Agenda de Modernización e Innovación del Gobernador

Presentación del tema: "Agenda de Modernización e Innovación del Gobernador"— Transcripción de la presentación:

1 Agenda de Modernización e Innovación del Gobernador
Calidad en los Servicios y Atención Ciudadana amigo Agenda de Modernización e Innovación del Gobernador Fase I: Oficinas de Calidad Guía 5`s 27 de Febrero del 2009 Comisión Interinstitucional de Calidad Gubernamental

2 Objetivo General del curso
Guía de 5´s Objetivo General del curso “Formar servidores públicos con conocimientos, habilidades y actitudes para implantar el Programa Oficinas de Calidad en las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo.”

3 ¿Qué es Oficinas de Calidad?
Guía de 5´s ¿Qué es Oficinas de Calidad? Es un programa que esta diseñado estratégicamente para impulsar una cultura de calidad en el servicio y establecer una mejora continua en todas las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo del Estado, esta fundamentado en la metodología Japonesa denominada 5´s que integra cinco conceptos fundamentales en torno a los cuales, los servidores públicos y el mismo Gobierno pueden lograr las condiciones adecuadas para ofrecer servicios de calidad a la ciudadanía.

4 Guía de 5´s Objetivo General Coadyuvar en el desarrollo de espacios seguros, confortables y productivos, así como lograr que las personas tengan una mayor disposición para otorgar servicios de alta calidad a la ciudadanía.

5 Objetivos Específicos
Guía de 5´s Objetivos Específicos Mejorar las condiciones del entorno de trabajo de las dependencias y organismos del Ejecutivo Estatal. Mejorar la imagen de las áreas de trabajo de las dependencias y organismos del Ejecutivo Estatal. Crear y desarrollar una cultura de calidad en el personal de las dependencias y organismos del Ejecutivo Estatal. Preparar a las áreas de trabajo de las dependencias y organismos del Ejecutivo Estatal, para iniciar un proceso de Certificación de Calidad.

6 Beneficios del Programa Oficinas de Calidad
Guía de 5´s Beneficios del Programa Oficinas de Calidad Para el ciudadano Una mejor atención. Menor tiempo en el trámite del servicio solicitado. Percibe la mejora en el servicio solicitado. Satisfacción del servicio y atención recibida.

7 Beneficios del Programa Oficinas de Calidad
Guía de 5S´s Beneficios del Programa Oficinas de Calidad Para la Institución Mejora la imagen de las oficinas. Reducción de costos de operación por desperdicios. Reduce tiempos y costos por retraso en entrega de servicios. Disminuye el número de accidentes.

8 Beneficios del Programa Oficinas de Calidad
Guía de 5S´s Beneficios del Programa Oficinas de Calidad Para el servidor público Reducción de accidentes. Incrementa la eficiencia. Desarrollar el auto control. Mejorar la disposición ante el trabajo.

9 Comisión interinstitucional de calidad
Guía de 5S´s Comisión interinstitucional de calidad Comisión Permanente Oficina de Modernización e Innovación Gubernamental Norma, organiza y coordina Secretaria de Administración Implementa Gobernador Constitucional del Estado Secretaria de Contraloría Vigila Secretaria de Finanzas Vincula Secretaria de Planeación y Desarrollo Regional Vincula

10 Dependencias CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Guía de 5´s Dependencias Capacitación “Formación de Consultores” Levantamiento de la información. Integración de Equipos de trabajo. Capacitación a Equipos de trabajo. Elaboración del Manual Específico de implantación Capacitación a servidores públicos. Metodología de 5´s Auditoría

11 Entidades CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Guía de 5´s Entidades Capacitación “Formación de Consultores” Levantamiento de la información. Integración de Equipos de trabajo. Capacitación a Equipos de trabajo. Elaboración del Manual Específico de implantación Capacitación a servidores públicos. Metodología de 5´s Auditoría

12 Seiketsu Estandarización Shitsuke Disciplina
Guía de 5´s ¿QUÉ SON LAS 5´s? Es un sistema para mantener organizada, limpia, segura y sobre todo productiva, el área de trabajo. El nombre de las 5´s tiene su origen en cinco palabras japonesas que empiezan con la letras. Seiri Selección Seiton Organizar Seiso Limpiar Seiketsu Estandarización Shitsuke Disciplina

13 Guía de 5´s Croquis de ubicación. Para llevar a cabo la implantación de la metodología de las 5´s, el titular administrativo de cada Dirección General, debe elaborar siguiendo las especificaciones de tipografía incluidas en el manual de estandarización para las 5s`s un croquis de todas las áreas físicas que integran esta, definiendo a un responsable de cada área física. La finalidad de hacer esta actividad, es facilitar la implantación y evaluación de la metodología de las 5´s, y establecer responsabilidades.

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15 Guía de 5´s Selección. El propósito de la selección es retirar de los lugares de trabajo todos los elementos que no son necesarios para las actividades cotidianas. Los elementos necesarios se deben mantener cerca de la acción, mientras que los innecesarios se deben retirar del sitio o eliminar.

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17 Ejecución de las fases de selección.-
Guía de 5S´s Ejecución de las fases de selección.- I.- Para la información (documentos). Se debe consultar y observar lo establecido en la Ley de Archivos del Estado de Hidalgo que define la organización, conservación y custodia de los documentos públicos gubernamentales. Importante: Localizar al Enlace Normativo de Archivos.

18 Fase 1 Identificar y seleccionar objetos.
Guía de 5S´s II.- Para los objetos. Fase 1 Identificar y seleccionar objetos. En cada área de trabajo, se debe de seleccionar los objetos que pertenecen a ésta, de acuerdo a los siguientes criterios: Mobiliario, Papelería, Objetos personales, Equipo de cómputo, Herramientas de oficina, Personificador, Insumos informáticos; y Herramientas industriales. Lo anterior debe sujetarse a los lineamientos establecidos en la Guía de imagen Institucional.

19 Fase 2 Identificar objetos innecesarios.
Guía de 5S´s Fase 2 Identificar objetos innecesarios. Una vez realizada la primera fase en el área de trabajo, se debe proseguir a la identificación de objetos innecesarios, es decir, aquellos que no son necesarios para ejecutar las actividades del servidor público; y llenar el Anexo B. Fase 3 Definir el destino de los objetos innecesarios. En esta fase, el servidor público debe decidir cuál es el destino que se le da a los objetos que no son necesarios; así mismo, debe registrar en el campo “Destino” del Anexo B.

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21 Fase 4 Selección de objetos necesarios.
Guía de 5S´s Fase 4 Selección de objetos necesarios. Por último el servidor público, debe de clasificar los objetos que son necesarios de acuerdo a los criterios establecidos en la fase 1 de este punto. Verificación.- Una vez ejecutadas las fases de la selección, el Equipo de Mejora Continua, debe verificar que se haya cumplido con lo establecido. De no ser así, debe levantar un acta y notificar a la Unidad Administrativa, con la finalidad de tomar las acciones necesarias para su implantación. Elaborar el informe final.- Por último el Titular Administrativo de la Dependencia o Entidad, elaborara el informe final apoyado de los equipos de trabajo con el propósito de tener un esquema general de la implantación de la selección en el área de trabajo y registrar dicho informe en el Sistema Electrónico de Evaluación.

22 Beneficios de la Selección:
Guía de 5S´s Beneficios de la Selección: Nos ayuda a encontrar fácilmente documentos u objetos de trabajo, economizando tiempos y movimientos. Facilita regresar a su lugar los objetos o documentos que hemos utilizado. Ayuda a identificar cuando falta algo. Da una mejor apariencia. Una vez realizada la selección siguiendo estos pasos, sé esta en condiciones de empezar a crear procesos, estándares o normas para mantener la clasificación, orden y limpieza.

23 Guía de 5´s Organizar Permite ordenar los elementos que hemos seleccionado como necesarios de modo que se puedan encontrar con facilidad. Una vez que hemos eliminado los elementos innecesarios, se define el lugar donde se deben ubicar aquellos que necesitamos con frecuencia, identificándolos para eliminar el tiempo de búsqueda y facilitar su retorno al sitio una vez utilizados.

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25 Ejecución de las fases de organización.-
Guía de 5´s Ejecución de las fases de organización.- I.- Para la información (documentos). Se debe consultar el documento “Lineamientos Generales para la organización, conservación y custodia de los Archivos Públicos del Gobierno del Estado de Hidalgo”. Importante: Localizar al Enlace Normativo de Archivos.

26 Fase 1 Definir la frecuencia de uso de los objetos
Guía de 5´s II.- Para los objetos Fase 1 Definir la frecuencia de uso de los objetos Durante esta fase, el servidor público debe determinar con que frecuencia se utilizan los objetos de acuerdo a los siguientes criterios:

27 Guía de 5´s Fase 2 Identificar y asignar un lugar para los objetos de acuerdo a la frecuencia de uso Una vez definida la frecuencia de uso de los objetos, el servidor público debe asignar el lugar para su ubicación física, de manera que permita la fácil y rápida localización.

28 Fase 3 Colocar objetos de acuerdo a los criterios determinados
Guía de 5´s Fase 3 Colocar objetos de acuerdo a los criterios determinados El servidor público debe acomodar las cosas en los lugares determinados para su ubicación de tal forma que se facilite el colocar etiquetas visibles que permitan la localización de los objetos de manera rápida y sencilla.

29 Fase 4 Mantener el control de los objetos.
Guía de 5´s Fase 4 Mantener el control de los objetos. Es muy importante que se establezcan métodos que permitan ubicar los elementos de manera sencilla y rápida, pero esto no serviría de algo si no se implementan controles para devolverlos nuevamente al sitio correspondiente.

30 Guía de 5´s Verificación.- Una vez ejecutadas las fases de la organización, el Equipo de Mejora Continua, debe verificar que se haya cumplido con lo establecido. De no ser así, debe levantar un acta y notificar a la Unidad Administrativa, con la finalidad de tomar las acciones necesarias para su implantación. Una forma de verificar esta actividad, es a través de las evaluaciones mensuales que realiza los equipos de inspectores. Elaborar el informe final.- Por último el Titular Administrativo de la Dependencia o Entidad, elaborara el informe final apoyado de los equipos de trabajo con el propósito de tener un esquema general de la implantación de la organización en el área de trabajo y registrar dicho informe en el Sistema Electrónico de Evaluación.

31 Beneficios de la Organización:
Guía de 5´s Beneficios de la Organización: Aumenta la vida útil del equipo e instalaciones. Disminuye la probabilidad de contraer enfermedades. Disminuye los accidentes. Mejor aspecto. Organizar es una estrategia que agudiza el sentido de orden a través de la marcación y utilización de ayudas visuales. Estas ayudas sirven para estandarizar acciones y evitar despilfarros de tiempo, dinero, materiales y lo más importante, eliminar riesgos potenciales de accidentes del personal.

32 Guía de 5´s Limpiar La limpieza implica no únicamente mantener los equipos dentro de una estética agradable permanentemente. Exige que realicemos un trabajo creativo de identificación de las fuentes de suciedad y contaminación para tomar acciones de raíz para su eliminación, de lo contrario, sería imposible mantener limpio y en buen estado el área de trabajo. Se trata de evitar que la suciedad y el polvo se acumulen en el lugar de trabajo.

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34 Ejecución de las fases de limpieza.-
Guía de 5´s Ejecución de las fases de limpieza.- Fase 1 Identificar los materiales necesarios y adecuados para la limpieza del área de trabajo En esta fase, el Equipo de Mejora Continua y servidores públicos, deben determinar los materiales necesarios para llevar a cabo la limpieza del área de trabajo, así como la ubicación física para los mismos. Fase 2 Elaborar programa anual de limpieza El Equipo de Mejora Continua debe elaborar un programa en formato abierto en el cual se indique la frecuencia y tiempo medio establecido para esta labor de limpieza en el área de trabajo.

35 Fase 3 Designar responsables de cada acción
Guía de 5´s Fase 3 Designar responsables de cada acción Es necesario que el Director General divida y asigne las responsabilidades de las labores de limpieza a cada persona. Como evento motivacional ayuda a comprometer a la dirección y operarios en el proceso de implantación seguro de las 5´s. Fase 4 Establecer métodos de prevención que eviten que se ensucie el área El Equipo de Mejora Continua y servidores públicos deben implementar métodos de limpieza que ayuden a obtener un estándar de la forma como deben estar los equipos permanentemente. Las acciones de limpieza deben ayudarnos a mantener el estándar alcanzado el día de la jornada inicial.

36 Guía de 5´s Verificación.- Una vez ejecutadas las fases de la limpieza, el Equipo de Mejora Continua, debe verificar que se haya cumplido con lo establecido. De no ser así, debe levantar un acta y notificar a la Unidad Administrativa, con la finalidad de tomar las acciones necesarias para su implantación. Elaborar el informe final.- Por último el Titular Administrativo de la Dependencia o Entidad, elaborara el informe final apoyado de los equipos de trabajo con el propósito de tener un esquema general de la implantación de la limpieza en el área de trabajo y registrar dicho informe en el Sistema Electrónico de Evaluación.

37 Beneficios de la Limpieza:
Guía de 5´s Beneficios de la Limpieza: Aumenta la vida útil del equipo e instalaciones. Disminuye la probabilidad de contraer enfermedades. Disminuye accidentes. Mejora el aspecto. Ayuda a evitar mayores daños a la ecología. La limpieza debe implementarse siguiendo una serie de pasos que ayuden a crear el hábito de mantener el sitio de trabajo en correctas condiciones. El proceso de implementarse se debe apoyar en un fuerte programa de entrenamiento y suministro de los elementos necesarios para su realización, como también del tiempo requerido para su ejecución.

38 Guía de 5´s Estandarizar Es lograr que las prácticas y las actividades se ejecuten consistente y regularmente para asegurar que la selección, organización y limpieza, sean mantenidas en las áreas de trabajo.

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40 Fase 1 Formar un grupo de inspectores
Guía de 5´s Fase 1 Formar un grupo de inspectores El Titular de la unidad administrativa de la Dependencia o Entidad, debe asegurar que se integren los equipos de Inspectores de Calidad que se van a encargar de vigilar que se lleve a cabo la selección, organización y limpieza en las áreas de trabajo. Fase 2 Realizar un programa anual de revisiones El titular de la Unidad Administrativa debe contener las fechas en las cuales se van a llevar a cabo la inspección del área, las cuales se realizan de manera mensual.

41 Fase 4 Solicitar evidencia de la ejecución de dicho plan.
Guía de 5´s Fase 3 Revisar los programas de actividades declaradas en las etapas de: Selección, Organización y Limpieza Una vez establecido el Programa Anual de Revisiones, el equipo de inspectores de calidad procede a llevar a cabo estás, de acuerdo a cada una de las etapas previas que se tienen en el programa de las actividades que se requieren para realizar la selección, organización y limpieza. Fase 4 Solicitar evidencia de la ejecución de dicho plan. El cronograma de las actividades esta acompañado con un formato que nos permite corroborar que las actividades se están desempeñando.

42 Fase 5 Llenado formato “Evaluación de las 5S´s”
Guía de 5´s Fase 5 Llenado formato “Evaluación de las 5S´s” El equipo de Inspectores de Calidad llena este formato en la evaluación mensual de cada una de las 3 ’s (Selección, Orden y Limpieza) por área. Anexo 3. Fase 6 Analizar los resultados Hay que utilizar los resultados de las revisiones para evaluar cuantitativamente el nivel de implantación de las 5 ’s y el grado de cumplimiento alcanzado en el elemento específico que se esta evaluando.

43 Fase 7 Proporcionar medidas preventivas
Guía de 5´s Fase 7 Proporcionar medidas preventivas La mejor manera de mantener los resultados obtenidos, es tomando medidas preventivas en cada una de las primeras tres “`s”. Para ello, el titular de la unidad administrativa debe tomar las medidas preventivas que a su juicio creas necesarias, mismas que deben ser difundidas a todo el personal del área de trabajo para su correcta aplicación.

44 Guía de 5´s Verificación.- Una vez ejecutadas las fases de la estandarización, el Equipo de Mejora Continua, debe verificar que se haya cumplido con lo establecido. De no ser así, debe levantar un acta y notificar a la Unidad Administrativa, con la finalidad de tomar las acciones necesarias para su implantación. Elaborar el informe final.- Por último el Titular Administrativo de la Dependencia o Entidad, elaborara el informe final apoyado de los equipos de trabajo con el propósito de tener un esquema general de la implantación del proceso de estandarización en el área de trabajo y registrar dicho informe en el Sistema Electrónico de Evaluación.

45 Se guarda el conocimiento producido durante años
Guía de 5´s Beneficios Se guarda el conocimiento producido durante años Se mejora el bienestar del personal al crear un hábito de conservar impecable el sitio de trabajo en forma permanente Los operarios aprenden a conocer con profundidad el equipo y elementos de trabajo Se evitan errores de limpieza que puedan conducir a accidentes o riesgos laborales innecesarios.

46 Guía de 5´s Disciplina Es hacer un hábito de las actividades de las 5 ’s manteniendo correctamente los procesos a través del compromiso de todos.

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48 Para ello, los responsables deben:
Guía de 5´s Fase 1. Difusión El Titular Administrativo y las Unidades Administrativas de la Dependencia o Entidad con apoyo de los equipos de Mejora Continua, son responsables de fomentar la práctica de la metodología de las 5´s y del Programa Oficinas de Calidad, de acuerdo a lo establecido en el Manual de Operación de dicho programa. Para ello, los responsables deben: Fomentar el conocimiento en las 5 `s; por medio de cursos de capacitación Realizar propaganda del programa por medio de folletos, pláticas, anuncios en Internet u otros medios que se designen.

49 Crear programas de motivación.
Guía de 5´s Fase 2. Involucramiento Así también, el titular de la unidad administrativa de la Dependencia o Entidad con apoyo de los equipos de Mejora Continua, deben: Crear programas de motivación. Participación de todo el personal que integra el área. Verificación.- Una vez ejecutadas las fases de la disciplina, el Equipo de Mejora Continua, debe verificar que se haya cumplido con lo establecido. De no ser así, debe levantar un acta y notificar a la Unidad Administrativa, con la finalidad de tomar las acciones necesarias para su implantación.

50 Se evitan reprimendas y sanciones, Mejora nuestra eficacia,
Guía de 5´s Elaborar el informe final.- Por último el Titular Administrativo de la Dependencia o Entidad, elaborara el informe final apoyado de los equipos de trabajo con el propósito de tener un esquema general de la implantación del proceso de limpieza en el área de trabajo y registrar dicho informe en el Sistema Electrónico de Evaluación. Beneficios Se evitan reprimendas y sanciones, Mejora nuestra eficacia, El personal es más apreciado por los jefes y compañeros, y Mejora nuestra imagen.

51 Guía de 5´s

52 Guía de 5´s

53 Guía de 5´s

54 OBSERVACIONES GENERALES. OFICINAS EN GENERAL
Guía de 5´s OBSERVACIONES GENERALES. OFICINAS EN GENERAL Las personas que laboren en las oficinas, son responsables de mantener el aseo, la limpieza y el orden de ésta. El Servidor Público al inicio de la jornada debe realizar una limpieza y ordenamiento de las superficies de la oficina, esto es, escritorios, cajones, y en general todo aquello que se encuentre a la vista. Al finalizar la jornada ordenar todo lo utilizado durante el día de tal forma de dejar despejada la oficina. Elementos tales como tazas, cucharas, paños, y todos aquellos artículos que no pertenecen a la oficina deben ser lavados una vez que se utilicen y almacenados en el lugar destinado para esto.

55 ¡Gracias por ser parte de este gran esfuerzo!
Guía de 5´s Conclusiones. La metodología de las 5´s, es una herramienta que se considera como una filosofía y una de forma de vida en el trabajo, es sólo un elemento del Programa Oficinas de Calidad que se implementa en marco de la Agenda de Modernización e Innovación del Gobernador (AMIGO) y que contribuye al cumplimiento de los objetivos planteados en el eje estratégico de GOBIERNO CON SERVICIOS DE CALIDAD. En la actualidad practicar las 5S´s se ha vuelto algo casi indispensable para cualquier oficina gubernamental, así entonces se puede dar inicio a la implantación de Sistemas de Gestión de la Calidad. Estos 5 elementos representan un punto de partida para cualquier organización que busca ser reconocida como un prestador de servicios responsable y apto, con un estatus de clase mundial. ¡Gracias por ser parte de este gran esfuerzo!

56 Agenda de Modernización e Innovación del Gobernador
amigo Agenda de Modernización e Innovación del Gobernador OFICINA DE MODERNIZACIÓN E INNOVACIÓN GUBERNAMENTAL Lic. Víctor Manuel Santillán Meneses Titular Lic. Leyza Aída Fernández Vega Directora de Innovación y Calidad Gubernamental Ext.6195 SECRETARIA DE ADMINISTRACIÓN: Lic. José Alberto Narváez Gómez Secretario Ing. José Juan Domínguez Tapia Director General de Patrimonio Inmobiliario y Archivo Lic. Carlos Aguilar Martínez Líder de Calidad Ext.4530 SECRETARIA DE CONTRALORIA Lic. Fernando Moctezuma Pereda. Secretario Lic. Yahara González Hernández Vinculación Institucional Ext.4155 Comisión Interinstitucional de Calidad Gubernamental