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Pablo Navarro, PMP 30/05/2014 1 Fundamentos de la Dirección de Proyectos.

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Presentación del tema: "Pablo Navarro, PMP 30/05/2014 1 Fundamentos de la Dirección de Proyectos."— Transcripción de la presentación:

1 Pablo Navarro, PMP 30/05/ Fundamentos de la Dirección de Proyectos

2 Bienvenidos! 2 Por favor apagar los teléfonos celulares No olviden de llenar su hoja de evaluación

3 Objetivos 3 Conocer los motivos por los cuales algunos proyectos fracasan y otros tienen éxito. Discutir las tareas fundamentales que hacen a la Administración de un Proyecto Perspectiva general de la Administración de Proyectos y las disciplinas que la conforman. Mencionar estándares, metodologías y frameworks existentes.

4 ¿Qué es un proyecto? 4 Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único (PMI). Una forma de organizar actividades que no pueden ser tratadas dentro de los límites operativos normales de la organización. La capacidad de producir productos y/o servicios de una empresa está dada por la capacidad para llevar a adelante sus proyectos

5 ¿Probabilidades de éxito? 5 Grande: 2.3 M Mediano: 1.3 M Chico: $ Fuente: Standish Group

6 ¿Causas de fracaso? 6 Causas de fracaso% 1. Falta de input de usuarios12,8 2. Req. y especificaciones incompletas12,3 3. Cambios en req. y especificaciones11,8 4. Falta de respaldo ejecutivo7,5 5. Incompetencia tecnológica7,0 6. Falta de recursos6,4 7. Falsas espectativas5,9 8. Objetivos no claros5,3 9. Tiempos no realistas4,3 10. Nuevas tecnologías3,7 Otros23,0

7 Receta para el éxito (1998) Standish Group 7 Receta del éxito: CHAOS 10 (1998)% 1 - Respaldo ejecutivo18,0 2 - Usuarios involucrados16,0 3 - Experiencia del project manager14,0 4 - Objetivos de negocio claros12,0 5 - Alcances mínimos10,0 6 - Infraestructura de software estándar8,0 7 - Requerimientos "base" en firme6,0 8 - Metodología formal6,0 9 - Estimaciones confiables5,0 10- Otros criterios (hitos pequeños, mejor planificación, staff competente, ownership)5,0

8 ¿Cómo evolucionó? Standish Group 8 ¿ Calidad? ¿ Costos de mantenimiento? ¿ Costo de oportunidad? ÉxitoCanceladosTerminadosCostosTiemposAlcances %31%53%189%222%61% %40%33% %28%46%69% %23%49%45%63%67% %15%51%

9 Areas de Experiencia del PM 9 Fundamentos de la dirección de proyectos Ciclo de vida Grupos de Procesos (5) Areas de Conocimiento (9) Conocimientos, normas y regulaciones del área de aplicación Comprensión del entorno del proyecto Conocimientos y habilidades de dirección general Habilidades interpersonales Comunicación efectiva, Influencia en la organización, Liderazgo, Motivación, Negociación y gestión de conflictos, Resolución de problemas.

10 Contexto de la Dirección de Proyectos 10 Programas Portfolios Subproyectos Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) Objetivos de negocio Optimiza recursos de la organización Gestiona riesgo general Información consolidada y visión empresarial Stakeholders (Interesados) Cliente, sponsor, usuarios, equipo de desarrollo, etc.

11 Influencias 11 Estructuras: Funcional / Matricial / Orientada a proyectos Define: Autoridad del PM Disponibilidad de recursos Quien controla el presupuesto Rol del PM Culturas y estilos de organización Valores, normas, convicciones, políticas y procedimientos, percepción de relaciones de autoridad, ética laboral y horario de trabajo. Métodos

12 Organización funcional 12 Coordinación del proyecto

13 Organización orientada a proyectos 13 Coordinación del proyecto

14 Organización matricial 14 Coordinación del proyecto

15 15 Grupos de procesos Inicio Planificación Ejecución Seguimiento y control Cierre Ciclo de vida Entregables Fases (Cascada, espiral, iterativo, incremental, …) Fundamentos de la Dir. Proyectos (1)

16 Fases en el ciclo de vida 16 Fuente: PMBOK 3rd Edition

17 Areas del Conocimiento 17 Alcances Tiempos Costos Calidad Recursos Humanos Comunicaciones Riesgos Adquisiciones Gestión de la Integración del Proyecto Fundamentos de la Dir. Proyectos (2)

18 Gestión de Alcances 18 Planificación Definición Enunciado del alcance Armado de la WBS (Work Breakdown Structure) - EDT (Estructura de desglose del trabajo) Verificación Control Incluye los procesos necesarios para asegurarse de que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente.

19 WBS – Work Breakdown Structure 19 Fuente: PMBOK 3rd Edition

20 Areas del Conocimiento 20 Alcances Tiempos Costos Calidad Recursos Humanos Comunicaciones Riesgos Adquisiciones Gestión de la Integración del Proyecto Fundamentos de la Dir. Proyectos (2)

21 Gestión del Tiempo 21 Definición de actividades Secuencia de actividades Estimación de recursos Duración de las actividades Desarrollo del cronograma CPM (Critical Path Method) / PERT (Program Evaluation Review Technique) CCM (Critical Chain Method) TOC (Theory of Constraints) Control del cronograma EVM (Método de Valor Ganado), lo vemos más adelante...

22 Diagrama de redes 22 Fuente: PMBOK 3rd Edition

23 CPM – Camino crítico 23 T1 T2 T3 T5 T4 T6 T7 Fin Camino critico: Es la cadena mas larga de pasos dependientes

24 CCM – Cadena crítica 24 Cadena critica: cadena mas larga de pasos dependientes por recursos compartidos. T1 ra T2 rb T3 rb T5 ra T4 rc T6 rd T7 Fin

25 Areas del Conocimiento 25 Alcances Tiempos Costos Calidad Recursos Humanos Comunicaciones Riesgos Adquisiciones Gestión de la Integración del Proyecto Fundamentos de la Dir. Proyectos (2)

26 Gestión de Costos 26 Estimación de costos Tipos de estimaciones según la etapa del proyecto Orden de magnitud (-50% a +100%) Presupuesto definitivo (-10% a +15%) Técnicas de estimación Estimación por analogía Tarifas de costos por recursos Estimación ascendente Estimación paramétrica (líneas de código, puntos de función, etc.) Análisis de propuestas / licitaciones Presupuesto Control de costos EVM (Método de Valor Ganado)

27 Valor ganado (Earned Value) 27 Método de medición del rendimiento que integra medidas del alcance del proyecto, costo y cronograma. Valor planificado (PV): costo presupuestado. Valor ganado (EV): cantidad presupuestada realmente completado. Costo real (AC): costo total incurrido en la realización de la actividad. CV (Cost variance) = EV – AC SV (Schedule variance) = EV – PV CPI = EV / AC SPI = EV / PV ETC (Estimated to complete) EAC (Estimated at completion)

28 EVM – Earned Value Method 28 Fuente: PMBOK 3rd Edition

29 Areas del Conocimiento 29 Alcances Tiempos Costos Calidad Recursos Humanos Comunicaciones Riesgos Adquisiciones Gestión de la Integración del Proyecto Fundamentos de la Dir. Proyectos (2)

30 Gestión de Calidad 30 Calidad es el grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos (American Society for Quality, 2000). Reconoce la importancia de: Satisfacción del cliente = conformidad con los requisitos + ser adecuado para el uso. Prevención sobre la inspección = el costo de prevenir normalmente es menor que el costo de corregir. Responsabilidad de dirección = proporcionar los recursos necesarios. Mejora continua = ciclo Plan-Do-Check-Act (Shewhart y Deming)

31 Gestión de Calidad 31 Debe abordar tanto la gestión del proyecto como el producto del proyecto. La gestión de calidad complementa la dirección de proyectos y ambas disciplinas reconocen la importancia de: Satisfacción del cliente = conformidad con los requisitos + ser adecuado para el uso. Prevención sobre la inspección = el costo de prevenir normalmente es menor que el costo de corregir. Responsabilidad de dirección = proporcionar los recursos necesarios. Mejora continua = ciclo Plan-Do-Check-Act (Shewhart y Deming) Normalmente, el costo de calidad lo debe asumir la organización y no el proyecto.

32 Gestión de Calidad 32 Planificación Normas de calidad relevantes Plan de gestión de calidad Métricas de calidad Aseguramiento Auditorías de calidad Análisis de procesos Control Inspección Diagrama de Pareto Diagrama de causa y efecto Otros diagramas (de control, de flujo, histograma, etc.)

33 Diagrama de Pareto 33 Fuente: PMBOK 3rd Edition

34 Diagrama de Causa y Efecto 34 Fuente: PMBOK 3rd Edition

35 Diagrama de Control 35 Fuente: PMBOK 3rd Edition

36 Diagrama de Control 36 Fuente: PMBOK 3rd Edition

37 Estándares y marcos referenciales 37 PMBOK - Project Management Body of Knowledge (PMI) PRINCE2 - PRojects IN a Controlled Environment Office of Government Commerce (OGC) – UK OPM3 - Organisational Project Management Maturity Model (PMI) ISO 10006:2003, Quality management systems - Guidelines for quality management in projects RUP – Rational Unified Process CMM – Capability Maturity Model (SEI) Métodos ágiles (SCRUM) MSF (CMMI / Agile) – Microsoft Solutions Framework

38 Manifesto for Agile Software Development 38 We are uncovering better ways of developing software by doing it and helping others do it. Through this work we have come to value: Individuals and interactions over processes and tools Working software over comprehensive documentation Customer collaboration over contract negotiation Responding to change over following a plan That is, while there is value in the items on the right, we value the items on the left more.

39 SCRUM Framework days 24 hours Backlog tasks expanded by team Potentially Shippable Product Increment Product Backlog Prioritized Features desired by Customer Daily Scrum Meeting Done since last meeting Plan for today Obstacles? Estimation Meeting Sprint Planning Meeting Review Product Backlog Commit to 30 days Sprint Goal Sprint Review Meeting Demo features to all Retrospective Sprint Backlog Features assigned to Sprint Estimated by team Vision

40 CMM – Capatility Maturity Model 40

41 CMM – Capatility Maturity Model 41

42 Areas del Conocimiento 42 Alcances Tiempos Costos Calidad Recursos Humanos Comunicaciones Riesgos Adquisiciones Gestión de la Integración del Proyecto Fundamentos de la Dir. Proyectos (2)

43 Gestión de Recursos Humanos 43 Planificación Diseñar la organización del proyecto (OBS) Decidir hacer o contratar Establecer habilidades necesarias Establecer roles y responsabilidades Armar el equipo del proyecto Negociar la obtención Influir en las prácticas de reclutamiento Contratar Gestionar el equipo del proyecto Team building Sistema de reconocimiento Entrenamiento Comunicación Velar por la performance del equipo

44 Gestión de Recursos Humanos (2) 44 Conducción de grupos humanos Liderar Negociar Resolver problemas Comunicar Tipos de autoridad Formal Coercitiva Referente Reconocedor (Reward) Experto

45 Gestión de Recursos Humanos (3) 45 Estilos de dirección Laissez-faire (dejar hacer) Autocrático Democratico Resolución de conflictos Resolución (Confrontation – Problem Solving) Compromiso Suavización Forzada Retirada

46 Motivación 46 Teoría de Maslow Auto actuación Estima Necesidades sociales Seguridad Necesidades fisiológicas Teoría X e Y de McGregor Teoría de Herzberg y de las Expectativas (Expectancy) Tao de los líderes = el líder presta atención a cómo ocurren las cosas, ese es el principio único.

47 Areas del Conocimiento 47 Alcances Tiempos Costos Calidad Recursos Humanos Comunicaciones Riesgos Adquisiciones Gestión de la Integración del Proyecto Fundamentos de la Dir. Proyectos (2)

48 Gestión de las Comunicaciones 48 Planificación Quien, qué, cuándo, cómo, por quien. Distribución de la información Informes de rendimiento Gestión de las comunicaciones

49 Comunicaciones interpersonales 49 Comprender el exacto sentido e intención de los mensajes de las otras personas con las cuales nos relacionamos. Comunicación franca y sin jerarquías. Ganar la aceptación de los otros, de nuestras ideas y de nosotros mismos. Si las ideas nacen de un miembro del equipo mucho mejor! Es muy importante el cómo se dicen las cosas.

50 Team Building 50 Ser un comunicador eficaz y fomentar la comunicación Reunión de lanzamiento (Kick-off) Reuniones periódicas efectivas War room Estructura organizacional de tipo matricial (Tight Matrix)...

51 Niveles de comunicación Hechos: comentamos lo que hacemos 2. Opinión: nos relacionamos desde lo que pensamos 3. Creencias / experiencia de vida: comunicamos lo que creemos, nuestra experiencia de vida, aquellas cosas que nos marcaron para bien o para mal. Compartimos valores que aprendimos o que queremos vivir. 4. Sentimientos: revelamos nuestros límites. Somos vulnerables. 5. Necesidades y deseos: desnudamos lo que necesitamos. 6. Nos encontramos con nuestro ser más profundo y con el ser más profundo del otro: soy yo mismo sin máscaras. 7. Nuestro yo más profundo puede desbordar o abrirnos a lo que el viviente cree, necesita, siente y es… Es la experiencia de Dios, al alcance de todos.

52 Areas del Conocimiento 52 Alcances Tiempos Costos Calidad Recursos Humanos Comunicaciones Riesgos Adquisiciones Gestión de la Integración del Proyecto Fundamentos de la Dir. Proyectos (2)

53 Gestión de Riesgos 53 Planificación de la gestión de riesgos Identificación de riesgos Análisis cualitativo Análisis cuantitativo Planificación de respuestas Seguimiento y control

54 Areas del Conocimiento 54 Alcances Tiempos Costos Calidad Recursos Humanos Comunicaciones Riesgos Adquisiciones Gestión de la Integración del Proyecto Fundamentos de la Dir. Proyectos (2)

55 Gestión de las Adquisiciones 55 Planificación – Determinación de la necesidad de contratar o comprar Planificación de la contratación Recepción de propuestas Presupuestos / Propuestas Licitaciones Selección de vendedores Administración de contratos Cierre de contratos

56 Areas del Conocimiento 56 Alcances Tiempos Costos Calidad Recursos Humanos Comunicaciones Riesgos Adquisiciones Gestión de la Integración Fundamentos de la Dir. Proyectos (2)

57 Gestión de la Integración 57 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto Desarrollar el enunciado del Alcance del Proyecto preliminar Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto Supervisar y controlar el trabajo del proyecto Control integrado de cambios Cierre del proyecto

58 Integración 58 Alcance Costo Tiempo Calidad Riesgos

59 Integración 59 Area / ProcesoIniciaciónPlanificaciónEjecuciónControlCierre Integración Acta de constitución del ProyectoPlan de Gestión Dirigir y gestionar ejecución Supervisar y Controlar el trabajo Control integrado de cambiosCerrar el proyecto Alcance Planif. Alcances Definición Alcances Crear EDT Verificación Alcance Control de Alcance Tiempos Def. Actividades Def. Secuencia Act. Estimación Recursos Estimación Duración Desa. Cronograma Control del cronograma Costo Estimación Costos Presup. Costos Control de costos Calidad Planificación Calidad Aseguramiento CalidadControl de calidad Recursos Humanos Planificación RRHH Adq. Equipo Proyecto Des. Equipo Proyecto Gestión Equipo Proyecto Comunicaciones P. ComunicacionesDistribución Info Informar rendimiento Gestionar interesados Riesgos P.Gestión de Riesgos Identific. Riesgos Análsis Cualitativo Análisis Cuantitativo Planif. Respuestas Seguimiento y control de riesgos Adquisiciones P. Compras y Adq. P. Contrataciones Solicitar respuestas Seleccionar VendedorAdm. de contratosCierre de contratos

60 Integración 60

61 Conclusiones 61 No hay una metodología mejor que otra, todo depende de cada caso en particular. Evaluar donde estamos parados y aplicar cambios gradualmente. ¿Por donde empezamos? Las personas (equipo de trabajo y nosotros mismos) Las habilidades interpersonales pueden ser desarrolladas. Nos afectan tanto en el trabajo como en nuestra vida privada. Los procesos, herramientas y técnicas.

62 Referencias 62 PMBOK - Project Management Body of Knowledge Project Management Institute Manifesto for Agile Software Development Microsoft Solution Framework Software Engineering Institute (CMM) Resources for IT PM PMValue – Consultoría, capacitación IDP Proyectos – Consultoría, capacitación Instituto Argentino de Administración de Proyectos – Consultoría, capacitación Vía Informática - Slides de esta presentación y artículos varios.

63 ¿Temas de interés? 63 Gestión de Recursos Humanos y Comunicaciones Gestión de Requerimientos Gestión de Riesgos SCRUM CMM – Capability Maturity Model (SEI) MSF – Microsoft Solutions Framework ¿Otros?


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