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1 La Administración de Proyectos en Informática Mtro. Gustavo Cervantes, MC.

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1 1 La Administración de Proyectos en Informática Mtro. Gustavo Cervantes, MC

2 2 Objetivo: Definir el Rol del AP Entender la separación de los procesos propios de la actividad y de los procesos de administración de proyectos ProductoPAP

3 3 ¿Cuántos proyectos tienen éxito? Resolution Type 1, or project success: The project is completed on-time and on-budget, with all features and functions as initially specified. Resolution Type 2, or project challenged: The project is completed and operational but over-budget, over the time estimate, and offers fewer features and functions than originally specified. Resolution Type 3, or project impaired: The project is canceled at some point during the development cycle. Estudio: Chaos, Standish Group www. Standishgroup.com

4 4 Proyectos de Informática Según StandishGroup: En los EU se aplican 250Billones de dólares anuales a proyectos de desarrollo de sistemas El total de proyectos es superior a 175,000 El costo promedio es de $434,000 dls de un proyecto en empresas pequeñas En el 52% de los proyectos el costo será superior 189% al presupuesto

5 5 Diferencias de los Proyectos de TI y de otras disciplinas Propósito: difusos Alcance: fronteras Trabajo en Paralelo Interfases entre proyectos Dependencia en la tecnología Expectativas de los directivos y usuarios Impacto acumulativo: Efecto Domino

6 6 Definiciones PMI: Un proyecto es algo temporal y único Industrial Society (Inglaterra): Un conjunto de actividades ligadas, ejecutadas de una manera organizada, con puntos de inicio y terminación claramente definidos, para lograr resultados específicos, que satisfagan las estrategias de la organización en un tiempo delimitado

7 7 Proyecto: Definición Es un trabajo que se ejecuta por una sola vez, tiene un inicio y un final ; un objetivo especificado con claridad; un presupuesto establecido y una organización (quizá temporal y que puede ser desmantelada al término del proyecto)

8 8 La administración de proyectos Es un proceso dinámico que utiliza recursos adecuados de la organización de un modo estructurado y controlado, para lograr unos objetivos definidos claramente; y que fueron identificados como necesidades estratégicas. Siempre se ejecuta bajo un conjunto de restricciones.

9 9 Ciclo de Vida de Administración de Proyectos (PMI) InicioPlaneación Ejecución Control Cierre

10 10 Niveles de Madurez del PAP Nivel 0 : Inexistencia del concepto de AP Nivel 1: Aplicación empírica por las personas en forma individual Nivel 2: Se sigue una metodología (institucionalización) Nivel 3: Se monitorea el cumplimiento del proceso Nivel 4: Existe un proceso de mejora continua

11 11 ¿En que nivel está mi organización?

12 12 Proceso de Project Management Initiation IniciaciónPlaneación Core Facilitating Scope Planning Scope Definition Activity Definition Resource Planning Activity Secuence Duration Estimating Cost Estimating Schedule Develop. Cost Budgeting Project Plan Dev. Quality Planning Comm. Planning Risk Identifica- tions Risk Quantifica- tion Response Development Organiza- tional Planning Staff Acquisition Procurement Planning Solicitation Planning Ejecución Core Processes Project Plan Execution Information Distributes Solicitation Team Development Source Selection Quality Assurance Scope Verification Contract Administrative Control Core Processes Facilitating Performance Reporting Overall Change Control Scope Change Control Quality Control Schedule Control Risk Response Control Cost Control Cierre Contact Close-out Administrative Closure

13 La diferencia entre METODOLOGIA y metodología METODOLOGIA: es una teoría de sistemas de como un tipo de trabajo debe ejecutarse; esta documentada en un libro (grueso) que especifíca un detalle de lo que se tiene que hacer metodología: es un enfoque básico conceptual que reside en la mente de la gente y tiene dos partes: una plan y el conjunto de habilidades necesarias para ejecutar las tareas y se va mejorando con la práctica.

14 Problemas de la METODOLOGIA Promueva que la gente prepare documentos en lugar se hacer el trabajo Trata de estandarizar lo que en realidad es diferente Responsabilidad: si las cosas fallan, es culpa de la METODOLOGIA Motivación: el imponer una METODOLOGIA implica que las personas no saben hacer el trabajo Menor productividad al aplicarla al pie de la letra

15 15 Desventajas de la metodología No hay estandarización documentada Es una limitación si se desea obtener una certificación ( ej. CMM, ISO..) Se debe cuidar el proceso de diseminación Se deben evitar las mal-intepretaciones de los conceptos El riesgo de generación de versiones de la metodología

16 16 Procedimiento de Trabajo Definición y Análisis Diseño Comp. Construcción Pruebas Roll-out Piloto Roll-Out Masivo Documento de Definición Modelo de Datos y Prototipo Versión Beta Versión Pre-Release Versión Final El Usuario participa como Actor, no como Crítico Definición e Integración del Grupo de Definición Etapa 0 (Inicio) Especif. de Tecnología area de riesgo

17 17 Características de una metodología Logros medibles: entregables Participativa-colaborativa Fácil de aprender y aplicar Adaptable-evolutiva Mejorable Aplicar el paralelismo Tiene inicio y término Permite el uso de herramientas Case

18

19 19 ¿Qué disciplinas de gestión de proyectos aplico?

20 20 Los elementos del sistema de administración de proyectos Humano: Negociación Comunicación Motivación Liderazgo Trabajo en equipo Organización: Autoridad Responsabilidad Técnicas y Metodologías: Modelación Costeo Programación Control: Estándares Sensores Comparativos Acciones Cultura: Valores Actitudes Creencias Tradiciones Información: Desempeño Dinero Tiempo Planeación: Objetivos Metas Estrategias

21 21 Marco de Referencia de APTIC Integración de equipo Definición de alcance Definición de WBS Elaboración de plan Autorización Proyecto Ejecución Cierre Línea de Proceso A CONTROLCONTROL COMUNICACIONCOMUNICACION ADMDECAMBIOSADMDECAMBIOS Línea de Proceso B Línea de Proceso C Ciclo de Vida de Productos P.Manager Project Office

22 22 Los 3 modelos de APT CQJ BRBRATq ¿Cuál modelo Aplica a mi organización?

23 23 El éxito es: Lograr el objetivo Estar a tiempo Apegarse a la VISIÓN Un usuario satisfecho Mantener el trabajo( el puesto, la posición) Hacer el mejor esfuerzo

24 24 ¿Cuál es un proyecto exitoso? ¿Cómo podemos reconocer un proyecto exitoso? ¿Y en mi organización

25 25 Ciclo de Vida de Proyectos InicioPlaneación Ejecución Control Cierre Ref.PmBok Cap. 1, Project Management Institute

26 26 Fase de Iniciación Initiation Kick off Documento de Iniciación INI-ddmmyy

27 27 Junta de Bautizo del Proyecto Antecedentes del problema a solucionar Intencionalidad y Concepto Resultados Esperados: Objetivo Metodología de Trabajo Participación del usuario Comunicación de Avances Control y Comunicación de Cambios Organización Roles Plan General de Implementación

28 28 La intencionalidad de un proyecto Hay dos tipos de requerimientos: explícitos e implícitos Explícitos: aquellos que son claramente definidos por el cliente Implícitos: aquellos que son identificados como obvios por alguna de las partes (cliente o analistas) El problema se da con los implícitos

29 29 ¿Qué es el concepto de un proyecto? Es lo que define el propósito, el alcance y el marco de referencia para un proyecto Es importante definirlo al inicio: porque muchos proyectos de tecnología inician con necesidades difusas, poco claras Esta etapa corresponde al análisis de factibilidad de un proyecto y nos permite un análisis organizado de la idea del proyecto

30 30 Concepto de la TI: Ejemplo ¨The Pipe Concept Information Accounting Info Repository Operational Data Repository Business Transaction Accounting Translator Business Policies

31 31 Definición de Objetivos de un Proyecto Actualizar el software y hw de las pc´s de los empleados : GENERICO Implementar sw de productividad en las pc´s de los empleados, asegurando su uso:¿BENEFICIO? Implementar software de productividad en las pc´s, para proveer nuevas capacidades e incrementar la productividad de cada empleado

32 32 Definición de Objetivos de... Instalar y probar SW y HW de Document Management Implementar un sistema completo de document management como Front-End del sistema actual Implementar un sistema de digitalización de fichas de firmas, integrado al sistema de cheques para mejorar el proceso de validación y control

33 33 Ciclo de Vida de Proyectos InicioPlaneación Ejecución Control Cierre Ref.PmBok Cap. 1, Project Management Institute

34 34 El Círculo Vicioso No hay tiempo para planear Apagafuegos Porque estoy ocupado Porque estoy apagando fuegos

35 35 Una ideas importantes Los planes son inútiles, pero planear lo es todo Dwight Eisenhower Si no tenemos un plan, el control es imposible James Lewis No sabemos a donde vamos, pero estamos yendo muy rápido

36 36 Planeación : Es la definición clara y precisa de objetivos ( y las actividades que se ejecutarán para lograrlos), de manera que se logre una meta final. La meta puede ser la solución de un problema o el logro de un estado o condición diferente al estado actual.

37 37 Fase de Planeación Core Facilitating Scope Planning Scope Definition Activity Definition Resource Planning Activity Secuence Duration Estimating Cost Estimating Schedule Develop. Cost Budgeting Project Plan Dev. Quality Planning Comm. Planning Risk Identification s Risk Quantificatio n Response Development Organizational Planning Staff Acquisition Procurement Planning Solicitation Planning

38 38 Planear es: Planear es: Identificar las actividades del proyecto: WBS Estimar el tiempo y costo Definir la secuencia de las actividades del proyecto Identificar las actividades críticas Preparar la propuesta del proyecto (SDD-Plan)

39 39 Estructura del WBS Fases Unidades De Trabajo Tareas Proyecto TOPDOWNTOPDOWN BOTTOMUPBOTTOMUP

40 40 WBS Proyecto Digitalización de firmas

41 41 Work Breakdown Structure

42 42 Configure Exchange Link to servers Install Exchange Create Test User Accounts Create Workbook Client Installation Packages Mailbox Rules Test PoliciesW2k Policies Test CD Create CD Host Pilot Users Class Test Install Develop Install Procedures Project Launch Image to Pilot Users 10 day lag Pilot User Forum Finalize and Test Image Pilot User Analysis Final Roll-out User Training Sessions Install W2k Servers Management Reserve Diagrama de Red

43 43 Características Estatus medible Eventos de inicio y conclusión claramente definidos Estimación de tiempo y costo fácilmente estimada o calculada Tareas administrables, medibles, integrables e independientes

44 44 Calendario: tiempos y recursos

45 Fallas en la estimación : Efecto Bertha/Abelardo Distribución del tiempo de los desarrolladores Definición de tareas de un desarrollador Enfoque Optimista Enfoque SUPERMAN Supuestos: las personas dedican el 100% de su tiempo en la oficina al trabajo

46 Ejemplo de estimación fallida Proyecto Típico: Capacidad de producción individual: 8 hrs/día Capac. Mensual: 8hrs/dia * 22 días hábiles= 176 hrs /mes Proyecto que requiere 704horas= 704 hrs/176 hrs/mes:4 meses Pero si la distribución de tiempo de la persona es: 65% proyecto, 25% tareas admintvas, 10% activ. sociales Entonces: Tiempo P 704 = 704 hrs/ 176hrs/mes * 0.65 = 6.2 Meses Paradoja: Se estima correctamente y al mismo esta equivocado

47 47 Estimación de tiempos Generalmente será basado en la experiencia Las variaciones en la estimación pueden ser debido a: –El nivel de habilidades y conocimientos de las personas –Disponibilidad de los recursos materiales –Eventos inesperados

48 48 Modelo Chaos: Adm. De Riesgos

49 49 Estrategia: Escenarios Estimación Optimista : enfoque sobresaliente Estimación Pesimista: enfoque al riesgo Estimación Satisfactoria: considerando un nivel de riesgos moderado

50 Métodos orientados a la Planeación Métodos orientados a la velocidad: Entrega anticipada del producto Métodos orientados a la visibilidad: Puede verse el avance y disipar la impresión de lentitud Métodos orientados a los riesgos: Evitar retrasos en la planeación y ejecución del proyecto Planeación Efectiva: Definir la estrategia

51 51 ¿Cuál método de planeación se aplica en su organización?

52 52 Ciclo de Vida de Proyectos InicioPlaneación Ejecución Control Cierre Ref.PmBok Cap. 1, Project Management Institute

53 53 Fase de Ejecución Core Processes Project Plan Execution Information Distributes Solicitation Team Development Source Selection Quality Assurance Scope Verification Contract Administrative

54 54 Fase de Control Core Processes Facilitating Performance Reporting Overall Change Control Scope Change Control Quality Control Schedule Control Risk Response Control Cost Control

55 55 El significado de Control Dominio, Poder, Jerarquía Estudio entre directivos de alto nivel El tener la autoridad y nivel garantiza que las personas obedezcan?: NO Para que sirve la autoridad?: Derecho de aplicar sanciones a..... Qué asegura que las personas obedezcan?: que deseen hacer el trabajo

56 56 El enfoque en la Administración de Proyectos Control: es el comparar los avances/resultados con respecto a los planes, de manera que se tomen acciones correctivas, cuando haya desviaciones Control = f ( planes, resultados, información, motivación) No es un enfoque orientado al ejercicio del poder

57 57 La confusión Monitoreo vs Control Monitoreo es obtener la información relevante para tener una foto del estado del proyecto Control es :EJERCER ACCIONES OPORTUNAS, derivadas del monitoreo

58 58 Los niveles del control Mega-control: Sobre un programa o grupo de proyectos Macro-Control: el que debe ejercer el líder del proyecto, concentrándose en los primeros niveles del WBS (programa, proyecto, tarea) Micro-control: el que debe ejercer cada persona del equipo del trabajo, a partir del plan estratégico Cuidado: que el líder no caiga en la micro- administración...

59 59 WBS Ejemplo Macro-control Micro-controlMega-Control

60 60 ¿Qué nivel de control ejerció el Líder del Proyecto? ¿Qué nivel de control ejercieron los miembros del equipo?

61 61 ¿Cómo ejercer el monitoreo? Preguntar como va el proyecto y los problemas que han enfrentado Traduzca la información en términos del impacto en el plan y concepto Pregunte que falta por hacer ( NO QUE HAN HECHO) Pregunte que recursos requieren y cuando Identifique si se están comunicando

62 62 Proyecto Tipo

63 63 Reporte de Avance de Proyectos: Inicio

64 64 Revisión en la semana 6 Retraso en las actividades 2.1 y 2.2

65 65 1er. Reporte de Avance: semana 6

66 66 Reporte Directivo

67 67 Determinación del Valor Devengado Presupuesto Conclusión Del proyecto Revisión Valor Devengado Real Valor Devengado Esperado Al término del Proyecto Valor Devengado Esperado

68 68 Conceptos del Modelo CV= diferencia del costo presupuestado y el costo del trabajo realizado SV= diferencia entre el trabajo realizado vs el trabajo planeado BCWS : Costo presupuestado del trabajo planeado BCWP : Costo presupuestado del trabajo ejecutado ACWP : Costo real del trabajo ejecutado

69 69 Análisis de valor devengado

70 70 Modelo Arcoiris Proyectos en Curso

71 71 Pizarra de Proyectos (Project Slate) Estrategia Proceso de Negocio Plan: ppto, calend. Staff Recursos Proyecto 1 Proyecto2 Proyecto3 Arquitectura

72 La persona adecuada Lo importante de cualquier función es: –Definir quién hace el trabajo –Definir como se hace el trabajo El enfoque debe ser: –Conseguir las personas adecuadas –Hacerlas felices –Darles libertad

73 Principios de selección de personal No basarse en la apariencia, sino en la CAPACIDAD y LA EXPERIENCIA Experiencia significa haber hecho en la práctica, es muy diferente a tomar cursos o trabajos escolares Capacidad es el talento de la persona para aprender y aplicar lo aprendido La edad no debe ser un factor de peso para las tareas de desarrollo de sistemas

74 74 Fomente la integridad y el profesionalismo ( los tipos de personas) Las que desean que otros hagan el trabajo Las que hablan mucho y hacen poco Las que destruyen lo que hacen los demás Las que no saben hacer el trabajo Las que hacen el trabajo

75 75 Entorno del A.P. Demostrar la habilidad de liderazgo efectivo Cumplir con las prácticas establecidas Trabajar con lo desconocido e impredecible Demostrar las habilidades para aplicar las herramientas, métodos y técnicas de adm,. de proyectos Apego al calendario establecido Limitado en su autoridad

76 76 Características deseables Flexibilidad y adaptabilidad a entornos dinámicos Con iniciativa Asertivo Entusiasta y creativo sobre el proyecto Bien organizado y disciplinado en el manejo del tiempo

77 77 Características deseables Ambición : energía, empuje, compromiso Un generalista, pero consciente de la tecnología Capaz de facilitar la solución de problemas y conflictos Tomar decisiones Capacitado en las técnicas y metodologías de administración de proyectos

78 78 La selección del administrador de proyectos Elementos de evaluación: Habilidad para resolver problemas Curva de aprendizaje Constancia-Compromiso Trabajo colaborativo-cooperativo Experiencia y visión de negocios Experiencia técnica Experiencia de admin. de proyectos Experiencia administrativa

79 El AP de un equipo exitoso Es integrador y facilitador Usa la autoridad natural, por influencia Toma la responsabilidad por los problemas del equipo Tiene confianza en las personas Toma riesgos con su equipo Es creativo, innovador

80 80 Certificaciones Internacionales –PMP – CompTIA IT Project+ –Certificación MSPRoject 2000


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