Fundamentos de la Dirección de Proyectos

Fundamentos de la Dirección de Proyectos
Pablo Navarro, PMP 31/03/2017

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Objetivos Conocer los motivos por los cuales algunos proyectos fracasan y otros tienen éxito. Discutir las tareas fundamentales que hacen a la Administración de un Proyecto Perspectiva general de la Administración de Proyectos y las disciplinas que la conforman. Mencionar estándares, metodologías y frameworks existentes.

¿Qué es un proyecto? Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único (PMI). Una forma de organizar actividades que no pueden ser tratadas dentro de los límites operativos normales de la organización. La capacidad de producir productos y/o servicios de una empresa está dada por la capacidad para llevar a adelante sus proyectos

¿Probabilidades de éxito?
Grande: 2.3 M Mediano: 1.3 M Chico: $ Fuente: Standish Group

¿Causas de fracaso? Causas de fracaso % 1. Falta de input de usuarios
12,8 2. Req. y especificaciones incompletas 12,3 3. Cambios en req. y especificaciones 11,8 4. Falta de respaldo ejecutivo 7,5 5. Incompetencia tecnológica 7,0 6. Falta de recursos 6,4 7. Falsas espectativas 5,9 8. Objetivos no claros 5,3 9. Tiempos no realistas 4,3 10. Nuevas tecnologías 3,7 Otros 23,0

Receta para el éxito (1998) Standish Group
Receta del éxito: CHAOS 10 (1998) % 1 - Respaldo ejecutivo 18,0 2 - Usuarios involucrados 16,0 3 - Experiencia del project manager 14,0 4 - Objetivos de negocio claros 12,0 5 - Alcances mínimos 10,0 6 - Infraestructura de software estándar 8,0 7 - Requerimientos "base" en firme 6,0 8 - Metodología formal 9 - Estimaciones confiables 5,0 10- Otros criterios (hitos pequeños, mejor planificación, staff competente, ownership)

¿Cómo evolucionó? Standish Group
Éxito Cancelados Terminados Costos Tiempos Alcances 1994 16% 31% 53% 189% 222% 61% 1995 27% 40% 33% 1998 26% 28% 46% 69% 2000 23% 49% 45% 63% 67% 2003 34% 15% 51% ¿Calidad? ¿Costos de mantenimiento? ¿Costo de oportunidad?

Areas de Experiencia del PM
Fundamentos de la dirección de proyectos Ciclo de vida Grupos de Procesos (5) Areas de Conocimiento (9) Conocimientos, normas y regulaciones del área de aplicación Comprensión del entorno del proyecto Conocimientos y habilidades de dirección general Habilidades interpersonales Comunicación efectiva, Influencia en la organización, Liderazgo, Motivación, Negociación y gestión de conflictos, Resolución de problemas.

Contexto de la Dirección de Proyectos
Programas Portfolios Subproyectos Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) Objetivos de negocio Optimiza recursos de la organización Gestiona riesgo general Información consolidada y visión empresarial Stakeholders (Interesados) Cliente, sponsor, usuarios, equipo de desarrollo, etc.

Influencias Estructuras: Funcional / Matricial / Orientada a proyectos
Define: Autoridad del PM Disponibilidad de recursos Quien controla el presupuesto Rol del PM Culturas y estilos de organización Valores, normas, convicciones, políticas y procedimientos, percepción de relaciones de autoridad, ética laboral y horario de trabajo. Métodos

Organización funcional
Coordinación del proyecto

Organización orientada a proyectos

Organización matricial

Fundamentos de la Dir. Proyectos (1)
Ciclo de vida Entregables Fases (Cascada, espiral, iterativo, incremental, …) Grupos de procesos Inicio Planificación Ejecución Seguimiento y control Cierre

Fases en el ciclo de vida
Fuente: PMBOK 3rd Edition

Areas del Conocimiento
Fundamentos de la Dir. Proyectos (2) Areas del Conocimiento Alcances Tiempos Costos Calidad Recursos Humanos Comunicaciones Riesgos Adquisiciones Gestión de la Integración del Proyecto

Gestión de Alcances Incluye los procesos necesarios para asegurarse de que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente. Planificación Definición  Enunciado del alcance Armado de la WBS (Work Breakdown Structure) - EDT (Estructura de desglose del trabajo) Verificación Control

WBS – Work Breakdown Structure

Gestión del Tiempo Definición de actividades Secuencia de actividades
Estimación de recursos Duración de las actividades Desarrollo del cronograma CPM (Critical Path Method) / PERT (Program Evaluation Review Technique) CCM (Critical Chain Method)  TOC (Theory of Constraints) Control del cronograma EVM (Método de Valor Ganado), lo vemos más adelante...

Diagrama de redes Fuente: PMBOK 3rd Edition

CPM – Camino crítico T1 T2 T4 T3 T5 T7 Fin T6
Camino critico: Es la cadena mas larga de pasos dependientes

CCM – Cadena crítica Fin T1 ra T2 rb T4 rc T3 rb T5 ra T6 rd T7
Cadena critica: cadena mas larga de pasos dependientes por recursos compartidos.

Gestión de Costos Estimación de costos Presupuesto Control de costos
Tipos de estimaciones según la etapa del proyecto Orden de magnitud (-50% a +100%) Presupuesto definitivo (-10% a +15%) Técnicas de estimación Estimación por analogía Tarifas de costos por recursos Estimación ascendente Estimación paramétrica (líneas de código, puntos de función, etc.) Análisis de propuestas / licitaciones Presupuesto Control de costos EVM (Método de Valor Ganado)

Valor ganado (Earned Value)
Método de medición del rendimiento que integra medidas del alcance del proyecto, costo y cronograma. Valor planificado (PV): costo presupuestado. Valor ganado (EV): cantidad presupuestada realmente completado. Costo real (AC): costo total incurrido en la realización de la actividad. CV (Cost variance) = EV – AC SV (Schedule variance) = EV – PV CPI = EV / AC SPI = EV / PV ETC (Estimated to complete) EAC (Estimated at completion)

EVM – Earned Value Method

Gestión de Calidad Calidad es “el grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos” (American Society for Quality, 2000). Reconoce la importancia de: Satisfacción del cliente = conformidad con los requisitos + ser adecuado para el uso. Prevención sobre la inspección = el costo de prevenir normalmente es menor que el costo de corregir. Responsabilidad de dirección = proporcionar los recursos necesarios. Mejora continua = ciclo Plan-Do-Check-Act (Shewhart y Deming)

Gestión de Calidad Debe abordar tanto la gestión del proyecto como el producto del proyecto. La gestión de calidad complementa la dirección de proyectos y ambas disciplinas reconocen la importancia de: Satisfacción del cliente = conformidad con los requisitos + ser adecuado para el uso. Prevención sobre la inspección = el costo de prevenir normalmente es menor que el costo de corregir. Responsabilidad de dirección = proporcionar los recursos necesarios. Mejora continua = ciclo Plan-Do-Check-Act (Shewhart y Deming) Normalmente, el “costo de calidad” lo debe asumir la organización y no el proyecto.

Gestión de Calidad Planificación  Normas de calidad relevantes
Plan de gestión de calidad Métricas de calidad Aseguramiento Auditorías de calidad Análisis de procesos Control Inspección Diagrama de Pareto Diagrama de causa y efecto Otros diagramas (de control, de flujo, histograma, etc.)

Diagrama de Pareto Fuente: PMBOK 3rd Edition

Diagrama de Causa y Efecto

Diagrama de Control Fuente: PMBOK 3rd Edition

Estándares y marcos referenciales
PMBOK - Project Management Body of Knowledge (PMI) PRINCE2 - PRojects IN a Controlled Environment Office of Government Commerce (OGC) – UK OPM3 - Organisational Project Management Maturity Model (PMI) ISO 10006:2003, Quality management systems - Guidelines for quality management in projects RUP – Rational Unified Process CMM – Capability Maturity Model (SEI) Métodos ágiles (SCRUM) MSF (CMMI / Agile) – Microsoft Solutions Framework

Manifesto for Agile Software Development
We are uncovering better ways of developing software by doing it and helping others do it. Through this work we have come to value: Individuals and interactions over processes and tools Working software over comprehensive documentation Customer collaboration over contract negotiation Responding to change over following a plan That is, while there is value in the items on the right, we value the items on the left more.

Sprint Planning Meeting Potentially Shippable
SCRUM Framework Daily Scrum Meeting Done since last meeting Plan for today Obstacles? 24 hours Estimation Meeting Sprint Planning Meeting Review Product Backlog Commit to 30 days Sprint Goal Vision Backlog tasks expanded by team Sprint Review Meeting Demo features to all Retrospective 30 days Product Backlog Prioritized Features desired by Customer Potentially Shippable Product Increment Sprint Backlog Features assigned to Sprint Estimated by team

CMM – Capatility Maturity Model

Gestión de Recursos Humanos
Planificación Diseñar la organización del proyecto (OBS) Decidir hacer o contratar Establecer habilidades necesarias Establecer roles y responsabilidades Armar el equipo del proyecto Negociar la obtención Influir en las prácticas de reclutamiento Contratar Gestionar el equipo del proyecto Team building Sistema de reconocimiento Entrenamiento Comunicación Velar por la performance del equipo

Gestión de Recursos Humanos (2)
Conducción de grupos humanos Liderar Negociar Resolver problemas Comunicar Tipos de autoridad Formal Coercitiva Referente Reconocedor (Reward) Experto

Gestión de Recursos Humanos (3)
Estilos de dirección Laissez-faire (dejar hacer) Autocrático Democratico Resolución de conflictos Resolución (Confrontation – Problem Solving) Compromiso Suavización Forzada Retirada

Motivación Teoría de Maslow Teoría X e Y de McGregor
Auto actuación Estima Necesidades sociales Seguridad Necesidades fisiológicas Teoría X e Y de McGregor Teoría de Herzberg y de las Expectativas (Expectancy) Tao de los líderes = el líder presta atención a cómo ocurren las cosas, ese es el principio único.

Gestión de las Comunicaciones
Planificación Quien, qué, cuándo, cómo, por quien. Distribución de la información Informes de rendimiento Gestión de las comunicaciones

Comunicaciones interpersonales
Comprender el exacto sentido e intención de los mensajes de las otras personas con las cuales nos relacionamos. Comunicación franca y sin jerarquías. Ganar la aceptación de los otros, de nuestras ideas y de nosotros mismos. Si las ideas nacen de un miembro del equipo mucho mejor! Es muy importante el cómo se dicen las cosas.

Team Building Ser un comunicador eficaz y fomentar la comunicación
Reunión de lanzamiento (Kick-off) Reuniones periódicas “efectivas” War room Estructura organizacional de tipo matricial (Tight Matrix) ...

Niveles de comunicación
Hechos: comentamos lo que hacemos Opinión: nos relacionamos desde lo que pensamos Creencias / experiencia de vida: comunicamos lo que creemos, nuestra experiencia de vida, aquellas cosas que nos marcaron para bien o para mal. Compartimos valores que aprendimos o que queremos vivir. Sentimientos: revelamos nuestros límites. Somos vulnerables. Necesidades y deseos: desnudamos lo que necesitamos. Nos encontramos con nuestro ser más profundo y con el ser más profundo del otro: soy yo mismo sin máscaras. Nuestro yo más profundo puede desbordar o abrirnos a lo que el viviente cree, necesita, siente y es… Es la experiencia de Dios, al alcance de todos.

Gestión de Riesgos Planificación de la gestión de riesgos
Identificación de riesgos Análisis cualitativo Análisis cuantitativo Planificación de respuestas Seguimiento y control

Gestión de las Adquisiciones
Planificación – Determinación de la necesidad de contratar o comprar Planificación de la contratación Recepción de propuestas Presupuestos / Propuestas Licitaciones Selección de vendedores Administración de contratos Cierre de contratos

Fundamentos de la Dir. Proyectos (2) Areas del Conocimiento Alcances Tiempos Costos Calidad Recursos Humanos Comunicaciones Riesgos Adquisiciones Gestión de la Integración

Gestión de la Integración
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto Desarrollar el enunciado del Alcance del Proyecto preliminar Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto Supervisar y controlar el trabajo del proyecto Control integrado de cambios Cierre del proyecto

Integración Calidad Riesgos Costo Alcance Tiempo

Integración Area / Proceso Iniciación Planificación Ejecución Control
Cierre Integración Acta de constitución del Proyecto Plan de Gestión Dirigir y gestionar ejecución Supervisar y Controlar el trabajo Control integrado de cambios Cerrar el proyecto Alcance Planif. Alcances Definición Alcances Crear EDT Verificación Alcance Control de Alcance Tiempos Def. Actividades Def. Secuencia Act. Estimación Recursos Estimación Duración Desa. Cronograma Control del cronograma Costo Estimación Costos Presup. Costos Control de costos Calidad Planificación Calidad Aseguramiento Calidad Control de calidad Recursos Humanos Planificación RRHH Adq. Equipo Proyecto Des. Equipo Proyecto Gestión Equipo Proyecto Comunicaciones P. Comunicaciones Distribución Info Informar rendimiento Gestionar interesados Riesgos P.Gestión de Riesgos Identific. Riesgos Análsis Cualitativo Análisis Cuantitativo Planif. Respuestas Seguimiento y control de riesgos Adquisiciones P. Compras y Adq. P. Contrataciones Solicitar respuestas Seleccionar Vendedor Adm. de contratos Cierre de contratos

Integración

Conclusiones No hay una metodología mejor que otra, todo depende de cada caso en particular. Evaluar donde estamos parados y aplicar cambios gradualmente. ¿Por donde empezamos? Las personas (equipo de trabajo y nosotros mismos) Las “habilidades interpersonales” pueden ser desarrolladas. Nos afectan tanto en el trabajo como en nuestra vida privada. Los procesos, herramientas y técnicas.

Referencias PMBOK - Project Management Body of Knowledge
Project Management Institute Manifesto for Agile Software Development Microsoft Solution Framework Software Engineering Institute (CMM) Resources for IT PM PMValue – Consultoría, capacitación IDP Proyectos – Consultoría, capacitación Instituto Argentino de Administración de Proyectos – Consultoría, capacitación Vía Informática - Slides de esta presentación y artículos varios.

¿Temas de interés? Gestión de Recursos Humanos y Comunicaciones
Gestión de Requerimientos Gestión de Riesgos SCRUM CMM – Capability Maturity Model (SEI) MSF – Microsoft Solutions Framework ¿Otros?

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