SAP- PYME Subgerencia de Metodologías PRESENTACIÓN GUÍA DE INTEGRACIÓN

Presentación del tema: "SAP- PYME Subgerencia de Metodologías PRESENTACIÓN GUÍA DE INTEGRACIÓN"— Transcripción de la presentación:

1 SAP- PYME Subgerencia de Metodologías PRESENTACIÓN GUÍA DE INTEGRACIÓN
Considerando la transición del sistema de gestión interno SAGIP al nuevo sistema de gestión SAP, es relevante dar respuesta a cómo se deberá registrar la actividad de identificación de peligros y evaluación de riesgos, de cómo deberá priorizar el experto de la RED y cuáles son las convenciones para registrar la actividad de forma óptima y apropiada. En la presente guía encontrará las respuestas a las necesidades inmediatas que generará la transición. Con el pasar del tiempo, con la experiencia y la mayor integración de SAP al quehacer diario de la RED, se irán generando nuevas convenciones sobre su integración, uso y aplicación. IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS Y EVALUACIÓN DE RIESGOS SEGURIDAD INDUSTRIAL Subgerencia de Metodologías

2 VERIFICACIÓN Y CONTROL INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES
INTEGRACIÓN PYME - SAP PLAN DE ACCIÓN VERIFICACIÓN Y CONTROL INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES ACTIVIDADES PLAN DE ACCIÓN

3 (Rojas y Amarillas Superiores) (Verde y Amarilla Inferior)
INTEGRACIÓN PYME - SAP Cartera Foco (Rojas y Amarillas Superiores) Cartera Cobertura (Verde y Amarilla Inferior) El experto de esta cartera ejecuta más de una visita al año la empresa, es decir construye el Plan de Acción y planifica otras actividades. El experto de esta cartera debe visitar una vez al año la empresa para generar un Plan de Acción. El experto de esta cartera ejecuta actividades de contingencia (investigaciones de accidentes u otras) que deben ser referenciadas al PA de la sucursal. El experto de esta cartera No ejecuta actividades de contingencia. Al existir contingencias es asignado un experto de la Cartera Foco para cubrir esas actividades. Si se requiere cubrir una contingencia y no existe un Plan de Acción en la sucursal, el experto Foco debe construir un PA y referenciar la actividad de contingencia. Si se requiere cubrir una contingencia y no existe un Plan de Acción en la sucursal, el experto Foco NO construye un PA, debe ingresar la actividad de contingencia y la registra como una actividad de ejecución. Las consideraciones para crear un plan de acción son las siguientes:

4 Ingrese a Cuentas y Contactos
INTEGRACIÓN: VERIFICAR DATOS DE EMPRESA En ambos tipos de cartera, cuando se construye un Plan de Acción y corresponde registrarlo en una casa matriz, es necesario asegurarse de subir la información en la casa matriz preventiva y no en la casa matriz financiera, considerando además que en ambos casos los BP de empresa/sucursal son diferentes. Ejemplo de búsqueda: 1 2 Ingrese a Cuentas y Contactos Pinche sobre Cuentas Las consideraciones para crear un plan de acción son las siguientes:

5 Ingrese el BP de la empresa Pinche sobre el nombre de la empresa
INTEGRACIÓN:: VERIFICAR DATOS DE EMPRESA 4 Pinche sobre Búsqueda Las consideraciones para crear un plan de acción son las siguientes: 3 Ingrese el BP de la empresa 5 Pinche sobre el nombre de la empresa

6 La casa matriz preventiva.
INTEGRACIÓN:: VERIFICAR DATOS DE EMPRESA Revise la información relacionada a datos del asociado que se despliega a continuación: Verifique el tipo de sucursal: en este ejemplo corresponde a la casa matriz finanzas, por lo tanto el experto debe buscar: La casa matriz preventiva. 6 7 Las consideraciones para crear un plan de acción son las siguientes: Ahora puede comenzar a registrar información correctamente en SAP.

7 INTEGRACIÓN PYME - SAP Actividades Preventivas
Para registrar una Ejecución de Plan de Acción o Verificación y Control, se puede: Crear la actividad y referenciarla ( ) a la Construcción de Plan de Acción, o Tratar la actividad como Operación Subsiguiente ( ) desde la actividad Construcción Plan de Acción. OPERACIÓN SUBSIGUIENTE REFERENCIAR Actividades Preventivas CONSTRUCCION PLAN DE ACCION EJECUCION PLAN DE ACCIÓN VERIFICACION Y CONTROL PROGRAMA PYME VERIFICACION Y CONTROL FOCO Investigaciones de Accidentes, Actividades del plan de Acción (CPHS- reuniones- Charlas) Existen dos situaciones con las que se puede encontrar el experto: Cuando el hito de inicio sea la Construcción del Plan de Acción, el paso siguiente es agendar las actividades relacionadas a la ejecución del plan que van desde investigaciones de accidentes, visitas solicitadas por el cliente, evaluaciones cualitativas, entre otras. La secuencia indica que al final de esta implementación debe existir una actividad de VyC asociada al plan de acción antes de renovar el plan. Cabe mencionar que en aquellas empresas PyME en que no exista un Plan de Acción en el sistema SAP y la empresa solicite de forma espontanea un actividad preventiva como una evaluación cualitativa o solicite una actividad reactiva como por ejemplo una Investigación de accidentes, en esos casos el experto debe ejecutar la actividad solicitada por la empresa y además construir un Plan de Acción para esa empresa y cumplir con la secuencia indicada en el punto 1. REFERENCIAR OPERACIÓN SUBSIGUIENTE Las actividades de Ejecución de Plan de Acción (IA- reuniones-charlas, etc) deberán estar referenciadas a la actividad Construcción del Plan de Acción, en caso de que no exista un Plan de Acción se registran en Ejecución Plan de Acción.

8 PLAN DE ACCIÓN PYME ACTIVIDAD: PLAN DE ACCIÓN PYME EMPRESAS FOCO-COBERTURA Responsable: Experto RED

9 Click en flecha para desplegar el MENU
PLAN DE ACCIÓN PYME Click en flecha para desplegar el MENU Para registrar un Plan de Acción PYME, primero debe ingresar al menú de Actividades Prevención y a continuación seleccionar la opción Construcción Plan de Acción, no se debe generar un Acuerdo de Colaboración. Las futuras actividades en la empresa harán referencia al Plan de Acción generado.

10 PLAN DE ACCIÓN PYME 1 3 2

11 Fecha/hora de inicio y de cierre
PLAN DE ACCIÓN PYME 1 1 DATOS GENERALES Descripción El Experto debe escribir la siguiente glosa PA PYME 2 Fecha/hora de inicio y de cierre El Experto debe indicar las horas que utilizó para elaborar el Programa PYME (tiempo de la visita) 3 Status Mantener la opción PLANIFICADA 4 Categoría En esta glosa el Experto Red que debe indicar que la actividad PROGRAMA PYME es un actividad de la categoría PREVENCIÓN

12 Seleccionar en motivo CONSTRUCCION PLAN DE ACCION
PLAN DE ACCIÓN PYME 2 TIPIFICACIÓN 1 MOTIVO Seleccionar en motivo CONSTRUCCION PLAN DE ACCION 2 SUBMOTIVO PYME PYME

13 Seleccionar criterio de búsqueda
PLAN DE ACCIÓN PYME 3 REFERENCIAS CLIENTE Seleccionar criterio de búsqueda

14 PLAN DE ACCIÓN PYME 1 Seleccionar la opción CASA MATRIZ o SUCURSAL según corresponda 2 Ingresar el RUT de la empresa Si no conoce el RUT, puede ingresar el nombre la empresa utilizando un signo * al final de la palabra Ej: Metalmecánica* Seleccionar la opción BUSQUEDA Estos son los criterios de búsqueda, para ello es recomendable tener claridad de la dirección de la sucursal ya que al buscar con el RUT generará un listado de sucursales de la empresa, también puede buscar mediante el nombre la empresa más el signo * u otros datos tal como se indica en la siguiente lámina: 3 Una vez identificada la empresa, se deberá hacer click sobre ella para seleccionarla 4

15 INCORPORAR NUEVO CONTACTO
PLAN DE ACCIÓN PYME PERSONA DE CONTACTO Si no está creada la persona de contacto, se debe hacer clic en recuadro para agregarla al Sistema INCORPORAR NUEVO CONTACTO Hacer clic en NUEVO

16 ESCRIBIR DATOS NUEVO CONTACTO
PLAN DE ACCIÓN PYME ESCRIBIR DATOS NUEVO CONTACTO Ingresar información Click en GRABAR. Posteriormente esta información es cargada en REFERENCIAS

17 Realizadas todas las operaciones se procede a GRABAR la información.
PLAN DE ACCIÓN PYME Grabar Realizadas todas las operaciones se procede a GRABAR la información. Al grabar la actividad se generará un ID, al cual se referirán las futuras actividades con este cliente. Ya cargados todos los datos puede grabar la actividad en status Planificada, podrá cambiarla cuando comience la ejecución de ella a status en Desarrollo y sólo podrá cerrar está actividad cuando el informe técnico esté anexado.

18 PLAN DE ACCIÓN PYME Tratar Para continuar con el desarrollo de la actividad, se debe seleccionar la opción TRATAR Después de grabar una actividad que se encuentra en status planificada puede modificarla con el paso Tratar, que se detalla a continuación:

19 Debe ingresar el Número de Folio del Informe generado en APP PYME
PLAN DE ACCIÓN PYME El campo de N° de Informe Técnico de Construcción de Plan de Acción proviene del aplicativo de PyME utilizado por el experto en terreno, es decir el correlativo de la aplicación será el que debe copiar en este ítem por ello no cierre la actividad hasta haber copiado el N° de IT de la APP PYME. N° Informe Técnico Debe ingresar el Número de Folio del Informe generado en APP PYME Status Ya que la actividad ha sido ejecutada, se debe cambiar el status a EN DESARROLLO

20 PLAN DE ACCIÓN PYME

21 PLAN DE ACCIÓN PYME 1 2 1.- Informe Técnico 2.- ANEXOS
Seleccionar ítem ANEXO para adjuntar los 2 Archivos PDF del Programa PYME 1.- Informe Técnico 2.- ANEXOS 2 Para subir los archivos debe Seleccionar el archivo desde la opción SELECCIONAR ARCHIVO y hacer click en opción AÑADIR Si el archivo cuenta con el nombre adecuado, no es necesario llenar el campo “Nombre” Cuando los dos archivos se encuentren correctamente cargados en el sistema se deberá GRABAR la actividad.

22 PLAN DE ACCIÓN PYME Una vez grabada la actividad, se debe seleccionar la opción TRATAR para cerrarla.

23 PLAN DE ACCIÓN PYME Status Se debe cambiar la categoría de EN DESARROLLO A CERRADA Como el cliente ya recibió su Plan de Acción, se debe cerrar la actividad para terminar el proceso y para que pueda contar como una actividad ya realizada por el Experto. Grabar Realizado el cambio de Status se procede a GRABAR la información.

24 VERIFICACIÓN Y CONTROL PYME
Actividad: Verificación y Control del Plan de Acción PYME EMPRESAS FOCO Responsable: Experto RED

25 Se reemplazó el N° de Asociado, por el BP de la empresa
VERIFICACIÓN Y CONTROL PYME La Herramienta Verificación y Control se ha modificado para que los expertos puedan trabajar con la plataforma SAP Se reemplazó el N° de Folio de la Actividad Sagip, por el N° ID de la actividad de Verificación y Control SAP Se reemplazó el N° de Asociado, por el BP de la empresa A continuación se detalla el proceso de planificación de la Verificación y Control del Plan de Acción Pyme en empresas Foco, del cual es responsable el experto Red. La herramienta de VyC se ha modificado para que los datos coincidan con los de SAP y la información se continúa ingresando de la misma forma: Se reemplazó el N° de Folio del Informe Sagip por el N° ID de la actividad de Plan de acción, la cual corresponde al Programa Pyme

26 Operación subsiguiente
VERIFICACIÓN Y CONTROL PYME Opción 1: Operación Subsiguiente 1 Operación subsiguiente El Experto al hacer click en operación subsiguiente, despliega las diversas opciones de selección pero en este caso debe escoger Verificación y Control. 3 Referencia La actividad debe indicar la referencia de procedencia, en este caso el plan de acción PYME 2 Descripción Por defecto la actividad seleccionada traerá una glosa escrita, el experto debe modificarla: en este caso deberá escribir en el campo descripción VC PYME

27 Click en flecha para desplegar el MENU
VERIFICACIÓN Y CONTROL PYME Opción 2:Referenciar Click en flecha para desplegar el MENU Para registrar una Verificación y Control de un Plan de Acción PYME puede ingresar directamente en la opción Verificación y Control del MENU Actividades en Prevención y luego referenciarla al Plan de Acción PYME que se está verificando

28 VERIFICACIÓN Y CONTROL PYME
1 4 Descripción El Experto debe completar el campo escribiendo para este caso VC PYME Referencia El Experto debe completar el campo con el número de referencia adecuada, en este caso al plan de acción PA PYME 2 Fecha/hora de inicio y de cierre Indicar el día y hora invertidas en realizar la actividad Para planificar la actividad de forma adecuada el experto debe completar los datos tal como se indica en las siguientes imágenes: PYME VC PYME 3 Motivo: Seleccionar PYME Submotivo: Seleccionar VC PYME

29 Se desplegará la siguiente opción de búsqueda.
VERIFICACIÓN Y CONTROL PYME Referencia Para referenciar la actividad de Verificación y Control al PA PYME se selecciona en el campo la opción ACTIVIDAD 1 2 Posteriormente se debe hacer click en el botón de búsqueda para extraer el ID de la actividad del Programa PYME. 3 Se desplegará la siguiente opción de búsqueda.

30 VERIFICACIÓN Y CONTROL PYME
Criterio de Búsqueda Hacer click en flecha de la opción ID actividad y seleccionar la opción ID de cuenta

31 VERIFICACIÓN Y CONTROL PYME
En la opción ID de cuenta ingresar el ID de la empresa Seleccionar la opción BUSCAR Buscar entre las actividades encontradas PA PYME y hacer click sobre ésta

32 VERIFICACIÓN Y CONTROL PYME
Una vez que ha sido grabada la actividad, se debe seleccionar la opción « Tratar» para ejecutar modificaciones posteriores o cambiar de status, si cierra la actividad ya no podrá ejecutar la opción TRATAR. Para continuar, se debe GRABAR la actividad y para modificarla se debe TRATAR.

33 VERIFICACIÓN Y CONTROL PYME
Status Ya que la actividad ha sido ejecutada, se debe cambiar el status a EN DESARROLLO N° Informe Técnico Indicar el número de ID de Actividad, número que deberá ser incorporado de igual forma al Informe Técnico 18227 Antes de cerrar la VC PYME debe subir el Informe técnico, de la siguiente forma:

34 Seleccionar ítem ANEXO para adjuntar Informe Verificación y Control
VERIFICACIÓN Y CONTROL PYME Anexos Seleccionar ítem ANEXO para adjuntar Informe Verificación y Control Si el archivo cuenta con el nombre adecuado, no es necesario llenar el campo “Nombre” Para subir el archivo debe seleccionar el archivo desde la opción SELECCIONAR ARCHIVO y hacer click en opción AÑADIR Cuando los dos archivos se encuentren correctamente cargados en el sistema se deberá GRABAR la actividad.

35 Finalizar la actividad:
VERIFICACIÓN Y CONTROL PYME 3 1 Finalizar la actividad: Realizadas todas las operaciones se procede a cambiar el status a CERRADO y GRABAR la información. Se debe seleccionar la opción TRATAR para cerrarla. IMPORTANTE: Recuerde que debe planificar esta actividad cuando comienza a implementar el Plan de Acción PYME, pero debe cambiarla de status a en Desarrollo y Cerrarla durante el mes que corresponde ejecutar la VC PYME. 2 Status Se debe cambiar la categoría a CERRADA

36 INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES PYME
Actividad: Investigación de Accidentes - Requerimientos de RGA: Presentación tardía del accidentado. Mecanismo de lesión dudoso. Accidentes del trabajo por riña. Aclarar relato del accidentado. - Solicitud de empresa Responsable: Experto RED SUBMOTIVO: CALIFICACION SUBMOTIVO: PREVENTIVAS

37 Seleccionar la opción BANDEJA DE ENTRADA
INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES PYME Las Investigaciones de accidentes son actividades de Ejecución de Plan de Acción, que deben estar referenciadas a la actividad CONSTRUCCION PLAN DE ACCION de la empresa Para buscar una actividad en sistema la ruta es la siguiente: Seleccionar la opción BANDEJA DE ENTRADA

38 INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES PYME
1 Digitar el ID de la empresa en la opción CUENTA 2 Seleccionar la opción BUSCAR 3 Buscar dentro de las actividades la CONSTRUCCION PLAN DE ACCION y hacer click sobre ésta para seleccionarla

39 INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES PYME
Desde la opción SIGUE Seleccionar OPER. SUBSIG Seleccionar EJEC. PLAN DE ACCION

40 Fecha/Hora de Inicio/cierre
INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES PYME 1 2 Descripción El Experto Red debe cambiar la glosa por PA INVESTIGACION DE ACCIDENTE Fecha/Hora de Inicio/cierre El Experto debe colocar el intervalo de tiempo en que desarrolla la actividad 3 Status Mantener la opción PLANIFICADA 4 Motivo Se selecciona la actividad de INVESTIGACION DE ACCIDENTE 5 Sub Motivo Seleccionar el tipo de Investigación.

41 INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES PYME
Grabar Realizadas todas las operaciones procede a GRABAR la información. Tratar Seleccionar la opción TRATAR para acceder a la actividad

42 INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES PYME
COPIAR PEGAR N° Informe Técnico Debe incorporar el número ID de Actividad, el cual también se debe poner en el Informe de Investigación de Accidente Status Ya que la actividad ha sido ejecutada, se debe cambiar el status a EN DESARROLLO

43 INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES PYME
Ejemplo:

44 INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES PYME
Si el archivo cuenta con el nombre adecuado, no es necesario llenar el campo “Nombre” Anexos Seleccionar ítem ANEXOS para adjuntar Informe Investigación de Accidente Para subir los archivos debe Seleccionar archivo desde la opción SELECCIONAR ARCHIVO y hacer click en opción AÑADIR

45 Realizadas todas las operaciones se procede a GRABAR la información.
INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES PYME Grabar Realizadas todas las operaciones se procede a GRABAR la información.

46 INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES PYME
1 Una vez grabada la actividad, se debe seleccionar la opción TRATAR para cerrarla. 3 Grabar Para cerrar la Investigación de Accidentes que contiene el IT se debe GRABAR la actividad 2 Modificar Status Se debe cambiar la categoría de EN DESARROLLO A CERRADA y PINCHE SOBRE EL ICONO GRABAR

47 ACTIVIDADES PLAN DE ACCIÓN PYME
Actividades del Plan de Acción - Reuniones - Charlas - CPHS Responsable: Experto RED

48 ACTIVIDADES PLAN DE ACCIÓN PYME
Las actividades del Plan de acción, al igual que las Investigaciones de Accidentes, son actividades de Ejecución de Plan de Acción, las que deben estar referenciadas a la Actividad CONSTRUCCION PLAN DE ACCIÓN Desde la opción SIGUE Seleccionar OPER. SUBSIG Seleccionar EJEC. PLAN DE ACCION Para llegar a la actividad Construcción Plan de Acción, se puede utilizar la búsqueda mencionada en Ítem anterior.

49 Fecha/Hora de Inicio/cierre
ACTIVIDADES PLAN DE ACCIÓN PYME 1 Descripción El experto podrá escribir de forma libre la actividad que realizó con empresa, por Ej PYME REUNION EMPRESA 2 Fecha/Hora de Inicio/cierre El Experto debe colocar el intervalo de tiempo en que desarrolla la actividad. 3 Status Mantener la opción PLANIFICADA 4 Motivo/ Sub Motivo El experto podrá elegir la opción que más se ajuste a la actividad realizada, por Ej: Motivo: REUNIONES Sub motivo: PYME

50 ACTIVIDADES PLAN DE ACCIÓN PYME
Grabar Realizadas todas las operaciones se procede a GRABAR la información 1 2 Tratar Seleccionar la opción TRATAR para acceder a la actividad

51 PLANIFICADA a EN DESARROLLO
ACTIVIDADES PLAN DE ACCIÓN PYME Status Cambiar la opción PLANIFICADA a EN DESARROLLO En caso de generar PR1 se debe registrar el N° de ID de Actividad en dicho formulario

52 ACTIVIDADES PLAN DE ACCIÓN PYME
Si el archivo cuenta con el nombre adecuado, no es necesario llenar el campo “Nombre” 1 Anexos Seleccionar ítem ANEXOS para adjuntar algún documento de respaldo de la actividad, por Ej un PR-1 2 Para subir los archivos debe Seleccionar archivo desde la opción SELECCIONAR ARCHIVO y hacer click en opción AÑADIR 52

53 ACTIVIDADES PLAN DE ACCIÓN PYME
3 Grabar Para cerrar la actividad de Reunión se debe GRABAR la actividad 1 2 Status Se debe cambiar la categoría de EN DESARROLLO A CERRADA

54 ACTIVIDADES PLAN DE ACCIÓN PYME
Actividad cerrada

55 EJECUCIÓN PLAN DE ACCIÓN PYME
Las actividades de Ejecución de Plan de Acción que no cuenten con una Actividad de Construcción de Plan de Acción se podrán crear directamente desde el Menú Principal Actividades de Prevención/Ejecución Plan de Acción.

56 Importante: Todas las actividades planificadas deben ser tratadas y cerradas para que puedan contabilizar al Experto.

57 VISITAS FALLIDAS Deben ser registradas en portal CRM en casos que ocurra lo siguiente: Sucursal virtual Dirección no corresponde Empresa no puede recibir al experto Etc. Primero debe buscar la actividad relacionada a su PA PYME planificada y visitada (visita fallida) 1 Una vez encontrado el PA PYME con visita fallida, debe tratar la actividad.

58 Cambiar la glosa: PA PYME a EMPRESA NO EXISTE
VISITAS FALLIDAS 2 Cambiar la glosa: PA PYME a EMPRESA NO EXISTE 4 Cambiar el Status de PLANIFICADA a EN DESARROLLO y después a CERRADA Y PINCHE GRABAR 3 En el campo Notas describir el motivo por el cual no se logro visitar a la empresa.

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