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Ministerio de Educación Nacional República de Colombia NUEVO ESQUEMA DE SEGUIMIENTO.

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1 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia NUEVO ESQUEMA DE SEGUIMIENTO

2 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia OBJETIVO GENERAL Mejorar el seguimiento y análisis de la utilización de recursos del sector educativo en las entidades territoriales, con énfasis en el SGP, orientando su correcta aplicación de acuerdo con los lineamientos establecidos y las políticas de eficiencia en el gasto. Así mismo, apoyar el mejoramiento de la gestión financiera de las entidades.

3 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia COMPETENCIAS Y OBLIGACIONES FRENTE AL SEGUIMIENTO DE LOS RECURSOS (LEY 715 de 2001) Art. 5. Competencias de la Nación: Evaluar gestión financiera, técnica y administrativa del sector y realizar acciones de mejoramiento Art. 6, 7 Competencias de Departamentos, Distritos y Municipios Certificados: Administrar el Sistema de Información, y suministrar a la Nación la información con calidad y oportunidad Art.8. Competencias de los municipios no certificados suministrar la información al departamento y a la Nación con calidad y la oportunidad. Art.93. Sistema de Información las entidades territoriales están obligadas a enviar la información solicitada por las entidades del nivel nacional, en los términos solicitados.

4 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia ESTRATEGIAS DE SEGUIMIENTO Reportes de Presupuesto y Ejecución financiera por E.T Certificada para análisis y retroalimentación. Auditorías que se realizarán anualmente por parte del MEN para verificar la información.

5 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia ANALISIS Y GENERACIÓN DE REPORTESANALISIS Y GENERACIÓN DE REPORTES Uso de recursos, cumplimiento de normatividad y definición de asistencia técnica requeridaUso de recursos, cumplimiento de normatividad y definición de asistencia técnica requerida ANALISIS Y GENERACIÓN DE REPORTESANALISIS Y GENERACIÓN DE REPORTES Uso de recursos, cumplimiento de normatividad y definición de asistencia técnica requeridaUso de recursos, cumplimiento de normatividad y definición de asistencia técnica requerida ANALISIS Y GENERACIÓN DE REPORTESANALISIS Y GENERACIÓN DE REPORTES Uso de recursos, cumplimiento de normatividad y definición de asistencia técnica requeridaUso de recursos, cumplimiento de normatividad y definición de asistencia técnica requerida ESQUEMA DE SEGUIMIENTO FINANCIERO ANALISIS Y GENERACIÓN DE REPORTESANALISIS Y GENERACIÓN DE REPORTES Uso de recursos, cumplimiento de normatividad y definición de asistencia técnica requeridaUso de recursos, cumplimiento de normatividad y definición de asistencia técnica requerida BASE DE DATOS MEN Consolidación y validación de información ANALISIS Y GENERACIÓN DE REPORTES E INDICADORES DE GESTION Uso de recursos, gestión financiera, cumplimiento de normatividad y definición de asistencia técnica INF. PRESUPUESTAL INGRESOS POR FUENTE Presupuesto inicial y final GASTOS POR FUENTE (SGP y resto) Presupuesto inicial y final de funcionamiento por rubro y de inversión por proyecto Ejecución de funcionamiento e inversión por rubro y proyecto Ejecución regionalizada de proyectos de inversión Componentes de gasto presupuesto final, ejecución y meta física INF. DE TESORERIA Rendimientos financieros obtenidos con recursos del SGP, pagos relacionados con gastos de personal y saldo en Bancos INF. CONTABLE PUC - Cuenta "0" a 5 dígitos (únicamente las cuentas asociadas a presupuesto de la Secretaría de Educación) DETALLADO DE NOMINA Nómina Mensual Persona a Persona por cada devengo Aportes patronales y parafiscales Primas y Bonificaciones Extralegales Ascensos en el escalafón RESL. 166 Docente a Docente y Personal Administrativo (ANEXO 3A) CALIDAD Detallado trimestral por municipio y concepto ALIMENTACIÓN Detallado trimestral por municipio E.T. CERTIFICADAS NO CERTIFICADAS

6 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia RES 166 SINEB RETROALIMENTA CORRIGE REPORTA VALIDA CONSOLIDA ANALIZA ENTIDADES CERTIFICADAS Secretaria de Educacion Secretaria de Hacienda. FLUJO PROPUESTO DE INFORMACIÓN (*) Reportes a: Áreas del MEN Entidades Territoriales Entes de Control Comunidad MINISTERIO DE EDUCACION REPORTA (*) VERIFICA VALIDA ANALIZA INTEGRA MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS Calidad y alimentación

7 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia ANEXO 1.- INFORMACION SOBRE LA NOMINA REAL LIQUIDADA

8 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia DETALLADO DE NÓMINA: permitirá realizar un seguimiento detallado a gastos de personal, teniendo en cuenta que concentra más del 80% de los recursos de prestación del servicios - SGP. La información solicitada esta compuesta por: La nómina mensual apoya los análisis de costos realizados por la Oficina de Planeación del MEN para efectos de calcular el complemento de planta y para realizar los análisis y la verificación de uso de recursos mediante los datos detallados de costos mensuales por tipo de devengo, fuente, tipo de vinculación, cargo, etc.. Como también los aportes patronales y parafiscales por municipio. Primas y Bonificaciones Extralegales Reconocidas a 30 de Noviembre de 2000 para seguimiento y control mediante la descripción de todas las primas o bonificaciones existentes y reconocidas por la Ley a 30 de noviembre de 2000, con el detalle de las normas que las justifican y la relación de los docentes y directivos docentes que las reciben. Ascensos en el Escalafón: costo por cada docente o directivo docente con ascenso en el escalafón, incluyendo porcentaje de sobresueldos y efecto fiscal. INFORMACIÓN NOMINA

9 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Nómina Detallada INFORMACIÓN NOMINA

10 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Relación de Personas que Reciben Primas y Bonificaciones Extralegales

11 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Agregado de Primas y Bonificaciones Extralegales

12 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Montos por Tipo de Aporte

13 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Formulario Único de Liquidación de Aportes

14 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Ascensos en el Escalafón INFORMACIÓN NOMINA

15 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia ANEXO 2.- INFORMACION PRESUPUESTAL, CONTABLE Y DE TESORERIA.

16 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia INFORMACIÓN PRESUPUESTAL: Básica para análisis de gestión financiera y cumplimiento de normatividad respecto a correspondencia de ingresos de destinación específica con gastos asociados. Anexo compuesto por 5 archivos. PRESUPUESTO INICIAL.- Cifras del presupuesto vigente a Enero 1 de cada año MODIFICACIONES.- Efecto neto de las adiciones, reducciones o traslados acumuladas a la fecha de corte. PRESUPUESTO DEFINITIVO o FINAL.- Cifras vigentes a la fecha de corte EJECUCION Y PAGOS.- Cifras acumuladas a la fecha de corte

17 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia 1.Ingresos Presupuestales por fuentes identificando inicial y final. Las fuentes definidas son SGP, Regalías, Otras transferencias de la Nación, recursos propios y otras fuentes. INFORMACIÓN PRESUPUESTAL

18 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia ANEXO 2 ARCHIVO 1.- Ingresos Presupuestales Fuente de recurso y conceptoAcumulado INFORMACIÓN PRESUPUESTAL

19 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia 2.GASTOS : 2.1 Presupuesto de funcionamiento por E.T certificada correspondiente a gastos de la Secretaría de Educación, identificando: - Presupuesto inicial, modificaciones y presupuesto final por rubro y fuente de financiación (SGP, resto de recursos) - Ejecución por rubro y fuente y consolidad por trimestre 2.2 Presupuesto de Inversión por E.T certificada: que concentrará los recursos destinados directamente a la prestación del servicio educativo -Presupuesto inicial, modificaciones y presupuesto final por proyecto y fuente de financiación (SGP, resto de recursos) - Ejecución por proyecto, fuente y estrategia del plan sectorial al que contribuye consolidado por trimestre INFORMACIÓN PRESUPUESTAL

20 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia PRESUPUESTOEJECUCIÓN GIROS RUBROS O PROYECTOSFUENTEInicialModificacionesFinalTrimestreCódigo Plan FUNCIONAMIENTO Servicios Personales SP SGP Resto Recursos Gastos Generales SP SGP Resto Recursos Transferencias SP SGP Resto Recursos INVERSION Proyecto 1 1. Cobertura SP SGP Resto Recursos TOTAL PRESUPUESTO ANEXO 2 ARCHIVO 2.- Gastos Presupuestales INFORMACIÓN PRESUPUESTAL

21 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia 3. Presupuesto de Inversión regionalizada: este archivo aplica a departamentos con el fin de distribuir por municipios la inversión realizada - Presupuesto final por proyecto y municipio - Ejecución por proyecto y municipio 4. Metas e indicadores físicos: Requerida para análisis iniciales de costos por conceptos de gastos relevantes para el mejoramiento de la prestación del servicio educativo, especialmente asociados a elevar cobertura y calidad. Para cada concepto de gasto definido: presupuesto final, ejecución acumulada, meta física inicial y meta lograda. NO CORRESPONDE EXCLUSIVAMENTE A RECURSOS DE CALIDAD INFORMACIÓN PRESUPUESTAL

22 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia ANEXO 2 ARCHIVO 3.- Presupuesto de Inversión regionalizada

23 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia ANEXO 2 ARCHIVO 4.- Metas e Indicadores físicos

24 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Conceptos de gasto asociados a unas metas básicas INFORMACIÓN PRESUPUESTAL

25 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia 5. Rezago Presupuestal: requerida para el análisis y seguimiento a las Reservas y a las Cuentas por pagar - Valor inicial - Pagos acumulados (incluye cancelaciones sobre las Reservas) INFORMACIÓN PRESUPUESTAL

26 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia 6.- INFORMACIÓN CONTABLE: Requerida para validación y cruces de información. Para el efecto se solicitará información de PUC correspondiente a la cuenta cero a cinco dígitos correspondiente a la secretaría de educación. Anexo trimestral por E.T certificada compuesto por los siguientes conceptos: Gastos por afectar = saldo apropiación (pto - cdp) Gasto comprometido = saldo de registros (rp - giros) Pagos efectivos vigencia= pagos tesorería Reservas presupuestales constituidas Reservas presupuestales pagadas

27 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Saldo ANEXO 2 ARCHIVO 6.- Contabilidad INFORMACIÓN CONTABLE

28 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia 7. INFORMACIÓN DE TESORERÍA: Requerida para evaluar el manejo y nivel de inversiones, determinar ingresos por rendimientos financieros destinados a calidad, establecer el saldo en bancos (Portafolio, cuentas 11 y 12) y hacerle seguimiento a los pagos de los conceptos de nómina. Para los valores pagados se usan los nombres de las cuentas de causación según el Catálogo General de Cuentas: 01 Sueldos y salarios que incluye primas y demás 02 Contribuciones imputadas que incluye pensiones y salud 03 Contribuciones efectivas que incluye aportes a cajas de compensación familiar 04 Aportes sobre la nómina: parafiscales.

29 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia ANEXO 2 ARCHIVO 7.-Tesorería INFORMACIÓN TESORERIA

30 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia ANEXO 3.- INFORMACION SOBRE CALIDAD MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS

31 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia INFORMACIÓN SOBRE CALIDAD: SGP con destinación específica para calidad asignado a municipios no certificados. Presupuesto final y Ejecución acumulada al trimestre de cierre. Discriminadas en los siguientes conceptos: Acciones de mejoramiento de la gestión académica enmarcadas en planes de mejoramiento Construcción de Infraestructura Educativa Mantenimiento y adecuación de Infraestructura Educativa Dotación material didáctico, textos y equipos audiovisuales a establecimientos Dotación y mantenimiento de equipos y software educativo para establecimientos Pagos de servicios públicos Alimentación escolar Transporte escolar Pago deuda inversión física en inversión

32 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia INDICADORES FÍSICOS. permiten asociar recursos con metas Contempla los siguientes indicadores: No establecimientos dotados con material didáctico – pedagógico No establecimientos asistidos técnicamente para elaboración y ejecución de Planes de Mejoramiento de la calidad No aulas construidas No de aulas intervenidas para mejoramiento o adecuación No establecimientos beneficiados con recursos para construcción, mantenimiento o adecuación de infraestructura física No establecimientos dotados con equipos No establecimientos beneficiados con recursos para el pago de servicios públicos No de estudiantes beneficiados con servicios de alimentación escolar No de estudiantes beneficiados con servicios de transporte escolar INFORMACIÓN SOBRE CALIDAD

33 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia ANEXO 3.- Calidad INFORMACIÓN SOBRE CALIDAD

34 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia ANEXO 4.- INFORMACION SOBRE ALIMENTACION MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS

35 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia INFORMACIÓN SOBRE ALIMENTACIÓN: Corresponde a recursos del SGP con destinación específica para alimentación asignados a los municipios no certificados. Presupuesto final al cierre Ejecución acumulada al trimestre de cierre Ambas variables discriminadas por los siguientes conceptos Alimentos Transporte de alimentos Implementos necesarios para preparación Personal requerido Contratación total del servicios de alimentación

36 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia INDICADOR FÍSICO. Permite asociar recursos a metas alcanzada con el siguiente indicador: No niños y jóvenes beneficiados con el servicio de alimentación escolar Estableciendo la meta proyectada y el logro por trimestre. INFORMACIÓN SOBRE ALIMENTACION

37 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia ANEXO 4.- Alimentación INFORMACIÓN SOBRE ALIMENTACION

38 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia NUEVO ESQUEMA DE SEGUIMIENTO INDICADORES FINANCIEROS

39 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia NUEVO ESQUEMA DE SEGUIMIENTO INDICADORES BÁSICOS GENERADOS POR EL SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA Indicadores de Financiación del Sector Indicadores de Financiación de metas estratégicas Indicadores de Destinación de Recursos Indicadores de Ejecución de Recursos

40 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia INDICADORES DE FINANCIACIÓN DEL SECTOR: analizar las fuentes de financiación, la estructura del gasto y su destinación por eje de política Estructura de Financiación de la Educación: ingresos por fuente / total de ingresos Composición del Gasto total: gasto en funcionamiento/gasto total y gasto en inversión/gasto total Composición del Gasto de Inversión: Gasto total en inversión por eje de política/Gasto Total en Inversión Estructura de financiación del gasto en calidad: Ejecución de calidad por fuente (SGP, rendimientos SGP y otras fuentes)/ total ejecución de calidad

41 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia INDICADORES DE FINANCIÓN DE METAS ESTRATÉGICAS: verificar uso eficiente de recursos en conceptos relevantes para el mejoramiento de la prestación del servicio, descritos en: Anexo de Información Presupuestal, archivo 4 – componentes de gasto relacionados con los recursos administrados directamente por la E.T certificada Anexos de Calidad y de Alimentación relacionados con recursos administrados directamente por los municipios no certificados; componentes de gasto

42 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia INDICADORES DE DESTINACIÓN DE RECURSOS: verificar aplicación de recursos de acuerdo con los usos establecidos. Destinación Recursos de Prestación del Servicio: (Nómina) Presupuesto Gastos de Personal SGP/ asignado CONPES Prestación de Servicios Rango: 1; >1 aclaración Destinación Recursos de Calidad (Municipios no certificados): Presupuesto gastos para Calidad SGP/ asignado CONPES Calidad + rendimientos financieros Rango: =1; <1

43 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia INDICADORES DE DESTINACIÓN DE RECURSOS Destinación de Recursos para Alimentación (Municipios no certificados): Presupuesto de gastos para alimentación SGP/ asignado CONPES Alimentación Rango: =1; <1 Destinación de Recursos para Escalafón: Presupuesto de gastos para ascensos en el escalafón/asignado CONPES Rango: =1; <1 Destinación Recursos Cuota de Administración: Presupuesto Gastos de Funcionamiento SGP / Valor Cuota de Administración. Rango: 1; >1 Análisis tipo semáforo

44 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia INDICADORES DE EJECUCIÓN DE RECURSOS: verificar nivel de ejecución por rubro, proyecto y componente de gasto. Incorporación de Recursos: Presupuestos de ingresos por SGP/ valor CONPES + recursos efecto del presupuesto de la vigencia anterior (valor no ejecutado, valores no incorporados y rendimientos financieros) Rango: =1; Ejecución por proyecto y componentes de gasto: Ejecución (total, proyecto y por componente) / Presupuesto final (total, proyecto y por componente) Rango anual: 95%= 100%; 80% 94.9%; 79.9% Ejecución de Reservas: Ejecución de reservas SGP/ Presupuesto de Reservas SGP Rango: corte septiembre 50% ; >50% - 70%; >70%

45 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Valoración de la Gestión Financiera CONCEPTO Calidad Rendimientos Alimentación Escalafón Prestación del Servicio DESTINACIÓN VERDE: cumplimiento de los 5 conceptos AMARILLO: cumplimiento entre 3 y 4 conceptos ROJO: Cumplimiento inferior a 3 conceptos INDICADORES DE EJECUCIÓN DE RECURSOS VERDE: Todos los conceptos en verde ROJO: Todos los conceptos en rojo Mayoría en rojo Amarillo: Resto de combinaciones Incorporación de Recursos Ejecución por proyecto y componentes de gasto Ejecución de Reservas

46 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia ARTICULACIÓN CON EL SISTEMA DE INFORMACION NACIONAL DE EDUCACIÓN BASICA Y MEDIA - SINEB

47 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Categorías de Información LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN SE INTEGRAN SEGÚN LA ESTRUCTURA DEL SECTOR EDUCATIVO Nivel Nacional Nivel Territorial Nivel Institución Ed. Básica y MediaEd. Superior MEN SED IES MEN EE

48 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Directorio Res. 166 Anexo 1 Ministerio Secretarías SI DIRECTORIO Res. 166 Anexo 2,5,6A Res. 166 Anexo 3 Res. 166 Anexo 4 MatrículaPlanta FinancieroNómina Calidad Infraestructura SI COBERTURA SI RECURSOS HUMANOS SI GESTIÓN FINANCIERA SI INFRAESTR. SI CALIDAD Nueva Res. Financiero Nueva Res. Infraestructura Nueva Res. Calidad Directorio MatrículaPlanta FinancieroNómina Calidad Infraestructura Módulo DIRECTORIO Módulo MATRÍCULA Módulo RECURSOS HUMANOS Módulo SEGUIMIENTO RECURSOS Módulo INFRAESTR. Módulo CALIDAD SI Nacional de Educación Básica -SINEB PORTAL SECRETARÍAS - Datacenter Flujo de Intercambio de Información

49 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia COMO SUBIR LOS ANEXOS DEL NUEVO ESQUEMA SE SEGUIMIENTO FINANCIERO AL SINEB?

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51 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia ESQUEMA GENERAL Cargue Datos: Validación de la estructura (automática) Archivos: Validación de los campos Anexos: Validación entre archivos, de sumatorias y comparaciones.

52 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia CARGUE

53 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia

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55 gbb

56 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Para consultar los datos cargados:

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61 Detalle de datos cargados y validados:

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63 b

64 Detalle de archivos validados:

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66 Detalle de anexos validados:

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69 Como convertir a un archivo plano? Se prepara la información en una hoja de cálculo, la cual podrá haber sido exportada desde un sistema y complementada. El archivo que se va a subir al sistema, no debe ser una tabla dinámica, no debe contener fórmulas ni formatos. En dado caso, se sugiere copiar, pegado especial valores Debe coincidir con las opciones de códigos que se detallan en los formatos de recolección, no escriba textos completos sino los códigos correspondientes. No debe contener títulos y se graba: Archivo Guardar Como Nombredelarchivo.csv ó txt

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71 QUE Y CUANDO SE DEBE REPORTAR? ANEXO NOMINA: Anexo mensual, compuesto por 5 archivos Junio 20 julio Julio15 Agosto Agosto15 Septiembre Septiembre 15 Octubre Octubre15 Noviembre Noviembre15 Diciembre Diciembre15 Enero 2007

72 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia QUE Y CUANDO SE DEBE REPORTAR? ANEXO FINANCIERO: reporte trimestral compuesto por 7 archivos financieros Enero - Febrero- Marzo Julio 20 de 2006 Abril – Mayo – Junio Julio 20 de 2006 Julio – Agosto – Septiembre Octubre 15 de 2006 Octubre – Noviembre. –Diciembre Febrero 15 de 2007

73 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia QUE Y CUANDO SE DEBE REPORTAR? ANEXOS ALIMENTACION Y CALIDAD: reporte semestral compuesto por 1 archivo de calidad y 1 archivo de alimentación Enero - Junio Julio 20 de 2006 Julio – Diciembre Febrero 15 de 2007

74 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia A QUIEN ACUDIR PARA SOLUCIONAR INCONVENIENTES DURANTE EL PROCESO? DE TIPO CONCEPTUAL: grupo de seguimiento financiero ext ó correo DE TIPO TECNICO: Oficina de Informática ext ó correo COORDINACION GENERAL DEL PROCESO: Jeny Gutierrez Ext. 2214


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