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Ministerio de Educación Nacional República de Colombia MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL República de Colombia.

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1 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL República de Colombia

2 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia SEGUIMIENTO FINANCIERO Generalidades Componentes SINEB Beneficios Interrelación FUT y SIG

3 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia SEGUIMIENTO FINANCIERO Generalidades

4 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia COMPETENCIAS Y OBLIGACIONES FRENTE AL SEGUIMIENTO DE LOS RECURSOS (LEY 715 de 2001) Artículo 5. Competencias de la Nación 5.9 Evaluar la gestión financiera, técnica y administrativa del sector educativo en las entidades territoriales Realizar las acciones necesarias para mejorar la administración de los recursos del Sistema general de Participaciones Artículo 6. Competencias de los Departamentos Administrar y responder por el funcionamiento, oportunidad y calidad de la información educativa y suministrar la información a la Nación en las condiciones que se requiera.

5 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Artículo 7. Competencias de los distritos y los municipios certificados Administrar el Sistema de Información Educativa Municipal o Distrital y suministrar la información al departamento y a la Nación con la calidad y en la oportunidad que señale el reglamento. Artículo 8. Competencias de los municipios no certificados 8.4. Suministrar la información al departamento y a la Nación con la calidad y en la oportunidad que señale el reglamento. Artículo 93. Sistema de Información las entidades territoriales están obligadas a enviar la información solicitada por las entidades del nivel nacional, en los términos solicitados.

6 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia ESTRATEGIAS DE SEGUIMIENTO Reportes de Presupuesto y Ejecución financiera por E.T Certificada para análisis y retroalimentación. Auditorías que se realizarán anualmente por parte del MEN para verificar la información.

7 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia SEGUIMIENTO FINANCIERO Componentes

8 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia ANALISIS Y GENERACIÓN DE REPORTESANALISIS Y GENERACIÓN DE REPORTES Uso de recursos, cumplimiento de normatividad y definición de asistencia técnica requeridaUso de recursos, cumplimiento de normatividad y definición de asistencia técnica requerida ANALISIS Y GENERACIÓN DE REPORTESANALISIS Y GENERACIÓN DE REPORTES Uso de recursos, cumplimiento de normatividad y definición de asistencia técnica requeridaUso de recursos, cumplimiento de normatividad y definición de asistencia técnica requerida ANALISIS Y GENERACIÓN DE REPORTESANALISIS Y GENERACIÓN DE REPORTES Uso de recursos, cumplimiento de normatividad y definición de asistencia técnica requeridaUso de recursos, cumplimiento de normatividad y definición de asistencia técnica requerida ESQUEMA DE SEGUIMIENTO FINANCIERO ANALISIS Y GENERACIÓN DE REPORTESANALISIS Y GENERACIÓN DE REPORTES Uso de recursos, cumplimiento de normatividad y definición de asistencia técnica requeridaUso de recursos, cumplimiento de normatividad y definición de asistencia técnica requerida BASE DE DATOS MEN Consolidación y validación de información ANALISIS Y GENERACIÓN DE REPORTES E INDICADORES DE GESTION Uso de recursos, gestión financiera, cumplimiento de normatividad y definición de asistencia técnica INF. PRESUPUESTAL INGRESOS POR FUENTE Presupuesto inicial y final GASTOS POR FUENTE (SGP y resto) Presupuesto inicial y final de funcionamiento por rubro y de inversión por proyecto Ejecución de funcionamiento e inversión por rubro y proyecto Ejecución regionalizada de proyectos de inversión Componentes de gasto presupuesto final, ejecución y meta física INF. DE TESORERIA Valor Rendimientos SGP Pago Sueldos y Salarios Pago Prestaciones ociales Pago Aportes Parafiscales Pago Contribuciones Efectivas INF. CONTABLE PUC - Cuenta "0" a 5 dígitos (únicamente las cuentas asociadas a presupuesto de la Secretaría de Educación) DETALLADO DE NOMINA Nómina Mensual Persona a Persona por cada devengo Aportes patronales y parafiscales Primas y Bonificaciones Extralegales Ascensos en el escalafón RESL. 166 Docente a Docente y Personal Administrativo (ANEXO 3A) CALIDAD Detallado semestral por municipio y concepto ALIMENTACIÓN Detallado semestral por municipio y concepto E.T. CERTIFICADAS MUN CERTIFICADOS Y DPTOS CON DATOS DE NO CERTIFICADAS

9 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia INFORMACIÓN PRESUPUESTAL: Básica para análisis de gestión financiera y cumplimiento de normatividad respecto a correspondencia de ingresos de destinación específica con gastos asociados. Junto a la información contable y de tesorería se recoge a través del SINEB por el denominado anexo 30, el cual contiene 7 archivos con las siguientes particularidades:

10 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia ArchivoGeneralidadAspectos a Considerar : Ingresos Por fuentes y concepto SGP identificando ppto. inicial ppto. final y ejecución. Nueva fuente: Monopolio a licores Se inhabilita concepto de ingreso: Calidad porque todos los recursos relacionados con calidad se identifican en el anexo GastosDe funcionamiento: gastos de la SED; ó de inversión: recursos destinados directamente a la prestación del servicio educativo. Registro de los 5 momentos presupuestales Nuevas fuentes: Monopolio a licores, otras asignaciones especiales y rendimientos financieros Nuevo concepto de funcionamiento: Servicios Personales Indirectos ANEXO FINANCIERO (30)

11 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia ArchivoGeneralidadAspectos a Considerar Regionali- zación Aplica a departamentos con el fin de distribuir por municipios la inversión realizada. Todos los proyectos registrados tanto para lo presupuestado como para lo ejecutado El sistema permite asignar un proyecto o el complemento del valor del mismo al código 000 que significa destinación departamental 4. Metas e Indicadores Permite asociar recursos a metas alcanzada Se registran los proyectos de inversión que apliquen a los conceptos de medición Nuevos conceptos de gasto relacionados con alimentación escolar Comparación de valores por proyectos reportados para todas las fuentes (antes sólo SGP) ANEXO FINANCIERO (30) * Los proyectos aquí registrados deben coincidir con los valores reportados en el archivo de gastos, tanto para el presupuesto definitivo como para la ejecución.

12 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia ArchivoGeneralidadAspectos a Considerar RezagoValor de las cuentas por pagar y de las reservas Relación de cuentas por pagar menos pago efectivo: rezago presupuestal de la vigencia 6. Contabilidad Información de PUC correspondiente a la cuenta cero Cambio de algunas denominaciones por ej.: Gastos por afectar pasó a llamarse Gastos por Ejecutar 7. TesoreríaPermite inferir sobre el manejo y nivel de inversiones, y determinar ingresos por rendimientos financieros destinados a calidad 8. Deudas Ascensos Información que se viene requiriendo manualmente y contiene por vigencia el número y costo de solicitudes radicadas y pagadas Archivo nuevo ANEXO FINANCIERO (30)

13 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia INFORMACIÓN PRESUPUESTAL - NOMINA: Permite realizar un seguimiento detallado a gastos de personal, teniendo en cuenta que en este gasto se concentra más del 80% de los recursos de prestación del servicios – SGP La nómina mensual se usa para apoyar los análisis de costos realizados por la Oficina Asesora de Planeación del MEN para efectos de calcular el complemento de planta y para realizar los análisis y la verificación de uso de recursos mediante los datos detallados de costos mensuales por tipo de devengo, fuente, tipo de vinculación, cargo, etc.. Como también los aportes patronales y parafiscales por municipio Se recoge a través del SINEB por el denominado anexo 31, el cual contiene 5 archivos con las siguientes particularidades:

14 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia ArchivoGeneralidadAspectos a Considerar : Devengos Registro persona a persona por fuente y devengo Nuevas opciones en la variable tipo de vinculación, quedaron así: 1. Con nombramiento en propiedad, 2. Con nombramiento provisional en una vacante definitiva, 3. Con nombramiento en período de prueba, 4. Libre nombramiento y remoción, 5. Con nombramiento provisional en una vacante temporal y 6. Supernumerarios Nuevas opciones en grado en el escalafón diferenciando grado 2 con ó sin especialización Nuevas opciones de Devengos, incluyendo: 25 Viáticos, 27. Estímulos por cumplimiento indicador de gestión, 28. Bonificación art. 5 dec 1171 /2004 y detallando Sobresueldos: ANEXO NOMINA (31)

15 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia SOBRESUELDOS Cambio de nombres para los siguientes: 3 Sobresueldo 10% - Director de centro rural ; 4 Sobresueldo 15% - Docentes en Preescolar Vinculados Antes de 23/02/84; 5 Sobresueldo 20% - Coordinador de IE; 6 Sobresueldo 25% - Rector en IE que tenga por lo menos 1 grado de preescolar y la básica completa; 7 Sobresueldo 30% - Rector en IE que tenga por lo menos un grado de preescolar y niveles de básica y media completos; 8 Sobresueldo 35% - Rector de Escuela Normal Superior y 9 Sobresueldo 40% - Supervisor o Inspector Nuevos conceptos de devengo para los siguientes sobresueldos : 30 Sobresueldo 30% - Rector en IE que tenga solo el nivel de media completo; 31 Sobresueldo 20% - Rector en IE con 2 jornadas y menos de estudiantes; 32 Sobresueldo 25% - Rector en IE con 2 jornadas con ó más estudiantes; 33 Sobresueldo 25% - Rector en IE con 3 jornadas y menos de estudiantes; 34 Sobresueldo 30% - Rector en IE con 3 jornadas con ó más estudiantes; 35 Sobresueldo 35% - Director de Núcleo; 36 Sobresueldo 25% - Vicerrector de Escuela Normal o INEM; 37 Sobresueldo 20% - Vicerrector Académico de ITA

16 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia ArchivoGeneralidadAspectos a Considerar Tabla de Primas y Bonificaciones Extralegales Pagadas Seguimiento y control mediante la descripción de todas las primas o bonificaciones existentes y reconocidas por la Ley a 30 de noviembre de 2000, con el detalle de las normas que las justifican La lista es dinámica en la medida que se van consolidando los reportes, para incluir una nueva opción se debe remitir la solicitud y norma que la justifica. Solo lo reporta quien tenga devengos por este concepto 3. Relación de personas a quienes de les pagan Primas y Bonificaciones Extralegales Pagadas Relación de los docentes y directivos docentes que las reciben (cédula y código de la prima) ANEXO NOMINA (31)

17 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia ArchivoGeneralidadAspectos a Considerar Aportes Patronales y Parafiscales Verificación de pagos sin situación de fondos Formulario Único de Aportes 5. Ascensos en el Escalafón Relación por cada docente o directivo docente con ascenso en el escalafón, incluyendo efecto fiscal Se inhabilitó la opción de Sobresueldo ANEXO NOMINA (31)

18 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia INFORMACIÓN PRESUPUESTAL CALIDAD Y ALIMENTACION: Estos dos anexos reúnen la información presupuestal por todas las fuentes y conceptos de gasto. El registro contiene la información de presupuesto definitivo y de ejecución. Se recoge a través del SINEB por el denominado anexo 32 para Calidad y por el anexo 33 para Alimentación. Cada uno de estos anexos cuentan con un único archivo con las siguientes particularidades:

19 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia ArchivoGeneralidadAspectos a Considerar 2008 Anexo 32 – Archivo Calidad Permite asociar recursos a metas alcanzadas Se debe reportar por todas las entidades Las fuentes de recursos son: 1.SGP Calidad 2.Recursos Propios Municipios No Certificados 3.Otros Recursos Municipios No Certificados También se ajustaron los conceptos de gasto Anexo 33 – Archivo Alimentación Permite asociar recursos a metas alcanzadas Se debe reportar por todas las entidades Las fuentes de recursos son: 1.SGP Alimentación 2.Recursos Propios Municipios No Certificados 3.Otros Recursos Municipios No Certificados También se ajustaron los conceptos de gasto ANEXO CALIDAD (32) Y ANEXO ALIMENTACION (33) * Los conceptos de gasto por fuente deben contener los registros tanto para el presupuesto definitivo como para la ejecución.

20 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia SEGUIMIENTO FINANCIERO SINEB

21 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia FLUJO PROPUESTO DE INFORMACIÓN MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS Información de Calidad y Alimentación MINISTERIO DE EDUCACIÓN Consolidación, validación y reportes ENTIDADES CERTIFICADAS Anexos de Presupuesto, contabilidad, tesorería Anexos consolidados de Calidad y Alimentación Reportes a Áreas del MEN E.T Entes de Control Comunidad

22 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Los anexos que contemplan la información financiera y de nómina cuentan con las siguientes características: AnexoPeriodicidadArchivos Financiero (30)Trimestral8 Nómina (31)Mensual5 Calidad (32)Semestral1 Alimentación (33)Semestral1 Los reportes los debe realizar la entidad y se reciben a través de la herramienta única SINEB: Si no se reporta dentro de los plazos estipulados, debe mandar un correo electrónico al área de seguimiento a recursos, especificando las razones por las cuales no cumplió con el reporte, el anexo, vigencia, período y fechas en las cuales desea que se le habilite el sistema. Para reportar un período es necesario tener reportado y oficializado el período anterior; no es posible reportar dos períodos a la vez ni saltar períodos de reporte. PREMISAS

23 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia CARGUE Interpretación del Resultado de Cargue Solamente los archivos aceptados pasan a la validación de campos; es decir; que los registros rechazados no entran al sistema porque no cumplen las condiciones básicas de estructura, por tanto no son validados y no se consideran reportados.

24 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia VALIDACION DE CAMPOS Interpretación del Resultado de Validación de Campos Después de validar los campos el sistema entrega el resultado Registros Sin Errores ó Registros Con Errores; los primeros aparecen en buenos y los segundos aparecen en malos.

25 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia VALIDACION DE ARCHIVOS Interpretación del Resultado de Validación de Campos Después de realizar la validación de archivo, el sistema entrega el resultado Archivo Sin Errores ó Archivo Con Errores; en caso de que aparezca Archivo Sin Errores ha culminado la validación y el resultado ha sido exitoso; en caso de que aparezca Archivo Con Errores ha culminado la validación y a pesar de que todos los registros puedan aparecer en buenos, los datos son inconsistentes.

26 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia OFICIALIZACION Interpretación del Resultado de Oficialización Después de realizar la oficialización se ha culminado con éxito el reporte completo de un anexo de un determinado período. El Ministerio de Educación revisará la información, le retroalimentará y sí es necesario solicitará ajustes al reporte; momento en el cual se Rechaza la Oficialización por parte del MEN y tendrá que ser rehabilitado el período a corregir y se reinicia el proceso hasta que de nuevo quede oficializado.

27 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia SEGUIMIENTO FINANCIERO Beneficios

28 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia LOGROS Y BENEFICIOS Se superaron los siguientes obstáculos: Inconsistencia en valores incorporados, sumatorias, conceptos Diferentes formatos que impiden consolidación por sistema Diferentes criterios para distribuir recursos por nivel educativo Reportes incompletos ignorando las diferentes unidades de gasto En cambio, se logró implementar: Sistema único de reporte vía WEB Validador que disminuyó el riesgo de error, garantizando uniformidad en la información La eliminación del reporte con la división por niveles educativos, facilitando así el reporte Reportes iguales y/o similares al manejo presupuestal de la entidad, evitando manipulación de información Se liberó tiempo para efectos de análisis de información y agiliza la retroalimentación.

29 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Con la información recibida ha sido posible: Analizar la composición y uso de recursos disponibles para el sector asociada al cumplimiento de la normatividad vigente Evaluar la gestión financiera en cada E.T Identificar requerimientos específicos de asistencia técnica Reportar a los entes de control los casos así lo requieren en beneficio del uso a los recursos de la nación Se unificaron requerimientos por parte de las distintas áreas del MEN: Subdirección de Seguimiento a Recursos: consolidar, verificar y analizar la información reportada, solicitar ajustes y emitir los informes e indicadores correspondientes Oficina de Planeación: información agregada para análisis de costos y financiamiento del sector Dirección de Calidad: información detallada sobre el uso de recursos de calidad Dirección de Poblaciones: alimentación para análisis de política y requerimientos de asistencia técnica Viceministerio de Educación Básica y Media. Informes para evaluar el comportamiento del sector y la efectividad de las políticas.

30 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia La entidad puede realizar aprovechamiento de sus reportes de la siguiente manera: 1)Accediendo a los históricos de archivos reportados en el SINEB (resumen por anexo y record de cargues) 2)Mediante el uso de las consultas de los registros reportados (módulo de consultas) 3) Realizando uso del Módulo Indicadores (módulo de consultas) Adicionalmente se genera la aceptación y/o rechazó de los reportes que envía por parte de los respectivos interlocutores; quienes a su vez, después de aceptada la información remiten cartas de análisis con las particularidades de cada caso.

31 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Módulo de Consultas

32 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Módulo de Consultas

33 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia INDICADORES BÁSICOS GENERADOS POR EL SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA Indicadores de Financiación del Sector Indicadores de Financiación de metas estratégicas Indicadores de Destinación de Recursos Indicadores de Ejecución de Recursos El resultado de los indicadores está en proceso de revisión y ajuste, se espera que para el 2do trim de 2008 puedan ser usados permanentemente

34 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia INDICADORES DE FINANCIACIÓN DEL SECTOR: analizar las fuentes de financiación, la estructura del gasto y su destinación por eje de política Estructura de Financiación de la Educación : ingresos por fuente / total de ingresos Composición del Gasto total: gasto en funcionamiento/gasto total y gasto en inversión/gasto total Composición del Gasto de Inversión: Gasto total en inversión por eje de política/Gasto Total en Inversión Estructura de financiación del gasto en calidad: Ejecución de calidad por fuente (SGP, rendimientos SGP y otras fuentes)/ total ejecución de calidad

35 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia INDICADORES BÁSICOS INDICADORES DE FINANCIÓN DE METAS ESTRATÉGICAS: verificar uso eficiente de recursos en conceptos relevantes para el mejoramiento de la prestación del servicio, descritos en: Anexo de Información Presupuestal, archivo 4 – componentes de gasto relacionados con los recursos administrados directamente por la E.T certificada Anexos de Calidad y de Alimentación relacionados con recursos administrados directamente por los municipios no certificados

36 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia INDICADORES BÁSICOS INDICADORES DE DESTINACIÓN DE RECURSOS: verificar aplicación de recursos de acuerdo con los usos establecidos. Destinación Recursos de Prestación del Servicio: (Nómina) Presupuesto Gastos de Personal SGP/ asignado CONPES Prestación de Servicios Destinación Recursos de Calidad (Municipios no certificados): Presupuesto gastos para Calidad SGP/ asignado CONPES Calidad Destinación de Rendimientos Financieros del SGP a calidad: Rendimientos financieros obtenidos/presupuesto gastos elegibles para calidad

37 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia INDICADORES BÁSICOS INDICADORES DE EJECUCIÓN DE RECURSOS: verificar nivel de ejecución por rubro, proyecto y componente de gasto. Incorporación de Recursos: Presupuestos de ingresos por SGP/ valor CONPES + recursos efecto del presupuesto de la vigencia anterior (excedentes, valores no incorporados y rendimientos financieros) Ejecución por proyecto y componentes de gasto : Ejecución (total, proyecto y por componente) / Presupuesto final (total, proyecto y por componente Ejecución de Reservas : Ejecución de reservas SGP/ Presupuesto de Reservas SGP

38 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia PERSPECTIVAS Interrelación con el SIG – Sistema Interno de Gestión: Se ha iniciado la labor de armonización de los archivos planos; el primer archivo que se espera generar es el archivo de devengos anexo de nómina Es preciso mencionar que el SIG es un sistema de la Secretaria que facilita su gestión pero no reemplaza las labores de reporte en el SINEB. Se espera en el mediano plazo implementar dentro de estas herramientas opciones que faciliten la labor en al entidad

39 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia PERSPECTIVAS Interrelación con los demás organismos estatales El MEN participa en el proceso de diseño e implementación del denominado Formulario Único Territorial – FUT, que en cumplimiento del decreto número 3402 de Septiembre 7 de 2007, que reglamenta parcialmente el artículo 31 de la Ley 962 de 2005; donde, se busca que las entidades del nivel central unifiquen sus requerimientos de información y compartan los resultados de los reportes recibidos. Ya se llegaron a los acuerdos entre las distintas entidades (DNP, Banco de la República, Minhacienda, Mininterior, Contaduría, DAFP, DANE, Contraloría y Mineducación, entre otros). En junio se realiza la prueba piloto con 100 entidades

40 Ministerio de Educación Nacional República de Colombia PERSPECTIVAS La recolección por el SINEB estará activa hasta que el FUT sea implementado y conocido por todos los usuarios, así como las herramientas de captura y recolección (CHIP); para garantizar la asignación de recursos y dar cumplimiento a lo establecido por la ley 715 El FUT no contempla el anexo de nómina ni el de planta.


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