involucrar a una sola persona o a varios miles. Pueden durar entre unas pocas semanas y varios años. Los proyectos pueden incluir una o varias unidades organizativas, como, por ejemplo, las asociaciones transitorias y los convenios para un proyecto determinado.

5 Es Temporal Productos, Servicios o resultados únicos Elaboración gradual Características de un Proyecto

6 Es Temporal Productos, Servicios o resultados únicos Elaboración gradual Características de un Proyecto

7 El Marco de Gestión de Proyectos Proporciona una estructura básica para la comprensión de la gestión de proyectos. El contexto de la gestión del proyecto, describe el entorno en el que operan los proyectos. Gestión de las actividades del día a día del proyecto es necesario para el éxito, pero no suficiente. Los procesos de gestión de proyectos, describe una visión generalizada de cómo los procesos de gestión de proyectos diversos comúnmente interactúan

8 Es Temporal Productos, Servicios o resultados únicos Elaboración gradual Características de un Proyecto

9 Qué es la Gestión de Proyectos Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto con el fin de satisfacer o superar las necesidades y expectativas de un proyecto. La gestión de proyectos se logra mediante la aplicación e integración de los procesos de gestión de proyectos de iniciación, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre. El director del proyecto es la persona responsable de alcanzar los objetivos del proyecto.

10 Áreas de Conocimiento Describe los conocimientos de gestión de proyectos y la práctica en términos de los procesos que lo componen. Estos procesos se han organizado en nueve áreas de conocimiento.

11 Las Áreas de Conocimiento PM PMI reconoce 9 áreas de conocimiento Gestión de Integración Gestión del Alcance Gestión del Costo Gestión del Tiempo Gestión de la Calidad Gestión de Recursos Humanos Gestión de Comunicaciones Gestión de Riesgos Gestión de Compras

12 Los Procesos PM Proyectos se componen de procesos. Proceso: conjunto de acciones que provoquen un resultado. Procesos de Dirección de Proyectos: Preocupado por describir y organizar el trabajo del proyecto. Los procesos orientados al producto: preocupado por especificar y crear el producto del proyecto.

13 Los Procesos PM Procesos de Dirección de Proyectos Productos orientados a procesos Superponen e interactúan durante todo el proyecto Por ejemplo: El alcance del proyecto no se puede definir en la ausencia de un entendimiento básico de cómo crear el producto.

14 Los Procesos PM IniciacionPlanificacion Ejecucion Supervicion y Control Cierre

15 Qué es la Gestión de Programas Un programa es un conjunto de proyectos gestionados de forma coordinada para obtener beneficios que no están disponibles a partir de su gestión de forma individual. Muchos programas también incluyen elementos de operaciones en curso.

16 LAS ÁREAS DE PROYECTOS DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

17 Gestión de la Integración del Proyecto Incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los distintos procesos y actividades de gestión de proyectos dentro de los Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos.

18 Gestión de Proyectos de Integración. En el contexto de la gestión de proyectos, la integración incluye características de unificación, consolidación, articulación y acciones de integración que son cruciales para la finalización del proyecto, con éxito a los clientes y los demás interesados, y las expectativas de gestión.

19 Gestión de Proyectos de Integración La integración, en el contexto de la dirección de un proyecto, consiste en tomar decisiones sobre dónde concentrar recursos y esfuerzos cada día, anticipando las posibles polémicas de modo que puedan ser tratadas antes de que se conviertan en polémicas críticas y coordinando el trabajo para el bien del proyecto en general. El esfuerzo de integración también implica hacer concesiones entre objetivos y alternativas en competencia.

20 Gestión de la Integración del Proyecto 1. Desarrollar el Acta del Proyecto2. Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar3. Desarrollar el Plan de Gestión de Proyectos4. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto5. Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto6. Control Integrado de Cambios7. Cierre del Proyecto

21 1.Contrato (en su caso) 2.Proyecto de declaración de obra 3.Factores ambientales de la empresa 4.Activos procesos de la organización Desarrollar el Acta del Proyecto 3. Gestión de proyectos Sistema de información 4. Juicio de Expertos 1. Métodos de selección de proyectos 2. Metodología del Proyecto de Gestión 1. Proyecto de la Carta Desarrollar el Acta del Proyecto

22 1.Project Charter 2.Project statement of work 3.Enterprise enviromental factors 4.Organizational process assets 1. Preliminary project scope statement Develop Preliminary Project Scope Statement 2. Project Management Information system 4. Expert Judgement 1. Project Management methodology Develop Preliminary Project Scope Statement

23 1.Alcance del proyecto preliminar 2.Procesos de gestión de proyectos 3.Factores ambientales de la empresa 4.Activos procesos de la organización 1. Proyecto de la Planta de gestión Desarrollar Plan de Gestion de proyectos Gestion de proyectos 2. Gestión de proyectos Sistema de información 4. Juicio de Expertos 1. Metodología del Proyecto de Gestión Desarrollar el Plan de Gestión de Proyectos

24 1.Proyecto de plan de gestión 2.Aprobadas las medidas correctivas 3.Aprobado acción preventiva 4.Solicitudes de cambio aprobadas 5.Reparación de defectos APROBADO 6.Validado defecto reparación 7.Procedimiento de cierre administrativo 1.Entregables 2.Los cambios solicitados 3.Implementaci ón de las solicitudes de cambio 4.implementar 5.acciones correctivas 6.Implementaci ón de acciones preventivas 7.Trabaje información sobre el rendimiento Dirigir y Gestionar la Ejecución del la Ejecución delProyecto 2. Gestión de proyectos Sistema de información 1. Metodología del Proyecto de Gestión Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto

25 1.Proyecto de plan de gestión 2.Plan de trabajo rendimiento 3.Rechazadas las solicitudes de cambio 1.Las acciones correctivas recomendadas 2.Las acciones preventivas recomendadas 3.Previsiones 4.Defecto recomendados reparación 5.Los cambios solicitadoss Supervisión y control Proyecto de trabajo 2. Gestión de proyectos Sistema de información 1. Metodología del Proyecto de Gestión 4. Juicio de expertos 3. Valor ganado $$$$ Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto

26 1.Proyecto de plan de gestión 2.Los cambios solicitados 3.Trabaje información sobre el rendimiento 4.Las acciones preventivas recomendadas 5.Las acciones correctivas recomendadas 6.Defecto recomendados reparación 7.Entregables 1.Solicitudes de cambio aprobadas 2.Cambio rechazó la solicitud 3.Proyecto de plan de gestión (actualizaciones) 4.Proyecto de declaración del alcance (actualizaciones) 5.Aprobadas las medidas correctivas 6.Aprobadas las acciones preventivas 7.Aprobado defecto reparación 8.Validado defecto reparación 9.Entregables Control Integrado de cambios cambios 2. Gestión de proyectos Sistema de información 1. Metodología del Proyecto de Gestión 3. Juicio de expertos Control Integrado de cambios

27 1.Proyecto de plan de gestión 2.control de la documentación 3.Factores ambientales de la empresa 4.Activos procesos de la organización 5.Trabaje información sobre el rendimiento 6.Entregables 1.Procedimiento de cierre administrativo 2.Contrato procedimiento de cierre 3.El producto final, servicio o resultado 4.Activos procesos de la organización (actualizaciones ) Cierre del Proyecto 2. Gestión de proyectos Sistema de información 1. Metodología del Proyecto de Gestión 3. Juicio de Expertos Cierre del Proyecto

28 Proceso de Planificación del Alcance Describir el proceso requerido para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo se requiere el trabajo, para completar el proyecto con éxito, se compone de: 5.1 Planificación del Alcance 5.2 Definición del Alcance 5.3 Crear EDT 5.4 Verificación del Alcance 5.5 Ámbito de control

29 1.Factores ambientales de la empresa 2.Activos del proceso organizacional 3.Proyecto de la Carta 4.Anteproyecto declaración del alcance 5.Proyecto de plan de gestión 1.El alcance del proyecto del plan de manejo Planificacion del Alcance del Alcance 1. Juicio de expertos 2. Plantillas, Formularios, Normas Planificación del Alcance

30 1.Activos del proceso organizacional 2.Proyecto de la Carta 3.Anteproyecto declaración del alcance 4.Proyecto de plan de gestión 5.Solicitudes de cambio aprobadas 1.Proyecto de declaración del alcance 2.Los cambios solicitados 3.El alcance del proyecto del plan de manejo (actualizacio nes) Defincion del Alcance 3. Juicio de Expertos 4. Análisis de los interesados 1. Análisis del producto 2. Alternativas de identificación Definición del Alcance

31 1.Activos del proceso organizacional 2.Proyecto de declaración del alcance 3.El alcance del proyecto del plan de manejo 4.Solicitudes de cambio aprobadas 1.Proyecto de declaración del alcance (actualizaciones) 2.Estructura de división del trabajo 3.Diccionario de la EDT 4.El alcance del proyecto del plan de manejo (actualizaciones) 5.proyecto básico 6.Los cambios solicitados Crear la EDT 1.Trabajar plantillas Breakdown Structure 2. Descomposición Crear la EDT

32 Create WBS WBS is the heart of the project planning effort. Is a technique for breaking down a project into is smallest component elements (Work Packages). Then 80 hour rules Understand the PMI places great value and priority on the WBS. It mat be the most important tool to the project manager.

33 Create WBS The creation of a Work Breakdown Structure. It is created with the help of the team The first level is completed before the project is broken down further. The entire project is included in each of the highest levels. However, eventually some levels will be broken down further then others. Work toward the project deliverables. Work not in the WBS is not part of the project. A WBS can become a template for future projects.

34 1.Proyecto de declaración del alcance 2.Diccionario de la EDT 3.El alcance del proyecto del plan de manejo 4.Entregables 1.Entregables aceptados 2.Los cambios solicitados 3.Las acciones correctivas recomendadas Verificacion del Alcance 1.Inspección Verificación del Alcance

35 1.Project scope statement 2.Work Breakdown Structure 3.WBS Dictionary 4.Project Scope Management plan 5.Performance Reports 6.Approved Change Requests 7.Work performance information 1.Project scope statement (updates) 2.Work Breakdown Structure (updates) 3.WBS Dictionary (updates) 4.Scope Baseline (updates) 5.Requested changes 6.Recommended Corrective Action 7.Organizational Process Assets 8.Project Management Plan (Updates) Scope Control 1.Change Control System 2. Variance Analysis 3. Replanning4. Configuration Management System Scope Control

36 Proyecto de Gestión del Tiempo Con el fin de responder a las preguntas de gestión del tiempo correctamente, es necesario un conocimiento profundo del proceso de programación de un proyecto.

37 Vistas PMI de Gestión del Tiempo proceso de seis pasos Definición de las Actividades Secuencia de las Actividades Estimación de Recursos de las Actividades Duración de las Actividades Estimar Desarrollo del Cronograma control de Horarios

38 Definición de las Actividades Consiste en identificar y documentar el trabajo que se planea realizar. El proceso Definición de las Actividades identificará los productos entregables al nivel más bajo en la estructura de desglose del trabajo (EDT), que se llama el paquete de trabajo. Paquetes de trabajo del proyecto se han previsto (descompuestos) en componentes más pequeños llamados actividades del cronograma para proporcionar una base para estimar, programar, ejecutar y supervisar y controlar el trabajo del proyecto. Implícito en este proceso es la definición y planificación de las actividades shedule de manera que los objetivos de los proyectos se cumplirán.

39 Definición de las Actividades Planificación de Rolling Wave Una forma de planificación de elaboración progresiva para la que la labor llevada a cabo en el corto plazo se planifica en detalle a un nivel más bajo de la estructura de división del trabajo, mientras que el trabajo en un futuro lejano se prevé en un nivel relativamente alto de los trabajos a realizar dentro de uno o dos períodos en el futuro cercano se hace de la obra se está terminando en el actual período.

40 Secuencia de las Actividades Secuencia de las actividades implica identificar y documentar la interactividad lógica entre las actividades programadas.

41 Estimación de Recursos de las Actividades Estimación de los recursos shedule actividad consiste en determinar qué resoruces (personas, equipos, o material) y lo que quanties de cada recurso se utilizará, y cuando cada recurso será availabel para realizar actividades.

42 Estimación de Recursos de las Actividades Análisis de Alternativas Muchas de las actividades de programación tienen métodos alternativos de realización. Estos incluyen el uso de los distintos niveles de capacidad o habilidades resorce, tamaño o tipo de máquinas, herramientas diferentes (manual versus automatizado), y las decisiones de hacer o comprar relativas al recurso. Requisitos de Recursos de las Actividades Es una identificación y descripción de los tipos y cantidades de recursos para cada actividad del cronograma en un paquete de trabajo.

43 Estimar duración de las actividades El proceso de estimación del número de periodos de trabajo que serán necesarios para completar las actividades individuales de horario. El proceso de estimación de duración de las actividades del cronograma utiliza información sobre el alcance del programa de actividades de trabajo, necesarios Resorce tipos, cantidades estimadas de recursos, un calendario de recursos con la disponibilidad de recursos.

44 Desarrollo del Cronograma El Proceso de estimación del numero de periodos de Trabajo Que Seran necesarios párr completar las Actividades Individuales de Horario. El Proceso de estimación de Duracion de las Actividades del cronograma utiliza Información Sobre el Alcance del Programa de Actividades de Trabajo, necesarios Resorce Tipos, cantidades estimadas de Recursos, sin calendario de Recursos con la disponibilidad de Recursos.

45 Desarrollo del Cronograma Análisis de escenario El resultado del análisis de escenarios que si se puede utilizar para los activos de la viabilidad del cronograma del proyecto bajo condiciones adversas, y en la preparación de planes de contingencia y respuesta para superar o mitigar el impacto de situaciones inesperadas. Método de Cadena Crítica Cadena Crítica es otra técnica de análisis de la red del cronograma que modifica el cronograma del proyecto para dar cuenta de los recursos limitados. El método de cadena crítica agrega amortiguadores de duración que no son actividades del cronograma de trabajo para mantener el enfoque en las duraciones del tha actividades planificadas.

46 Control de Horarios El proceso de control de cambios en el cronograma del proyecto. Lista de control se refiere a: Determinación del estado actual de la programación del proyecto. Influencia de los factores que crean cambios shedule. Determinando que el cronograma del proyecto ha cambiado. Gestión del tha cambios reales a medida que ocurren.

47 Gestión del Tiempo - Definiciones de importación Método del Camino Crítico (CPM) Una técnica de análisis matemático para la estimación de duración de la tarea. Se calcula un principio único, determinista temprana y tardía y fecha de finalización de cada actividad basada en la lógica específica, la red secuencial y una duración estimada único (buscados para). El enfoque de la CPM es el cálculo de flotador con el fin de determinar las actividades que tienen la flexibilidad de programación por lo menos. El énfasis en el control de costes y dejando el horario flexible.

48 Gestión del Tiempo - Definiciones de importación Programa de Evaluación y Revisión Técnica (PERT ) Una técnica de análisis matemático para la estimación de duración de la tarea. Se utiliza la lógica de red secuencial y una estimación de la duración promedio ponderado para calcular la duración del proyecto. Aunque hay diferencias superficiales, PERT se diferencia de CPM principalmente en que se utiliza la distribución de (valor esperado) media en lugar de la estimación más probable usado originalmente en CPM.

49 Gestión del Tiempo - Definiciones de importación Programa de Evaluación y Revisión Técnica (PERT) PERT como estimaciones son de uso frecuente en los cálculos de CPM. (P + 4m + O ) /6 El énfasis en el cumplimiento de horarios con flexibilidad en el precio.

50 Gestión del Tiempo - Definiciones de importación Precedencia Método Diagrama (PDM) Una herramienta para la secuenciación de actividad. Este es un método de construcción de un diagrama de red del proyecto usando nodos para representar las actividades y conectándolos con flechas que muestran las dependencias. En PDM, final a comienzo es la relación más utilizado lógico.

51 Proyecto de Gestión de Costos

52 Proyecto de Gestión de Costos Usted no tiene que ser un contador para entender los conceptos de costes de gestión de proyectos. Para puntuar bien es necesario un conocimiento profundo de: Los valores conseguidos Estimación de costos Presupuestación de capital Usted tendrá que resolver varias fórmulas básicas. Usted tendrá que entender el análisis de varianza.

53 PMI vistas administración de costos como el proceso de tres pasos 1. Estimación de Costos 2. Presupuesto de Costes 3. Control Costos

54 Proyecto de Gestión de Costos Estimación de Costos: desarrollar una aproximación de los costos de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto. Presupuesto de Costes: sumar los costes estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea de base de costos. Control de costos: influir en los factores que crean variaciones de costos y cambios de control en el presupuesto del proyecto.

55 Herramientas y técnicas de estimación de costos 4 herramientas básicas y técnicas para la estimación de costos: Análogo o de arriba hacia abajo: utilizar el costo real de un proyecto anterior, similar a la base de la nueva estimación. Bottom-up: estimar los elementos de trabajo individuales y las suman para obtener una estimación total. Parametric: utilizar las características del proyecto en un modelo matemático para estimar los costos. Herramientas computarizadas: las hojas de cálculo de uso, software de gestión de proyectos, u otros programas para ayudar a estimar los costos.

56 Control Costos El control de costos del proyecto incluye Monitoreo del desempeño de costos Garantizar que sólo los cambios en el proyecto apropiados se incluyen en una base de costos revisado. Informar a los interesados en el proyecto de cambios autorizados en el proyecto que afectará los costos. Análisis del valor ganado es una herramienta importante para el control de costos.

57 Análisis de Valor(EVA) EVA es una técnica de medición de los resultados del proyecto que integra datos alcance, tiempo y costo. Dada una línea de base (plan original más los cambios aprobados), se puede determinar qué tan bien el proyecto está cumpliendo con sus objetivos. Debe introducir información real periódicamente para utilizar EVA.

58 Análisis de Valor Ganado Términos Valor Planificado (PV), también llamado el presupuesto, es el costo o el trabajo que se ha presupuestado para una actividad de un cierto período de tiempo. Costo real (AC), es el costo de la obra hasta la fecha, incluyendo los costos directos y directos. El valor ganado (EV), es el valor de los trabajos realizados hasta la fecha.

59 Valor Ganado CuestiónResponderSiglas ¿Cuánto trabajo se debe hacer?Valor planificadoPV ¿Cuánto trabajo se realizaValor GanadoEV ¿Cuánto de "se hace" costo trabajo?Costo ActualAC ¿Cuál fue el total de empleo supone que cuesta?Presupuesto hasta la conclusiónBAC ¿Qué es lo que ahora esperan que del empleo total a costar?Estimación en la terminaciónEAC

60 Cálculo de la EAC Estimación de ejecución: 1. EAC = BAC / CPI (Se utiliza si no hay variaciones de la tasa de alcoholemia se han producido o va a continuar en la misma proporción del gasto). 2. EAC = AC + ETC (Real más una nueva estimación para el trabajo restante. Se utiliza cuando estimación inicial era errónea fundamentalmente). 3. EAC = AC + BAC - EV (Real hasta la fecha más el presupuesto restante. Se utiliza cuando las variaciones actuales se consideran atípicas del futuro).

61 Herramientas informa sobre el progreso El 50 a 50 regla (agresivo) Al iniciar una tarea, cambiar el 50% total de su PV a su cuenta. Cuando el balance de carga tarea finalmente completo. Esto supone que todas las tareas son más o menos del mismo tamaño. El 20 a 80 regla (conservador) El 0 a 100 dominio (muy conservador)


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